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Gerencia de Proyectos

Aspectos Generales de la Gerencia de Proyectos
by

Katherine Cafaro

on 21 April 2013

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Transcript of Gerencia de Proyectos

Gerencia Objetivos de la Gerencia de Proyectos 1.- No exceder el presupuesto (Asegurar los costos del proyecto de acuerdo al presupuesto).

2.- Satisfacer los requerimientos (Nuestro objetivo como gerentes es garantizar que estos requerimientos se cumplen en un 100%).

3.- Hacer felices a los clientes (Es importante mantener un contacto regular con ellos, informando sobre el avance y darles un espacio regularmente para comentar sus dudas e inquietudes.)

4.- Mantener un equipo alegre y motivado (Con un equipo motivado y alegre es posible lograr todo objetivo). De Proyectos Proyecto: Es la suma de esfuerzos que en forma temporal se utilizan para generar un producto o servicio en particular o único ¿Qué es la Gerencia de Proyectos? Fase 2: Planeación Fase 3: Ejecución Fase 5: Cierre Fase 4: Control Fase 1: Iniciación - Definir la meta global del proyecto
- Definir los recursos necesarios para la ejecución
- Definir las expectativas generales de los clientes, de la administración o de los interesados.
- Analizar los riesgos de ejecución del proyecto
- Seleccionar los miembros iniciales del equipo Fases de la Gerencia
de Proyectos El objetivo de esta fase es definir con el máximo detalle posible las tareas a realizar y los recursos necesarios para llevar a buen término el proyecto. La tercera fase de la gestión de proyectos es donde las empresas despliegan todo su conocimiento y donde menos problemas suelen encontrar. Es la fase primigenia de cualquier proyecto y su objetivo es analizar si la empresa debe o no embarcarse en dicho proyecto Esta etapa, junto a la de planificación detallada, es una de las más importantes para el éxito del proyecto, Aquí se monitoriza el trabajo realizado, se analiza cómo el progreso difiere de lo planificado y se inician las acciones correctivas que sean necesarias. - Vigilar las desviaciones del plan
- Emprender acciones correctivas
- Recibir y evaluar cambios
- Adaptar los niveles de
recursos
- Cambiar el alcance del proyecto
- Regresar a la planeación y hacer ajustes. - Reconocimiento de logros y resultados
- Cierre de las operaciones y dispersión del equipo
- Aprendizaje de la experiencia del proyecto
- Revisión del proceso y resultados
- Redacción del informe final Actualmente las empresas, organizaciones públicas, gremios, y las naciones en sí, ya sean países desarrollados o en vía de desarrollo, para mantenerse competitivos están utilizando cada día más la Gerencia de Proyectos como su aliado número uno, debido a que esta reúne todas las áreas del conocimiento aplicados en la administración moderna. Importancia
de la
Gerencia de
Proyectos Es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados a su inicio. Efectividad Gerencial Hablar de efectividad, es hablar de resultados y cumplimiento, y por ende, se deriva una interrogante ¿qué tan eficaces y eficientes son los gerentes en las organizaciones?, dentro de las múltiples definiciones, se puede señalar que una persona eficaz, es quien cumple con los objetivos que le fueron encomendados, y usando su creatividad, inteligencia y métodos comúnmente tiene resultados positivos y lo hace de manera reiterada. La eficiencia la comprendemos como la cualidad de un ser humano de lograr objetivos con economía de recursos.
La mezcla de estas dos cualidades, la eficacia y la eficiencia, permite determinar la EFECTIVIDAD. Que es una cualidad valiosísima para el éxito de las empresas y organizaciones. Funciones Gerenciales El proyecto de inversión se puede definir como un conjunto de actividades con objetivos y trayectorias organizadas para la resolución de problemas con recursos privados o públicos limitados. Proyecto de Inversión Surge de la necesidad de algunos individuos o empresas para aumentar las ventas de productos o servicios. Responde a una decisión sobre uso de recursos con algún o algunos de los objetivos, de incrementar, mantener o mejorar la producción de bienes o la prestación de servicios. La importancia del proceso de Planeación dentro de la construcción de un proyecto de inversión es indispensable. PRE-INVERSIÓN Generación y análisis de la idea de proyecto Estudio de la Prefactibilidad Estudio de Factibilidad CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DE INVERSIÓN Es la fase preliminar para la ejecución de un proyecto que permite, mediante elaboración de estudios, demostrar las bondades técnicas, económicas-financieras, institucionales y sociales de este, en caso de llevarse a cabo. En la etapa de preparación y evaluación de un proyecto, o etapa de análisis de preinversión, se deben realizar estudios de mercado, técnicos, económicos y financieros. FASES EN LA ETAPA DE PREINVERSION.

