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Copy of RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

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by

silvia moreno casadiego

on 7 March 2014

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PLANTILLAS
PROCESO AUTOMATIZADO
Acuerdo 060 del 2001

Por el cual se establecen pautas para la administracion de las comunicaciones oficiales en las entidades publicas y las privadas que cumplen funciones publicas.
RECIBO DE DOCUMENTOS
El encargado de la unidad documental estableció según manual de procedimientos los siguientes pasos:
FORMATOS DE RECIBO DE DOCUMENTOS
DESPACHO DE DOCUMENTOS
La unidad documental con el fin de lograr la productividad y eficacia en los procesos debe formalizar la producción y tramite de datos internos y externos.
FORMATOS DE DESPACHO DE DOCUMENTOS
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA POR DEPENDENCIAS
RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
2004
2007
2013
2010
2001
1998
REVISIÓN
El encargado de la unidad documental procede a revisar el documento que sea de la competencia de la empresa, que tenga los anexos, datos del destino, origen de documento, ciudadano o de la entidad, direccion y asunto.

NOTA: Si la comunicación no viene firmada se colocara la fecha y se trasladara sin radicar a la dependencia correspondiente para que la analice y den el dato respectivo.
RADICACIÓN
El funcionario encargado de la gestion documental, plasma el sello radicador sobre el documento oficial y diligencia sus partes.

1. Numero de radicado según el orden consecutivo de recibo.
2. Fecha con el sello fechador.
3. Hora: hora militar
4.Pase a: Código de la dependencia, donde se dirige el documento
5. Atendido: responsable del proceso del documento
6.Numero de respuesta: cuando se responda el documento
7.Fecha: fecha de salida: cuando se despacha el documento.
8. Cuando se archive el documento


DIGITALIZACIÓN
El funcionario encargado de la gestión documental procede a: Digitalizar el documento convirtiéndolo a formato PDF,el cual se guardara con el mismo número de radicado de la siguiente manera
REGISTRO
El encargado de la unidad documental procederá a :
diligenciar el formato FRCE002 en el que se registrara los datos mas importantes del documento.
RECEPCIÓN
Se estableció según manual de procedimientos los siguientes aspectos:

1.Horario de atención de las 7:30 a las 11:00 y de las 13:00 a las 16:00 horas.
2. solo se recibirá correspondencia oficial y datos contables.
3. Conducto directo, Ejemplo: Correo electrónico, certificado, mensajero o persona natural.
Generalidades en el recibo de documentos por conducto directo:

*El documento recibido debe ser oficial
*Debe estar dirigida a un funcionario de la entidad o la empresa
*El sobre o empaque debe venir en buen estado.

NOTA: Para el recibo de documentos contables se realizara el
siguiente proceso:
Se recibe el documento, se coloca la ficha, se diligencia el formato
en ecxel FDC001 y se envía al encargado de contabilidad
APERTURA
El funcionario encargado de la unidad documental procede a abrir el sobre o empaque buscando no afectar el contenido de este y procede a extraer los documentos y anexos.

Solo se recibe correspondencia directa.
Mensajero o persona natural
Solo se reciben comunicaciones oficiales.

Anexos
Copias
Datos del remitente
Firma
Dirección
Asunto
DISTRIBUCUÓN Y REPARTO
El encargado de la unidad documental procederá a:
Por medio de la dependencia (nombre) encargado de los documentos a la dependencia que correspondan, para ello debe diligenciar el formato FCEDR003
ELABORACIÓN
El encargados de elaborar documentos internos y datos externos aspectos a normalizar GTC 185 para la elaboración de datos normas gramaticales , morfológicas .

soporte
tomando como eficiencia NTC 4436 tipo / papel
modelo y estilo común interno y externo b bloque
políticas de organizado asunto

margenes - superior 4 CM
- inferior 25 CM
- derecho 3 CM
- izquierdo 4 CM

modelo y estilo de diseñar las siguientes plantillas
C I CE
FCIC=0001 FCEC = 0001
FCIM=0002 FCE CON = 0002
FCII=003 FCCE= 0003
FCIA=004

VERIFICACIÓN
El encargado de la unidad documental procederá a llevar el correo institucional siendo las 9:00 de la mañana o 16:30 de la tarde y revisara los siguientes aspectos:

* Cumpla con el formato indicado según procesos.
* Tenga relación con el antecedente si es necesario.
* Anexos.
* Requisitos. presentando margenes, numeración gramaticales, morfológicas y sintaxis.

NOTA: Si el documento esta bien elaborado se imprime.
Si el documento no cumple con los requisitos atenuante mente según los propuestos se devuelve a la dependencia junto con FOC001.

NUMERACIÓN Y FECHADO
El encargado de la unidad documental procederá a ubicar el consecutivo de correspondencia despachada ubicada al lado del código utilizando el numerador ubicando la fecha con el sello fechador, esta correspondencia de salida del documento.
REGISTRO
SEPARACIÓN
*Original para la empresa
*Copia para la unidad documental
*Copia para el departamento.
El encargado de la unidad documental estableció según manual de procedimientos los siguientes pasos:
FIRMA
Según el articulo 4 acuerdo 060 y manual de procedimiento se estipulo
Firmas externas

=
gerente, subgerente, jefe de dependencia
Firmas internas =
coordinadas subdirectores
el articulo activo enviara datos elaborado a la persona responsable de firmar se procede a colocar firma digital sobre el nulo una vez sea auto corregido.

REMISIÓN
El encargado de la dependencia sera el responsable
de enviar la entidad de los datos tanto interno como externo que se requiere enviar interno dejando o enviar a externo a la recepción

NOTA HORARIO INTERNO
MAÑANA= 09:00 HORAS
TARDE = 16:00 HORAS
dado vigente a cualquier hora
se debe adjuntar en forma FCIE
NOTA: Se actualizara el FCER001 al igual que el sello radicador del antecedente.
Atendiendo el articulo 6 del Acuerdo 060/2001, *En caso de presentar errores en la numeración y fechado, se dejara constancia por escrito con la firma del jefe encargado de la unidad documental.
El encargado de la unidad documental procederá a extraer los documentos mas significativos del documento y diligenciar el FCCEO
La entidad cuenta con mensajero interno para correo de área metropolitana de San José de Cúcuta.

*Si el documento se va por fuera del area metropolitana sera enviado por medio del correo certificado "472"

NOTA: se adjunta la plantilla FCID interna coreo despachado.
ENVIO
INTERNAS
EXTERNAS
CORRESPONDENCIA DESPACHADA POR CORREO 472
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