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Propuesta de Gestión Documental Barbosa

PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE PUENTE NACIONAL
by

Erwin Duarte

on 18 March 2013

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Transcript of Propuesta de Gestión Documental Barbosa

PROPUESTA INTEGRAL PARA LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO E IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE BARBOSA DIAGNÓSTICO Y PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Archivos Ágiles Ltda. Es una empresa de servicios archivísticos y gestión documental, que promueve y ejecuta las políticas y estrategias que difunde el Archivo General de la Nación.

Nuestro compromiso es impulsar el crecimiento y desarrollo empresarial a través del “ágil” acceso de la población y funcionarios a los documentos, como la conservación y preservación del patrimonio documental de las organizaciones y las comunidades.

En Archivos Ágiles disponemos de soluciones para atender diferentes requerimientos del manejo documental, desde la organización de fondos documentales hasta proyectos de modernización tecnológica (SOFTWARE) para la gestión de la información.

Esta propuesta es el resultado de un diagnóstico realizado en las instalaciones de la Alcaldía Municipal, tanto en el depósito de archivo como en las distintas unidades administrativas. Así mismo, lo invitamos a conocer las características de nuestros productos y servicios visitando nuestra página web; www.archivosagiles.com Inducción Que problemáticas se evidencian en gestión documental? No se cuenta con un Sistema de
Gestión Documental que responda a un criterio estándar de administración de documentos Consecuencias Causas No existe un programa de Gestión Documental que regule los procesos de producción, recepción tramite, distribución, organización consulta y disposición final de los documentos.
No se han establecido un plan organizativo o estratégico que defina los procesos de apoyo al interior de la organización.
Descuido de las administraciones anteriores
Desconocimiento de normatividad archivistica y capacitación del personal.
Determinación de diferentes criterios de organización.
Subvaloracion de la importancia del archivo administrativo
Acumulación de documentos sin un criterios estándar de organización.
Desconocimiento de los procedimientos técnicos para organización de series y subseries. No se cuenta con procedimientos ordenados de gestión documental
Desorden administrativo
Deficiencias en el servicio a la comunidad en las peticiones de acceso a los documentos
Perdida de tiempo en el desarrollo y cumplimiento de los tramites.
Deficiencias en el servicio oportuno de la información y acceso a los documentos.
Vulnerabilidad a las sanciones que impone el Sistema Nacional de Archivo por medio de los Órganos de control soportados en la ley. Objetivos del proyecto Objetivo General Organizar y poner en funcionamiento el Sistema de Gestión Documental de la Alcaldía Municipal de Barbosa Objetivos Específicos 1. Diagnosticar, actualizar y aplicar las Tablas de Retención Documental (TRD) para dirigir la organización de la totalidad de los archivos de gestión y central existentes en las instalaciones. 2. Poner al servicio de la administración municipal un equipo de trabajo capacitado. 3. Establecer los parámetros y directrices del PGD de acuerdo a las características de la Entidad. 4.Elaborar por fases o etapas los distintos procesos necesarios para la organización de archivos Justificación Fortalecimiento institucional Direccionamiento POLÍTICAS PARA EL PATRIMONIO DOCUMENTAL MODERNIZACIÓN TECNOLOGÍA El cumplimiento de la normatividad vigente evitará
incurrir en sanciones administrativas: Gracias por su atención Municipio de Barbosa PROPUESTA Y PROGRAMA
GESTIÓN DOCUMENTAL Por:
ARCHIVOS ÁGILES LTDA.

archivosagiles@hotmail.com
www.archivosagiles.com Con el desarrollo del Programa de Gestión Documental en la Alcaldía Municipal de Barbosa se busca que el desempeño de las funciones administrativas se cumpla de acuerdo a la misión por la cual fueron creadas. Teniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la institución. En virtud del Decreto 1126 de 1999, que el artículo 4° de Ley 594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literal h) “Modernización”, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos El artículo 21 de la Ley 594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos. RESULTADOS ESPERADOS. Alinear los objetivos de gestión documental/Organización. Hacer el trabajo más fácil. Compartir Información. Conservar la Memoria Institucional. Mayor calidad en la gestión: sostenibilidad y continuidad del negocio.
Gestión de recursos, control de costos y servicios más adecuados.
Mayor capacidad de demostración de cumplimiento con la legalidad.
Aumento de la capacidad de toma de decisiones efectivas.
Mayor rendimiento de la infraestructura física y tecnológica.
Reducción de información duplicada.
Cohesión mediante la colaboración y compartición de información.
Conservación de la memoria corporativa incluyendo la innovación mediante la reutilización de conocimiento corporativo 5. Suministrar los insumos necesarios en el proceso de organización.

