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Tema 2. Gestion de eventos Turísticos

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Goretti Cabaleiro Cerviño

on 6 February 2014

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Transcript of Tema 2. Gestion de eventos Turísticos

4. Elegir el Nombre
Corto y llamativo
Adecuado al propósito
Ubicarlo en el contexto nacional, local,...
Tema 2. Diseño y Planificación.
Técnicas de Programación y Control de Eventos
1. Definir el Objetivo
Gestión de Eventos Turísticos
Curso 2013-2014

Goretti Cabaleiro
gcabalei@emp.ucm.es

Pre-Evento.
Principales pasos
* Qué se quiere alcanzar
* Qué imagen se quiere dar:
* Briefing con el cliente: necesidades y expectativas.
2. Seleccionar Fecha
* Margen de tiempo para la organización
* Evitar que coincida con una actividad similar
* Horario y Frecuencia de Transporte
* Fin de Semana/ Semana
3. Seleccionar el Lugar
3.1. Ciudad
3.2. Instalaciones específicas
* Capacidad
* Comodidad
* Acceso
* Iluminación
* Equipos
* Wifi (artículos)
--> Se suelen seleccionar varias instalaciones en espacios permanentes y en espacios móviles y hacer un planning de disponibilidad de cada uno de ellos.
5.1. Elegir el Comité Organizador
Responsable General del desarrollo del evento
Supervisa las labores de las comisiones
5.2. Elegir las Comisiones de Trabajo
Equipos de personas que contribuyen a cumplir los pasos del evento sistematizadamente.
Comisiones de Trabajo I
1. Comisión de Logística
Actividades inherentes al apoyo que operativiza y hace posible la ejecución del evento.
1. Transporte
Transporte hasta el evento, alojamiento, visitas, cenas,..
Aparcamiento. Facilitar llegada y salida.
Tener en cuenta que las autoridades y personas de cierto rango con coches de escoltas acompañados de servicios policiales
.
2. Alojamiento
Se suelen ofertar al menos 3 categorías de hoteles.
Conviene hacer un bloqueo tentativo de las habitaciones hasta una fecha límite.
Es habitual que el profesional que reserva pague la primera noche y el asistente paga directamente el resto de las noches reservadas.
Hacer distinción: Habitación individual/doble.
3. Alimentación
Tres opciones
1. Establecimiento con instalaciones
2. Empresa exterior
3. Solución mixta: parte a nivel interno y parte a catering
Importante:
Tener claro qué se quiere: menú, cóctel, coffee break,..
Hora a la que se prestará el servicio, duración y número de personas..
10% más de lo contratado
4. Secretaría
La que se encarga de toda la documentación: acreditaciones, invitaciones, pizarra informativa,..
5. Servicios Generales:
Información, asistencia,..
Comisiones de trabajo II
2. Comisión Técnico-Académica
* Elaborar normas, seleccionar trabajos.
* Revisar temario o puntos definidos que se tratarán en el evento.
* Coordinar ponencias.
3. Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo.
* Promoción y Difusión del Evento.
* Protocolo y Asistencia de Participantes
4. Comisión de Festejos y Recreación
* Celebración de cócteles y fiestas.
* Tours y excursiones
6. Número y Tipo de Asistentes
--> Importante diferenciar por categoría, rango, tratamiento, sexo, edad, lugar que van a ocupar y cuándo, cómo y en qué participarán.

-->Definir cuántas personas formarán la mesa presidencial, quién o quienes presidirán y durante cuánto tiempo y cuándo hablarán.
7. Cronograma General de las Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes
Programa:
1. Técnico/ científico
2. Social
3. Para los acompañantes
4. Turístico
8. Estimación de los Recursos: Inventario Hipotético.
Humanos:
Materiales:
Técnicos:
Personal profesional, especializado, obrero que se requiere para la realización del evento.
Implementos necesarios (lápices, carpetas, mesas, sillas, tarima, ambientador…) y las instalaciones a utilizar.
Equipos de sonido, grabación, interpretación simultánea, apoyo audiovisual, computación, comunicaciones y reproducción, así como formato
Pre-Evento.
Principales pasos
Pre-Evento.
Principales pasos
Pre-Evento.
Principales pasos
Pre-Evento.
Principales pasos
Pre-Evento.
Principales pasos
Pre-Evento.
Principales pasos
Pre-Evento.
Principales pasos
9. Elaborar Presupuesto y Determinar Fuentes de Financiamiento
* Estimar los costes que genera la realización del evento más un 10% de gastos imprevistos.
* Se estiman los posibles ingresos: espacios publicitarios, actividades especiales, venta de comida y bebidas, concesiones para venta, cuotas de registro, donativos y patrocinio,…
10. Selección y Capacitación del Personal
11. Adquisición/Contratación de Material, Equipo y Servicios
Pre-Evento
Herramientas
1. Diagrama de Gantt:
Herramienta para representar las distintas fases, tareas, actividades programadas como parte de un proyecto.
Muestra el origen y el final de las diferentes unidades mínimas de trabajo y los grupos de tareas permitiendo identificar las relaciones e interdependencias entre ellas.
Software libre:
* OpenProj
* KMKey
* KPlato
* GanttProject
* Planner
* NavalPlan
Pre-Evento
Herramientas
2. Checklist:
* Lista de punteo de cada una de las tareas a realizar enmarcadas en un periodo de tiempo.
* Cada uno de las Comisiones de trabajo tendrá un checklist bien definido.
1. Objetivo
2. Fecha
3. Lugar
4. Nombre
5. Comité Organizador
6. Comisiones de Trabajo
6.1. Comisión de Logística
6.2. Comisión Técnico-Académica
6.3. Comisión de Promoción, Relaciones Públicas y Protocolo
6.4. Comisión de Festejos y Recreación.
7. Cronograma General de Actividades
8. Estimación de los Recursos
9. Presupuesto y Fuentes de Financiamiento.
10. Selección y Capacitación del Personal
11. Adquisición/Contratación de Materiales, Equipos y Servicios
salas, aparcamiento, recepción,..
cerca del aeropuerto? cerca de las atracciones turísticas?
Transporte: Taxi? Metro?
Qué incluye? técnicos?, tipos de equipos,..
Adecuada al evento?
gratuito? banda ancha? posibilidad de contratar servicio premium?
Infraestructuras, climatología, atractivo turístico,...
Etapas de un evento
1. Pre-Evento
2. Evento
3. Post-Evento
Fase de coordinación. Días del evento
Fase de valoración. Días después del evento.
Fase de contratación, organización y planificación.
Pre-Evento.
Principales pasos
Claves para Seleccionar el Lugar
1. Capacidad máxima.
3. Seguro contra accidentes y responsabilidad civil.
4. Climatización: Aire acondicionado/calefacción
6. Restricciones en cuanto a ambientación o niveles de ruido
7. Personal incluido: seguridad, mantenimiento de baños, estacionamiento y cuidado de coches.
2. Permisos y habilitaciones necesarias
5. Espacios al aire libre.
8. Limpieza antes y después del evento.
9. Días para el montaje y desmontaje
* Ponentes
* Participantes
* Acompañantes
* Invitados especiales
* Delegados
Encargados de las presentaciones
Público
Acompañan a ponentes, delegados o invitados especiales
Confieren notoriedad al evento
Representantes de una empresa, institución o grupo particular
Qué pasos se os ocurren para el Pre-evento?
innovador, tradicional, ..
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