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Manual de Archivo y Tablas de Retención Documental

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by

Jeovani Junco

on 17 September 2015

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Transcript of Manual de Archivo y Tablas de Retención Documental

Codificación
Clasificación
Asignación de tiempos de conservación en cada etapa
Definición de la disposición final
Manual de Archivo y Tablas de Retención Documental
Codificación
Marco Legal
Resolución 8934 de 2014
AGN - Aliados Estratégicos - Regulación Entidades Privadas

Estructura Conceptual de Archivo
Documento
Unidad Documental
Serie Documental
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico

Tablas de Retención Documental
Principales Aspectos
Personal Calificado, formación específica
Herramientas archivísticas de la empresa
Sistema de clasificación TRD
Ciclo de vida del documento a través de las herramientas documentales
Herramientas de TI, Ley 527 de 1999
Principales Aspectos
Principales Aspectos
Eliminación de documentos autorizado a través del Comité de Archivo.
Conformación del comité de archivo, el cual estara a cargo de adoptar las decisiones relativas a la Gestión Documental.
Organización Documental
Clasificación Documental
Organización Documental
Ordenación Documental
Alfabética
Numérica
Cronológica
Principio de Orden Original
Ordenación Documental
Foliación Documental
Organización Documental
Organización Documental
Descripción documental
http://goo.gl/wysPpf
Rotulación e Identificación de Unidades Documentales
Organización de Unidades Documentales
Clasificación
Organización
Almacenamiento
Rotulación
Embalaje de Cajas
Préstamo y Consulta
Diligenciamiento del formato de control
Evidencia de préstamo
Control del tiempo de préstamo
Entregas definitivas y paz y salvos.
Selección
Destrucción
Digitalización
Asignación de Tiempos de Conservación
Disposición Final
Disposición Final
Disposición
Final
Clasificación
Serie
Clasificación
Sub serie
Clasificación
Tipo Documental
Archivo Central
Archivo Histórico
Archivo de Gestión
Almacafé - Estructura Orgánica
Fondo Nacional
Clientes
FNC
Otros
Gerencia General
Administración
Logística y Comercialización
Calidad, Agencias, Torrefactora
Digitalización
La disposición final puede ser
Destrucción o
Conservación

La digitalización adiciona un mecanismo de consulta

Puede ser al ingreso al archivo o al momento de dar la disposición final
Conformación del Comité de Archivo
Transferencias Documentales
Traslado de las unidades documentales de un archivo a otro
Se realizan a través del formato de inventario documental
Se realizan con la periodicidad que establece la Tabla de Retención Documental o el cronograma establecido por el Archivo
Archivos Electrónicos
SAP - Gestión Financiera
Neón - Contratación
ISolucion - Banco de Conocimiento
NORMATIVIDAD
LEY 594 DE 2000.
Articulo 37: Asistencia a los Archivos Privados.
Organización de Archivos Históricos
Decreto 2609 de 2012.
Articulo 36 : Ministerios y Superintendencias emitir normas a entidades que Controlan y Vigilan
Decreto 2578 de 2012:
Articulo 26: Obligación de conformación de archivos, bajo los principios archivisticos y cv
Comité Institucional de Desarrollo Administrativo
Eliminaciones Documentales
El criterio para eliminación se encuentra establecido en las Tablas de Retención Documental.
Debe existir un inventario documental que indique las unidades sujetas de eliminación
Se debe elaborar Acta de eliminación la cual indique la finalización de los valores de los documentos
Aspectos de la Ley:
Legibilidad
Procesabilidad
Reusabilidad
Autenticidad
Confiabilidad
Integridad
Disponibilidad
No Repudiación
Funciones del Comité de Archivo
Definir las directrices para PGD. Ley 594 de 2000 Articulo 21.
Aprobar solicitudes de eliminación
Aprobar la tabla de retención documental
Evaluar cambios normativos y de procedimiento
Aprobación de Politicas Documentales
El Gerente General, quien lo presidirá. El podrá delegar en el Líder de Gestión Organizacional.
El Líder de Gestión Organizacional.
El Director Jurídico.
El Director de Tecnología de la Información.
El Coordinador de Bienes y Servicios.
El administrador del Archivo Central, quien actúa como secretario. Si el servicio es tercerizado, el asesor del Outsourcing será quien actué como secretario.
PGD. Ley 594 de 2000 Artículo 21. Programas de Gestión Documental.
Inventario Documental. Ley 594 de 2000 Artículo 26
TRD. Ley 594 de 2000 Artículo 24.Obligatoriedad de las tablas de retención
HERRAMIENTAS ARCHIVISTICAS
Principales Aspectos
La presente Ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Administración de Archivos: Obligatoridad de la Conformación, Responsabilidad e Instalaciones
Gestión de Documentos: PGD , Formación de Archivos y Herramientas.
Acceso y Consulta de los Documentos: Acceso, Consulta y reserva de los Documentos
Control y Vigilación: Visitas de Inspección
Conservación de Documentos: Nuevos Soportes

Requisitos 8934 de 2014
Las Tablas de Retención Documental deberán remitirse a la Dirección Administrativa o el área que cumpla las funciones archivísticas de la Superintendencia de Industria y Comercio.
Esta resolución resalta la capacidad que tiene la Superintendencia para hacer visitas de inspección, control y vigilancia
Esta resolución estabelece un plazo de 1 año para la elaboración y adopción de las TRD y el PGD

Ley 723 de 2015. Articulo 12
Neón
Soporta electrónicamente el proceso de contratación
Para foliación se crean índices electrónicamente
En la carpeta física se debe crear un testigo documental haciendo referencia a los índices electrónicos
http://goo.gl/Ua6pFe
Archivo Histórico
El Archivo Histórico protege, conserva y custodia el patrimonio documental de la Organización
Consulta por medio de una solicitud al responsable del Archivo.
Las áreas no deben conservar unidades documentales de carácter histórico
Series documentales de Manejo Histórico: Actas - Documentos de Constitución - Memoria Institucional - Investigaciones - Planes Estratégicos - Vocación del Café.
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