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Mini-curso Desenvolvimento de Projetos

Minicurso com 4 horas de duração, desenvolvido para aluno de Estatística participantes do 15º Semest, no IMECC - Unicamp, dia 23/10/2013
by

Thiago Ribeiro

on 3 April 2014

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Transcript of Mini-curso Desenvolvimento de Projetos

NOSSA SOLUÇÃO
DATA: 23/09/2013
CRIADO POR: Thiago Ribeiro
EQUIPE: Soul Empreendedor
OBJETIVOS
MINI-CURSO DESENVOLVIMENTO DE PROJETOS
Com o seguinte conteúdo:
Diagnóstico e Planejamento de Projetos
Mapa de Elaboração de Projetos (MEP)
Estrutura básica de um Projeto (5W2H)
Definições PMBOK (PMI)
Endereçamento, formatação e linguagem
Execução de Projetos
Monitoramento e Avaliação de Projetos
Planejamento
Elaboração de Projetos
PROCESSO DE PLANEJAMENTO
Para onde vamos?
Como chegaremos?
Onde estamos?
Aprendizado...
Metodologias e Ferramentas
Mapa de Elaboração de Projetos - MEP
Endereçamento
5W2H
PMI - PMBOK
Diagnóstico
Árvore de Problemas/Árvore de Objetivos
Lições Aprendidas
"Você pode encarar um erro como uma besteira a ser esquecida, ou como um resultado que aponta uma nova direção".

(Steve Jobs)
YES!
YES!
YES!
NO!
NO!
NO!
Execução de Projetos
Atividades/Ações
Monitoramento
Coordenação
Avaliação de Projetos
Eficiência
Eficácia
Efetividade
Muito obrigado!
Diagnóstico e Planejamento
Diagnóstico e Planejamento
Diagnóstico de um problema, definição de objetivos e metas para a construção de uma possível solução (Projeto).
Execução, Monitoramento e Avaliação de Projetos
Entendimento da coordenação de projetos, ferramentas de gestão, elementos a serem monitorados e indicadores de avaliação de projetos.
Elaboração de Projetos
Transformar a solução planejada em um documento que descreve o problema, a solução, os objetivos, as metas, a justificativa, as atividades, os prazos, os responsáveis, os locais, a metodologia e os custos.
ESTRUTURA DO CURSO
3 etapas com os seguintes conteúdos
PROBLEMA
Parte das pessoas não recebe ao longo de sua formação acadêmica os conhecimentos necessários para elaborar projetos que as ajude a transformar suas ideias em realidade.