6. Sugerir a la administración municipal la compra de los elementos y mobiliario imprescindibles al archivo y adecuación del espacio físico. Fase 1 Fase 2 y 3 Fase 3 Fases del Proyecto Elaboración, Actualización y aplicación en los archivos de gestión de las Tabla de Retención Documental, como asesorar la consolidación de manuales de funciones procesos y procedimientos acorde al Modelo Estándar de Control Interno (MESI) y el sistema de gestión para la formulación del Programa de Gestión Documental de la Alcaldía de Puente Nacional Proyección de un Software de Gestión Documental "ORFEO" y manejo de Correspondencia (Acompañamiento en creación y puesta en funcionamiento de la unidad de correspondencia). Organización del Fondo Documental Acumulado que actualmente reposa en las instalaciones de la Alcaldía Municipal de Barbosa consolidando el archivo Central e Histórico. No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico o metodológico en materia de gestión documental, se precisa la identificación sistemática de los procesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental, carencia que se constituye en un factor de riesgo para la administración, pues no serviria una soluciones de tipo automatizado sin tener implementado el programa.
Ante esta situación Archivos Agiles Ltda., comprende unos procesos metodológicos eficaces y oportunos para dar solución a las necesidades registradas en esta propuesta, gracias un diagnóstico exclusivo de la Alcaldía Municipal, realizado por nosotros en compromiso con el Programa de Gestión Documental. Este diagnóstico justifica la propuesta planteada. Propuesta de Ejecución Archivística Ejecución Fase 1 Ejecución Fase 2 Proyección Fase 3 1. Investigación preliminar sobre la
institución y fuentes documentales. 2. Análisis e interpretación
de la información recolectada. 5. Seguimiento y actualización de
las Tablas de retención Documental. 1 2 5 Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental (TRD) como un elemento indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán actualizarse y adoptarse a la última estructura organizacional, para la implementación del Programa de Gestión Documental (PGD), siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:

Para la adecuada actualización y aplicación de las Tablas de Retención Documental al interior de cada una de las oficinas de la Alcaldía Municipal y de acuerdo al diagnóstico realizado, es de crucial importancia hacer una revisión exhaustiva, y actualización si es necesario, de los procesos y procedimientos instituidos como del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), de modo que se pueda favorecer su articulación con el sistema de archivo a implementar.

Se propone para la Alcaldía la actualización y seguimiento de la aplicación de las Tablas de Retención Documental siguientes procedimientos. Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.

Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan. 3. Elaboración y presentación de
la Tabla de Retención Documental para
su aprobación. Aplicación 4 3 Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.

Identificar los valores primarios de la documentación o sea los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.

Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales.

Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad.

Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.

Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series cuyo contenido se repite; a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.

En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos. Archivos Agiles preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.

La Alcaldía independientemente por medio de sus funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirá a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación. Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.

Archivos Agiles capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD, así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.

La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo: gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental de acuerdo a los cambios estructurales que haya tenido la alcaldía municipal.

Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo, los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro.

Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva. Se establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y funciones, con la asesoría y acompañamiento de Archivos Agiles.

Las modificaciones a las Tablas de Retención documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.

La Tabla de Retención Documental se aplicará a partir de su aprobación y servirá de referente para la organización y conformación de series y subseries de los documentos producidos con anterioridad a la aprobación , siempre y cuando correspondan a la misma estructura organizacional sobre la cual se basó la elaboración de las TRD. Valor por oficina: $2'000,000
Numero de oficinas: 11
Total: $22'000,000 (Veintidós millones).
Tiempo de Ejecución: 3 meses TRD y su Aplicación en la Organización de Archivos Etapas de la propuesta archivística Descripción del proceso Primera etapa: Análisis situacional
del fondo documental acumulado En esta etapa inicial del proceso se levantará el diagnóstico del Fondo Documental Acumulado, para determinar el estado actual de la organización de la documentación, sus características físicas de conservación y el volumen documental. Segunda etapa: Compilación de la información institucional Para alcanzar esta etapa se recurrirá: Identificación y análisis de los actos administrativos sobre la creación y evolución orgánico –funcional de la Alcaldía.
Análisis de la evolución del organigrama institucional.
Identificación de manuales de funciones y procedimientos.
Identificación de la reglamentación interna de la Alcaldía, referente a la gestión documental y a la administración de archivos institucionales.
Conocer la reglamentación específica que aplica al cumplimiento de las funciones específicas de la Entidad, tanto retrospectivamente como actual o vigente.
Identificación y análisis de los libros de registro y control de documentos.
Conocimiento de las investigaciones e informes de la subdirección científica Tercera etapa: Inventario Documental Se debe levantar un inventario en su estado natural del fondo documental acumulado. El inventario debe recoger información sobre asuntos, dependencias, autores, fechas de producción de los documentos, tipos de unidades de conservación, soportes de almacenamiento, volúmenes de documentos entre otros.

