Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Relatório de Estágio - Secretariado Executivo e Memória Organizacional

No description
by

Nathana Floriani

on 23 March 2015

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Relatório de Estágio - Secretariado Executivo e Memória Organizacional

“Those who cannot remember the past are condemned to repeat it”.

George Santayana
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA
CENTRO DE COMUNICAÇÃO E EXPRESSÃO
DEPARTAMENTO DE LÍNGUA E LITERATURA ESTRANGEIRAS
SECRETARIADO EXECUTIVO
RELATÓRIO DE ESTÁGIO:
O PROFISSIONAL DE SECRETARIADO EXECUTIVO NO APOIO À
MEMÓRIA ORGANIZACIONAL DE UMA INSTITUIÇÃO
NATHANA FLORIANI
Orientadora UFSC:
Raquel Carolina Souza Ferraz D’Ely
Coorientadora UFSC:
Michele Andreia Borges
Coordenadora de Estágios UFSC:
Raquel Carolina Souza Ferraz D’Ely
Supervisora no Instituto Stela:
Maria Elisa da Silva Rosa
Florianópolis, julho de 2014
ESTRUTURA DO TRABALHO
INTRODUÇÃO

LOCAL DE ESTÁGIO

FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO INSTITUTO STELA:
UM OLHAR APURADO PARA A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL

CONSIDERAÇÕES FINAIS

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
INTRODUÇÃO
"As atividades que ocupam o lugar central das organizações não são mais aquelas que visam produzir ou distribuir objetos, mas aquelas que produzem e distribuem
informação
e
conhecimento
".
Drucker (1993)
"O novo ambiente empresarial mudou o perfil do profissional Secretário, que começou a ter papel de destaque na empresa, a ter o seu
potencial
reconhecido, criando
possibilidades
de construir uma carreira tão promissora como a de qualquer executivo".
Ribeiro (2002, p. 31)
Este novo perfil busca aliar
tecnologia
e
conhecimento
para aprimorar suas atividades, verificando-se assim a inclusão de métodos e técnicas de
gestão do conhecimento
na profissão.
INTRODUÇÃO

Gestão do conhecimento
é a gestão das atividades e processos que
promovem o conhecimento
para o
aumento
da
competitividade
por meio do
melhor uso
e da
criação
de
fontes de conhecimento
individuais e coletivas”.
Conhecimento organizacional é a capacidade de uma empresa em
criar

conhecimento
,
difundi-lo
em toda a organização e
incorporá-lo
em seus produtos e serviços.
European Guide to Good Practice in Knowledge Management (2004)
Gestão do conhecimento?
Conhecimento Organizacional?
Memória Organizacional?
“Um componente decisivo do conhecimento organizacional é a
memória organizacional
– MO [...]"
LaSpisa (2007, p. 36)
A memória organizacional
captura
,
organiza
,
divulga
e
reutiliza
o conhecimento organizacional.
INTRODUÇÃO
TEMA E DELIMITAÇÃO DO TEMA
Devido à limitação de espaço deste trabalho e à extensão de conteúdos que envolvem memória organizacional, este trabalho terá como tema central a
memória organizacional aplicada às tarefas do profissional de secretariado executivo no Instituto Stela
.
Neste trabalho adota-se a estrutura de Walsh and Ungson (1991) e a definição de Stein (1995) que abrange de forma ampla o conceito de MO.
Eric Stein
Gerardo Ungson
James Walsh
INTRODUÇÃO
OBJETIVOS DA PESQUISA
Como o profissional de secretariado executivo pode contribuir com a memória organizacional de uma instituição?
PROBLEMA DE PESQUISA
Investigar como o profissional de secretariado executivo pode contribuir com a memória organizacional de uma instituição.
Identificar instrumentos/práticas de memória organizacional apropriados às tarefas do profissional de secretariado executivo;

Identificar perguntas estratégicas que os colaboradores do Instituto Stela fazem ao Núcleo de Secretariado e cuja resposta associa-se a dados, informações, práticas e procedimentos que fazem parte da memória organizacional do Instituto Stela;

Estabelecer procedimentos que o Núcleo de Secretariado poderia fazer para contribuir com a memória organizacional do Instituto Stela.
Geral:
Específicos:
LOCAL DE
ESTÁGIO

