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xti100SUPERVISANDO AL SUPERVISOR

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Basilio Bergalo

on 10 April 2014

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Transcript of xti100SUPERVISANDO AL SUPERVISOR

CRONOGRAMA

Es un calendario general de trabajo, en el que aparece una secuencia de las actividades previstas.











DIAGRAMA DE GANTT

Es una herrramienta gráfica en el que aparecen representada todas las actividades. Se utliza para la planificación y supervisión. Con esta herramiena se lleva un control de si se estan cumpliendo las funciones en tiempo previsto o no.









ACTITUDES
HABILIDADES
Supervisando al supervisor
¿Quién soy?
APTITUDES
CONOCIMIENTOS

• Polivalente, dinámico y activo.
• Actitud positiva : Motivado, optimista y alegre.
• Autocrítico: Exigente consigo mismo, perfeccionándose
con prácticas y cursos: disposición al aprendizaje y al
cambio.
• Con iniciativa.
• Dedicación , constancia y esfuerzo.
• Flexible pero con cierto grado de autoridad.
• Seguro y capaz de transmitir confianza.
• Trato respetuoso.
• Honesto y sincero.
• Calma.
• Elegancia.
• Eficiente y responsable.
• Detallista y perfeccionista.
• Constante.
• Está orientado en todo momento al cliente: Sus
clientes son su prioridad.


• Visión de negocio.
• Vocación de servicio.
• Comprometido con su labor.
• Capacidad de organización y planificación en la
gestión de recursos: Previsión, racionalización,
analítica , síntesis y evaluación.
• Capaz de trabajar bajo presión.
• Creativo: impulsa un sello propio en cada evento.
• Sentido común.


• Empatía.
• Asertividad.
• Persuasión.
• Dispone de don de gentes.
• Escucha activa.
• Capacidad de negociación.
• Capacidad de comunicación.
• Capacidad de trabajar en equipo.
• Idiomas: Inglés, francés, alemán y Japonés.
• Conocimientos de administración.
• Uso eficiente de la informática , de las telecomunicaciones y
medios audiovisuales.
• Liderazgo: capacidad de mando y poder de coordinación.
• Estar dispuesto a iniciar una acción contraria a la prevista si fuese
necesario.
• Habilidad para fijar y lograr objetivos del evento.
• Habilidad para ser un buen Coach.: Habilidad para formar, motivar y
perfeccionar a su personal.
• Habilidad para elegir el metodo de supervision según la personalidad de
los empleados a su cargo.
• Habilidad para delegar en terceros.
• Asumir el rol de juez y solucionador de problemas.
• Habilidades para tomar decisiones adecuadas.
• Innovación y creatividad.
• Iniciativa.
• Cualidades de orientador y guia.


• Amplios conocimientos sobre eventos.
• Conocimiento de sus funciones.
• Conocer bien a su personal y estar bien enterado de
las tareas que realizan.
• Conoce las normas y costumbres de la empresa en
cuanto a calidad, seguridad y protocolo.
• Contar con formación cultural.
• Gestión de resultados a través de herramientas
comerciales.
• Estrategias de ventas.

Supervisar todos los servicios que tengan que ver con la sede, donde tendrá lugar el evento.
Supervisar el montaje y desmontaje del lugar de celebración, la decoración y la iluminzación.
Vigilar el funcionamiento de los medios audiovisuales, las cabinas de traducción simultánea.
Supervisar todo lo referente a la reserva del alojamiento.
Supervisar el catering: coffee breaks, comidas de trabajo y cenas de gala.
Supervisar todos los documentos e informes.
Controlar y hacer un seguimiento de las inscripciones, así como de la asistencia de los congresistas.
Supervisar todos los soportes publicitarios, tarjetas de visitas, cartas, invitaciones, formularios, programas, carteles, etc., comprobando que en ellos aparezca el logotipo y el eslogan que representa la imagen del evento.
Supervisar que todo esté preparado con respecto al tema de los seguros (póliza general del congreso y la que cubre la asistencia al congresista durante su participación en el evento).
Supervisar todas fases de preparación, comercialización, montaje y desmontaje , apertura, desarrollo y balance final de una exposición.
Supervisar que todo el personal esta cumpliendo con sus tareas.
Supervisar que todos los departamentos lleven una buena coodinación.
Supervisar que se estan cumpliendo con los plazos del cronograma, de que no haya demora en la ejecución de los trabajos o tareas.
Supervisar que el porgrama científico se esta cumpliendo según lo previsto.
Visitar al comité de honor para controlar que estan siendo bien atendidos,
Supervisar en todo momento que haya limpieza en la sede y demás zonas comunes donde se celebra el evento.
Captar las primeras impresiones de los asistentes, ponentes, invitados de honor, patrocinadores sobre el evento haciendoles algunas preguntas de tanteo.

