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Copy of Manual de Gestión de SAAC

Reseña Norma CE-010-01
by

Daniel Gustavo Casal

on 3 August 2015

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Transcript of Copy of Manual de Gestión de SAAC

Norma CE-010-01 Manual de Gestión
de Organismos de
SCOUTS DE ARGENTINA ASOCIACIÓN CIVIL photo (cc) Malte Sörensen @ flickr Vigente desde Nov 2011
Nos ayuda estandarizando tareas,
organizando los pasos necesarios para llevar adelante una adecuada administración de los recursos.
Ej: Aperturas y cierres de grupos,
Acuerdos con patrocinantes,
Pases de miembros,
Cuota Social, etc.
Se compone de 17 capítulos Promoción de Grupos Scouts
Socios o partenaire (convenios) CAPÍTULO 1
Empadronamiento de Grupos,
Distritos y Zonas como organismos de
Scouts de Argentina Asociación Civil Documentación necesaria para solicitar la constitución de un GRUPO SCOUT: Original del Convenio de Patrocinio con la institución Patrocinante Solicitud de constitución de un Grupo Scout de Scouts de Argentina Asociación Civil debidamente completada Contrato de comodato, contrato de locación o constancia debidamente certificada de la autorización para desarrollar actividades en el lugar Inventario de bienes inicial que poseerá el futuro Grupo Scout (carpas, herramientas, etc.) Inventario de bienes prestados por terceros (la Institución Patrocinante, padres de los beneficiarios, dirigentes u otra organización). Copia del Acta de
Constitución del Grupo Scout Informe de antecedentes de los adultos que acrediten formación scout
e Informe de los que NO acrediten formación scout Los siguientes Libros son necesarios para la gestión:
• Libros Rubricados de Actas
• Libros Rubricados de Registros de Miembros Beneficiarios y Adultos
• Libro Rubricado de Caja
• Libro Rubricado de Inventario de Bienes CAPÍTULO 2
Libros y elementos para
la gestión administrativo-económica Los libros rubricados serán visados anualmente por la respectiva autoridad de supervisión según corresponda:
• Director de Distrito (RG 3.4.4. inc g),
• Director de Zona (RG 4.2.10.inc 8)
• Director de Operaciones (RG 5.7.1. inc c) Otros Archivos necesarios para la Gestión:
- REGISTROS DE COMPROBANTES DE GASTOS
(fiscalmente válidos).
- ARCHIVO DE CONTRATOS (Copias de convenio de Patrocinio, Comodatos, Contratos de trasportes, de lugares de acampe, Otros).
- DOCUMENTACIÓN IMPORTANTE (permisos de acampe, informes de miembros, pases, informes seguro, notas, etc.). Resguardo de los libros y documentos Los responsables de los registros:
• Grupo Scout: Jefe de Grupo (RG 2.5.1. y 2.5.6)
• Distrito: Director de Distrito (RG 3.4.4)
• Zona: Director de Zona (RG 4.2.10)
• Sede Nacional: Dir. de Admin y Finanzas: (RG 5.8) Ubicación: en la sede del organismo -declarada ante la Oficina Scout Nacional- y tendrán libre acceso a ellos los miembros registrados en ese organismo (en caso de Beneficiarios, sus padres o tutores), la línea de supervisión, la CRC, IGJ o AFIP CAPITULO 3
Gestión del registro asociativo Asiento de Modificaciones:
Las ALTAS, BAJAS, PASES Y CAMBIO DE CATEGORIA se asentarán en los Libros inmediatamente de sucedido la modificación.
Notificación de Altas:
Las ALTAS se notificarán a la Oficina Nacional en las 72hs hábiles, vía planilla excell, durante el período que no esté dado de alta en la OficNac, no estará cubierto por el seguro. Período A PRUEBA: régimen de pre-registro de chicos en periodo a prueba antes de su registro como Miembros Beneficiarios, con el fin de permitir la realización de actividades con cobertura de responsabilidad civil de los dirigentes de los mismos, como contar con la cobertura de un seguro de accidentes.
Duración: 30 días. Se informa vía mail en las 72hs de ingreso y solicitar confirmación. Se asienta en el libro de registro. En caso de anular ANTES de 30 días notificar y solicitar confirmación. En caso de confimar ANTES de 30 días, enviar planilla excell.