Mini-Curso Desenvolvimento de Projetos
Promover o entendimento do processo mental para
a construção de um Projeto
Promover o conhecimento da Estrutura Básica de um Projeto
5w2h
Promover o conhecimento das variáveis envolvidas na Gestão de Projetos
Promover o entendimento da relevância do Endereçamento para a formatação e a linguagem do Projeto
Promover o entendimento do processo de Diagnóstico e Planejamento para o Desenvolvimento de Projetos
Demosntrar
a importância da construção de indicadores de monitoramento e avaliação do Projeto
Capacitar as pessoas a transformar uma ideia em um projeto factível, viável e atrativo
COMPETÊNCIAS
Organização
Planejamento
Redação
Coordenação
Árvore de Problemas
Planejamento Estratégico - Matriz SWOT
Mapa de Elaboração de Projetos
5W2H
Endereçamento de Projetos
Conceitos PMBOK (PMI)
Metodologia de Monitoramento
Critérios de avaliação
Ferramentas de Gestão
Definindo objetivos utilizando a Árvore de Problemas
A metodologia da Árvore de Problemas é muito útil para auxiliar às pessoas e organizações a fazerem um bom Diagnóstico e definirem os Objetivos de seus Projetos com base em Problemas reais.
Mostrar as inter-relações entre os problemas;
Mostrar o caminho para solucionar os
problemas;
Analisar a situação existente em relação a uma problemática determinada;
Permitir a seleção de várias alternativas para a solução de um problema.
Etapas para a Construção da Árvore de Problemas
1o. Passo
Relacionar todos os Problemas importantes referentes a uma situação específica;
2o. Passo
Filtrar os problemas através dos 4 critérios* e reescrever o que for necessário;
1. O problema tem que ser concreto;
2. O problema tem que ser real;
3. O problema deve ser descrito na negativa (ex: Lubrificação dos equipamentos => má lubrificação dos equipamentos); e
4. Tem que ser sintéticos;
3o. Passo
Elencar os problemas em uma ordem lógica que permita o encadeamento das ideias;
4o. Passo
Identificar o Problema Central – o que representa o cerne da questão, o aglutinador, que será o tronco da nossa Árvore de Problemas;
5o. Passo
Organizar as Causas do Problema Central abaixo dele (raiz);
6o. Passo
Definir os Efeitos (consequências) do Problema Central, acima dele (galhos);
7o. Passo
Organizar os Efeitos em níveis;
8o. Passo
Construir um Diagrama, em forma de Árvore, situando os problemas com suas relações de causa e efeito;
9o. Passo
Rever a Árvore de Problemas verificando se as relações de causa-efeito estão corretas e se há alguma omissão relevante;
Empresa de ônibus na iminência de falir
Passageiros Feridos
Ônibus velhos
Atraso dos passageiros
Motoristas imprudentes
Acidentes frequentes
Mau estado dos ônibus
Perda de confiança na empresa de ônibus
Má conservação das estradas
Manutenção inadequada dos ônibus
Passageiros Feridos
Ônibus velhos
Atraso dos passageiros
Motoristas imprudentes
Acidentes frequentes
Mau estado dos ônibus
Perda de confiança na empresa de ônibus
Má conservação das estradas
Manutenção inadequada dos ônibus
Passageiros Feridos
Ônibus velhos
Atraso dos passageiros
Motoristas imprudentes
Acidentes frequentes
Mau estado dos ônibus
Perda de confiança na empresa de ônibus
Má conservação das estradas
Manutenção inadequada dos ônibus
Ônibus velhos
Motoristas imprudentes
Acidentes frequentes
Mau estado dos ônibus
Má conservação das estradas
Manutenção inadequada dos ônibus
Problema
Central
Causas
Passageiros Feridos
Atraso dos passageiros
Acidentes frequentes
Perda de confiança na empresa de ônibus
Problema
Central
Efeitos
Passageiros Feridos
Ônibus velhos
Atraso dos passageiros
Motoristas imprudentes
Acidentes frequentes
Mau estado dos ônibus
Perda de confiança na empresa de ônibus
Má conservação das estradas
Manutenção inadequada dos ônibus
Menos passageiros feridos
Novos Ônibus na frota
Passageiros no horário
Motoristas prudentes
Acidentes esporádicos
Ônibus bem conservados
Confiança dos clientes na empresa de ônibus
Má conservação das estradas
Manutenção periódica dos ônibus
Quem somos?
Missão - Nosso ponto de partida. Para que existimos?

Visão - Nosso futuro. Como queremos ser conhecidos?

Valores - Quais nossos limites para cumprir nossa missão e realizar nossa visão de futuro?

Objetivos Estratégicos
Metas Estratégicas
O que vamos fazer?
Quais nossos Objetivos?
Quais nossas Metas?
5w2h
EAP - Estrtutura Analítica de Projetos
Como usar a Matriz
Swot ou FoFa?
Ambiente Externo (variáveis incontroláveis)
Oportunidades
Tendo em visto quem eu sou (minha Missão), os limites que eu tenho (Valores), que fatores externos à minha organização seriam Oportunidades que eu poderia aproveitar para cumprir os Objetivos traçados (Pra onde vou)?
Ameaças
Do mesmo modo, que situações ou cenários externos poderiam representar uma Ameaça ao cumprimento dos Objetivos traçados? O que poderia colocar em risco nossos esforços?
Ambiente Interno (variáveis controláveis)
Pontos Fortes
Do ponto de vista das necessidades que temos para cumprir os objetivos propostos, quais seriam Pontos Fortes que poderíamos elencar?
Pontos Fracos
Mais uma vez, em relação aos objetivos traçados, quais seriam nossos Pontos Fracos que poderiam comprometer a execução bem sucedida do nosso Projeto?
Sugestões quanto ao processo
Iniciar com um processo de brainstorming (divergir);
Organizar, agrupar e reduzir as variáveis, mantendo somente aquelas que realmente importam (convergir);
Certos de que sobrou apenas o relevante para ser analisado, inicia-se um processo cruzamentos:
Para cada oportunidade, contrapõe-se o conjunto de Pontos Fortes e Pontos Fracos e verifica-se duas coisas.
Quais os pontos fortes mais relevantes para o sucesso? E quais os pontos fracos que mais reduzem ou impedem o aproveitamento da Oportunidade?
Quais pontos predominam? Há mais Pontos Fortes ajudando a aproveitar a Oportunidade, ou Pontos Fracos limitando seu aproveitamento?
A ideia geral é aproveitar as Oportunidades, valorizar os Pontos Fortes, Reduzir os Pontos Fracos e se proteger das Ameaças.
"Planejamento não diz respeito a prever o futuro, mas a compreender e estabelecer as implicações futuras de decisões do presente."
(Peter Drucker)
Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo
As principais características dos projetos são:
com recursos limitados.
realizados por pessoas; e
desenvolvidos em etapas e continuam por incremento com uma elaboração progressiva;
entregam produtos, serviços ou resultados exclusivos;
planejados, executados e controlados;
temporários, possuem um início e um fim definidos;
Objeto – o que faremos?

