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SISTEMA DE CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

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by

Milton Sanchez

on 20 March 2014

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Transcript of SISTEMA DE CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

SISTEMA DE CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD
PRESENTADO POR:
Lopez Sánchez Janet

Meneses Vázquez Alejandro

Noyola Damián francisco Javier

Reyes José Alonso

Sanchez Salas Milton Carlos
Evaluación de la Acción Correctiva

Flujo de Información

Determinar Predicciones hacia Resultados

Definición de Resultados Deseados

ETAPAS PARA DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

Determinar Nivel de Aceptación

CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD


CONCEPTO

Es un sistema de información orientado a informar sobre la actuación de las diferentes áreas o unidades de la organización, a través de un análisis de sus procesos y actividades.

Cada área se encarga solo del costo del cual es responsable y tiene el control.

VENTAJAS

Evalúa la actuación personal de los funcionarios en la empresa

Informa resultados obtenidos por áreas

Apoya análisis de variaciones

Fomenta la administración por objetivos

DIFERENCIAS

CONTABILIDAD POR
AREAS

CONTABILIDAD FINANCIERA

De uso interno
Evalúa políticas, operaciones y áreas
Se apoya en la planeación
No requiere los Principios de Contabilidad

De uso externo
Analiza las operaciones de una empresa
Se basa en hechos históricos
Se rige por los Principios de Contabilidad

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

Para implementar este sistema debe estar perfectamente definido el papel que juega cada uno de los miembros de la organización:

Limitación de la autoridad y responsabilidad
El responsable de cada área explica las razones que provocaron ciertos hechos.
Elaboración de un organigrama codificado


PASOS PARA DISEÑAR EL SISTEMA DE CONTABILIDAD

8. Determinar Indicadores de Gestión

7. Aspectos Motivacionales

6. Manejo de la información

5. Diseño de Documentos Informativos

4. Diseñar formatos por Áreas

3. Construcción pirámide presupuestal

2. Elaboración manual de Funciones

1. Elaboración Organigrama

1. ORGANIGRAMA

El diseño organizacional tiene como objetivo garantizar la coordinación de actividades, en el cual cada empleado trabaja en conjunto persiguiendo el cumplimiento de las metas trazadas.

Niveles de Autoridad
Codificación del Organigrama

El organigrama exige el diseño e implementación del manual de funciones.


CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

CONTROL ADMINISTRATIVO

Diagnosticar

Motivar

Comunicar

Control Después de Acción

Control Selectivo

Control Direccional

tipos de control
ob jetivos
detecta fallas y aciertos
2. MANUAL DE FUNCIONES

Es la descripción detallada de tareas, operaciones y responsabilidades a ser llevadas a cabo por una persona en un determinado puesto de trabajo.

Evita la desorganización en la realización de labores y establece el perfil de cada empleado.

Constituye una guía para el desarrollo personal de los miembros de la empresa y para la evaluación de las actuaciones individuales.

CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD


2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Registra y transmite la información básica referente al funcionamiento de las unidades administrativas y operativas facilitando la actuación de los que intervienen.

Permite saber como, cuando, donde y quien hace la actividad.



2.1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Se debe tener en cuenta:

Identificar y seleccionar procesos
Cuellos de botella
Tareas nuevas
Tiempo excesivo de ejecución
Tareas inseguras
Procedimiento engorroso
Fuentes de errores
Disponibilidad en las tecnologías




Flujo grama para la el procedimiento de compras al contado:

3. CONSTRUCCION DE LA PIRAMIDE PRESUPUESTAL

En la construcción de esta pirámide se evalúa la facultad de ordenar el gasto, consumo y conservación de un recurso.

En esta área será evaluado el manejo que le dan a los recursos sobre los cuales tienen total autonomía y responsabilidad.

La evaluación de la pirámide es netamente financiera, y no de funciones.

Evaluación de Actuación

Partidas No Controlables

Partidas Controlables

Áreas de Responsabilidad

La pirámide presupuestal esta conformada por los gastos incurridos desde el gerente, descendiendo a las diferentes áreas de la organización.

4. DISEÑO DE FORMATOS POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

Consisten en un formato auxiliar de control para cada dependencia, en donde se puede tener información oportuna y confiable del desempeño financiero de la unidad administrativa.

Estos formatos se deben reportar consolidados mensuales y anuales para efectos del cruce de información con el presupuesto asignado.
CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

5. DISEÑO DE DOCUMENTOS INFORMATIVOS BASICOS

El paso final es el diseño de los documentos que servirán de compiladores de la información requerida.

