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Protocolo Empresarial

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by

Margarida Oliveira

on 10 January 2014

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Transcript of Protocolo Empresarial

Protocolo Empresarial
O que é o protocolo?
- Conjunto de preceitos e formalidades a respeitar no relacionamento entre as entidades e personalidades que as representam

- Baseia-se em regras ancestrais e em tradições que deram origem às boas maneiras à cortesia, mas está nos dias de hoje fundamentada em Leis e Regulamentos

- Estabelece uma ordem lógica facilitando a organização de cerimónias, jantares ou encontros

Etiqueta: conjunto de normas de conduta social que se adaptaram e evoluíram com o progresso das culturas

Boas maneiras: reflexo da educação de cada um, visível nos comportamentos interpessoais



As funções do Gabinete de Relações Públicas, Comunicação e Protocolo
Protocolo Corporativo - Manual Interno da Empresa
Ferramenta fundamental para a organização de eventos e para o gab. responsável pelo protocolo. Deverá incluir:

- a estrutura orgânica e a hierarquia da organização com os respetivos cargos e precedência

- a descrição com detalhe das atividades internas (Conselhos de Administração e Assembleias de Acionistas, por ex.)

- a descrição das atividade externas regulares (entrega anual de prémios de excelência, por ex.)




Eventos oficiais - Protocolo
Numa mesa, idealmente, com número ímpar de lugares: a pessoa mais importante fica ao centro. Se for par, considera-se a existência de uma linha imaginária entre os dois ao centro, sendo o mais importante o da direita, esquerda de quem olha da assistência.

Bandeiras: à direita da presidência, esquerda de quem olha para o palco, ficam as bandeiras oficiais - nacional, união europeia, autarquias), do outro lado, não se misturado, ficarão as bandeiras da empresa, consórcio, multinacional.


Visitas de Estado e Diplomacia Económica
Visitas de Estado: convite aos representantes de uma empresa para acompanhar uma comitiva presidencial ou do Primeiro-Ministro, quando estas estejam vocacionadas para fazer negócio no país onde se realiza a visita oficial ou de Estado

Diplomacia económica no estrangeiro: convite a empresários portugueses para visitar empresas estrangeiras para gerar redes de contacto e gerar oportunidades de negócio ou investimento
Protocolo empresarial - origens
Nasce no final do século XX com a globalização da economia e o aparecimento das multinacionais.

Surge da necessidade de enquadrar e solucionar novas questões ao nível das relações públicas e de adaptar os conceitos da área pública à esfera privada, de forma a uniformizar os códigos de conduta e a fortalecer a imagem das empresas.

Art.º 40 da Lei das Precedências relativo à utilização do protocolo pela sociedade civil: “os dirigentes das confederações patronais e sindicais e de quais outras entidades da sociedade civil, quando convidados para cerimónias oficiais, ocupam o lugar adequado à sua relevância e representatividade”.

Protocolo oficial vs Protocolo privado
- Raiz comum com o protocolo oficial

- Adaptação dos códigos de conduta e cerimoniais à sua atividade interna e internacional

- Influencia diretamente a imagem corporativa fortalecendo-a



Protocolo oficial
Protocolo Europeu nasce no Congresso de Viena de 1815 e estabelece o critério da antiguidade para a precedência entre os Chefes de Estado, baseando-se na data de início de funções.

O Protocolo Internacional, posteriormente criado, inspirou-se em cerca de 90% do Protocolo Europeu

Em Portugal, a Lei das Precedências (Lei n.º 90/2006) constitui a base do protocolo de Estado definindo:

- a hierarquia preferencial entre autoridades de Estados, símbolos nacionais, organizações ou qualquer grupo organizado ou social.

Organizar e acompanhar os eventos externos e internos desde o envio dos convites à organização de um cocktail ou refeição

Apoiar a divulgação dos eventos através do site, newsletter, redes sociais e media, caso sejam públicos

Assegurar as funções de protocolo nas cerimónias e atos oficiais bem como nos eventos internos

Este conhecimento como referido deverá, idealmente, ser transversal e uniforme dentro da organização, para que as mensagens de todos sejam coerentes



- Visita às instalações da empresa, a sucursais ou a fábricas, por entidades oficiais, clientes ou fornecedores

- Apresentações de novos produtos e serviços, feiras de divulgação e promoção, conferências de imprensa

- Assembleias-Gerais de acionistas e reuniões de Administração

- Relacionamento com “shareholders” e “stakeholders”

