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mapa Acuerdo 060 del 2001.. liz, carolina, keidy

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on 9 April 2014

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Transcript of mapa Acuerdo 060 del 2001.. liz, carolina, keidy

Definiciones:
Archivo electrónico.
Comunicaciones Oficiales.
Correspondencia.
Documento electrónico de archivo.
Documento Original.
Documento Público.
Radicación de comunicaciones oficiales.
Registro de Comunicaciones oficiales.
Serie documental.
Serie documental.

ARTICULO TERCERO
ARTICULO CUARTO
ACUERDO No. 060
(30 de octubre de 2001)

Por el cual se establecen pautas para la administración de las
comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas.
ARTICULO PRIMERO:
Establecer los lineamientos y procedimientos a las entidades públicas y las privadas, cumplir con los programas de gestión documental, para la producción, recepción, distribución, seguimiento, conservación y consulta de los documentos.
ARTICULO SEGUNDO
Archivo electrónico
Comunicaciones Oficiales
Correspondencia
Documento electrónico de archivo
Documento Original
Documento Público
Radicación de comunicaciones oficiales
Registro de Comunicaciones oficiales
Serie documental
Unidades de Correspondencia
Firmas responsables

Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión , centrales e históricos.
ARTICULO QUINTO
Procedimientos para la radicación de
comunicaciones oficiales:
No se podrán reservar números de
radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados,
la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.
ARTICULO SEXTO
Numeración de actos administrativos:
ACTA 001
ARTÍCULO SÉPTIMO
Comunicaciones internas:
ARTICULO OCTAVO
Control de comunicaciones oficiales:
Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas.
ARTICULO NOVENO
Conservación documental:
GRACIAS........
ARTICULO DÉCIMO. comunicaciones oficiales recibidas
.

ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO
Comunicaciones oficiales vía fax
:
ARTICULO DÉCIMO TERCERO
Comunicaciones oficiales por correo
electrónico:
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.
Este articulo se relaciona de acuerdo la Ley 527 de 1999 la cual define el uso de los mensajes de datos comercio electrónico.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO
Imagen corporativa:
Las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO
Horarios de Atención al Público:
Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO
El presente Acuerdo rige a partir de su
expedición.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dado en Bogotá a los treinta (30) días del mes de octubre del año dos mil
uno (2001).
ARACELI MORALES LÓPEZ
Presidente
ELSA MORENO SANDOVAL
Secretario Técnico
ACUERDO N° 060
(30 DE OCTUBRE DE 2001)










PRESENTADO POR:
Lice arledy nizo
Carolina molina
keidy novoa

TG. GESTION ADMINISTRATIVA
CONSIDERANDO:

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas,
es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Mediante los siguientes articulos:
Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”
Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO: COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS:

Las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel, se elaborarán en original y máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia
a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes y la segunda copia reposará en el
consecutivo de la unidad de correspondencia, por el tiempo establecido en su tabla de retención documental. En los casos en los cuales haya varios
destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales.
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación en la unidad de correspondencia, la cual se encargará de dar los lineamientos para el control y establecer los procedimientos adecuados para su administración.
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
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