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REUNIONES EFECTIVAS IMSS

CURSO DE REUNIONES PARA TRABAJADORES DEL IMSS
by

sara de alba

on 25 October 2013

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Transcript of REUNIONES EFECTIVAS IMSS

17-ENERO-2013
Reuniones de trabajo Efectivas
Brindar recomendaciones que sirvan para planear, desarrollar y dar seguimiento a las reuniones para hacerlas efectivas y trascendentes.
Objetivo
Temario
¿Has asistido a reuniones muy extensas que no resultan productivas y solo te quitan el tiempo que podrías aprovechar en algo más importante?
¿Qué es una reunión?
Tipos de reuniones.
El peligro de tener exceso de reuniones.
Simplicidad Inteligente.
Preparación antes de la reunión.
Preparación durante la reunión.
Actividades posteriores a la reunión.
10 reglas del arte de escuchar.
Habilidades directivas.
Es una actividad que se genera en un equipo de trabajo, en un momento y espacio determinado, cuya principal característica debe ser el tener un objetivo específico.

No hay que confundir objetivos diferentes que resultan incompatibles.
¿Qué es una reunión de trabajo?
Según investigaciones, ocupa entre un 25-35% del tiempo de trabajo de los directivos.
Convertirse en un hábil conductor de reuniones es un pre-requisito para la efectividad organizacional y del trabajo de los directivos.
Lo primero que tiene que saber administrar un directivo es su tiempo de trabajo y si no lo administra bien, es difícil que pueda administrar otra cosa.
Reuniones Efectivas
Reuniones formativas
Reuniones informativas
Reuniones de negociación
Reuniones de análisis de desempeño
Reuniones de presentación de resultados
¿Que tipo de reuniones hay?…
En éstas la gente se reúne en seminarios, cursos, conferencias u otras modalidades cuya finalidad es facilitar el aprendizaje de los asistentes.

Ejemplo: Éste curso.
Reuniones formativas
Puede ser de dos tipos.
Para informar: a través de éstas reuniones se brinda la información a los asistentes de decisiones que ya han sido tomadas; políticas, procesos y procedimientos de la institución.
Para recoger información: la finalidad es que cada integrante aporte información basada en sus actividades y su experiencia laboral.
Reuniones informativas
El objetivo es alcanzar un acuerdo.

Fases del proceso de toma de decisiones
Definición del problema: Un problema bien planteado está en un 50% resuelto.
Análisis del Problema: El momento oportuno para buscar antecedentes y causas, exponer argumentos.
Elaboración de soluciones: Es poco probable que exista una sola y única forma de solucionar el problema, para ello lo que hay que hacer es elaborar una lista con las alternativas y cual es su relevancia.
Toma de decisiones: Tomar en cuenta la información y la valoración de los resultados.
Programa de acción: Establecer ¿que se va hacer?, ¿Cómo?, ¿para qué?, ¿Cuando? Y ¿Quién?.
Reuniones de negociación
Tiene 2 etapas:
1.- Obtener información de cada persona que forma el grupo para poder analizar el desempeño individual y el funcionamiento del área o departamento.
2.- Sensibilizar a los miembros del equipo sobre los conflictos detectados para que estos sean resueltos.

Se recomienda utilizar técnicas grupales para facilitar el proceso de resoluciones de conflictos y generar acuerdos.
Reuniones de análisis de desempeño
Son las reuniones más frecuentes en las organizaciones, incluso en algunas se determinan fechas invariables en las que se presentarán los avances y los resultados. Puede ser semanal, quincenal o mensual.
La importancia de estas reuniones radica en analizar si cada parte del proceso se está realizando adecuadamente y si está propiciando los resultados esperados.
De ésta manera podemos verificar que la estrategia utilizada es apropiada o es preciso modificarla.
Reuniones de presentación de resultados
Objetivo: Que el participante identifique el tipo de reunión más conveniente para resolver el siguiente caso.

