The Internet belongs to everyone. Let’s keep it that way.

Protect Net Neutrality
Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Copy of Virtueel overleggen

No description
by

Nader Ale Ebrahim

on 5 May 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Copy of Virtueel overleggen

Virtueel overleggen
Marijn Patfoort
Sam Van Den Meersche
Hannelore Minne
Julie Vanslambrouck
Pieter-Jan De Groote
Pierre Verheyen

Kenmerken van het virtueel team
Geografisch verspreid en maken gebruik van communicatie-technologieën
Klein team
gedreven door gemeenschappelijk doel
Geen vast team en grensoverschrijdende samenwerking
Teamleden zijn kenniswerkers en kunnen tot verschillende bedrijven behoren
Doelmatig leiderschap in virtuele teams?
Communicatie
Inzicht
Duidelijkheid over de rollen
Leiderschap attitude
Technologie?
technologie => snelle evolutie

verschillende platformen en netwerken
1e generatie technologieën
= E-mail en conference calls

2e generatie
= PPT presentaties, video materiaal en online meeting materiaal

3e generatie
= Webgebaseerde gedeelde werkplaats met intranet of internet
CAVE: De meest geavanceerde technologie leidt niet noodzakelijk tot effectieve Virtual Team (VT)!
=> Interne groepsdynamiek en externe ondersteunings-mechanismen moeten eveneens aanwezig moeten zijn om te slagen in de virtuele wereld.
Synchrone computer-gemedieerde communicatie (CMC)
bv. videoconference

Asynchrone CMC
bv. forum, email

Meestal in combinatie met face-to-face (FTF) communicatie
=’hybride’ team i.p.v. een ‘virtueel’ team met enkel CMC)
Rijke media (FTF als rijkste medium)


Schrale media (andere media als schralere media met minder tragere feedback en minder signalen)

Er wordt voorgesteld dat ad-hoc teams best werken in de FTF-modus, terwijl gevestigde teams gewoon via CMC kunnen meeten
Videoconference
Room-based VideoConference (VC)
Best gekend in de Europese en Amerikaanse bedrijfswereld
Internet-based VideoConference
Veel lagere kost (soms zelfs gratis),
maar meestal ten koste van kwaliteit en functionaliteit
Culturele aspecten
Vergaderen met mensen vanuit andere geografische locatie
Hofstede's culturele dimensie
Power distance (PD)
Culturen met hoge PD
Liever face-to-face
Kloof tussen managers en ondergeschikten

Culturen met lage PD
Gelijke mensenrechten
Uncertainty avoidance (UA)
Hoge UA cultuur
Onzekerheid minimaliseren door strikte regels en wetten
Communicatie moet duidelijk, expliciet en gebasseerd zijn op feiten
Collectivisme & individualisme
Culturen met collectivisme
Meer groepsgevoel
Gezamelijke beslissingen

Culturen met individualisme
Zullen eerder voor zichzelf zorgen
Masculinity
Bij hoge masculinity: kloof tussen man en vrouw

Bij lage masculinity: man en vrouw gelijk behandeld
Power distance
Uncertainty avoidance
Individualisme vs collectivisme
Masculinity
Beide partijen moeten goed weten dat ze beide van een andere cultuur zijn
Belangrijk dat bij virtuele communicatie de culturele barrières overwonnen worden
Sommige managers weten pas hoe ze beïnvloed worden door hun eigen cultuur, eenmaal ze met een andere cultuur communiceren
Conclusie culturele aspecten

Perceptie van elke cultuur verschilt
Bewust zijn van verschillen in cultuur
Wat bij ene cultuur normaal is, is bij andere ongepast
Theoretische benaderingen
5 fasen bij virtuele communicatie
Preparations (‘voorbereiding’) :
Taken en beslissingen

Launch (‘lancering‘) :
Kick off à alle leden moeten elkaar ontmoeten face to face

Performance management (‘prestatie beheer’) :
Leiderschap

Training & Team development (‘training & teamontwikkeling‘)

Disbanding (‘ontbinding’):
Erkenning van de bereikte resultaten
Media Richness Theory (MRT)
-Rangschikken & evalueren van medium op basis van hun rijkdom
-Ontwikkeld door Daft en Lengel

-Vier factoren beïnvloeden de rijkdom van een medium :
* De mogelijkheid om meerdere informatie signalen tegelijk te verwerken
* De mogelijkheid tot onmiddellijke feedback
* Het vermogen om natuurlijke taal te gebruiken
* De mogelijkheid tot persoonlijke focus of concentratie

-Groepen met een media met hoge rijkdom
-- > een hoge efficiëntie: onmiddellijke feedback, veel mogelijkheid tot verduidelijkingen en vragen stellen, fouten worden gecorrigeerd door de groep.
Media Synchronicity Theory (MST)
-Richt zich op het vermogen die het medium heeft om informatie te verwerken/af te handelen (= synchroniciteit)

-Vijf belangrijke kenmerken van media:
* O
nmiddellijke feedback
*
Transmissie snelheid
* P
arallellisme
(aantal kanalen dat gelijktijdig kan gebruikt worden)
* S
ymbol variety
(verschillende manieren van voorstellen van dezelfde info)
* R
ehearsability

(berichten lezen en bewerken vóór versturen of na ontvangen)
* R
eprocessibility
(ontvanger kan meerdere malen het bericht lezen, bekijken of luisteren)

-CMC communication ( computer-mediated communication) is superieur tov FTF op het vlak van parallellisme, rehearsability en reprocessibility.