La selección de los mejores proyectos de inversión, es decir, los de mayor bondad relativa y hacia los cuales debe destinarse preferentemente los recursos disponibles constituyen un proceso por fases.

Se entiende así las siguientes:
• Generación y análisis de la idea del proyecto.
• Estudio de el nivel de perfil.
• Estudio de prefactibilidad.
• Estudio de factibilidad. - Surge como consecuencia de las necesidades insatisfechas, de políticas, de la existencia de otros proyectos en estudios o en ejecución. - Se define la necesidad que se pretende satisfacer o se trata de resolver, establecer su magnitud y establecer a quienes afectan las deficiencias detectadas. - Indicación de los criterios que han permitido detectar la existencia del problema, verificando la confiabilidad y pertinencia de la información utilizada - Se deben identificar las alternativas básicas de solución del problema, de acuerdo con los objetivos predeterminados. Estudio del nivel de perfil - En esta etapa se estudian todos los antecedentes que permitan formar juicio respecto a la conveniencia y factibilidad técnico –económico de llevar a cabo la idea del proyecto.
- El perfil permite, en primer lugar, analizar su viabilidad técnica de las alternativas propuestas, descartando las que no son factibles técnicamente. Además evalúa las alternativas técnicamente factibles. - Se examinan en detalles las alternativas consideradas más convenientes, las que fueron determinadas en general en la fase anterior. - Para la elaboración del informe de prefactibilidad del proyecto deben analizarse en detalle los aspectos identificados en la fase de perfil. (El mercado, La tecnología, El tamaño y la localización, Las condiciones de orden institucional y legal.) Conviene plantear primero el análisis en términos puramente técnica, para después seguir con los económicos - Se profundiza el análisis el estudio de las variables que inciden en el proyecto, se minimiza la variación esperada de sus costos y beneficios. - Se definen aspectos técnicos del proyecto, tales como localización, tamaño, tecnología, calendario de ejecución y fecha de puesta en marcha - Con la etapa de factibilidad finaliza el proceso de aproximaciones sucesivas en la formulación y preparación de proyectos. El informe de factibilidad es la culminación de la formulación de un proyecto, y constituye la base de la decisión respecto de su ejecución Función Ingeniería Función Procura Función Construcción En función de la magnitud del proyecto, pueden existir subdivisiones en las Gerencias de Procura, de Ingeniería, de Administración, de Costos, de Planificación y Control del Proyecto, y de Construcción, todas reportando a la Gerencia Integral de Proyectos. Interrelación y Responsabilidad Funcional
en el Manejo de Proyectos El producto final de los servicios prestados será una obra o instalación operando eficientemente dentro de los plazos previstos; no obstante, como quiera que los servicios son amplios, a medida que se vayan cumpliendo cada una de las etapas de la Gerencia de Proyectos La Gerencia Integral de Proyectos empieza usualmente con la Ingeniería Básica o Anteproyecto y termina con la puesta en marcha de la obra. Ejerce jerarquía general sobre los otros equipos involucrados: diseño, procura, construcción y puesta en marcha. Describe los procesos requeridos para adquirir bienes y servicios (productos) desde fuera de la organización ejecutante del proyecto. La Gestión de las Adquisiciones del Proyecto incluye los procesos de gestión del contrato y de control de cambios necesarios para administrar contratos u órdenes de compra emitidas por miembros autorizados del equipo del proyecto, también incluye la administración de cualquier contrato emitido por una organización externa (el comprador) que esté adquiriendo el proyecto a la organización ejecutante (el vendedor), y la administración de las obligaciones contractuales que corresponden al equipo del proyecto en virtud del contrato. Durante esta fase se definen los siguientes trabajos:

