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Ventajas y Desventajas de la Consultoria Externa.

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by

Luis Plascencia

on 29 September 2015

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Transcript of Ventajas y Desventajas de la Consultoria Externa.

Consultoria Externa
Es un servicio de ayuda a los Gestores prestada por técnicos externos, expertos en el asesoramiento y planificación de los problemas cotidianos o extraordinarios, cuya solución puede tener importantes connotaciones o derivar en resultados imprevistos.
Consultoría es un trabajo difícil basado en el análisis de hechos concretos y en la búsqueda de soluciones originales, pero factibles.

Ventajas y Desventajas de la Consultoría Externa.
Sugerencias de Solución.
1.- Estudio Preliminar para llevar acabo el proyecto:
Una vez que se ha convencido a la alta dirección de que de su aprobación, generalmente se procede a establecer la estrategia según la cual se acatara el proyecto.

Es aquí donde empiezan los problemas, pues al hacer un análisis mas detallado, que aveces toma varias semanas, o quizá meses se percatan de que para el momento no cuentan ni con la infraestructura de los recursos humanos.
A)
Una vez que ha elegido contratación de asesores externos convénzase de que la selección del grupo que va a contratar le llevara cierto tiempo, es decir no deberá apresurar por ningún motivo esta fase.
C)
Haga que cada representante de grupo de asesores sea entrevistado por una persona que conozca de integración personal, para que analice la seriedad de la formación del grupo de asesores que ofrecen sus servicios.
Consultoría.
Es el proceso de analizar, estudiar y comprender el trabajo y procesos de una organización, para poder dictaminar sus fallas y aciertos sobre temas como la planeación, organización, dirección y control, a partir de los cuales, se diseña e implanta un plan de mejora para asegurar la competitividad, sustentabilidad y autogestión de las organizaciones.
La situación convencional de consultoría es la externa, es decir, el consultor (individuo o empresa) que como ente distinto de la empresa cliente presta sus servicios desde fuera.

Este es el caso más notorio de capacidad complementaria a la cual recurre la empresa cuando lo necesita.
Universidad de Colima
FCAM

