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Sistema de información para compras y abastecimientos.

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Estephania Jimenez

on 20 May 2016

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Transcript of Sistema de información para compras y abastecimientos.

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Situaciones que dan origen a la compra en una organización.
Hay dos situaciones que dan origen a la compra en las empresas, la primera es cuando el departamento o encargado de compras recibe una
Requisición de compras por parte de otra persona o departamento de la empresa. Y la segunda es cuando el propio encargado de las compras (ya sea persona o departamento) identifica una necesidad dentro de su departamento o de algún otro departamento que pueda ser cubierta mediante una compra.

¿Como establecemos un control?
-Sistema de información para compras y abastecimientos.

- Selección y control de proveedores.


Es el de establecer una lista de aquellas empresas u organizaciones que nos ofrecen sus productos o materias primas.
Se debe de ver si con los productos o materia prima que ofrece van a tener un alto impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad.
COMO ENCONTRAR PROVEEDORES
SELECCION Y CONTROL DE PROVEEDORES
EQUIPO 1:

-Roberto Fabian Llamas Sanchez

-Karen Selena López Hernandez

-Estephania Gomez Jimenez
Maestra:

*Yeri Gisela Catillo Bautista

Materia:

--Operaciones--

Algunas de las formas más empleadas para encontrar proveedores son:
Catálogos
Directorios telefónicos
Guías de compradores
Internet
Base de datos
Revistas de comercio
Registros

CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES
Se realiza bajo el siguiente esquema:
Competencia de precios.
Competencias Tecnológicas.
Competencia de servicios.
Localización Geográfica.
Representación de ventas.
Condiciones de reciprocidad.

Henry Farol: El control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el PANM adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Robert C. Appleby: La medición y corrección de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurar que tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplan económica y eficazmente.
Es la supervisión óptima de la realizaron de un proceso que lleva a como objetivo una meta determinada, dentro de organización.
EJEMPLOS:
1. Proveedor de mensajería: en tu organización tienes un producto de alta calidad y muy bien valorado por el mercado, pero si utilizas un servicio de mensajería que por sistema no entrega en plazo tus pedidos. ¿Crees que afecta a tu calidad?

2. Proveedor de tuercas especializadas en una cadena de montaje de coches: si fabricas coches y las tuercas que compras no cumplen con los requisitos solicitados, ¿podrás montar bien el coche?

EJEMPLOS:
1. Proveedor de mensajería: en tu organización tienes un producto de alta calidad y muy bien valorado por el mercado, pero si utilizas un servicio de mensajería que por sistema no entrega en plazo tus pedidos. ¿Crees que afecta a tu calidad?

2. Proveedor de tuercas especializadas en una cadena de montaje de coches: si fabricas coches y las tuercas que compras no cumplen con los requisitos solicitados, ¿podrás montar bien el coche?


TOMA DE DECISIONES

CONCEPTO Y OBJETIVO

Requisito imprescindible tanto en los Sistemas de Calidad como en los de Medio Ambiente representa un pilar indispensable en todas las organizaciones con independencia de tener o no implantado un Sistema de Gestión.

En otras palabras incluso se puede mencionar que el control de proveedores es importante para optimizar recursos, en este caso podemos mencionar los humanos, de tiempo y económicos.
MARCO LEGAL

Norma ISO 9001 (Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos)

“La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto final.”
INFORMACION PARA REALIZAR EL CONTROL A PROVEEDORES

El control de proveedores es un registro que se realiza, incluye aquellas empresas
que cuentan y comercializan con insumos y/o servicios que las empresas utilizan para la fabricación de productos o servicios. Es un formato que deberá dar a conocer toda la información del proveedor y los productos que este oferta, esta información podrá se: nombre de la empresa, dirección de la empresa, nombre del asesor comercial, teléfonos, línea de producto ofertado, e-mail de la empresa, calidad del producto, forma de pago y tiempo de entrega.