O estágio foi realizado no
Instituto Stela
(IS), uma organização
privada
,
sem fins lucrativos
, voltada para
pesquisa
, desenvolvimento e
inovação
de soluções em
engenharia
e
gestão
estratégica de
informação
e
conhecimento
.
Missão:
Transformar dados em
conhecimento
.
Produtos:
Projetos:
FUNDAMENTAÇÃO
TEÓRICA
A PROFISSÃO DE SECRETARIADO EXECUTIVO
A profissão de secretariado executivo estabelecida nos dias de hoje teve sua primeira
influência
na antiguidade, com a figura dos
escribas
.
Com o avanço da tecnologia, principalmente a inserção de
computadores
e a
internet
, os rumos da profissão de secretariado executivo mudaram, aproximando-a cada vez mais dos processos de
gestão do conhecimento
.
FUNDAMENTAÇÃO
TEÓRICA
MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
Em concordância com Walsh e Ungson (1991, p. 58-59) apesar das definições de memória estarem ligadas principalmente a indivíduos, alguns pesquisadores sugerem que a memória também pode estar ligada à coletividade.
“Organizações são agrupamentos sociais de pessoas, e, como cada ser humano tem uma memória individual,
a organização tem uma memória coletiva
, que corresponde, numa simplificação, ao conjunto das memórias individuais”.
Almeida (2006, p. 64)
FUNDAMENTAÇÃO
TEÓRICA
MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
“Memória organizacional é o meio pelo qual o conhecimento do
passado
é trazido para suportar as atividades
presentes
, resultando, deste modo, em altos ou baixos níveis de eficácia organizacional”.
Definição de MO:
"A MO precisa ter a capacidade de responder às principais perguntas da organização, referentes ao seu
ambiente
, seus
produtos
, seus
procedimentos
e
processos
. Ao mesmo tempo, a MO deve funcionar como um
serviço

inteligente
e
ativo
, que consegue colocar à disposição de todos os funcionários da empresa qualquer
informação
desejada, na hora solicitada".
Stein (1995, p. 22)
LaSpisa (2007, apud SIMIÃO, 2001; CONKLIN, 2001, p. 42)
PROCEDIMENTOS
METODOLÓGICOS