Realizar el inventario de los libros, material audiovisual, material fílmico, fotografías, planos y publicaciones periódicas que se encuentran en el archivo. Cuarta etapa: Valoración Documental Considerando que el proceso de Valoración Documental es uno de los más representativos dentro de la organización archivística, se adelantará la evaluación de la información documental a partir del análisis de los valores primarios y secundarios de los documentos, basándose para ello en los criterios de valoración. Se hará la propuesta de lo que se debe conservar, estableciendo cuanto es de conservación permanente y cuanto se debe eliminar. Quinta etapa: Preparación Física de la Documentación Una vez valorada la documentación y aprobada por el respectivo Comité de Archivo de la entidad, se procederá a la preparación física de la documentación, previendo el cumplimiento de los siguientes procesos:

Procedimientos:
Eliminación del polvo y suciedad superficial mediante la utilización de técnicas manuales teniendo el cuidado necesario para no deteriorar los soportes documentales y mantener la integridad de la información.

Retirar los elementos metálicos y adhesivos presentes, tales como: ganchos, clips, cintas entre otros, teniendo el cuidado necesario de no rasgar la documentación o levantar la información contenida en dichos soportes. Separar los materiales o elementos que no constituyen documentos de archivo tales como: plegables, recortes de prensa, revistas, invitaciones entre otros. Identificar el material que se encuentre afectado por factores de deterioro ambiental, bióticos y antropogénicos, con el propósito de aislarlos del acervo documental y someterlos al tratamiento respectivo señalado para tales efectos por el Laboratorio de Restauración del Archivo General de la Nación. Sexta etapa. Clasificación Física de la
Documentación Elaborar el Cuadro de Clasificación Documental, someterlo a consideración del Comité de Archivo de la entidad y una vez aprobado se aplicará en la organización del fondo documental acumulado.

Como parte constitutiva de este proceso archivístico se tendrá especial cuidado y respeto por las piezas documentales conformadas como producto del trámite normal dentro de cada una de las unidades documentales (carpetas ~ expedientes), respondiendo de esta manera al principio de orden natural que se utiliza en la práctica archivística universal. Séptima etapa: Selección y Eliminación
Documental Una vez elaborada y aprobada la tabla de valoración, se realizará la selección documental de aquellas unidades de conservación que hayan perdido sus valores primarios y que no desarrollen valores secundarios, registrando cada una de ellas en un formato de inventario para eliminación, el cual contendrá como mínimo la siguiente información:

- Denominación de la unidad de conservación
- Fechas extremas
- Número de folios
- Observaciones o notas
- Firma del responsable de la selección documental
- Visto bueno del funcionario responsable de la entidad.

Culminado el proceso descrito anteriormente se llevará a cabo la eliminación física de la documentación, para ello se seguirán los procedimientos y técnicas establecidas por el Archivo General de la Nación. Octava etapa: Ordenación Documental Definido y seleccionado el volumen documental objeto de conservación y transferencia al archivo central se abordará la ordenación de las diferentes series y/o agrupaciones documentales, teniendo en cuenta un sistema de ordenación preestablecido que responda a las necesidades de recuperación y consulta. Novena etapa: Almacenamiento de las
Unidades de Conservación Con el propósito de normalizar e identificar archivísticamente las unidades de conservación del fondo documental de la entidad se procederá al realmacenamiento en cajas de referencia X-200, las cuales serán identificadas así:

- Nombre de la dependencia productora
- Serie y/o agrupación documental
- Nombre de la unidad documental o descripción genérica del contenido
- Número de caja
- Fechas extremas
- Numero de folios
- observaciones. Décima etapa: Descripción Documental Como instrumento complementario de descripción archivística se elaborará, diseñará e implementará una base de datos, guardando las especificaciones técnicas requeridas, de acuerdo con la plataforma tecnológica, que debe contener como mínimo los siguientes campos:

- Fecha
- Oficina productora
- Dependencia
- Número de caja
- Código de la serie y/o agrupación documental de acuerdo con lo establecido en la Tabla Valoración Documental.
- Breve descripción del contenido de la unidad documental.
- Fechas extremas de la unidad documental.
- Identificación, como fondo, sección, subsección. Serie y/o grupo documental.