Instrucciones: Lee el caso que se te presenta a continuación y responde las preguntas de acuerdo con el contenido revisado hasta este momento.
EJERCICIO 1
Es evidente que muchas personas participan en reuniones a las cuales dedican muchas horas, tenemos la sensación y la constatación de que se pierde demasiado tiempo en ellas y que los logros suelen ser escasos.

No es extraño, entonces, que haya gente que rehuya, o al menos no tenga mucho entusiasmo por participar en reuniones.
Peligros de los excesos de reuniones
Reuniones poco productivas o poco gratificantes, trasmiten la sensación de inutilidad. A este exceso y falta de productividad de las reuniones la llamamos “reunionitis”.

Principales Consecuencias:
Perdida de tiempo
Hostilidad hacia las reuniones
Aburrimiento
Cansancio
Estrés
Simplicidad Inteligente
Hacer fácil y accesible lo complejo es una habilidad de un valor incalculable hoy en día.
Lo simple o sencillo está infravalorado cuando realmente es oro autentico en el complejo mundo en el que nos movemos.
Quizás para llegar a esa simplicidad el proceso ha sido largo, y finalmente se ha concretado en algo sencillo pero esencial.
La simplicidad inteligente (SI) es una habilidad que permite transformar un reto, un problema, una situación compleja en una solución clara, concisa y fácilmente entendible por cualquier persona.
Definición
Una mente mas clara y un cuerpo sin tensiones, más relajado.
Sensaciones de poder avanzar el día a día a través del movimiento y concreción.
Mayor frescura en la manera de pensar y actuar.

A veces somos nosotros mismos los que nos
complicamos en exceso.
Beneficios
“La cúspide de la practica lleva a la simplicidad.
Una practica a medio camino lleva a lo ornamental”.
Bruce Lee (actor, guionista, director y maestro de artes marciales).

A VECES MENOS ES MAS.
Preparación antes de la reunión
Primer etapa del proceso, la preparación

Establecer los objetivos y motivos de la reunión expresando en un temario, orden del día o plan de discusión.
Preparar el material o documentación destinado a la reunión.
Realizar la convocatoria en tiempo oportuno.
El entorno físico o aspectos de materiales del medio ambiente.
El entorno psicosocial que favorece las relaciones interpersonales.
SMART
Specific (Específico): Debemos delimitar lo más que se pueda el objetivo para no caer en ambigüedades, es decir, que cada integrante entienda algo diferente de lo que pretendemos alcanzar en la reunión.
Measurable (Medible): El objetivo debe tener parámetro de medición para poder evaluar si se alcanzó o no.
Agreed (Acordado): Todos deben estar al tanto de lo que se pretende en las reuniones para centrarse en esos puntos.
Realist (Realista): El objetivo debe ser alcanzable considerado el tiempo asignado para la reunión y los recursos con los que se cuenta.
Time phased: Al establecer el objetivo de la reunión, debemos tener en cuenta el tiempo que se cuenta para su realización.
Establecer los Objetivos o motivos de la reunión.
Esto por una razón de elemental sentido común: Los que van a participar en una reunión debe saber a qué van, tienen que haber pensado los temas a tratar a fin de evitar las improvisaciones, los comentarios superficiales y las decisiones apresuradas. Hay que disponer de un tiempo para formarse un juicio u opinión personal sobre las diferentes cuestiones que se van a tratar.
SMART la base del éxito
¿Este propósito podría alcanzarse
por otro medio que no sea una reunión?
Información:
Fecha, lugar, hora y duración prevista de la reunión.
Orden del día, objetivo y tipo de reunión (Informativa, Negociación etc. )