Este relatório,
por conta da análise da memória organizacional
, é classificado como uma
pesquisa aplicada
, pois teve como objetivo gerar novos conhecimentos para a área das ciências do secretariado executivo relacionando-a com a área da gestão do conhecimento e da memória organizacional, dirigidos a sua
aplicação prática
e
solução de problemas específicos no local de estágio
(SILVA; MENEZES, 2005, p. 20).
O critério adotado para a classificação dos objetivos desta pesquisa foi
exploratório
, pois envolveu um
levantamento bibliográfico
de livros, artigos, teses e dissertações relevantes da área de memória organizacional e de secretariado executivo.
AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO INSTITUTO STELA:
UM OLHAR APURADO PARA A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
O
Núcleo de Secretariado e Apoio
é um dos núcleos de apoio do Instituto Stela que prestam serviços para auxiliar os colaboradores que executam as atividades-fim.
Além deste, o Stela conta com outros núcleos de apoio que são:
- Administrativo e Financeiro
- Design
- Documentação e Comunicação
- Jurídico
- Suporte de TI
Este núcleo é composto por:
Secretárias executivas
Fisioterapeuta
Profissional de serviços gerais
+
+
Total:
60 colaboradores
AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO INSTITUTO STELA:
UM OLHAR APURADO PARA A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
As atividades secretariais desenvolvidas pelo Núcleo de Secretariado e Apoio incluem:
• Assistência e assessoramento aos colaboradores
• Manutenção das instalações e estrutura
• Organização de eventos
• Assessoria em línguas estrangeiras
• Organização de viagens
• Gerenciamento de agendas pessoal e institucional
• Supervisão da limpeza e da ginástica laboral
• Comunicação institucional
Na realização destas atividades, considerando o contexto do local de estágio, notou-se a
memória organizacional do Instituto Stela ligada às informações que o Núcleo de Secretariado possui
, ou melhor,
notou-se a presença da MO em muitas atividades realizadas pelo profissional de secretariado executivo
.
AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO INSTITUTO STELA:
UM OLHAR APURADO PARA A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
Para auxiliar na identificação da MO nas atividades do Núcleo de Secretariado, os stelares sugeriram algumas perguntas:
1- As secretárias executivas podem me auxiliar com determinada atividade?
2- Quais as novidades do Instituto Stela?
3- Gostaria de agendar uma reunião, há alguma sala disponível?
AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO INSTITUTO STELA:
UM OLHAR APURADO PARA A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
ATIVIDADE:
Comunicação Institucional
Quais as novidades do IS?
PERGUNTA:
O Núcleo de Documentação e Comunicação do Stela produz uma
newsletter
, um
informativo
, com informações sobre os projetos em execução, negócios, parcerias, eventos, visitas de clientes, novidades dos colaboradores, dicas de português, e demais novidades de
interesse coletivo
. Esta newsletter é enviada quinzenalmente a todos os colaboradores via
e-mail institucional
e, deste modo, todos podem ter
acesso
às novidades do IS.
A newsletter é um grande exemplo de
prática de MO
, pois
retém informações
importantes que poderiam estar apenas no grupo de indivíduos envolvido com o assunto, e que, deste modo, são
repassadas
a todos os colaboradores e podem ser
resgatadas
a qualquer momento e rapidamente. O Núcleo de Secretariado e Apoio auxilia o Núcleo de Documentação e Comunicação enviando fotos dos visitantes e clientes que passam pelo IS, com as informações sobre cada visita; comunicando sobre futuros eventos; e informando outra qualquer novidade que o Núcleo de Documentação e Comunicação possa usar para
divulgação
.
IDENTIFICAÇÃO DA MO:
RESPOSTA / CONTEXTO:
AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO INSTITUTO STELA:
UM OLHAR APURADO PARA A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO INSTITUTO STELA:
UM OLHAR APURADO PARA A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
MAIS CONTRIBUIÇÕES DO SECRETARIADO COM A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL DO INSTITUTO STELA
Tendo por base os
resultados
dessa pesquisa, são propostas algumas outras
sugestões
para que o Núcleo de Secretariado
contribua
ainda mais com a MO do Instituto Stela:
Armazenar
e
organizar
documentos históricos, dada época em que o Instituto Stela era o Grupo Stela, e que podem estar armazenados nos computadores pessoais de seus instituidores e, portanto, poderiam ser armazenados em arquivos virtuais compartilhados entre os diretores, associados e secretárias executivas;
AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NO INSTITUTO STELA:
UM OLHAR APURADO PARA A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL
MAIS CONTRIBUIÇÕES DO SECRETARIADO COM A MEMÓRIA ORGANIZACIONAL DO INSTITUTO STELA
Criar
um acervo do IS para
armazenar
documentos importantes que podem estar em poder dos colaboradores. Este acervo poderia estar localizado na biblioteca do Stela ou em arquivos virtuais, sob responsabilidade do Núcleo de Secretariado;
Compartilhar
uma pasta contendo os contratos com os clientes, propostas, certidões, credenciamentos, entre outros documentos importantes, com os diretores para que eles possam controlar e verificar os contratos, por exemplo, sempre que necessário;
Realizar
uma prática assistida dos novos colaboradores com os colaboradores que estão deixando seu cargo, antes que estes deixem a organização e levem consigo conhecimentos tácitos e essenciais ao cargo;
REFERÊNCIAS
BIBLIOGRÁFICAS
ALMEIDA, Mauricio Barcellos.
Um modelo baseado em ontologias para representação da memória organizacional
. 2006. 258p. Tese (Doutorado) - Programa de Pós Graduação da Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais.

BORGES, Michele Andréia.
Representação Ontológica da Memória Organizacional da Mediatização da Interação Educacional
. 2012.105p. Dissertação (Mestrado) - Programa de Pós-Graduação em Engenharia e Gestão do Conhecimento, Universidade Federal de Santa Catarina. Disponível em: <http://btd.egc.ufsc.br/>. Acesso em: 10 abr. 2014.

BRASIL.
Lei n. 7.377, de 30 de setembro de 1985
. Dispõe sobre o exercício da profissão de Secretário e dá outras providências. Diário Oficial da União, Brasília, 1 out. 1985, Seção 1, p. 14314. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L7377.htm>. Acesso em: 08 abr. 2014.

DAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK, Laurence.
Conhecimento empresarial
: como as organizações gerenciam o seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

DRUCKER, Peter Ferdinand.
Sociedade pós-capitalista
. São Paulo (SP): Pioneira, 1993. xxiii, 186p.

