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CONTROL DE DOCUMENTOS

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on 10 April 2015

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CONTROL DE DOCUMENTOS

CONDICIONES GENERALES
• Se debe mantener actualizado el listado maestro de documentos del sistema, con los cambios presentados y el control de los documentos obsoletos.
DOCUMENTOS REALIZADOS
OBJETIVO
Establecer la metodología para el control de los documentos internos y externos que conforman el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el trabajo, garantizando su adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad e identificación que aseguren el funcionamiento del SG-SST.
ALCANCE
Inicia con la elaboración y / o eliminación de los documentos del SG-SST, la socialización y distribución de los documentos.
Administración de documentos
Se han definido los siguientes lineamientos para la administración de los documentos de la organización
CONSTRUEQUIPOS & CIA S.A.S

Todos los documentos deben estar:

Asociados, como mínimo, a uno de los procesos contenidos en el Mapa de Procesos de
CONSTRUEQUIPOS & CIA S.A.S.
Los documentos que hacen parte del
SG-SST
, se encuentran para su consulta y divulgación
.

Estructura Documental
Generalidades de la Documentación
Presentación
 Fuente del texto: Calibri
 Tamaño del texto: 10
 Color de fuente: Automático (Negro)
 Interlineado: Espacio sencillo
 Tamaño de la hoja: tamaño carta.

Encabezado de los Documentos
Codificación documentos internos
PROCEDIMIENTOS
PROGRAMAS
PLANES
• Los documentos validos son los que se consideran aprobados por los lideres de procesos y que reposan en el archivo físico y/o magnético (Debidamente identificada su aprobación y última versión).
• Cualquier empleado de la organización puede ver la necesidad de crear, modificar y/o eliminar cualquier documento, y presentar la propuesta a la dirección general.
• Las áreas deben crear estrictamente los documentos que ameriten el soporte de su proceso.
• Los documentos como caracterizaciones, procedimientos, instructivos y formatos deben ser revisados en forma periódica (mínimo una vez al año) y en caso de ser necesarios actualizarlos a fin de asegurar la continua adaptabilidad y cumplimiento con los requisitos aplicables.
• Todas las soluciones de crear, modificar o eliminar documentos deben ser realizadas por el encargado de cada proceso
• La redacción de la documentación debe facilitar su comprensión.
• El lenguaje debe ser universal.
POLÍTICAS
MANUALES
MAPA Y CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
PROCEDIMIENTOS, PROGRAMAS, PLANES
FORMATOS, INSTRUCTIVOS Y ANEXOS
OTROS DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Y EXTERNO
DPTO.SEGURIDAD
Los documentos de la organización CONSTRUEQUIPOS & CIA S.A.S. y del Sistema de Gestión de la seguridad y salud en el trabajo - SGSST, deben tener las siguientes características generales:
Sencillos
Concretos
Claros y fáciles de comprender

Completos de acuerdo al alcance definido.
Coherentes con otros documentos.
Soportados por normatividad legal y reglamentaria que le aplique de acuerdo a la actividad..
Todo lo anterior va con letra CENTURY GOTHIC, tamaño de letra 9, Los manuales y procedimientos tienen el siguiente encabezado:
Nombre del documento
Fecha de realización del documento

Codigo
Paginación
El código para identificar un elemento del Manual se compone de una (1) parte.

Ejemplo:
SG-SST-MN///.

En donde:
-
SG-SST
es la abreviatura del Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
-
MN
es el primer campo de dos letras mayúsculas que corresponde a la abreviatura ó sigla de Manual.
-
///
es el consecutivo de los documentos (001).

Tabla de codigos de referencia
APROBACIÓN
 En la siguiente tabla se muestra el código referente a cada tipo de documento a realizar en la organización.
Para la aprobación del documento debe estar como pie de página y colocar el siguiente cuadro.
NIVELES DE RESPONSABILIDAD
FORMATOS
SG-SST-PC001 Proc. para evaluación de riesgos.
SG-SST-PC002 Proc. de accidentes e incidentes.
SG-SST-PC003 Proc. de control de documentos.
SG-SST-PC004 Proc. de entrega de EPP.
SG-SST-PR001 Prog. de inducción y re-inducción.
SG-SST-PR002 Prog. de pausas activas.
SG-SST-PR003 Prog. de residuos solidos.
SG-SST-PR005 Prog. de inspección gerencial.
SG-SST-PN001 Plan de emergencias.
SG-SST-FR001 Formato de permiso de trabajo en alturas.
SG-SST-FR002 Formato Mantenimiento preventivo Torre grúa.
SG-SST-FR003 Formato control entrega de EPP.
SG-SST-FR004 Formato inspección Torre grúa.
SG-SST-FR005 Formato asistencia a capacitaciones.
SG-SST-FR006 Formato de analisis de trabajo seguro.
SG-SST-FR007 Formato de inducción SST.
SG-SST-FR008 Formato de Pausas activas.
SG-SST-FR009 Formato investigación de incidentes.
SG-SST-FR010 Formato lista de chequeo entrega de Torre grúa.
SG-SST-FR011 Formato lista de empaque elevadores de carga.
SG-SST-FR012 Formato lista de empaque Torre grúa.
SG-SST-FR013 Formato inspección y control de Torre grúa.
SG-SST-FR014 Formato de evaluación de los puestos de trabajo.
SG-SST-FR015 Formato evaluación de riesgos.
SG-SST-FR016 Formato de maquinaria de planta.
SG-SST-FR017 Formato de inspección para oficinas.
SG-SST-FR018 Formato de inspección gerencial.
SG-SST-FR019 Formato de inspección de botiquin.
SG-SST-FR020 Formato de HV de ETA.
SG-SST-FR021 Formato inventario de EPP Y ETA.
SG-SST-FR022 Formato Acta entrega de ETA.
OTROS DOCUMENTOS
SG-SST-OD001 Lista de chequeo de seguridad y salud en el trabajo.
SG-SST-OD002 Acta comite (COPASST).
SG-SST-OD004 Cronograma documental.
SG-SST-OD006 Reglamento de higiene y seguridad industrial.
SG-SST-OD008 Matriz de requisitos legales.
SG-SST-OD009 Maiz de peligros y riesgos.
SG-SST-OD010 Documento del SG-SST.
SG-SST-OD013 Politica de no consumo de alcohol, drogas y cigarrillo.
SG-SST-OD015 Hoja de vida ETA para trabajo en alturas.
SG-SST-OD017 Politica de seguridad y salud en el trabajo.
SG-SST-OD019 Cronograma de actividades.
CONSTRUEQUIPOS & CIA S.A.S.
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