-Revisión detallada de la ingeniería conceptual y requerimientos de usuario.
-Hojas de datos de todas las salas (críticas y no críticas).
-P&ID básico de aguas (diagrama que muestra el flujo del proceso en las tuberías)
-HVAC (Heating, Ventilating and Air Conditioning (Calefacción, Ventilación y Aire acondicionado),
-Distribución de puntos de uso de servicios.
-Revisión de Layout (suele utilizarse para nombrar al esquema de distribución de los elementos dentro un diseño)
-Listas de consumos.
-Listas de equipos. En la ingeniería básica quedarán reflejados definitivamente todos los requerimientos de usuario, las especificaciones básicas, el cronograma de realización y la valoración económica. La ingeniería básica se desarrolla en dos etapas: la primera consiste en la toma de datos y elaboración de requerimientos de usuario y en la segunda se desarrolla el resto de trabajos descritos anteriormente. Incluye los siguientes procesos:

-Planificación de las adquisiciones: Consiste en la identificación de los proveedores externos a la organización necesarios para la satisfacción de los proyectos y debe ser realizado para cada producto, cuándo y cómo hacerlo.

-Planificación de la búsqueda de proveedores: El éxito del proceso depende del diligenciamiento de la documentación necesaria (requisitos de los productos, servicios y resultados) par la elección del proveedor adecuado.

-Búsqueda de los proveedores: Tiene como objeto la recopilación de ofertas y propuestas de proveedores potenciales del proyecto.

-Selección de proveedores: es el proceso seguido y consiste en la aplicación de criterios de selección a las propuestas obtenidas con el fin de escoger el mejor proveedor del producto.

-Administración del contrato: Se encarga de procurar que el (los) proveedor (es) cumplan con los requisitos exigidos.

-Cierre del contrato: Tiene como fin la verificación de que el (los) proveedor (es) hayan cumplido con los requerimientos exigidos, además de la documentación correspondiente la cual debe incluir la aceptación de (los) producto (s). En esta fase se realiza todas las actividades relacionadas con la construcción, fabricación y elaboración del diseño aprobado por el cliente. El proceso de construcción se inicia con la de procura de materiales y se desarrolle considerando el cronograma de actividades establecido. La procura de materiales debe garantizar la entrega oportuna de los recursos requeridos y así dar continuidad a todos los procesos de fabricación y elaboración del diseño final. La importancia de esta fase reside en la materialización de las especificaciones del diseño. Sistema de Gestión de proyectos Criterios Gerenciales de Diseño La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. La dirección de proyectos se logra mediante la ejecución de procesos, usando conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas de dirección de proyectos que reciben entradas y generan salidas. Para que un proyecto tenga éxito, el equipo del proyecto debe:

• Seleccionar los procesos apropiados dentro de los Grupos de Procesos de la Dirección de Proyectos (también conocidos como Grupos de Procesos) que sean necesarios para cumplir con los objetivos del proyecto

• Usar un enfoque definido para adaptar las especificaciones del producto y los planes de tal forma que se puedan cumplir los requisitos del proyecto y del producto

• Cumplir con los requisitos para satisfacer las necesidades, deseos y expectativas de los interesados

• Equilibrar las demandas concurrentes de alcance, tiempo, costes, calidad, recursos y riesgos para producir un producto de calidad
Esto no significa que el conocimiento, las habilidades y los procesos descritos deban aplicarse siempre de manera uniforme en todos los proyectos. El director del proyecto, en colaboración con el equipo del proyecto, siempre es responsable de determinar qué procesos son apropiados, y el grado de rigor apropiado para cada proceso, para cualquier proyecto dado. Las normas documentan la información necesaria para iniciar, planificar, ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto individual, e identifican los procesos de la dirección de proyectos que han sido reconocidos como buenas prácticas para la mayoría de los proyectos.

Buenas prácticas significa que existe un acuerdo general en que se ha comprobado que la aplicación de los procesos de dirección de proyectos aumentan las posibilidades de éxito en una amplia variedad de proyectos. Gracias por su Atención Comprende desde la intención o pensamiento de ejecutar algo hasta el término o puesta en operación normal. Tiene como objetivos aprovechar los recursos para mejorar las condiciones de vida de una comunidad, pudiendo ser a corto, mediano o a largo plazo.
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