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metodologia para el analisis, diseño y control de formas

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eduardo granados

on 3 May 2014

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METODOLOGIA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS

Equipo 4

ANÁLISIS DE LAS FORMAS

En principio se recopilarán muestras de las formas que utiliza cada una de las unidades administrativas, tomando en cuenta:


* Formas que tienen un uso notorio

* Formas con características especiales

INTRODUCCIÓN
Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares.

Contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable.

Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes

CONSIDERACIONES DE TIPO FUNCIONAL.

CONSIDERACIONES DE TIPO MATERIAL.
CONSIDERACIONES DE TIPO FUNCIONAL
Se recomienda la elaboración de un cuestionario que contendrá:
La recopilación y análisis de datos
Información de la forma (estructura, características, observaciones, etc.)

Es conveniente que se impriman con el nombre de la dirección, departamento, sección, etc. que las emplea y se indique el consumo anual de cada una.

Gracias por su atención
METODOLOGIA PARA ANÁLISIS,
DISEÑO Y CONTROL DE FORMAS

Se determinan las ventajas y desventajas tanto de una nueva forma como de las que están en uso.

Los factores que deben considerarse para el análisis funcional son:
* Identificación de la forma
* Objetivo
* información que contiene
* Estructura
* Secuencia de datos
* Copias que integran el juego
* Tipo de forma

Pueden ser analizadas referentes a:
Tamaño
Tipo de papel
Color de papel y tinta
Tipo de impresión
Carbonizado
Volúmenes y frecuencia de manejo

DISEÑO DE FORMAS
Consiste en la elaboración de una forma tomando como base:
La información recabada
Su objeto
Fuente de información
Necesidades que la originan
Método de llenado
Número de copias
Procedimientos en que intervendrá
Resultados finales que se han de obtener

Información Básica
Para determinar la información básica que deberá contener la forma, se deben responder las siguientes preguntas:
Qué información se va incluir?
Es importante dicha información?
Cómo se va a utilizar?
Por quién será utilizada?
Cuándo será utilizada?

EJEMPLOS

CONTROL DE FORMAS
*Clasificación de formas:
-Funcional
Se basa en las funciones que desarrolla la institución.
-Por unidad administrativa
Sirve para facilitar la identificación de las formas en uso de cada unidad.

De linea, de casillas
CONSIDERACIONES DE TIPO MATERIAL
Papel
Tintas
Tipo de Letra
Carbones
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