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metodología de la auditoría administrativa

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by

Nallely Delgado

on 9 May 2013

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Transcript of metodología de la auditoría administrativa

Informe Instrumentación Examen Planeación Metodología de la auditoría administrativa En esta etapa las observaciones que se producen como resultado de la auditoría deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo se orientan a corregir las fallas detectadas, sino también a evitar su recurrencia. Seguimiento Se refiere a los lineamientos de carácter general que regula la aplicación de la auditoría administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios. Planeación El acceso a redes, entre otras, internet, extranet, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios o proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que a su vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno. Acceso a redes de información Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoría en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos Objetivo Factores a revisar Representan las instancias a las que se puede recurrir para captar la información que se registra en los papeles de trabajo del auditor. Fuentes de información El examen sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. Procedimiento Establecer lineamientos generales, acciones específicas y criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento para garantizar que las observaciones formuladas por el auditor se atiendan e implementen de manera puntual. Seguimiento Integrantes Lourdes Castro
Nallely Delgado
Jorge Borunda
Josué Villalobos Cumple la función de facilitar al auditor la identificación y ordenamiento de la información correspondiente al registro de hechos, hallazgos, evidencias, transacciones, situaciones, argumentos y observaciones para su posterior examen, informe y seguimiento.

Las etapas que integran
la metodología son: ¿Qué es? A) Internas B) Externas -Órganos de gobierno.
-Órganos de control interno
-Socios.
-Niveles de la organización
-Unidades estratégicas de negocio
-Órganos colegiados y equipados de trabajo
-Sistemas de información. Órganos normativos(oficiales y privados)
Competidores actuales y potenciales.
Proveedores actuales y potenciales
Clientes actuales y potenciales
Grupos de interés
Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro
Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias y de calidad
Redes de información en el mercado global Investigación preliminar Para determinar la situación administrativa de la organización es conveniente tomar los siguientes criterios:

Determinar las necesidades específicas.
Identificar los factores que requieren de atención.
Definir estrategias de acción.
Jerarquizar prioridades en función del fin que se persigue.
Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
Especificar el perfil del auditor.
Estimar el tiempo y los recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido. Preparación del proyecto de auditoría Con base en la información preliminar se debe proceder a preparar la información necesaria para instrumentar la auditoría, la cual incluye dos apartados:
Propuesta técnica y programa de trabajo Propuesta técnica Naturaleza
Alcance
Antecedentes
Objetivos
Estrategia
Justificación
Acciones
Recursos
Costos
Resultados
Información complementaria Programa de trabajo Identificación
Responsable(s)
Área(s)
Clave
Actividades
Fases
Calendarios
Representación gráfica
Formato
Reporte de avance
Periodicidad Asignación de la responsabilidad La organización, debe asignar al auditor o equipo de auditores, para iniciar formalmente el estudio, siempre con base en la magnitud o grado de complejidad de la auditoría.