- No dia-a-dia, através da atuação dos Colaboradores, aperfeiçoando o desempenho dos profissionais de atendimento, secretariado, área comercial e, alargadamente, de todos aqueles que possam lidar com o exterior



Protocolo empresarial – quando é utilizado?
Cargos que não estão incluídos na lista oficial de precedências, pautam-se por normas de representação ou seja, por critérios de ordenação como:

- relação direta com o evento
- a dimensão nacional, regional, distrital, concelhia..
- o estatuto jurídico
- a antiguidade
- idade e estado civil
- reconhecimento público

Estas regras definem as prioridades quando se organiza o "seating", a ordem dos discursos, a prioridade de passagem em cortejos, os lugares à mesa, nos carros, aviões, etc.



Eventos oficiais - regras de representação
Eventos - regras de organização
Além de se assegurar que as regras de protocolo, cabe ainda ao responsável de protocolo:

- Partilhar e afinar o programa do evento com o gabinete de protocolo das entidades convidadas, sobretudo quando forem figuras do Estado

- Estabelecer um comité de boas-vindas

- Preparar uma apresentação vídeo ou powerpoint sobre a empresa

- Ser ou nomear alguém que seja “a voz” do evento e que vá encaminhando e gerindo discretamente os tempos dos discursos

Eventos oficiais - regras de organização
- Preparar uma sala de imprensa e gerir as entrevistas de acordo com a disponibilidade dos convidados

- Prever um local para as assinaturas no Livro de Honra da empresa

- Preparar oferta de flores e/ou presentes alusivos à empresa

- Prever no final do evento um momento para a captação de uma fotografia
Eventos internos - Conselhos de Administração
Mais frequentes e com menor intervenção do gab. de protocolo:

Organização da sala - microfone, blocos de notas, água e copo, canetas, ordem do dia, relatório de contas a ser analisado na reunião, colocação da bandeira do lado direito e decoração da sala em função das cores do logótipo da empresa

Precedências para organização da mesa: Presidente, Vice-Presidentes, Secretário e Vogais




Eventos internos - Assembleias de acionistas
Evento anual, requere uma intervenção maior do gab. de protocolo na logística e adequação das regras protocolares

Precedências: prevalecem os acionistas com o maior o número de ações, a antiguidade e, por fim, por ordem alfabética

De acordo com a dimensão da empresa poderá ser necessário: prever um guião, cronograma dos trabalhos,
estacionamento, segurança, decoração, lugares na mesa da Presidência, harmonização dos materiais institucionais, sistema de som, cobertura jornalística, ofertas institucionais

Também aqui, o resp. de protocolo poderá ser o apresentador discreto que enumera os passos da cerimónia:.

Conclusões
- Manual Interno da empresa: fundamental para a organização de qualquer evento

- Conhecimento global da Lei das Precedências, tendo o documento presente para a organização de qualquer evento com presença de figuras externas

- Ajustamento constante das regras protocolares e comportamentais à situação

- Tendência crescente para a autonomização de um protocolo empresarial
Bibliografia
Intercalar as precedências internas com a Lei das Precedências de Estado, equilibrando as personalidades oficiais e os corpos dirigentes.

Ordem genérica: autoridades oficiais (de acordo com a lei das precedências), convidados especiais e de honra, colaboradores, clientes e fornecedores

“O protocolo bem sucedido é aquele que não é visível, que não complica, simplifica, não cria problemas, só os evita.” (L. Lopes)

AMARAL, Isabel, Imagem e Internacionalização, Editorial Verbo, Lisboa/São Paulo, 2000

AMARAL, Isabel, Imagem e Sucesso-Guia de Protocolo para a Empresa, Verbo, Lisboa, 1999

ANDRADE, Elisabete Vieira Canha de, Gestos de cortesia etiqueta e protocolo. 6ª ed .Texto Editora, Cacém, 1999

BRENNAN, Lynne ; BLOCK, David, Segredos da etiqueta empresarial, Dom Quixote, Lisboa, 1995




LOPES, Lídio, Protocolo Autárquico, Lídio Lopes, Alêtheia Editores, Lisboa, 2009

SERRANO, José de Bouza (coordenador), Apontamentos sobre atendimento, imprensa e protocolo, Edição do Ministério de Comércio e Turismo, Lisboa, 1979

SERRANO, José de Bouza, O Livro do Protocolo, A Esfera dos Livros, Lisboa: 2011

URBINA, José Antonio de, El Protocolo en los negocios, Urbina, Temas de Hoy, Madrid, 1994
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