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Disposición final de los documentos

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on 1 May 2016

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La conservación total

Son aplicables a los que tienen un valor permanente..

Marco normativo
Sobre uso de medios tecnológicos para conservación de archivos según las TRD, transferencias documentales secundarias, guarda y custodia hojas de vida. Protección del patrimonio documental y artístico entre otros.
Disposición final de los documentos
DISPOSICION FINAL
DE LOS
DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, a lo dispuesto en las TRD y/o TVD.
Eliminación de documentos
Son aplicables a la disposición final de las TRD y/o TVD para aquellos que han perdido su valor primario y secundario, sin la necesidad de conservarlos en otro soporte.

- Aplicaron de lo estipulado en las TRD y/o TVD.
- Valoración avalada por el comité de archivo.
- Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación.

Actividades
Es donde elegimos (según las TRD y/o TVD) eliminar o conservar los documentos.
- Recepción de transferencias secundarias.
- Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios.
- Conservación y preservación de los documentos.

selección documental
Escoger una muestra de carácter representativo, para su conservación permanente según las TRD y/o TVD.
- Aplicación de método elegido.
- Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio.

Microfilmación
Permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película.
- Determinación de metodología y plan de trabajo.
- Fines o utilización de la técnica.
- Control de calidad de todo el proceso.
Técnicas
Digitalización
Permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra que solo puede ser leída o interpretada por computador.
- Determinación de la metodología por computadora.
- Definición de calidad según la fase del ciclo vital en la cual se requiere.
- Control de calidad de todo el proceso.

Las unidades de correspondencia como parte integral de un PGD
En el acuerdo AGN 060 de 2001 nos dice que cada entidad debe tener implementada esta parte en un PGD, y esto nos sirve para las comunicaciones internas y externas y según la estructura orgánico-funcional de la entidad debe tener implementada una tecnología para que este tipo de función se haga de una manera rápida y veraz.

Los procesos de unidad de correspondencia que desarrolla un PGD son:
- Recepción.
- Distribución.
- Tramite.
- Conservación.
- Consulta de documentos.

Formación de archivos según el ciclo vital del documento
Según la ley 594 de 2000 en su art. 23 los archivos son clasificados en archivos de gestión, archivo central y archivo histórico o permanente.
Archivo de gestión
Son documentos que tienen un uso continuo en forma de consulta administrativa u otro. Su trámite es para realizar respuesta o solución a asuntos iniciados. En este tipo de archivo se realizan todos los procesos de un PGD.
Archivo central
En este se agrupan los documentos transferidos por el archivo de gestion de cada dependencia, su consulta no es tan frecuente pero siguen con vigencia. Los procesos de un PGD que hace en desarrollo de sus actividades son:

- organización.
- consulta.
- conservación.
- disposición final de documentos.


Archivo histórico o permanente

En este se transfieren desde el archivo central los documentos que deben ser conservados por su importancia histórica o cultural. Los procesos de un PGD que hace en desarrollo de sus actividades son:

- organización.
- consulta.
- Conservación.
- Disposición final de documento.
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