Se debe capacitar a la persona o equipo designado en todo proceso para preparar la aplicación e implementación de la auditoría
Actitud Diagnóstico preliminar Se debe preparar un marco de referencia que fundamente la razón por la que surge la necesidad de auditar considerando los siguientes elementos: Se seleccionan y se aplican las técnicas de recolección más variables, se eligen indicadores, manejo de los papeles de trabajo y evidencia y la supervisión necesaria para mantener una coordinación eficaz. Instrumentación Recopilación de información Esta tarea debe enfocarse en el registro de todo tipo de hallazgos y evidencia que haga posible su examen objetivo. Técnicas de recolección Para recabar información requerida en forma ágil y ordenada se pueden emplear las siguientes técnicas:
Investigación documental.
Observación directa.
Acceso a redes de información.
Cuestionarios.
Entrevistas. Investigación documental Este aspecto de la auditoría implica localizar, seleccionar y estudiar la documentación que puede aportar elementos de un juicio a los auditores. Fuentes documentales básicas Observación directa Consiste en la revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperante. Entrevista Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas orientadamente para obtener información. Este medio es posiblemente el mas empleado y uno de los que puede brindar información mas completa y precisa, puesto que el entrevistado, además de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. Cuestionarios Están constituidas por series de preguntas escritas predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temática especifica, con el propósito de que muestren la interrelación y conexiones lógicas entre las diferentes áreas y rubros para que en conjunto brinden un perfil competo de la organización. Medición La medición se puede visualizar desde prospectivas de forma y de fondo, para la primera se utilizan:
Escalas de medición
Para la segunda:
Componentes del proceso administrativo, elementos específicos e indicadores. Papeles de trabajo El auditor debe preparar y conservar los papeles de trabajo que son los registros en donde se describen las técnicas y procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a las que se llega, cuya forma y contenido dependen de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya que son el testimonio que registra el trabajo efectuado, y el respaldo de sus juicios y conclusiones. Evidencias Representa la comprobación fehaciente de los hallazgos durante el ejercicio de la auditoria, las evidencias se pueden clasificar en los siguientes rubros:
Física.- Inspección directa de las actividades y se presenta a través de notas, fotografías, graficas, mapas, etc.
Documental.- Se logra por medio de documentos, cartas contratos, registros, etc.
Testimonial.-Se obtiene de toda persona que realiza declaraciones durante la auditoria
Analítica.- Cálculos, comparaciones, razonamientos y desagregación de la información por áreas, apartados y/o componentes. Supervisión del trabajo Es necesario ejercer una estrecha supervisión sobre el trabajo que realizan los auditores, delegando la autoridad sobre quien posea experiencia, conocimiento y capacidad. Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los factores bajo revisión para conocer la naturaleza características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, --interdependencia e interacción de las partes entre si y
con el todo, y de éstas con su contexto. Propósito El propósito del examen es aplicar las técnicas de análisis procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y profundidad. Pasos Conocer el hecho que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo en sus partes integrantes para estudiar todos sus aspectos y detalles
Revisarlo de manera critica para comprender mejor cada elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo con el criterio de clasificación seleccionado mediante comparaciones y búsqueda de analogías o discrepancias
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerando individualmente y en conjunto
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención. Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular 7 preguntas: ¿Qué trabajo se hace?
¿Para qué se hace?
¿Quién lo hace?
¿Cómo se hace?
¿Con qué se hace?
¿Cuándo se hace?
¿Por qué se hace? Enfoques del análisis administrativo Constituyen los instrumentos en que el auditor se apoya para complementar sus observaciones.
Entre los enfoques que se utilizan para realizar el análisis y que representan un apoyo valioso para el auditor, se encuentran los siguientes:
Autoevaluación: los integrantes de una organización identifican, valoran y comparan avances en relación con metas y objetivos
Coaching: sistema de apoyo para el aprendizaje, desarrollo y desempeño que permite guiar, acompañar y apuntalar la definición, ejecución y revisión de los planes de desarrollo individuales.
Reorganización: revisión y/o ajuste de una organización para hacerla mas funcional y productiva. Análisis Multinivel Una auditoria administrativa permite precisar el comportamiento histórico de una organización, pero es también un elemento de decisión que representa un mecanismo de cambio. Es ahí donde reside su capacidad de perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y convertirla en una ventaja competitiva sustentable. Formulación del Diagnósticos Administrativo El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y trasforma las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo y que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta interpretativa, o modelo analítico de la realidad de la organización. Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisión sustantivos a la auditoría, tiene que incorporar los siguientes aspectos:
Contexto
Información operativa
Desempeño
Estrategia competitiva
Liderazgo
Perspectivas Una vez seleccionados los enfoques de análisis organizacional y formulado el diagnostico administrativo, al finalizar el examen de la organización es necesario preparar un informe en el cual se consignen los resultados de la auditoría e identifique claramente el área, sistema, programa o proyecto auditado, el objeto de la revisión, su duración, alcance, recursos y métodos empleados. Aspectos Operativos Antes de presentar la versión definitiva del informe, es necesario revisarlo en términos prácticos. Para abordar este aspecto es recomendable seguir el orden siguiente: Introducción
Antecedentes
Justificación
Objetivos de la auditoria
Recursos
Costos
Alcance
Acciones
Metodología
Resultados
Conclusiones
Recomendaciones Aspectos Operativos Tipos de Informe La variedad de opciones para presentar los informes depende del destino y propósito que se les quiera dar, además del efecto que se pretende con su presentación. Los informes más representativos son:

Informe General
Informe Ejecutivo
Informe de aspectos relevantes Informe General Responsable. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe.