Costo aproximado: 25% de la afiliación. Datos básicos:
corroborar con los Libros Rubricados de Miembros tres datos:
• Numero de DNI: DNI duplicados no se pueden registrar, constituyen el Nº de Legajo.
• Apellidos y Nombres completos tal como figuran en el DNI, mujeres casadas con el apellido de SOLTERA • Fecha de Nacimiento: rango de edad de los Beneficiarios de 7 a 21 años.
• Restricciones: El Sistema de Registros no acepta Activos <21, ni Colaboradores <18 años. CAPÍTULO 4
Gestión de pase de miembros
entre Organismos de la Asociación Extensión de Pases:
Adultos provenientes de Grupos Scouts Confesionales : los pases emanados de los Consejos de Grupo deben contar con el aval explicito de
la autoridad religiosa respectiva.
Ninguna autoridad de Grupo Scout o Distrito, puede reubicar miembros provenientes de otros organismos, sin el acuerdo de sus Consejos respectivos, para otorgar dicho acuerdo es necesario contar con el informe de pase del organismo de donde proviene Notificación a la Oficina Scout Nacional para Actualización de Registros:
A) Organismo que da el pase enviará en su planilla la BAJA, especificando en el mail los miembros que han
pedido el pase.
B) Organismo que recibe el pase enviará planilla asentando el ALTA del miembro recibido de pase de otro organismo, especificando en el cuerpo del mail los miembros que se han recibido.
Nota: el que solicita el pase debe saldar pago cuota asociativa en organismo del que proviene. Pases de Beneficiarios:
En un plazo <30 días de ser solicitado fehacientemente
por los Padres del Beneficiario especificando a que otro Grupo
Scout desea el pase de su hijo, el Consejo de Grupo extenderá el pase dejando constancia del parecer favorable o desfavorable a su reubicación en otro Grupo, si mantiene deuda en algún concepto e informe sobre antecedentes scouts
(progresión personal, especialidades, campamentos, etc). En caso de que
lo tuviere, a costo del solicitante, podrá entregar fotocopia del Legajo que posee el Grupo Scout. Los reconocimientos
• Máxima condecoración: Hornero de Plata (RG)(6.2.2)
• Medalla al valor (R G)(6.2.3.)
• Medalla al Espíritu Scout (RG)(6.2.4)
• Medalla por servicios Distinguidos (RG)(6.2.5)
• Medalla de Gratitud (RG)(6.2.6) CAPÍTULO 5
Gestión de solicitud de Reconocimientos
y registro de Sanciones “HORNERO DE PLATA”
a las personas que por sus conductas y acciones acrediten méritos sobresalientes o labor relevante y sostenida en beneficio del Movimiento Scout, la humanidad o la comunidad a la cual sirven, ya sean de carácter nacional o internacional.
"Medalla al Valor"
a toda persona, miembro o no del Movimiento Scout por actos de valor o heroísmo, con riesgo potencial o efectivo de la propia vida, en salvaguarda de vidas o bienes. Este reconocimiento podrá ser conferido post-mortem.
"Medalla al Espíritu Scout"
a quién por su conducta, acciones y ejemplo personal, testimonie un elevado
respeto y cumplimiento de la Ley y la Promesa Scout, por actos que demuestren buenas acciones y un carácter excepcional, o por el cumplimiento de las responsabilidades y deberes scouts con abnegación y discreción.
"Medalla por Servicios Distinguidos"
por servicios relevantes al Movimiento Scout o por acciones destacadas consideradas como servicio scout hacia la comunidad, tanto en el ámbito Nacional, Zonal o local.
"Medalla de Gratitud"
por contribuciones significativas al desarrollo o a la promoción del Movimiento Scout que devinieran en importantes beneficios para el mismo, tanto en el ámbito
Nacional, Zonal o local. Pedido de reconocimiento
Cualquier miembro podrá solicitar una distinción en favor de un tercero, acompañándola con su correspondiente fundamentación, remitiéndola a la Corte Nac de Honor; informado ocasión en que se quiere entregar la Condecoración, Indicar DNI y Nombres y Apellidos completos, Adjuntar trayectoria de la persona a la que se quiere reconocer lo mas detallada posible, La nota debe estar firmada por la persona que solicita el pedido de reconocimiento y con el aval correspondiente del Jefe de Grupo, Director de Distrito, Director de Zona o autoridades Nacionales. O al menos dos de ellos. Sanciones aplicables a los Miembros de la asociación:
a) Apercibimiento: llamado de atención
b) Amonestación: llamado de atención mas grave acompañado de un informe desfavorable.
