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Carta Gantt

Herramienta para la planificación del tiempo en la organización de proyectos.

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Transcript of Carta Gantt

Carta Gantt
"Asignando tiempo a diferentes tareas..." Herramientas para la planificación de un proyecto
Tips
para la construcción
Carta Gantt
!Algunos elementos referidos a la
organización
y
planificación
de un proyecto!
Es un registro cronológico gráfico, donde se describen tareas y cuánto tiempo llevará hacerlas.
¿Qué es?
¡Atención!
La Carta Gantt implica
hacer la elección

de las decisiones
más adecuadas acerca de lo que se ha de realizar en el futuro.
Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce los niveles de incertidumbre hacia el proyecto.
Prepara a los integrantes del proyecto para hacer frente a las contingencias que se presenten.
Establece sistematicidad y periodicidad en la toma de decisiones del proyecto.
Reduce al mínimo los riesgos basándose en las decisiones que se han tomado.
Promueve la eficiencia, elimina la improvisación.
Maximiza tiempo, elementos y recursos en todos los niveles de la empresa.
¿En qué nos puede ayudar la Carta Gantt?
¿Puede ayudarnos a conseguir el éxito en un proyecto?
Definido el proyecto de trabajo, haz un
listado con las actividades, tareas o eventos
necesarios para realizar el proyecto.
Identifica el
tiempo
que tomará cada tarea y el responsable.
Haz un
cuadro
para presentar las
tareas, los responsables y los tiempos
definidos, procurando que la tarea y el tiempo de ejecución se muestren en el mismo espacio.
Completa un registro a modo de
bitácora
durante el desarrollo del proyecto. Así, podrás
monitorear e informar sobre el progreso
para garantizar el "control del proyecto"
Es importante considerar...
También puedes incluir los
resultados logrados
en cada etapa.
Concluido el proyecto, señala por escrito, en la misma carta, las posibles soluciones a las dificultades encontradas.
Todos estos elementos podrán hacer tu proyecto más
coherente
y
factible.
Veamos un ejemplo "sencillo" de
Carta Gantt
Imaginemos un proyecto...
A la derecha, encontramos un cuadro de doble entrada: en las
filas
se ubican las actividades por realizar; y en las
columnas
, los intervalos de tiempo del plan de acción. En las celdas correspondientes se indican los plazos considerados para la realización de cada actividad. Por ejemplo, si se está programando el segundo mes de operación de este proyecto, podría hacerse con el siguiente cuadro.
Para que el conjunto de estas acciones no los complique demasiado, recomendamos
ordenarlas.

Para ello organicen el listado de actividades, según el ejemplo que se muestra a continuación.
Mes 2
Deberán preguntarse qué acciones se realizarán para que el proyecto comience a funcionar, tales como, conseguir un local, habilitarlo, obtener permisos, elaborar un presupuesto, distribuir responsabilidades, contratar personas, determinar los horarios en que se ofrecerá el producto o servicio, realizar compras, obtener una línea telefónica, imprimir publicidad u otros materiales, etc
Las posibilidades de Microsoft Project
Para crear una Gantt como primer paso es necesario configurar las diversas tareas o actividades del proyecto.
Puedes añadir a los responsables o encargados para estas labores.
Registrar los recursos o costos vinculados a las actividades.
Es un programa que ofrece herramientas y permite administrar proyectos con eficacia.
Puede mantenerte informado, controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto. Así mejora la productividad.
¿Qué es?
Es relevante, a la hora de planificar las acciones que se desarrollarán para conseguir objetivos, metas u otros relacionados con el éxito del negocio, empresa o proyecto.
¿Cuál es su importancia?
Minimiza
los riesgos y
determina
los resultados, marcando los cursos de acción para que el proyecto funcione de forma eficiente.
En ese seguimiento del proceso, registra todas las acciones, con las respectivas observaciones que
acrediten si la tarea resultó o no resultó
y las
dificultades
que hubo en cada una de las operaciones.
Microsoft Project:
Asignar recursos para el proyecto
Beneficios en la elaboración de la Carta Gantt
Qué es y la importancia de hacer una carta Gantt.
Tips para elaborar una carta Gantt.
La "Carta Gantt" y Microsoft Project.
En esta cápsula de aprendizaje podrás encontrar:
Microsoft Project
El Diagrama de Gantt
¿Qué son las actividades o tareas?
Las actividades o tareas son aquellos trabajos que son necesarios para llevar a cabo un proyecto.
Específicas y no generales, de manera que la información sea clara y precisa.
Título de su proyecto
Ingrese las tareas del proyecto
Agrupe las tareas del proyecto
Calendario: Seleccione la duración total de su proyecto.
Agrupe las tareas de las "subtareas"
Tareas "Predecesoras"
Ir a la vista “Diagrama de Gantt”.
En la columna de "duración de cada tarea" establezca el tiempo, el cual puede ser en días, horas, etc.
Cuando la duración es estimada, agregue un símbolo de interrogación al final del número que ingresó.
Verifique la correspondencia de las fechas con lo que usted requiere.
Algunas claves para su uso
Es importante mencionar, que deben ser:
Al introducir la duración observará que el diagrama, de la derecha, se va modificando (Diagrama de Grantt)
Ingrese los datos para dar inicio a su proyecto.
Este campo muestra una lista de los números identificador de tarea de las "tareas predecesoras" de las cuales depende antes de poder comenzar o finalizar. Cada predecesora, está vinculada a la tarea por un tipo específico de dependencia entre tareas y por un tiempo de adelanto o tiempo de retardo.
Duración de tareas
Una vez que hayamos definido los recursos en la hoja de "recursos" podemos
asignárselo a las tareas.
Para ello en la vista "Diagrama de Gantt", debemos:

Posesionamos el mouse sobre la tarea a la cuál le asignaremos el/los recursos.

En la barra de herramientas hacer clic en Asignar recursos.
Aparecerá el siguiente cuadro, donde puedes elegir el/los recursos.
Asignar costos al proyecto

Los costos son un factor muy importante en un proyecto, sobre todo si nuestro proyecto depende del factor económico.
Tenemos tres tipos de costos:
Determinado por
Tasa
: Son las tasas de pago; para los recursos de trabajo, existe la Tasa Estándar y la Tasa Hora Extra. Ambas son el costo que tiene el recurso por hora.

Determinado por
Uso
: Es decir, que se determina un valor como el costo que tiene cada vez que se utilice el recurso.

Costo Fijo
: Esta enfocado a las tareas que, sin importar la duración o el trabajo elaborado se establece un costo en el que el recurso no interviene.
¿Cómo asignar costos?
Puedes agregar distintos tipos de costos de acuerdo a sus categorías (Tasa, uso y costo fijo)
Por ejemplo, para asignar un costo fijo:
Cambiar a la vista Diagrama de Gantt mediante el menú Ver .
Agregamos la columna costo fijo.
Ingresar el valor correspondiente en la celda que se relaciona a la tarea que queramos ingresar un costo fijo.
Seleccione todas las filas y haga click en la flecha verde que va en dirección derecha. Aquí le está diciendo al programa cuales son las tareas de su proyecto:
"Preparación de un seminario"
Agrupe las tareas por fases.
Seleccione las subtareas bajo el nombre de la tarea y utilice los íconos de esquema aumentando la sangría para que queden dentro del grupo que Usted requiere.
íconos del sistema
Tarea
Subtareas
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