La información debe fluir de forma ascendente de las áreas de apoyo administrativo, hacia los jefes de oficina ó subdirectores según sea el caso.

Informe mensual
Informe acumulado

6. MANEJO DE LA INFORMACION POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

La información que se encuentra registrada en los documentos de la empresa debe seguir una secuencia que beneficie la toma de decisiones y se integre como un todo a la gran base de datos de la gerencia.

El manejo de la información generada de un área a su superior debe ser rápida y comprensible para aprovechar los recursos y que el sistema tenga su razón de ser.



TIPOS DE FUERZA MOTIVACIONAL

EXTRINSECA

INTRINSECA

7. ASPECTOS MOTIVACIONALES

Normalmente todos los sistemas de control administrativos son rechazados por el personal involucrado.
Para convencer al personal sobre las bondades del sistema de control administrativo, hay que hacerlos participes del diseño de éste.


8. DETERMINACION DE INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión sirven como termómetro en toda organización para saber cual es la situación presente, y de acuerdo a como se encuentre, saber cual será la posición futura de la empresa.

Principios para Diseñar Indicadores de Gestión
Criterios para el Diseño de un Indicador




ESTANDARES PARA EVALUAR LAS AREAS DE RESPONSABILIDAD

Para evaluar las áreas de responsabilidad, se compara lo presupuestado respecto a lo ejecutado, se debe tener en cuenta los principales tipos de centros de responsabilidad:

Centro de costos estándar
Centro de ingresos
Centro de gastos discrecionales
Centro de utilidades
Centros de inversiones

1. CENTRO DE COSTOS ESTÁNDAR

Parte del principio de que se pueden medir los resultados que se determinan, multiplicando su cantidad física por el costo unitario estándar de cada producto obtenido, respecto a lo esperado.

Debe incluir otros aspectos como normas de calidad; y analizar ciertos datos como rotación de personal, moral del grupo, etc.


2. CENTROS DE INGRESOS

Trata de medir la captación del mercado, expresada en términos de ventas.

Este centro supone el establecimiento de un presupuesto de ingresos de ventas y de gastos de ventas, de tal manera que se puedan justificar sus diferencias.

3. CENTROS DE GASTOS DISCRECIONALES

Las áreas administrativas no pueden ser medidas como centros de costos estándar o de ingresos, pues su misión es servir en línea.

Lo esencial para evaluar al responsable es la calidad del servicio prestado.



4. CENTROS DE UTILIDADES

Permite medir los insumos y resultados y las relaciones entre ellos, dejando que la utilidad sea una medida integral de la actuación al evaluar insumos, mercados y la interacción entre ellos.

CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD


4. CENTROS DE INVERSION

Mide la forma en como se han manejado los activos ó recursos asignados a un área ó división de la compañía.

Grado de control

Se define como el grado de influencia que un gerente especifico tiene sobre los costos, ingresos o partidas relacionadas por las cuales es responsables.
PARTIDAS CONTROLABLES Y NO CONTROLABLES
Costo controlable

Son aquellos costos sobre los cuales la dirección de la organización (ya sea supervisores, subgerentes, gerentes, etc.)  tiene autoridad para que se generen o no.




Costo no controlable

Son aquellos costos sobre los cuales no se tiene autoridad para su control.  Ejemplo el valor del arrendamiento a pagar es un costo no controlable, pues dependen del dueño del inmueble




Gastos controlables en los informes

Estos existen en algunas organizaciones que realizan informes mensuales de desempeño por cada centro de responsabilidad en cual se identifican solo aquellos gastos controlables.



Cabe mencionar que los gastos controlables y no controlables no son sinónimos de corto plazo, ya que no están sujetos al mismo grado de control.

Por ejemplo: Como la base de depreciación sobre una base de producción no es controlable en un corto plazo, por el contrario ciertos salarios son controlables en un corto plazo.


Informes de desempeño

Estos permiten la comparación de los resultados reales con los planes por áreas de responsabilidad y a partir de dicho informe el gerente debe investigar para determinar las fallas y proponer acciones correctivas.


EVALUACIÓN DE LA DIFERENTES AÉREAS DE RESPONSABILIDAD

Evaluación con relación al periodo anterior

En algunas organizaciones se utiliza esta evaluación pero no es suficiente por las siguientes razones:

Las condiciones pueden haber cambiado.
Las clasificaciones de las cuentas pueden ser diferentes.
El desempeño del periodo anterior pudo haber sido insatisfactorio.

Sin embargo, si las metas planificados son alcanzables es posible usarla como medida válida.

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