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DIRECTIVA N° 005/86-AGN-DGAI

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by

Marlyn Rivera Huamán

on 19 October 2015

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Transcript of DIRECTIVA N° 005/86-AGN-DGAI

ARCHIVO
DE
GESTIÓN
ARCHIVO
PERIFÉRICO
ARCHIVO
CENTRAL
Es el responsable de la organización, conservación y uso de la documentación recibida o producida por una entidad orgánica y de transferirla al Archivo Periférico o al Órgano de Administración de Archivos.

Es el responsable del mantenimiento y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión . Se constituirá cuando la complejidad de funciones, nivel de especialización y ubicación física de las unidades orgánicas así lo requieran.
Es el responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel institucional, así como la conservación y uso de la documentación proveniente de los archivos de gestión y periféricos, e intervenir en la transferencia y eliminación de documentos en coordinación con el Archivo General de la Nación.
Directiva N° 005-86-AGN-DGAI "Normas para la Transferencia de documentos en los Archivos Administrativos del Sector Público Nacional"
OBJETIVO

Orientar las acciones archivísticas para la transferencia de los documentos en los
archivos administrativos del Sector Público Nacional.
FINALIDAD

1. Descongestionar los archivos administrativos de Sector Público Nacional.
2. Aprovechar la disponibilidad de espacio físico, equipos y materiales de los archivos
públicos.
3. Garantizar la integridad y la conservación del patrimonio documental.
Cronograma Anual de Transferencia
El Órgano de Administración de Archivos o Archivo Central, formulará el cronograma anual de transferencia y lo remitirá al Archivo General de la Nación antes del 31 de marzo de cada año.


• Sacar el exceso de los elementos corrosivos del papel como, clips, ligas, fasteners, etc. Dejar sólo lo estrictamente necesario para mantener unida una unidad documental. Por ejemplo: una grapa.


Charla: TRANSFERENCIA DOCUMENTAL Y ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS.
NIVELES DE
ARCHIVOS
Cuándo y a
dónde Transferimos ...
Transferimos al vencimiento de los periodos de retención establecidos en el PCD.
La transferencia de los documentos se efectuará de los archivos de gestión a los
archivos periféricos (si los hubiere), luego al Archivo Central, y de éste al Archivo General de la Nación.
La oficina productora será la encargada de ejecutar el trabajo de preparación de los documentos, con las recomendaciones del Archivo Central basandose en la Normativa Vigente.
PREPARACIÓN DEL DOCUMENTO PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Es recomendable que en el inventario de transferencia se indique la relación de documentos faltantes, si el documento es original y/o copia.

Es recomendable que el traslado de los documentos se efectue en sus unidades de conservación (archivadores de palanca, folderes, files, paquetes).
El Archivo Central será el encargado de guiar todo el procedimiento de la Transferencia Documental.



Se realizará la foliación de acuerdo a lo señalado por la Directiva N° 005-2008-AGN-DNDAAI
La documentación a transferirse deberá estar previamente organizada (clasificada y ordenada).
Disposiciones Generales
La eliminación de documentos es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción de los documentos autorizados expresamente por el Archivo General de la Nación.

El organo de administración de Archivos o el Archivo Central, formulará el cronograma anual de eliminación de documentos y los remitirá al Archivo General de la Nación, antes del 31 de marzo de cada año.
Presentación de la solicitud de Eliminación
El órgano de Administración de Archivos de la Entidad solicitará al AGN la autorización para la eliminación de documentos al vencimiento de los periodos de retención establecidos en el Programa de Control de Documentos.

Las solicitudes de eliminación serán acompañados con los inventarios en original y dos copias y las muestras documentales correspondientes.

La Dirección de Normas Archivísticas realizará la visita de supervisión, después de haber evaluado la solicitud presentará un informe técnico.

Si procede, el expediente pasará a dictamen de la Comisión Técnica de Archivos. El Jefe del Archivo General de la Nación expedirá la Resolución de Autorización de Eliminación respectiva.
Directiva N° 006-86-AGN-DGAI
Normas para la Eliminación de documentos en lo sARchivos Administrativos del Sector Público Nacional
Finalidad
1. Garantizar la eliminación de los documentos innecesarios en los archivos administrativos del sector público nacional de acuerdo a lo establecido por la ley.

2. Descongestionar periodicamente los archivos de la Administración Pública.

3. Aprovechar el espacio físico y los equipos disponibles en los archivos públicos.
Eliminación de Documentos
Objetivo:
Orientar las acciones archivísticas para la eliminación de los documentos inncesarios en los archivos administrativos del Sector Público Nacional
¿QUÉ ELIMINAR?
Documentos de Archivos de valor temporal
- Los documentos de valor temporal son aquellos que por su contenido dejan de ser imprescindibles para la gestión, una vez cumplido el fin administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los originaron; el tiempo que debe conservarse será reflejado en el Programa de Control de Documentos de la Entidad.
- El proceso de formulación del PCD , es conducido por el Archivo Central en cordinación con todas las oficinas.


Marlyn Edith Rivera Huamán
Supervisora de la Dirección de Normas Archivísticas

correo: mrivera@agn.gob.pe
GRACIAS!
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