Nota: En el evento de realizarse la adquisición del software de gestión documental, la descripción se hará directamente en este. Módulos Características Funcionalidades Software de Gestión Documental En la prospectiva de modernización tecnológica de los procesos de administración de archivos es imprescindible que el programa de gestión documental haya sido ejecutado previamente, con el fin de aprovechar al máximo las múltiples funcionalidades y beneficios de un software de gestión documental local o en ambiente web ORFEO. Aumento de la productividad.
Mejora de la distribución de la información.
Acceso Simultaneo.
Mayor operatividad y accesibilidad.
Reducción del tiempo de localización de la información.
Búsquedas exhaustivas.
Vinculación de documentos digitalizados.
Índices Consecutivos por documento.
Manejo automatizado de tablas de retención.
Flexibilidad en consultas impresas en pantalla.
Módulo P.Q.R, peticiones, quejas y reclamos.
Envío de correo electrónico informativo Un Software de gestión documental Comprende módulos de correspondencia interna, externa, enviada y recibida, archivos de gestión activo e inactivo, mensajera, Documentación Técnica integrándolos para facilitar los procesos de clasificación y codificación de las series y subseries definidas en las Tablas de Retención Documental, tipos documentales, niveles, dependencias y localización, proporciona consultas y prestamos ágiles controlados por niveles de acceso para ofrecer una confidencialidad y seguridad de la información de la empresa. Administración: Permite establecer los distintos parámetros y configuraciones del sistema.
Comunicaciones: Automatiza la entrada y salida de correspondencia, optimizando la radicación, distribución, archivo, control y seguimiento de los mismas dentro de la organización.
Archivo: Permite la creación, clasifcación, ordenación, inventario, aplicación de tablas de retención y contro de transferencias documentales al archivo central de manera automática.
SErvicios: Es la automatización de serviciossolicitados por los usuarios, tales como correo, digitalización y consultas. Inversión del Proyecto Talento Humano Materiales e insumos Aspectos Técnicos y Propuesta Económica Equipo de trabajo Descripción del equipo del trabajo Instalaciones Se requieren las siguientes adecuaciones locativas: Electricidad, grietas, techos, humedad de paredes, ventanas y puertas. Es necesario realizar los mencionados arreglos locativos para adecuar el espacio que se tiene y así garantizar la conservación del acervo documental de la Alcaldía Municipal de Puente Nacional

Estos espacios físicos deben cumplir las siguientes condiciones mínimas:

Control de las condiciones ambientales: una temperatura que oscile entre 10y 20 grados centígrados; humedad relativa de 45% a 60%; luz artificial de 50 lux, también la edificación debe contar con ventilación adecuada y en general, siguiendo los parámetros dados en el acuerdo 049 de 2000 del AGN sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos.

La edificación debe contar con medidas de seguridad para la protección de los documentos, tales como sensores de humo, alarmas y cumplir condiciones de ventilación y luz para preservar la documentación. A continuación se describen los elementos de oficina y de archivo requeridos para organizar y almacenar toda la documentación con el fin de obtener las mejores garantías para la protección de la misma durante las fases de depósito y manipulación. Materiales de archivo y oficina Recursos técnicos Se requieren, (escritorios, sillas, mesas de trabajo, estantería) necesarios para el funcionamiento integral. Los cuáles serán suministrados por la alcaldía municipal. Costos del Proyecto Arreglos Locativos Para los depósito correspondientes al archivo se deben adecuar las instalaciones en los aspectos de Electricidad, grietas, techos, humedades, ventanas y puertas, ventilación, Instalación de sensores de humo y mecanismo de seguridad.

Inversión: responsabilidad de la Alcaldía Municipal de Puente Nacional Contratación Fases 2 y 3 del Fondo Documental Acumulado ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA DE BARBOSA CORRESPONDIENTE A 277 METROS LINEALES
$138'500,000 (Ciento treinta y ocho millones quinientos mil pesos) Servicios Archivísticos y de Gestión de la Información Archivos Ágiles Ltda.
Carrera 0 A este # 74-68
Tunja Boyacá. Tel: 3204968427
Email: archivosagiles@hotmail.com
Website: www.archivosagiles.com Erwin Manuel Duarte.
Gerente. Proceso Digitalización Certificada Documentos y expedientes electrónicos Interoperabilidad y SGDEA Modernización de la entidad en concordancia
con los proyectos de Estado Doctora:

Rocio Galeano Jimenmez Alcaldesa.

Barosa Santander. 331 metros lineales de documentación ubicación metros lineales Archivos oficinas:
Archivo Central:
Depósitos de archivo:

Total: 54
80
197

331 TOTAL contratación ETAPA 1: Etapa 3: Software de gestión documental ORFEO Instalación y paramentaron del software,
Capacitación en procesos digitales.
$12'000,000 (Doce Millones) Fase 2 Archivo Central Fase 3 Depósitos inactivos Organización por Metro Lineal
Valor ML: $ 500,000
Numero de ML: 80
Total: $ 40'000,000 Organización por Metro Lineal

Numero de ML: 197
Total: $ 98'500,000
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