La experiencia ha demostrado que no siempre resulta exitosa esa estrategia.
PROBLEMA
El apoyo de consultores externos para resolver proyectos específicos de informática que la empresa no puede enfrentar por falta de recursos técnicos o falta de experiencia no siempre resulta benéfico.
En años recientes se extendió la contratación de servicios de apoyo para ser realizados por los consultores externos, es decir que se contrataba por un tiempo limite, o por un trabajo especifico, aun grupo de especialistas ajenos ala empresa con el fin de subsanar rápidamente los problemas de trabajo.
En forma concreta la asesoría externa en materia con la informática ha proliferado el establecimiento de despachos de consultores, llegando en algunos casos a estar formados por una sola persona que , apoyada en una supuesta experiencia, aprovecha el deteriorado ambiente de informática.
En algunos casos estar formados por una sola persona que, apoyada en una supuesta experiencia, aprovecha nuestro deteriorado ambiente de informática.
¿Realmente resuelven así el problema?
La falta de especialistas integrados y preparados sistemáticamente, hace que cada vez con mayor frecuencia requieran apoyo de recursos humanos adicionales, aunque en la mayoría de los casos no están disponibles en dicha compañía, por lo cual optan por contratar asesores externos.
En muchos casos resulta tan errado este plan y se empeora aun mas llegando en algunos casos a suspender esos servicios de consultoría, con la perdida de tiempo invertido y el gasto involucrado, para regresar a establecer un plan de restauración del ambiente anterior.
2.-Solicitud de servicios de asesores externos:
Es importante no tomar a la ligera este punto, pues en muchas ocasiones se contrata a un grupo de asesores teniendo en cuenta únicamente la recomendación superficial de algún amigo, considérese que esta etapa puede resultar la mas critica para el éxito del proyecto.
No permita que su proyecto fracase. Atienda las siguientes recomendaciones, las cuales no son empíricas, si no que están sustentadas en experiencia muy valiosa.
B)
Lance una convocatoria a través del medio mas idóneo de publicidad, donde señale en forma concreta los objetivos del proyecto, así como los recursos generales de hardware y software con que se cuenta.
Debe quedar bien claro que el proyecto se dará a aquel grupo que se apegue a las estrictas demandas de la compañía, por lo cual el compromiso sera adquirido solo por grupos de asesores plenamente seguros de que lograran el proyecto en su totalidad.
°
Es candidato a selección el grupo que precise en forma concreta los resultados a los que se compromete y que cumpla con los requerimientos del proyecto.
F)
Una vez seleccionadas tres propuestas, como máximo, no se apresure a tomar una desquicio, y mucho menos a firmar un contrato, pues todavía falta un aspecto de suma importancia: pedir a los grupos seleccionados que muestren ejemplos de la documentación de trabajos similares al que pretenden hacer.
5.- Desarrollo del Proyecto:
Es conveniente, casi indispensable, que se administre el avance del proyecto bajo la filosofía de productos terminados; es decir, a la terminación de cada actividad, esta deberá arrojar un producto completo que demuestre en forma tangible que dicha actividad ha sido cubierta formalmente.
D)
Una vez que se cuente con los representantes de los grupos de asesores mas idóneos para el proyecto, el siguiente paso sera cuestionar si en verdad su estructura organizacional y su experiencia, aunada a sus conocimientos, reúnen los requisitos potenciales para garantizar exito del proyecto.
E)
Solicíteles propuestas de estrategias para llevar acabo el proyecto, así como de sus respectivas cotizaciones y seleccione como máximo tres de estas propuestas. Para efectos de este tipo de selección tome en cuenta los siguientes aspectos.
°
Es candidato a selección el grupo que disponga de una diversidad de especialistas y que asigne por lo menos a un experto en cada modulo que reclame el proyecto.
°
Es candidato a selección el grupo que haya participado anteriormente en proyectos similares y de igual o mayor magnitud.
°
Es candidato a selección el grupo que tenga como mínimo cinco años de establecido y un índice bajo de rotación de personal.
°
Es candidato a selección el grupo que tenga mayor cartera de clientes importantes ( no de clientes en general)
°
Es candidato a selección el grupo que tenga oficinas completamente establecidas, lo cual demostrara la formalidad de su integración.
°
Por ultimo, es candidato a selección el grupo que se comprometa por escrito al cumplimiento total del proyecto, según les fue requerido en las platicas.
G)
Prepárese a firmar un contrato. En este momento usted ya debió haber colocado las propuestas y determinado primera, segunda y tercera opciones. Este es el momento de negociar las cotizaciones y los periodos.
3.- Firma del Contrato:
Si usted siguió en forma sistemática los puntos anteriores, e incluso otros propuestos por su misma compañía, firme con toda confianza, libre de temores, convencido de que ha puesto bases solidas para el buen éxito del proyecto.
4.- Inicio del Proyecto:
Si bien ya se han establecido bases solidas al contratar al grupo idóneo para lograr resultados exitosos, no dejan de ser solo eso. Hay que entender que faltara el verdadero trabajo, el de hacer realidad los planteamientos teóricos.
6.- Terminación del Proyecto:
Es de vital importancia detectar cuando en realidad el proyecto ha sido concluido en su parte técnica; para esto, aparte de la administración por medio de productos terminados, se cuenta con el contrato en el cual están especificados los resultados concretos comprometidos y obviamente esto estará amparado por demostraciones practicas de cada resultado.
7.-

Implantación y liberación del proyecto:
A este respecto, algunas compañías concluyen su contrato con los asesores al termino de las pruebas y presentaciones de cada producto; pero olvidan que la actividad que determina el éxito verdadero de un proyecto es cuando los usuarios propios de la empresa operan fluidamente los resultados del sistema computarizado.
8.- Recepción del Proyecto:
Es muy importante que participen activamente algunos técnicos propios de la misma compañía, cuyo trabajo consista en empaparse de los más mínimos detalles y pormenores del sistema que luego heredarán. Una buena estrategia para lograr esto es asignarles la tarea de documentar, con lo cual se verán obligados a enterarse de todo cuanto tenga que ver con dicho sistema de esta manera, el proceso de recepción del proyecto será a conciencia y menos lento, garantizando así la operatividad y el
mantenimiento del proyecto.
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