-FTF en video/audio zijn superieur op het vlak van feedback en symbol variety.
Adaptive Structuration Theory (AST)
Groepen gebruiken & aanpassen de technologische hulpmiddelen op verschillende manieren

De technologische hulpmiddelen bieden een aantal functionaliteiten die, door de interactie met de sociale aspecten (van de gebruikers), aanpassingen ondergaan.

Een groep past een medium aan en dit leidt tot verschillende manieren van verwerking van communicatie.

Selectie van medium : gebaseerd op knowledge conversie (transformatie van kennis)
VOORDELEN
• Verminderen van broeikasgassen
- Verplaatsingen drastisch inperken

Extra energieverbruik bij videoconferentie blijft lager dan bij een fysieke ontmoeting waarbij het energieverbruik constant blijft eenmaal de verplaatsing gedaan is.
• Tijdsbesparing
- ‘Time is money’
- Gewonnen tijd kan benut worden voor extra werk te doen

• Geldbesparing
- Geen extra kosten meer zoals reiskostenvergoedingen of accomodatiekosten

• Informatie-overdracht
- Documenten moeten op voorhand doorgestuurd worden dus last-minute wijzigingen niet meer mogelijk
- Mogelijkheid om mee te discussiëren voor personen die niet fysiek aanwezig kunnen zijn

• Verminderen private kost
- Minder lang weg van huis
- Later moeten opstaan
- Geen vliegangst meer overwinnen
- …

-> Comfortabelere positie voor de werknemer

• Kennisgebrek
- Niet iedereen is in staat om met nieuwe technologie te werken
- Oplossing? Gerichte opleidingen geven

• Efficiëntieverlies
- Bepaalde personen zullen passiever deelnemen

• Tijdskost
- Meer tijd nodig om tot een consensus te komen
• Gebrek aan vertrouwen
- Vertrouwen wordt grotendeels opgebouwd door de fysieke aanwezigheid van mensen
- “Trust needs touch”

• Verlies networking
- Zakenmensen zullen minder snel met elkaar in contact komen

NADELEN
Bronnen
Aiken, M.& Paolillo J. (2000). An abductive model of group support systems. Information & Management, 37, 87-94.

Bazarova, N. N., Walther, J. B., & McLeod, P. L. (2012). Minority Influence in Virtual Groups A Comparison of Four Theories of Minority Influence.Communication Research, 39(3), 295-316.

Czarnecka, B. (2013). The conditions of working in a successful virtual team.BUSINESS AND NON-PROFIT ORGANIZATIONS FACING INCREASED COMPETITION AND GROWING CUSTOMERS’DEMANDS.

Dekker, D.M., Rutte, S.G., & Van den Berg, P.T. (2008). Cultural differences in the perception of critical interaction behaviors in global virtual teams. International Journal of Intercultural Relations, 32, 441-452.

Duran, V. & Popescu, A.D. (2014). The challenge of multicultural communication in virtual teams. Procedia - Social and Behavioral Sciences, 109, 365-369.

Ebrahim, N. A., Ahmed, S., & Taha, Z. (2009). Virtual Teams: a Literature Review. Australian Journal of Basic & Applied Sciences, 3(3).

Han, H.-J.; Hiltz, S. R.; Fjermestad, J.; Wang, Y.K. (2011) Does Medium Matter? A Comparison of Initial Meeting Modes for Virtual Teams. IEEE Transactions On Professional Communication, 54 (4), 376-39.

Julsrud, T.E.; Hjorthol, R.; Denstadli, M.J. (2012). Business meetings: do new videoconferencing technologies change communication patterns? Journal of Transport Geography, 24, 396-403.

Kirkman, B. e.a. (2002). Five challenges to virtual team succes: lessons from Sabre, Inc. Academy of Management Executive, 16(3), 67-79

Nader, A. E.; Shamsuddin, A.; Salwa, H.A.R.; Zahari, T. (2012). Technology Use in the Virtual R&D Teams. American Journal of Engineering and Applied Sciences, 5 (1), 9-14.

Pongolini, J.; Lundin, J.; Svensson, L. (2011). Global Online Meetings in Virtual Teams –from Media Choice to Interaction Negotiation. Proceedings of the 5th International Conference on Communities and Technologies, 108-117.

Powell, A., Piccoli, G., & Ives, B. (2004). Virtual teams: a review of current literature and directions for future research. ACM Sigmis Database, 35(1), 6-36.

Sox, C. B., Kline, S. F., & Crews, T. B. (2014). Identifying best practices, opportunities and barriers in meeting planning for Generation Y. International Journal of Hospitality Management, 36, 244-254.
Full transcript