Objetivo Geral – O que queremos atingir com isso? Qual nosso grande objetivo?

Objetivos Específicos – Para se chegar ao objetivo geral, percorreremos um determinado caminho e atingiremos outros objetivos mais específicos; quais são?

Etapas do Projeto – podem ou não estar relacionados aos objetivos específicos, mas faz sentido se estiverem, pois descreve o caminho do projeto.
What – O que será feito?
When – Quando será feito?
Esse item é muito importante para configurar um projeto, pois pela definição do PMBOK um Projeto “é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”, ou seja, tem um começo, um meio e um fim.

Nesse item devemos definir a duração do projeto (tempo) – quando se iniciará e quando será seu encerramento (prazo), bem como um cronograma de execução com suas ETAPAS E FASES descritas e encadeadas, num CRONOGRAMA FISICO DE EXECUÇÃO.
Where – Onde será feito?
Nesse ponto podemos definir um local específico, a abrangência geográfica (Grande Região Geográfica, Unidade da Federação, Município, Bairro, etc..) ou um setor no interior da organização (departamento da empresa).
É perfeitamente possível que diferentes ETAPAS ou FASES ocorram em diferentes locais e isso deve estar descrito nesse tópico.
Why – Porque será feito?
Esse tópico tratará da justificativa do projeto e, de maneira geral se baseará no Problema a ser resolvido. Mas aqui também será incluída uma pergunta importante: Para quem estamos escrevendo esse projeto? (É para um Edital Internacional? Para o Governo? Para um Patrocinador? Para o Crowdfunding? Para seu superior? Para criar um produto para cliente final?)
Esse é um tópico que ajudará às pessoas a entenderem se o Projeto é Factível, se ele irá de fato sair do papel. Aqui é importante demonstrar sua proficiência no assunto, sua capacidade de execução, sua experiência anterior em projetos similares. Enfim sua história ou de sua organização.
Descrever sua equipe, suas competências. Fornecer informações relevantes para a o seu Projeto e que dizem respeito aos Objetivos e às Ações a serem encaminhadas na execução desse Projeto (desse objeto e desses objetivos).
Who – Quem o fará?
Qual o método a ser utilizado? Quais as ações necessárias para se atingir os objetivos propostos? Aqui cabe uma descrição geral do método que explique como se conseguirá, partindo desse OBJETO alcançar os OBJETIVOS do Projeto.
Qual o caminho a ser percorrido e quais as definições estratégicas?
How – Como isso será feito?
Como mencionado no Mapa de Elaboração de Projetos, variáveis de tempo (prazo), equipe (recursos), abrangência (localidade) terão impacto significativo no orçamento do projeto, assim como, por exemplo, nos casos do crowdfunding, terão as taxas financeiras e as recompensas aos apoiadores.
Aqui vale o exame metódico e o uso de Planilhas de Excel bem elaboradas, com links, inputs e outputs claros e que sejam fáceis de alterar, conforme a necessidade do projeto muda ao longo de sua concepção.
How Much – Quanto custará?
Definição da Estratégia de Financiamento do Projeto
Qual o caminho ou caminhos mais adequados para financiar o projeto?
Circunscrevendo um projeto
Projeto
Factível
Viável
Atrativo
Tecnicamente crível de ser transformado
em realidade? Tenho as competências
necessárias? Os recursos?
O projeto é financeiramente viável?
É sustentável? Posso arcar com
possíveis prejuízos?
O projeto é interessante? Ele resolve um problema? Ele supre um desejo? O ROI vale o risco?
Investidores
Plano de Negócios
Editais
Resumidamente, a linguagem será técnica, a Factibilidade deverá ser documentada, a Viabilidade avaliada pela adequação orçamentária (Valores Financiados x Contrapartidas –recursos próprios e de terceiros) e a Atratividade pela aderência ao Edital e aos interesses da Instituição Proponente.
Patrocínio
Resumindo, a Factibilidade do projeto será determinada pela capacidade intrínseca da organização, a Viabilidade (quanto dinheiro conseguirei captar?) será determinada, em última instância, pelo alcance (marketing) do projeto e a Atratividade será decidida quase sempre de forma relativa, em comparação a outros projetos em uma análise do Patrocinador.
Crowdfunding
Resumindo, um projeto de Crowdfunding tem sua Viabilidade determinada pelo seu Custo versus o Poder de Mobilização do Proponente. Sua Factibilidade dada pela credibilidade e imagem pública do Proponente e sua Atratividade pela história contada pelo vídeo e pelos resultados e recompensas oferecidos como contrapartida aos apoiadores.
Problema x Solução
O que será preciso fazer?
Quais os custos do projeto?
O que vai ser monitorado e avaliado?
Projeto
Execução
Monitoramento
Financiamento
Gestão de Integração do Projeto
Processo necessário para assegurar que todos os elementos do projeto estejam adequadamente coordenados.
Gestão de Escopo do Projeto
Processo necessário para assegurar que esteja incluído todo o trabalho necessário, e somente o trabalho requerido, para a conclusão bem sucedida do projeto.
Gestão de Tempo do Projeto
Processo necessário para assegurar a execução do projeto no tempo previsto.
Gestão de Custos do Projeto
Processos que envolvem o planejamento, estimativa, orçamentação e controle de custos, de modo que seja possível terminar o projeto dentro do orçamento aprovado.
Gestão de Qualidade do Projeto
Processos que incluem todas as atividades da organização executora que determinam as responsabilidades, objetivos e as políticas de qualidade, de modo que o projeto atenda às necessidades que motivaram sua realização.
Gestão de Recursos Humanos do Projeto
Processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto
Gestão de Comunicações do Projeto
Processos que organizam e gerenciam a comunicação entre a equipe do projeto
Processos que tratam da realização de identificação, análise, respostas, monitoramento e controle e planejamento do gerenciamento dos riscos em um projeto, visando aumentar a probabilidade dos resultados positivos e diminuir a probabilidade das adversidades de um projeto.
Gestão de Aquisições do Projeto
Trata-se dos processos de obtenção de bens e serviços importantes de fora da organização visando realizar o projeto, como cotações, informações, melhor contrato e decisão de aquisição.
Planejamento
Gestão de Riscos do Projeto
1. Ato ou efeito de coordenar.
2. Relação entre elementos que funcionam de modo articulado dentro de uma totalidade ordenada.
Recursos Técnicos
Recursos
Humanos
Recursos
Materiais
Recursos
Financeiros
Objetivos e Metas
QUAIS AS RELAÇÕES DE INTERDEPENDÊNCIA?
O que deve estar concluído para que se possa iniciar a próxima fase?
O que deve ser iniciado ao mesmo tempo?
O que deve ser concluído ao mesmo tempo?
Existe algum prazo legal ou técnico a ser
cumprido?
Outras situações?
PERT (também conhecida como Network Charts, Precedence Diagrams and Logic Diagrams). Um gráfico PERT mostra as tarefas de um projeto junto com as dependências entre essas tarefas. Usar um gráfico PERT é uma ótima maneira de definir e mostrar as relações de dependência que existem entre as tarefas. A ordem em que as tarefas ocorrem é uma parte importante do planejamento do projeto e PERT Chart EXPERT simplifica o processo de criação de dependências e exibição de dependências em um diagrama fácil de seguir.
Monitoramento é a observação e o registro regular das atividades de um projeto ou programa. É um processo rotineiro de acúmulo de informações do projeto em todos os seus aspectos. Monitorar á checar o progresso das atividades do projeto, ou seja, uma observação sistemática e com propósitos.