FREIRE, P. S.; TOSTA, K.B.T.; HELOU FILHO, E. A.; GILWAN,G.. Memória Organizacional e seu Papel na Gestão do Conhecimento.
Revista de Ciências da Administração
, v. 14, n. 33, agosto, 2012, p. 41-51. Universidade Federal de Santa Catarina, Santa Catarina, Brasil. DOI: http://dx.doi.org/10.5007/2175-8077.2012v14n33p41.

INSTITUTO STELA. Florianópolis. Disponível em: <http://stela.org.br/portal/>. Acesso em: 08 abr. 2014.

LASPISA, David Frederick.
A influência do conhecimento individual na memória organizacional: estudo de caso em um callcenter
. 2007.120f. Dissertação (Mestrado) - Programa de Pós-Graduação em Engenharia e Gestão do Conhecimento, Universidade Federal de Santa Catarina. Disponível em: <http://btd.egc.ufsc.br/>. Acesso em: 23 abr. 2014.

MOLINA, L. G.; VALENTIM, M. L. P.. Memória organizacional e a constituição de bases de conhecimento. In:
XIV Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação
(ENANCIB), 2013, Florianópolis, SC. Anais do XIV Encontro Nacional de Pesquisa em Ciência da Informação (ENANCIB). Florianópolis, SC: PPGCI/UFSC; ANCIB, 2013. p. 1-20.

NONAKA, I.; TAKEUCHI, H.
Criação de conhecimento na empresa
: como as empresas japonesas geram a dinâmica da inovação. Rio de Janeiro: Campus, 1997.

NONATO JÚNIOR, Raimundo.
Epistemologia e Teoria do Conhecimento em Secretariado Executivo
: a Fundação das Ciências da Assessoria. Fortaleza: Expressão Gráfica, 2009.

RIBEIRO, Nilzenir de Lourdes Almeida.
Secretário: do Escriba ao Gestor
: Um estudo sobre o novo perfil do profissional de secretariado. São Luís: EDFAMA, 2002.

SANTOS, Jane Lucia Silva.
Relações entre capacidade de absorção de conhecimento, sistemas de memória organizacional e desempenho financeiro
. 2013. 234p. Tese (Doutorado) - Programa de Pós-Graduação em Engenharia e Gestão do Conhecimento, Universidade Federal de Santa Catarina. Disponível em: <http://btd.egc.ufsc.br/>. Acesso em: 10 abr. 2014.

SILVA, Edna Lúcia da; MENEZES, Estera Muszkat.
Metodologia da pesquisa e elaboração de dissertação
. Florianópolis: UFSC, 2005. 4. ed. rev. atual.

STEIN, E.
Organizational Memory
: Review of Concepts and Recommendations for Management. International Journal of Information Management, v. 15, n. 2, p. 17-32. DOI: 10.1016/0268-4012(94)00003-4, 1995.

WALSH, J. P.; UNGSON, G. R.
Organizational Memory
. The Academy of Management Review, v. 16, n. 1, p. 57. doi: 10.2307/258607, 1991.

CONSIDERAÇÕES FINAIS
O objetivo deste relatório de estágio, além do
relato das atividades desenvolvidas no Instituto Stela
, foi
investigar como o profissional de secretariado executivo pode contribuir com a memória organizacional de uma instituição
.
Assim, foi verificado que
a

MO do Instituto Stela está presente em diferentes atividades do Núcleo de Secretariado
como a assistência e assessoramento aos colaboradores, a comunicação institucional e o gerenciamento de agendas pessoal e institucional.
Houve limitações?
Os objetivos foram alcançados?
Qual a importância desta pesquisa?
E a experiência de realização do estágio?
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Identificaram-se limitações, principalmente no tocante a
carência
de
pesquisas
na área de secretariado executivo que abrangesse o tema de
memória organizacional
.
Este trabalho destaca-se justamente pela
falta de pesquisas na área de investigação
e, portanto,
futuras pesquisas
podem se
beneficiar
do conhecimento e saberes conduzidos nessa pesquisa.
A experiência de realização de um estágio na
área de

atuação
do
profissional de secretariado executivo
é inegavelmente formadora de
competências
e
habilidades

fundamentais
ao seu
desempenho
. Um profissional de secretariado executivo deve ser um profissional
multitarefa
e, para isto, o
aprimoramento
deve ser
permanente
.
Full transcript