c) Suspensión: la perdida temporaria de los derechos asociativos y la imposibilidad de ejercer cargo y/o función por el plazo de duración de aquella.
d) Expulsión. Es la perdida definitiva de la calidad de miembro de la asociación. CAPÍTULO 6
Gestión de trámites para
relaciones internacionales Carta de Presentación-Pasaporte Scout Internacional: acredita ante otras Asociaciones el carácter de
miembro beneficiario o adulto Scout, debidamente registrados.
En caso de viaje al exterior, y de ser necesario, los miembros de la Asociación podrán solicitar la carta de presentación (pasaporte scout) para acreditar ser
miembros de Scouts de Argentina Asociación Civil.
Requisitos:
a) ser miembro registrado con la cuota social regularizada.
b) completar el formulario informando sus datos y el motivo del viaje a realizarse. .
c) Remitirlo a la Oficina Nacional, 15 días antes. Extranjeros miembros de la OMMS:
Recaudos a tener en cuenta previo a recibirlos en sus hogares
Solicitar su Carta de Recomendación (pasaporte scout) emitido por su Asociación Scout Nacional y vigente a la fecha.
En caso de no poseer, dar aviso a su autoridad de supervisión, a fin de que ésta lo comunique en forma fehaciente y urgenteal Comisionado Internacional de Scouts de Argentina, quien verificará si es Scout.
La autoridad de supervisión informará los datos del visitante y del miembro de SAACque se encuentre en contacto con él. Contingentes Scouts que viajen al exterior.
Grupo Scout o Unidad que realice actividades fuera del territorio del país deberán informar 30 días antes al Com Int quien:
+Solicitara la extensión del seguro (con costo)
+Establecerá contacto con el CI de la Asociación Scout Nacional hermana, realizando las gestiones para que las actividades se desarrollen de la mejor manera posible en el país de destino.
+De ser necesario, extenderá las respectivas Cartas de Presentación Scout.
15 días antes de la salida el DD enviará permiso de acampe al DZ y CI. Procedimiento en Caso de Accidentes
1 OPERATIVIDAD
2 RESGUARDAR LA SALUD E INTEGRIDAD FISICA Y EMOCIONAL DEL ACCIDENTADO
3 RESGUARDAR A LOS DIRIGENTES RESPONSABLES EN EL MOMENTO DEL ACCIDENTE Y A LA PROPIA ASOCIACION FRENTE A RECLAMOS JUDICIALES.
4. DOCUMENTACIÓN A REMITIR A LA OFICINA SCOUT NACIONAL CAPÍTULO 7
Gestión de trámites por
denuncias de accidentes para el seguro OPERATIVIDAD:
-Las decisiones deben ser tomadas por el Jefe de Grupo o Jefe de Campo o a quienes estos designen
-No establecer comunicaciones judiciales o extrajudiciales sin la Asesoría Legal de SAAC.
-Contemplar que:
a-resulta importante mantener la unidad de criterio en el manejo de la situación.
b-en cualquier accidente se esta en una situación de
crisis.
c-priorizar el aprovechamiento del tiempo y no caer en discusiones. RESGUARDAR LA SALUD E INTEGRIDAD FISICA Y EMOCIONAL DEL ACCIDENTADO
-La prioridad es el accidentado, alejarlo del peligro y ponerlo bajo atención médica .
-poner a resguardo al resto de los integrantes del Grupo Scout y a las personas cercanas.
-Una vez bajo atención médica, comunicarse con la familia, ponerlos en conocimiento de la situación y que participen de la decisión de los pasos a seguir (traslado, operaciones, etc.)
-Acompañar al accidentado en todo momento. Ante la llegada de la familia, mantener comunicación con la misma y realizar visitas al lugar de atención para acompañarlo y darles apoyo en lo que necesiten.
-Finalizada la emergencia y dado de alta, continuar el seguimiento del accidentado realizando contactos telefónicos y de visita domiciliar. RESGUARDAR A LOS DIRIGENTES Y A LA PROPIA ASOCIACION FRENTE A RECLAMOS JUDICIALES.
