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Copy of Ceremonial y Protocolo en la Gestión Municipal

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on 17 January 2015

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Ceremonial y Protocolo en la Gestión Municipal

Objetivos e Importancia del Ceremonial y Protocolo
El ceremonial requiere un complejo camino de organización, ya que el protocolo va junto con el ceremonial; las ceremonias requieren de un buen proyecto que comienza con la coordinación, sigues con la programación, planificación, ejecución y termina con una evaluación del plan que nos mostrará el cumplimiento de los objetivos.

Además...
En la organización y desarrollo de diferentes ceremonias se pueden presentar ciertas dificultades protocolarias debido a la asistencia de diferentes autoridades que determina un especial cuidado.
Reglas de Cortesía
La cortesía surge de una entrega auténtica y de ceder voluntariamente al otro, parte de nuestro poder...

1.
Ceremonias o actos oficiales
organizados en su totalidad por la Oficina de Comunicaciones con el apoyo de otras áreas de la institución y otras dependencias. Ejemplo: cuenta pública

2.
Ceremonias o actos no oficiales
realizados por entidades, instituciones o empresas externas.

Formato Tipo de una Ceremonia Formal
- Saludo del maestro de ceremonia.
- Himno Nacional.
- Discurso invitado 1
- Discurso invitado 2.
- Número artístico.
- Discurso de la autoridad que preside.
- Bendición.
- Corte de cinta.
- Brindis o cóctel.

Rol del anfitrion v/s invitados
Recepción de autoridades
.

Para la recepción de invitados, se debe considerar la jerarquía de quienes reciben y de quienes se recibe. 

Protocolo en Municipalidades
¿Qué es el Protocolo?
Relatora
Carolina Ojeda Vallejos
Relacionadora Pública y Productora de Eventos
Licenciada en Comunicación Estratégica
Es un conjunto de técnicas, que pueden estar basadas en normas, costumbres o usos sociales; necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos públicos o privados.

En palabras simples…

Es el curso a seguir en cualquier ámbito social.

Principales Conceptos Básicos
del Protocolo

Ceremonial:
Conjunto de formalidades y ceremonias para la celebración de determinada solemnidad. Libro que contiene el ceremonial que se debe observar en cada una de las solemnidades de la Iglesia, de una corporación, etc.

Cortesía:
Demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene una persona a otra. En las cartas, expresiones de urbanidad puestas antes de la firma.

Principales Conceptos Básicos
del Protocolo

Urbanidad:
Relativo a los buenos modales, cortesía, educación. Comportamiento de las personas en sociedad.

Etiqueta:
Ceremonial que se debe observar en las casas reales y en actos públicos solemnes. Ceremonia en el trato. Vestimenta exigida en un determinado acto o evento

E
m
P
a
T
í
A

¿Cuál es la principal
regla de cortesía?
El saludo...
una forma de mostrar cortesía y buen hacer.

OJO, con las distancias...
Buenos días , Buenas noches
Buenas tardes
Gracias, Con permiso
Disculpa
Muy amable, Pase usted
Le ofrezco mi puesto
Por favor
No volverá a suceder

El Protocolo, tiene como función principal el reconocimiento jerárquico mediante la estructura de un cuadro de precedencia, con la finalidad de no herir susceptibilidades, además de la aplicación práctica y concreta del ceremonial.

Visto lo anterior...

¿Cuál es la importancia de cumplir
con el ceremonial y Protocolo dentro
de la gestión municipal?

Tipos de Protocolo
Protocolo de actos oficiales o públicos.
Las normas de este tipo vienen marcadas por las leyes. Desarrollo de los actos, presidencia de los mismos, etc.

Protocolo de actos privados.
Las normas de este protocolo las fija el anfitrión. Se recomienda que las normas no sean demasiado rígidas en este tipo de actos. Se consideran eventos o actos privados desde las fiestas o invitaciones de amigos a casa hasta los eventos organizados por privados o públicos.

El ceremonial y Protocolo nos permite...

1.- Mostrar identidad
2.- Fidelizar a nuestros públicos
3.- Apoyar la gestión
4.- Demostrar organización
5.- Profesionalismo
6.- Seriedad
7.- ......................
¿Cuales podrían ser las consecuencias y errores más comunes por no aplicar ceremonial o protocolo municipal?

Perdida de credibilidad

Perdida de formalidad pública

Perdida de proveedores

Perdida de autoridades...

¿Cuáles son algunos de los errores
más comunes?
- Ubicación de las banderas.
- Mala precedencia.
- Ubicación del pódium
- Orden de los oradores.
- .........

Planificación de Actos y Ceremonias
Tipos de ceremonias y actos
Actos solemnes

Son aquellos que se celebran periódicamente, de acuerdo a normas establecidas, en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación.

Ejemplo:
- Aniversario Municipal
- Ceremonia de transferencia de cargo

Actos Institucionales
En el primer caso, su organización es responsabilidad de la unidad directamente beneficiada, la que contará con la colaboración del Departamento de Comunicaciones en lo relativo a su coordinación y ejecución. Las invitaciones serán suscritas por la máxima autoridad.

Ejemplos:
- Inauguración de obras
- Reconocimientos y homenajes.

Actos de carácter especial

Son los organizados por instituciones o autoridades con motivo de conmemoraciones o eventos propios de su ámbito específico, en relación a sus funciones o actividades propias de su cargo o servicio.