FUNCIONES
Es el motivo principal por el cual los interesados van a concurrir, además del encuentro o reencuentro con sus colegas.
En el programa o agenda del evento deben destacarse dos ideas fundamentales:
El contenido: Que incluye los aspectos técnicos y la forma en que se va a desarrollar la reunión (qué tipo de evento será, duraciones, cantidad de oradores por actividad, intercalar debates con conferencias, etc.)
El temario: Tratando de incluir todo lo necesario para abordar cada temática, y que sea seleccionado por personas capacitadas que tengan experiencia y conocimiento sobre lo que quieren ofrecer a los potenciales asistentes.







Supervisar en mayor o menor grado a los porveedores según sus modelos de gestión: Integral, parcial o descentralizado.
Supervisar el tabajo de las azafatas y los azafatos. Si han venido el número contratados de Azafatas/os
Supervisar la gestión de los traslados de los asistentes, ponentes y acompañantes .
Supervisar la imprenta elegida: el tipo de papel, tamaño, gramaje, color, número de páginas, etc. de los documentos encargados.
Supervisar los programas y la organización de los tours pre-post evento, el programa social y de acompañantes (visitas y excursiones previstas) contratados con la Agencia de viajes.
Controlar toda la documentación de los medios de comunicación: notas de prensa, dossier de prensa, etc.; convocar ruedas de prensa y supervisar que todo está listo en lo que se refiere al montaje de la sala.
Supervision de que el equipo de seguridad esta realizando sus funciones correctamente y si estan llevando el control riguroso de entrada al evento revisando las credenciales de los asistentes y evitando el acceso duplicado.
Supervisar que la empresa proveedora de traer las floeres, centros de mesa etc cumple con el plazo previsto.
Supervisar especialmente lo acordado con los patrocinadores.

SERVICIOS EXTRAS


CHECK LIST
CRONOGRAMA
DIAGRAMA DE GANTT
PROGRAMA CIENTÍFICO
CHECK LIST

Detalla todos los aspectos que deben ser analizados, comprobados, y verificados antes del desarrollo del evento.










HERRAMIENTAS Y DOCUMENTOS
PROGRAMA CIENTÍFICO
CAPACIDAD DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS E IMPROVISACIÓN
En casi todos los eventos surgen imprevistos. Lo importante no es que surjan, sino que puedas solucionarlos rápidamente y con el menor costo posible.
Nuestro supervisor tiene la serenidad, mantiene la sonrisa de cara a los invitados y la habilidad de solucionar sin que afecte el desarrollo del evento en cuestión.
Dos invitados que comiencen una discusión
Nuestro Supervisor se concentra y sigue algunas normas protocolares para minimizar los efectos. No se involucra con el ritmo emocional que tienen los invitados molestos, trata siempre de pedirles objetividad y hacerles recordar la importancia del acontecimiento en que están presentes.
Si no puede contener la situación, les piede que se retiren de la fiesta. Es mejor que estos participantes se vayan a que toda la fiesta termine en un ritmo de discordia y molestias.
Ausencia de un orador
Puede pasar que un orador se retrase o falte a nuestro evento. ¿Qué hace nuestro supervisor en este caso? Simple, primero que nada charla con los participantes y comenta este tema. No oculta nada, la gente normalmente se mostra comprensible. Y si es posible, previo a hablar con el orador, pasa la charla para otro día.


El audio y/o video no funcionaban
Nuestro supervisor tranquilizó al orador diciendole que expusiera con naturalidad su ponencia y le dijo que bajara del escenario y se aceracara al público con el proposito de que éste le escuchara mejor mientras se solucionaba el problema. También nuestro supervisor explicó honestamente a los asistentes lo sucedido y les pidió disculpas. Al finalizar el acto tanto el orador como el público felicitaron a nuestro supervisor por el exito del evento.
Lluvió el día del evento
El evento se celebraba en los exteriores de nuestro hotel ese día y durante la celebración empezó a llover y a levantarse un fuerte viento.
Nuestro supervisor, como buen previsor que es , tenía su plan B: Tener preparado un salón en el interior por si ésto sucediese.
EXPERIENCIA Y FORMACIÓN
Licenciatura en Publicidad y Relaciones Publicas con Máster en áreas de Publicidad, Técnicas de creatividad, Eventos, Contenidos y Relaciones Institucionales.
6 años de experiencia organizando eventos en nuestro hotel.
5 años de experiencia organizando eventos en empresa OPC´S.
2 años de experiencia en el Convention Bureau de la Junta de Andalucía.
Experiencia en utilización de Redes Sociales.
D. Manuel Ruiz Marquez
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