-Comunicar vía telefónica a la Oficina Nacional dentro de las 48 hs de producido el accidente, haya o no ocasionado gastos farmacéuticos
Remitir por fax o copia escaneada el formulario de Denuncia de Siniestro/Accidentes Personales y fotocopias de las paginas 1, 2 y 3 del DNI del
accidentado.
-Dentro de las 72 horas
+ Remitir originales de los formularios a la Oficina Nacional y las fotocopias de las paginas 1, 2 y 3 del DNI del accidentado
+ Detalle de los hechos según los testigos
+ Informe del Jefe de Grupo o Jefe de Campo
+ Informe del médico interviniente
+ Originales de los gastos farmacéuticos (boleta a nombre del accidentado) CAPITULO 8
Gestión de cambio de la
clasificación religiosa del Grupo Scout El Jefe de Grupo deberá presentar:
-Copia del acta del Consejo de Grupo donde se solicita dicho cambio, adjuntando los antecedentes que se estimen pertinentes.
-En caso de un Grupo Scout que posea la clasificación de Homogéneo Religioso, la autorización escrita para el cambio a la clasificación de Heterogéneo Religioso de su respectiva Comisión Religiosa.
-En caso de un Grupo Scout Confesional (Patrocinado por
Institución Religiosa), que posea la clasificación de Homogéneo Religioso, la autorización escrita para el cambio a la clasificación de
Heterogéneo Religioso del responsable máximo de la Institución
Patrocinante.
*El trámite recién quedará firme cuando la Oficina Scout Nacional (Administración) notifique fehacientemente al Consejo de Grupo la autorización del cambio. se denomina Institución Patrocinante al organismo de la comunidad que promueve la constitución de un Grupo Scout, apoya su gestión educativa con servicios de distinta naturaleza y, generalmente, le proporciona el espacio físico en que funciona. CAPÍTULO 9
Gestión de cambio de
Patrocinio de un Grupo Scout Convenios de Patrocinio
cada Institución Patrocinante es un “socio” con el cual se ha constituido una alianza y se ha acordado
trabajar juntos conforme al Método scout. Por ello causa, los Convenios de Patrocinio son firmados únicamente por el Presidente de la Asociación o un apoderado designado al efecto. Cuentas para depósitos bancarios, en Galicia, permiten hacer depósitos en cajeros, o tranferencias vía CBU
-AFILIACIONES/CUOTA SOCIAL CC Nº 568-5 182-0
-COMPRAS SCOUT CC Nº 240-2 182-2
-EVENTOS NACIONALES CC Nº 547-0 182-1 CAPÍTULO 11
Gestión de los depósitos en
Cuentas Corrientes de la Tesorería Nacional Informe de depósitos:
vía mail/fax mediante formularios con datos del depósito, con copia al DD y DZ Culminación del trámite:
La confirmación por parte de la Oficina Nacional de haber recibido la información Indicando Numero de recibo y fecha del mismo (con copia a las autoridades de supervisión) da por concluido el tramite.
En caso de no recibir una comunicación sobre la recepción, debe solicitarse a la Oficina Nacional (Finanzas) que confirme su acreditación e imputación. Causas de cierre:
-A petición de la Institución Patrocinante, por renunciar al Convenio de Patrocinio
-A petición de un Consejo de Grupo de un Grupo Scout Patrocinado, a fin de dejar sin efecto el Convenio de Patrocinio.
-A petición del Consejo de Grupo, por acuerdo de cese de actividades.
- Por resolución del Consejo Directivo, porque el Consejo de Grupo se niega:
a). A pagar la cuota social teniendo posibilidades de hacerlo.
b) A pagar las deudas por cuotas social de períodos vencidos, no mediando impedimentos socioeconómicos.
c) Sistemáticamente a cumplir los estatutos, reglamentos, políticas y/o normas de Scouts de Argentina Asociación Civil.
d) Otras. CAPÍTULO 13
Gestión de cierre de un Grupo Scout
como organismo de Scouts de Argentina. El acta de Cierre de un Grupo Scout debe realizarse en el Libro de Actas del Consejo de Grupo:
- detallando los motivos del cierre,
- a partir de que fecha se hace efectivo,
- la fecha de comunicación de la decisión a los padres de los beneficiarios,
- en caso de Grupos Patrocinados el acuerdo de la Autoridad Máxima de la Institución Patrocinante.