Monitorar é também dar um retorno sobre o projeto aos seus colaboradores, implementadores e beneficiários. A criação de relatórios permite que todas as informações reunidas sejam usadas na tomada de decisões em prol da aperfeiçoamento da performance do projeto.
O que monitorar?
Metas
Prazos
Escopo
Custos
Monitorar é sempre uma ação relativa...
Deve se comparar o Planejado com o Executado
Indicadores
Caso-a-caso
Previsto x Real
Previsto x Executado
Gasto x Orçado
Áreas
É preciso definir de antemão, tanto os indicadores, quanto as fontes de verificação
Fontes de verificação
A definir
Calendário x Cronograma
Relatórios de atividades
Extratos x Orçamento
De maneira geral, todos os pontos a serem monitorados impactarão no orçamento do projeto, que acaba sendo, em última instância, o maior dos obstáculos para executá-lo.
E quanto mais eu gasto sem me aproximar do cumprimento das metas previstas, mais distante eu fico de cumprir os objetivos do projeto.
Otimização na aplicação dos recursos financeiros e materiais em relação aos resultados alcançados pelo projeto.
Capacidade demonstrada pelo projeto de atingir os objetivos e metas previamente estabelecidos.
Capacidade que os resultados do projeto têm de produzir mudanças significativas e duradouras no público beneficiário.
Pesquisa
Antes e Depois
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