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Work Flow Chart

Standard operating procedure
by

Brandon Kim

on 2 April 2015

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Transcript of Work Flow Chart

End
Start
1. Place an order
1-1. Print order
1. Place an order
1-2. 생산의뢰 - 발주 품목, 수량 확인
1. Place an order
1-4. 납품 일정 관리 (Domestic sales, SAP monitor)
1. Place an order
1-5. 입고 (notice to REI)
1. Place an order
Work Flow chart
Standard operating procedure
3. Request - Refrence & Informations
Brandon
1. Place an order
2. Inquiry & Quote
Sales business
Stock management
1. 발주 접수
2. 견적요청 접수, 견적서 발행
3. 요청 - 참고자료, 생산품 정보
4. 방문 - 출장, 정보 교환, 제품 홍보
5. 기타 - Complaint, Claim
1. 입고, 출고 관리
2. 납품 일정 관리
3. 재고 관리
4. Complaint & claim
납품 계획
재고 미보유
재고 보유
1-10.출고 및 발송
(거래명세서 발행 ; SAP)
1-2. 생산 의뢰
1-3. Toss to SAP operator (생산)
긴급, 정기, Sample 등 납기에 따른 운송 수단 결정
1-6. 출고 계획
납품 완료 - 세금계산서 발행
1-7. 창고 입고
창고 입고 - Item, 수량 확인
발주 수량 출고
1-8. 출고
거래처 출고 (통관 후 직배송) - Forwarder 분리 작업 지시

Shipping 시 Invoice 와 Packing list 를 포워더로 전달 이후 Packing list 의 박스번호를 거래처로 직배송 의뢰
분리 입고 폴더에 '분리입고 20141225' 파일 참조


1-6. 출고 계획
통관후, 창고 입고와 거래처 출고로 나눔
1-8. 출고
1-9. 발송
거래명세서 발행 (SAP)
2. Inquiry & Quote
2. Inquiry & Quote
2. Inquiry & Quote
1-1 Basic and Application information

Size
Material
Hardness
color
Quantity
Contact Media
Temp.
Pressure
Static or Dynamic
1-2 Ask Inquiry

- Offical inquiry (excel)
Toss to JENNY
1-3 Get the quotation

- Update to 업체별견적단가
가격표 참조
본사의뢰
1-4 Print the Quotation

- 거래처 마진율에 맞춰 견적서 발행 (E-mail)
발주 접수

1. 각 업체별 고유 발주서 양식을 통해 팩스 및 메일로 발주서 접수
* 구두 발주로 진행되는 경우, 가능한한 발주서 접수할 것
* 발주서 접수 불가능할 경우, 간단한 메모 등으로 발주서 대체
2. 발주 내용 대비 재고 보유 현황 파악 후 본사 발주 진행 여부 결정
3. 본사 발주 진행 품목을 발주서에 표시하여 Sales Cordinator에게 전달
* 발주 진행 품목 전달 시 본사 견적 단가, 제품 출고 단가, 요청 납기일, 안전재고 포함 발주 여부 등 가능한 모든 정보를 표기할 것.
4. Sales Cordinator의 본사 발주서 확인 및 본사로부터의 선적 일정 회신 확인
5. 선적 일정 확인 후 수시로 발주처와 일정 협의 진행

견적 요청

1. 업체별 견적 요청 접수 : 정해진 양식 없이 각 업체별 메일, 구두(전화), 팩스 등을 통해 견적 요청 접수
2. Price List 및 <업체별 견적단가> 파일을 확인하여 기존에 본사에서 quotation 받은 이력이 있는 지 확인
3. 기존 quotation 이력이 없을 경우 본사에 견적 요청 발송 - Jenny Lee
* Cx e-mail 참조 - ex) I141215-115BK - Myungshin

견적 제출

1. 본사 견적 접수 이후 업체에 견적 전달
2. 견적 번호는 업체별, 년도별, 견적 순번을 적용하여 생성하며, 파일 명에 견적 내용 간단히 표기
3. 견적서는 엑셀일로 작성 저장 후 pdf 파일로 다시 저장하여 거래처에 송부 (임의 수정 방지)
4. 견적서는 Quotation 폴더에 보관
5. 견적 기준은 대리점, 유통업체, OEM(제조업체에 직접 견적 제출하는 경우를 통칭) 별로 별도 기준 적용

입고 및 출고

1. 본사로부터의 선적 방식은 크게 항공운송과 해상운송으로 구분되며, 선적지는 중국공장과 대만공장으로 구분됨.
2. 선적시 본사로부터 접수되는 Invoice 사전 확인 필요
3. 입고 시 발주된 품목과 동일한 제품이 입고 되었는지 확인 (Packinng list 및 박스 번호 확인)
4. 제품 출고 시 거래명세서 작성 - ex) PO150106-002BK-YBS
5. 이메일 발송 (SAP 등록용)
6. 다음날 SAP 확인 (담당자 Sonya)

납품 일정

Domestic sales / shipping date, Shipment detail 수시 확인


재고 관리

1. 입고시 Packing 리스트와 입고 물품 확인
2. 창고 현재 수량과 입고 아이템 수량 재확인
3. 출고된 아이템은 재고 수량과 맞는지 확인 (SAP 현재고 혹은 Stock.com)
4. 분기별 실재고 조사
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