En algunos casos con la convocatoria se envía a los participantes algunos documentos, para que puedan estudiarlos.
Preparación y organización del material o documentación destinado a la reunión.
Ninguna reunión de trabajo da sus mejores frutos, si la gente asiste a ella improvisado, es aquí donde se pierde mucho tiempo, pues las intervenciones son poco claras y sobre todo poco concretas.
VIDEO
ENTREVISTA ADRIAN QUEZADA
DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS SIEMENS
El lugar y las condiciones materiales, influyen positiva o negativamente; el tamaño y forma del lugar, la disposición de los asientos, la iluminación, la ventilación, etcétera.
Entorno Físico
En vez de hacer una reunión informativa, ésta puede suplirse por una circular, una llamada telefónica, un correo electrónico, o la toma unilateral de decisiones.
La convocatoria debe tener especificadas:
La hora de comienzo y la hora final, así como que estos tiempos deben ser respetados.
Se aconseja que las reuniones no deben superar las dos horas y cuarto.
En el caso en el que tengan mayor duración, debe preverse un descanso de diez o quince minutos.
El sentarse en un esquema circular o elíptico donde cada uno puede ser visto y ninguna persona esté en posición física dominante en relación a los otros, ayuda a crear un ambiente más amigable. Sobre todo facilita la comunicación e interacción entre los participantes, evita que queden individualmente alejados.
Una reunión que se realiza en un ambiente cargado de calor o de humor, después de cierto tiempo produce embotamiento mental.
La gente se vuelve más intransigente, recomendamos el uso de la pizarra, rotafolios para continuar con el tema.
Block de papel
Pizarrón electrónico
Video-reproductor
Televisión
Retroproyector
Otras herramientas que podrían utilizarse.
Proyector(cañón)
Gráficos
Visuales
Auditivos
Audiovisuales
En los grupos con una atmósfera cálida, permisiva, amistosa, democrática, parece haber mayor facilidad para trabajar y mayor satisfacción, por lo que los individuos y el grupo son más productivos.

Si la reunión se vislumbra demasiado rígida se puede invitar a los participantes a que se pongan cómodos, que se aflojen la corbata, incluso que se la quiten; también se les puede llamar por su nombre.
Entorno Psicosocial
Objetivo: Ejemplificar las acciones necesarias para prepararse previamente a una reunión de trabajo.
Instrucciones:
Especificar los elementos necesarios para una convocatoria.
EJERCICIO 2
VIDEO
REGLAS DE UNA REUNION
Cada persona llega con sus problemas, preocupaciones, y objetivos personales y asumen comportamientos en los que se mezcla la cooperación y el conflicto, el apoyo o rechazo, las simpatías y las antipatías.
Forma de iniciar la reunión
Cuestiones que debes tomar en cuenta para realizar la presentación de los temas a tratar:
Comenzar planteando claramente de lo que se trata la reunión, es necesario delimitar claramente el tema y evitar divagar.
Hacerlo de manera clara, concisa y comprensible para todos, hacerlo también de manera atractiva e interesante, no excluir el uso de apoyos visuales.
Dejando claras las reglas establecidas durante la reunión. ( Establecer un moderador, un secretario que lleve la MINUTA, no celulares, no interrupciones, horario de descanso, etc.)
Presentación de
cuestiones a tratar
Una buena reunión es una discusión dialogante.

La tarea de quien conduce, anima o coordina la reunión es la de lograr una buena interacción-comunicación entre todos los miembros.

Una discusión dialogante permite y potencializa las decisiones colectivas enriquecidas, exige una fuerte dosis de empatía, unos de los mayores errores u obstáculos para lograr un dialogo auténtico, es confundir un “desacuerdo” con una “agresión personal”.
Formas de dialogar o discutir
Cuando una discusión se reduce a un ajuste de cuentas o mutuas alabanzas, esta forma de proceder no ayuda a la solución de problemas.
En estos casos el diálogo es reemplazado por la polémica y la refutación.
Dialogar es algo que todos tenemos que aprender sin agredir y sin alabar. (Ser políticos)
El coordinador o moderador establece un turno de intervenciones concediendo la palabra por orden de petición; la ventaja de este método es que permite que hablen todos los que quieran por medio de disciplina y orden en la discusión.