CARACTERISTICAS A LA HORA DE SELECCIONAR UN PROVEEDOR
1. Selección y formación de grupos expertos:
aquellas personas que posean experiencia en la materia.
2. Determinación y clasificación de insumos necesarios:
El grupo de trabajo debe definir los insumos que necesita la organización y una vez listados todos, se procede a su clasificación de acuerdo a su importancia para el cliente y(o) impacto en el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
3. Determinación de los criterios relevantes para la selección de proveedores:

Una vez que ya se tienen clasificados los insumos que necesita aprovisionar la empresa se procede a fijar los criterios que la entidad considere de mayor importancia para seleccionar a sus proveedores.
a) Precio
b) Calidad
c) Pago
d) Entrega
e) Servicio de poste venta
f) Otros factores
:
como experiencia, reputación, organización, localización, servicio al cliente, convenios publicitarios, situación económica, tamaño, fabricante o mayorista.
4. Definición de la cartera de proveedores:

En este paso se procede a definir todos los posibles proveedores para la empresa.

5. Asignar valor de prioridad a cada proveedor.


6. SELECCIÓN DEL MEJOR PROVEEDOR.


El área de Compras es un equipo de la Gerencia Administrativa de la Compañía, el cual tiene la responsabilidad de obtener materiales, abastecimientos, productos y servicios que necesitan los demás departamentos de la empresa para realizar sus actividades, lo cual lo convierte en un mediador entre la empresa y los proveedores.

Conceptualización del Departamento/ Área de Compras.


Dentro de las funciones que realiza el área de compras podemos encontrar las siguientes: Investigación de precios*, elección de proveedores, relaciones con los mismos, emisión de órdenes de compra, inspección de pedido, investigaciones de mercado*, cobertura de facturas.

Funciones que realiza el Área de Compras.
Funciones que realiza el Área de Compras
Investigación de precios,
Elección de proveedores,
Relaciones con los mismos,
Emisión de órdenes de compra,
Inspección de pedido,
Investigaciones de mercado,
Cobertura de facturas.


Objetivos e importancia
Reducción de los Costos y obtención de utilidades:
trabajar con el menor número de recursos económicos posibles. buscando la eficiencia y eficacia en sus procesos de selección de proveedores y operación dentro de la organización
Brindar un servicio:
El departamento de compras debe servir y apoyar a los demás departamentos de la organización en lo que se refiere a identificar y satisfacer las necesidades que cada uno de estos tenga
Obtener financiamiento:
Debe buscar que sus proveedores le otorguen financiamientos para realizar las compras
Controlar los tratos comerciales con los proveedores:
Se encargue únicamente de las negociaciones con los proveedores, para evitar que otras personas se enteren de información que solo les interesa al comprador y al proveedor
Tipo de compra y abastecimiento:
• Compras anticipadas: son las que pueden ser planeadas y llevadas a cabo de antemano, es el caso del abastecimiento. También pueden ser compras especulativas, las cuales dependen del criterio que se tenga sobre el futuro.


• Compras de emergencia: Es cuando debemos realizar compras no planeadas, sin la cual es la empresa no podría cumplir con sus objetivos.


• Compras de excedentes: consiste en comprar más de lo que se va a utilizar, para tener una reserva de materia prima en caso de emergencia, o imprevistos.
• Compras de artículos relacionados: Son aquellas compras que no van destinadas a la producción, sino a la operación de la empresa ya sea en áreas contables o administrativas.

• Compras de elementos especiales: Se dan por ejemplo en la compra de maquinaria, son compras de artículos importantes para la empresa pero que no van relacionadas con los insumos que esta utiliza.

Las compras y por ende el abastecimiento se rigen por principios básicos, es decir por reglas que regulan el ejercicio de la compra en las entidades. Son cuatro los principios básicos
:

Principios básicos de Compras y Abastecimientos.
Calidad:
La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un artículo sea de calidad lo que implica es que ese artículo satisfaga una necesidad que yo tenga.

Cantidad:
La cantidad de lo que se debe comprar es un factor fundamental.

Precio
: El precio es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual sirve para determinar el valor de cambio para dicho bien o servicio.

Servicio:
es un conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades del cliente y el extra que nos da nuestro proveedor.

VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN.

Especialización del departamento abasteciento
Descuentos por cantidad comparada.
Contabilización expedita (la documentación solo proviene de una fuente departamento de compras.
Mejor control presupuestario
Valores.
1. Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas.
2. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.
3. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada dólar gastado.
4. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.
5. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.
6. Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada.
7. Evitar prácticas deshonestas.
8. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.
9. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.
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