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La communication formelle et informelle

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by

Justine COUILLEAU

on 29 January 2014

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Transcript of La communication formelle et informelle

La communication formelle et informelle
Introduction
La communication
est l'ensemble des stratégies mises en place, par une personne ou un groupe de personnes, pour échanger des ressources et des représentations avec d’autres.
Chaque personne a un filtre, on l’utilise pour transmettre un message, elle a sa façon de voir, sa sphère culturelle et sociale.

La communication formelle
est pratiquée au sein de l'entreprise entre ses différents acteurs. Elle permet d'établir un lien entre chaque individu de l'organisation.

La communication informelle
est un ensemble des échanges non programmées à l'intérieur de l'entreprise et qui ne porte donc pas nécessairement sur l'effectuation du travail ou ne sont pas actés par la hiérarchie.


A quoi ça sert ?
La communication formelle
Les outils de la communication
Les avantages et les inconvénients
Conclusion
La communication est un élément central pour permettre le bon fonctionnement de l'entreprise.
Elle existe sous deux formes complémentaires : la communication formelle et informelle.
Les outils et leurs apports sont divers et variés.
La communication informelle
A quoi ça sert ?
Les fonctions de la communication formelle
Information
Motivation
Rassemblement
Les formes de la communication formelle
Ascendante
Latérale
Descendante
Capacité d’expression libre des individus et des groupes
Réduction des risques de contre pouvoir, de résistance et d’ardeur
Informations sur le climat social et favorise l’écoute par le sommet de la hiérarchie
Flux dont il faut favoriser la fluidité afin d’obtenir une plus grande flexibilité
Permet aux dirigeants d’élaborer de nouvelles stratégies
Utile à la compréhension de la culture de l’entreprise
Les formes de la communication informelle
A quoi ça sert ?
Discussions spontanées et informelles

Echanges dans les endroits n’ayant pas réellement une attribution de communication

Communications téléphoniques informelles

Communication informelle

On n'a pas de trace
Les outils de la communication
Descendante :
transmis par la hiérarchie
Ascendante :
transmis par un membre ou par l’ensemble du personnel à la hiérarchie
Eléments non classables
Communication formelle
C'est la communication officielle
Les outils non hiérarchiques
L’ordre de mission :



C’est une autorisation donnée par une hiérarchie à un employé pour une mission bien déterminée
Décrit les missions et activités qui incombent au salarié en situation professionnelle dans une structure et en un lieu donné
Les mentions obligatoires
L'identification du salarié
Le déroulement de la mission
Le motif de la mission
La signature des parties
Les outils hiérarchiques
La note de service :

C’est un document interne à un service, une administration ou une entreprise par lequel un supérieur adresse à ses subordonnés des instructions sur un problème particulier relevant des activités ou du fonctionnement du service.
Les outils de la communication
Critères essentiels pour réussir une note de service
Cibler les destinaitaires
Le rédacteur doit faire preuve de tact
La note de service devra être précise
L'en-tête d'une note doit apporter les renseignements liés à sa fonction
Les références du service qui émet la note
La date d’émission
Les destinataires de la note
La mention « note »
L’objet et le thème abordé
Les outils non hiérarchiques
Rapport d’activité ou compte rendu :
Les outils de la communication
Les outils non hiérarchiques
La note d’information :

Elle sert à informer, c’est-à-dire qu’elle est écrite et fait circuler l’information entre un destinataire informé et un destinataire à qui il manque l’information.

Elle donne une information, c'est le cas le plus fréquent
Elle peut également demander une information
Elle peut formuler des propositions sur une concertation sur une question posée au sein de l’entreprise
Les objectifs de la note d'information
Les outils de la communication
Note de synthèse :
Clair, bref, concis, pertinent et fluide
Résume le contenu de plusieurs autres documents originaux abordant un thème commun
Accessible à tout le personnel
Garder des traces du déroulement et des résultats
A court terme il informe les absents, on fait le bilan de l’activité réalisée et on évalue l’atteinte des objectifs fixés
A moyen terme, il donne les détails qui permettront à la hiérarchie de rédiger les rapports trimestriels, semestriels et annuels
Introduction
Participants
Compte rendu du déroulement de l'activité
Conclusion
Evaluation de l'activité
Se compose en cinq grandes parties
Ne répond pas toujours aux besoins et aux attentes des membres de l’entreprise, elle est insuffisante, on a ainsi le développement de la communication informelle

Circulation des informations importantes et contrôle des échanges dans le cadre de l’entreprise
Les tâches sont réparties, définies et codifiées
Moyen primordial à la réalisation des objectifs
La communication formelle
La communication informelle
Elle favorise la communication, la coopération et la compréhension entre les individus
Elle perpétue les valeurs sociales auxquelles tient le groupe
Elle permet aux membres de l’entreprise d’avoir un statut et une satisfaction que l’organisation formelle ne peut pas leur fournir
Moins contraignante
Le salarié peut être plus efficace
Les avantages
Véhicule des informations officieuses, plus ou moins fidèles au message initial, ce qui peut engendrer des rumeurs et nuire à l’entreprise
Le conformisme aux valeurs des groupes informels et le contrôle social de l’organisation informelle peut étouffer l’initiale et provoquer le laisser aller
Souvent anecdotique, elle peut manquer d’objectivité
Les objectifs et les besoins des groupes informels ne concordent pas toujours avec les objectifs de base
Les inconvénients
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