Depende del tamaño del grupo, lógicamente, también influye el grado de madurez del grupo.
Para evitar que el procedimiento frene la espontaneidad, otra forma de proceder es que los miembros del grupo se moderen a sí mismo, sin necesidad de que se les conceda la palabra. Si el grupo funciona bien y tiene pocos miembros, esta forma de dialogar es ágil y amistosa, aunque suele ser más recomendable la primera.
Una actitud dialógica plantea básicamente cuatro exigencias principales:
Capacidad de escuchar.
Capacidad de ponerse en cuestión y rectificar las propias posiciones o puntos de vista.
Ser lo más simple, claro y concreto.
Ser objetivo.
Sugerencias sobre la comunicación en la reunión.
Tener claridad sobre lo que se debe decir: hay personas que hablan para repetir lo que ya se dijo o para resaltar algo que no tiene nada que ver con la reunión. En estos casos, el moderador debe tener la sutileza y habilidad para decir con todo respeto que eso no corresponde ni contribuye al objetivo de la reunión, por lo que se recomienda abordarlo en otras circunstancias.
La falta de claridad, la falta de coherencia, la verborrea, la incapacidad para concretar ideas, la tendencia a criticar y reprobar las afirmaciones y conductas de otras personas son los principales obstáculos en la comunicación.
Barreras y obstáculos a la comunicación dentro de un grupo.
Superar lo obstáculos, saber escuchar a los otros, respetarlos en lo que tienen de diferente, estar disponible para los otros, dar importancias al calor humano en el grupo; favorecer el diálogo, fomenta la sinceridad, etc.
Comprender que, acerca de cada problema, no hay un solo punto de vista:
Nadie posee toda la verdad. No sólo hay que respetar los otros puntos de vista, sino que también hay que enriquecerse con los aportes de los otros.
No “encasillar” al otro en un “tipo fijo” de ser y hacer, estar dispuesto a recibir algo nuevo, distinto y en algunos casos, hasta sorprendente del otro.
Cuando te refieras al equipo, debes evitar decir “ustedes”, sino “nosotros”.
Al hablar debes dirigirte a todo el equipo, aunque sólo te refieras a uno.
Evitar excluir al hablar.
Cada vez que tengas que decir algo, habla altor dirigiéndote a todos.
Crear el espíritu de equipo.
Saber escuchar es una habilidad que apoya tanto al aprendizaje como al enriquecimiento de nuestra persona.
Escuchar con atención es una acción susceptible de ser ejercitada y controlada por nosotros mismos es, indispensable mantener la atención y poner el ejemplo.
Escucha activa
Diez reglas del arte de escuchar
Debemos evitar comenzar nuestra intervención diciendo “No estoy de acuerdo”, solo sirven para crear barrera. Será necesario fundamentar lo que decimos utilizando argumentos reales y totalmente apegados a la realidad.
Intervenciones constructivas
Una encuesta de la Revista Fortune reveló que la mayor razón para el fracaso de directivos eran las inadecuadas habilidades interpersonales.

Lo primero que se tiene que hacer es formular una estrategia que oriente el rumbo futuro de la empresa, considerando las condiciones del entorno y las posibilidades de la organización.
HABILIDADES DIRECTIVAS
Ser capaz de prever y anticiparse a las tendencias principales del entorno (tecnologías, mercados, competidores, demandas de clientes, comportamientos de la economía, entre otros).
Realizar un diagnostico certero de las fortalezas y debilidades.
Definición de la misión y de los valores corporativos.
Saber como comunicarse con diferentes tipos de receptores.
La habilidad de convertir las situaciones de conflicto en oportunidades.
Toda reunión hay que terminarla, no dejarla morir como ocurre con frecuencia.
¿Como evaluar una reunión?
Al finalizar la reunión se puede realizar una evaluación de ella y hacer llegar la Minuta a los involucrados o responsables de los compromisos y continuar con un seguimiento de los acuerdos que se llevaron a cabo en la reunión.
Final de la reunión
VIDEO
¿TE ATREVES A SOÑAR Y CONSTRUIR?
Los más exitosos no son los mas “inteligentes”,
ni los más conocedores del negocio, sino lo que saben trabajar mejor con la gente.

Gracias por su atención!!

Instructoras:
Sara Edith de Alba García
Iris Alethia Guzman Ceja
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