Introducción. Breve descripción de las circunstancias que hicieron necesario aplicar la auditoria. Antecedentes. Exposición de la génesis de la organización, orígenes, cambios, que influyeron al implementar la auditoria.

Técnicas empleadas. Instrumentos y métodos utilizados para obtener resultados en función del objetivo.

Diagnóstico. Definición de las causas y consecuencias de la auditoria. Propuesta. Presentación de alternativas de acción, etc.

Estrategia de implementación. Explicación de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados.

Seguimiento. Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación necesarios para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos.

Conclusiones y recomendaciones. Síntesis de los logros obtenidos, problemas detectados, soluciones y pautas sugeridas para el logro de las propuestas.

Apéndices o anexos. Cuadros, gráficos y demás instrumentos de análisis administrativo. Informe Ejecutivo Responsable.. Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe

Periodo de revisión. Lapso, que comprendió la auditoria.

Objetivos. Propósitos que se pretende obtener con la auditoría.

Alcance. Profundidad con la que se audito la organización.

Metodología. Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria.

Síntesis. Relación a los resultados y logros obtenidos con los recursos asignados.

Conclusiones. Síntesis de aspectos prioritarios, acciones llevadas a cabo y propuestas de actuación. Informe de Aspectos Relevantes Documento que se integra con base en un criterio de selectividad, que considera los aspectos que reflejan los obstáculos, deficiencias o desviaciones captadas durante el examen de la organización. Mediante este informe se puede analizar y evaluar:

Si se llevo a cabo todo el proceso de la auditoria.
Si se presentaron observaciones relevantes.
Si la auditoria está en proceso, se reprogramo o se replanteo.
Las horas hombre que realmente se utilizaron.
La fundamentación de cada observación.
Las causas y efectos de las principales observaciones formuladas.
Las posibles consecuencias que se pueden derivar de las observaciones presentadas. Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentan las siguientes características:

Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios.
Deficiencia en el servicio de los proveedores.
Baja rentabilidad y productividad.
Existencia de una cultura organizacional débil.
Generación de bienes y servicios de la calidad requerida.
Urgencia de replantear los procesos centrales.
Necesidad de re direccionar el enfoque estratégico

Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organización, este informe puede presentarse acompañado de un ejemplar del informe general o ejecutivo. Presentación del Informe Una vez que el informe ha quedado debidamente estructurado, el responsable de la auditoria debe convocar al grupo auditor para efectuar una revisión de su contenido.

El informe final aprobado se hará del conocimiento de:
Titular de la organización.
Órgano de gobierno.
Órgano de control interno.
Niveles directivos.
Mandos medios y nivel operativo.
Grupo(s) de filiación, corporativo(s) o sectorial(es).
Dependencia globalizadora (en el caso de instituciones públicas). El seguimiento no se limita a determinar observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la organización, lo que hace posible:
Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones se lleven a la práctica en los términos y fechas establecidos conjuntamente con los responsables de área, función, proceso, programa, equipo, proyecto o recurso revisado a fin de alcanzar los resultados esperados.
Facilitar al titular de la organización la toma de decisiones.
Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Al finalizar la revisión, rendir un nuevo informe referente al grado y forma como se atendieron. Objetivo general Acciones específicas Para examinar el grado de avance en la adopción de las recomendaciones y establecer las bases para implementar una auditoría de seguimiento, el auditor debe verificar cómo se comportan, lo cual puede generar dos resultados:

1. Las recomendaciones se han implementado conforme al programa.
2. Tal implementación se ha realizado fuera de programa. G R A C I A S
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