Debe dejarse expresado que se entrega al Director de Distrito:
- Los Libros Rubricados y la documentación del grupo,
- Los bienes detallados en el Inventario el estado de los mismos y
- El monto en dinero y especies al cierre de la Caja. Cuando se proceda al cambio de autoridades (JG, DD, DZ), por término del mandato, renuncia, etc. se realizará el traspaso de bienes, libros de actas y registros correspondientes CAPÍTULO 15
Pautas para el traspaso de documentación
al asumir nuevas autoridades en
organismos de Scouts de Argentina A.C. Tratamiento del libro de caja y arqueo por término de mandato Solicitud de detalle contable:
30 días antes del termino del mandato requerir a la Oficina Nacional un detalle contable de sus cuentas de AFILIACIONES/ CUOTA SOCIAL, de EVENTOS y demás. Enviando copia del pedido a la autoridad de supervisión.
La ON en 7 días de recibido el requerimiento emitirá una certificación del estado contable del organismo
en cuestión. Corte contable:
En el Libro de Caja hacer un corte contable para realizar un Acta de Arqueo de Caja y determinar el resultante de la situación económica del mismo. Finalizado el proceso de arqueo se entregará el saldo de la caja y comprobantes de valores a cobrar a la
autoridad entrante. En caso de fallas o faltantes en la documentación administrativo-económica del organismo, la autoridad entrante procederá a reclamar a la autoridad saliente, enviando copia de dicha acta a la autoridad de supervisión. Libros de actas y registros. Traspaso de Documentación Se labrará un Acta de Traspaso de Documentación, donde conste:
a) libro de caja y arqueo:
• el resultado del Arqueo de Caja,
• el saldo de la caja del organismo,
• deudas si las hubiera,
• los distintos comprobantes de valores a cobrar,
• el saldo del estado contable remitido por la Oficina Nacional,
b) libros de actas y demás documentación administrativa
• libros de actas y de asambleas
• Libros registro de miembros, beneficiarios y adultos, según corresponda.
• libros de inventario de bienes propios y prestados
• registro de comprobantes de gastos
• archivos
• otros registros definidos La Asesoría Letrada de Scouts de Argentina Asociación Civil, depende directamente del Director Ejecutivo.
Toda consulta ante la Asesoría Letrada que desee hacer cualquier miembro de la Asociación será canalizada exclusivamente por la Oficina Scout Nacional (Administración) CAPÍTULO 16
Pautas para acciones legales Patrocinio Letrado en caso de defensa
-Cualquier responsable de organismo que reciba una demanda contra la Asociación o alguno de sus dirigentes, relativas a hechos que ocurridos con motivo u ocasión de la actividad scout, debe remitirla por Fax o mail antes de las 24 hs. a la ON para que ésta la remita a nuestra asesoría letrada.
-Los gastos para la defensa de un dirigente demandado a título personal por hechos derivados de su actividad scout serán solventados por la Asociación.
-Los gastos administrativos, el otorgamiento de poderes y los gastos relativos al patrocinio legal que genere la defensa en juicio por otras causas distintas a la enunciada (por ejemplo: filtraciones de agua hacia propiedades vecinas a la sede), serán solventados por la parte interesada. Patrocinio Letrado para acciones legales como parte actora:
-Solicitud de iniciar una acción legal:
Todo miembro de SAAC, puede solicitar que la
Asociación evalúe la posibilidad de iniciar acciones legales contra terceros (por ejemplo: por filtraciones de agua en la sede desde propiedades vecinas a la misma)
-Evaluación de Procedencia:
Recibido en la ON el pedido con todos los antecedentes y pruebas que se dispongan, se evaluará la procedencia de iniciar la demanda.
Con el dictamen de la Asesoría Letrada sobre la conveniencia o no de iniciar acciones legales, será el Consejo Directivo quien decidirá sobre el inicio de las mismas y determinará quién o qué organismo asumiría las costas y demás gastos de la acción legal. Cuando en un organismo se elige una autoridad, la autoridad de supervisión ratifica mediante una Resolución, previa verificación del acta de elección y de los requisitos reglamentarios. CAPÍTULO 17
Nombramiento de JG y DD como autoridades en organismos de SAAC Es competencia de los DD/DZ enviar los datos de los nuevos JG/DD para actualizar la base de datos de los responsables de la gestión institucional de SAAC. Muchas Gracias
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