Ejemplos: Conmemoraciones, efemérides

Actos interinstitucionales
Son actividades que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener y estrechar vínculos, a través de:

- Firma de convenios o acuerdos.
- Entrega de donaciones.
- Visitas protocolares.

Analicemos...
Celebración de las Glorias Navales y Desfiles…
QUÉ HACER?

LA I. MUNICIPALIDAD DE ALGARROBO, EL  ALCALDE, JAIME GÁLVEZ FUENZA  Y EL HONORABLE CONSEJO MUNICIPAL INVITAN A LA COMUNIDAD MAÑANA VIERNES:
“DESFILE POR LA CELEBRACION A LAS GLORIAS NAVALES”
I.MUNICIPALIDAD DE ALGARROBO

PROGRAMA DESFILE 2013
I. PALABRAS DE BIENVENIDA.
II. ALOCUCIÓN PATRIÓTICA A CARGO DE ARMADA DE CHILE (ENTREGA OFRENDA FLORAL)
III. ORACIÓN POR LA PATRIA
IV. IZAMIENTO DEL PABELLÓN PATRIO ENTONACIÓN  HIMNO NACIONAL
V. HONORES DE PITO
VI. PRESENTACIÓNES ARTÍSTICAS:
- ESCUELA DE PÁRVULOS
- KINDER.COLEGIO CARLOS ALESSANDRI A.
- DESFILE FUERZAS VIVAS DE LA COMUNA - DELEGACIONES
VII. DESFILE EJERCITO DE CHILE
Ubicación de los invitados.
La ubicación de los invitados se hará de acuerdo al orden de precedencia y actuando como dueño de casa la máxima autoridad.

Funciones especificas:
- Recibir
- Ser cortés
- Entregar información
- Ubicar según precedencia

Entonces...
¿Cuáles son las diferencias entre
un acto formal y uno informal?

No olvidar...
Conmemoración:
Recordar a una persona o hecho, especialmente si se celebra con una ceremonia o fiesta.

Efeméride:
se refiere a un acontecimiento o evento importante acaecido en determinada fecha.


Emblemas Nacionales e Institucionales
- Himno Nacional.
- Bandera Nacional.
- Escudo nacional
- Bandera Institucional.
- Escudo institucional
- Himno institucional.
Himno Nacional:
-Se entona en ceremonias oficiales.
-Se entona de pie y no se aplaude al final.
-Siempre que se cante el himno nacional debe estar la
bandera nacional presente.

La Bandera nacional:
-La bandera se ubica a la izquierda del público.
-Se iza en lugares abiertos, no bajo techo.
-La bandera a media asta llega al tope y luego baja.
-Si hay varias banderas, la chilena tiene preeminencia.

La Bandera Institucional


La bandera institucional nunca, por motivo alguno, puede ser de menor tamaño que otras banderas que la acompañen, ni puede quedar izada a menor altura que las demás.

La bandera institucional debe ir colocada al lado derecho del principal orador, esto es a la izquierda según la percepción del público.

La Bandera nacional e institucional.
Si está acompañada de un número par de banderas, ocupará el lugar al centro de ellas. En caso de haber más, se colocarán a su derecha e izquierda, sucesivamente, siguiendo el orden de precedencia establecido.

Si se coloca junto a un número impar, ocupará el primer lugar al lado izquierdo del espectador, u otra ubicación en forma que destaque.

LOGOTIPO MUNICIPAL




EMBLEMA MUNICIPAL

El orden o la precedencia de las otras banderas institucionales o extranjeras presentes será determinada por orden alfabético, salvo que existieren otros motivos que considerar jerarquía de las instituciones representadas, naciones extranjeras u otra razón igualmente atendible.

Y donde ubicamos el Pódium?

Rol del protocolo y sus encargados

Jefe de protocolo:

Realizar actividades relacionadas con protocolo y ceremonial, planificando, coordinando y supervisando actos y/o eventos de la Institución, a fin de garantizar el cumplimiento de las normas protocolares requeridas.

Funciones y Tareas
. Organiza, coordina y supervisa actos y eventos protocolares de la Institución en la que desempeña el cargo.

. Dirige y ejecuta actos y eventos protocolares que organiza la Institución en la que trabaja.

. Actúa como Director de Ceremonia en actos y eventos protocolares de la Institución.

. Selecciona el lugar donde se va a efectuar actos y eventos protocolares de la Institución.

. Asesora al personal en general y autoridades en cuanto a la realización de actos y eventos protocolares de su competencia.

Funciones y Tareas
. Coordina, distribuye y supervisa las actividades del personal a su cargo.

. Asesora a organismos con los que organiza actos conjuntos en cuanto a organización de actos y eventos protocolares.

. Coordina giras para personalidades y/o delegaciones que visitan la Institución.

. Elabora programas de actos protocolares.

. Selecciona y dirige al grupo de guías protocolares.

Funciones y Tareas
. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.

. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, informando sobre cualquier anomalía.

. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Estrados y Mesas Protocolares
A continuación podrán conocer algunos de los distintos tipos de mesa que pueden ser utilizados en una ceremonia y cuál es la posición principal de anfitriones e invitados.
Mesas redondas y/o testeras:
Deben ser equilibradas, con un mínimo de tres personas y un máximo de 5.

Pódium:
Se ubica al lado izquierdo del público, debe ser movible y tener un pedestal de soporte para el orador.

¿Y Ahora... Cuál será tu manual interno de Ceremonial y Protocolo Municipal?
¡MANOS A LA OBRA!
Muchas Gracias!
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