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Manual de funciones y procedimientos para la organización y la realización del evento.

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Maria Alejandra Ramirez

on 13 November 2012

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NATVENTURI
TOURS ** MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOSPARA LA ORGANIZACION Y LA REALIZACION DE EVENTOS ** OBJETIVO GENERAL INTRODUCCIÓN Crear un manual de funciones para nuestra empresa, en donde se describan y se analicen los cargos y las actividades de cada uno de ellos, funcionando como una herramienta fundamental para administrar efectivamente el talento humano y obtener un personal idóneo. OBJETIVOS ESPECIFICOS •Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes y comunidad en general realizando eventos culturales.

•Realizar un diagnostico Institucional que demuestre la importancia del manual de funciones. NATVENTURI TOURS Es una empresa tolimense creada por aprendices del SENA, que busca el incremento del turismo en la región, innovando en la oferta de servicios turísticos y enfocando sus principales esfuerzos en dar a conocer las riquezas naturales, culturales e históricas. El excelente servicio al cliente es una de las prioridades de la empresa como estrategia para lograr una rápida ampliación del mercado potencial. Nuestra empresa laboratorio nace con la necesidad, de orientar la formación académica de los aprendices Sena regional Tolima, y rescatar los valores culturales y autóctonos, con el propósito de brindar asesorías basándonos en nuestros conocimientos esfuerzos y experiencia empresarial. Constituidos con un gran equipo de talento humano comprometido, para obtener posicionamiento en el sector turístico. MISION Como empresa turística nuestra prioridad es ofrecer paquetes innovadores, que logren satisfacer de manera total las necesidades de nuestros clientes, además de tener como base principal nuestro excelente servicio al cliente, y la comodidad en aspectos generales. VISION Caracterizarnos como una organización competitiva, comprometida con la región y potencializando el talento humano emprendimiento y liderazgo. Nuestra empresa pretende lograr que el mercado turístico en el departamento del Tolima, se incremente de manera sustancial, logrando así satisfacer las necesidades de los clientes y ofreciendo la innovación y el excelente servicio. VISIÓN OBJETIVOS CORPORATIVOS Posicionar al Tolima, a partir de su diversidad cultural, como un destino de turismo, rescatando los diferentes valores culturales y autóctonos de nuestra población, promoviendo la competitividad del patrimonio y la identidad de la región. *GENERAL *ESPECIFICOS •Posicionar rutas y lugares, como producto turístico cultural, a través de las cuales se permita el intercambio y reconocimiento cultural de los tolimenses, con su identidad y patrimonio.

•Brindar asesoría basándonos en nuestros conocimientos, esfuerzos y experiencia empresarial. VALORES CORPORATIVOS *Trabajo en equipo: estimulamos la comunicación y la interacción promoviendo un entorno que aliente la innovación, la creatividad y los resultados.

*Liderazgo: Nos planteamos desafíos mutuos para mejorar nuestros servicios comprendiendo y asumiendo siempre un compromiso y responsabilidad en todas las acciones.

*Dinamismo: Actuamos con integridad y exigencia, cumpliendo todas las políticas y leyes de la empresa para ser una organización competitiva. PRINCIPIOS CORPORATIVOS • El amor y el respeto por la empresa y el ser humano.

• El liderazgo responsable positivo en proyectos que beneficien a la comunidad.

• Adaptación al medio con compromiso y dedicación de esfuerzos para mejorar. ORGANIGRAMA •Mejorar índices de eficiencia y productividad, asignando las labores respectivas a cada cargo, evitando dualidad de funciones y creando así un mejor clima organizacional.





•Organizar eventos para fortalecer la Identidad e Imagen Corporativas de la organización y las relaciones con los clientes actuales y potenciales. •Promover iniciativas para la consecución de recursos destinados al cuidado y mantenimiento del patrimonio, orientadas a la promoción de sitios turísticos de la región.






•Implementar el turismo como estrategia clave para el desarrollo económico de nuestra región. *Creatividad: Innovamos con calidad y seguridad como ha de ser una elección estratégica.

*Sentido de pertenencia: Apoyamos y queremos la riqueza que nos brinda la naturaleza a nuestra organización.

*Servicio al cliente: promovemos la diversidad el trato justo el respeto mutuo y la confianza. *Fidelidad y dedicación a la organización.
*Fomentar el espíritu de solidaridad, participación, y sentido de pertenecía con la región.
*Sinceridad, transparencia y calidad en los planes a realizar. MANUAL DE FUNCIONES DE LA EMPRESA El presente trabajo está compuesto por tres apartados, el primero incluye el perfil empresarial de la empresa laboratorio “ prestación de servicios turísticos ,en un segundo apartado se presenta organigrama , mientras que en el tercer capítulo presenta la descripción de cada uno de los cargos asignados , donde se explica cuáles son las funciones y tareas de cada uno. Cada modulo fue elaborado conforme a Principios y Normas de Organización, cuyo propósito es definir, las relaciones, responsabilidades y funciones de cada unidad de la empresa para llevar a cabo los eventos presentes. PON TU SEMILLA... Y ARIESGATE A CONOCER TU REGION Natventuri tours tiene como objetivo fundamental posicionar al Tolima, a partir de su diversidad cultural, como un destino de turismo, por tal motivo este evento busca darle una formación específica del sector turístico a todos los participantes, además que vean a nuestra empresa como una oportunidad para recuperar los valores culturales de la región. De la misma forma va contribuir al desarrollo e innovación de nuestros servicios y así dar a conocer a nuestra empresa “NATVENTURI TOURS” mediante un evento llamado “PON TU SEMILLA Y ARRIESGATE A CONOCER TU REGION”, para poder dar a nuestros clientes la oportunidad de un acercamiento directo, lo que nos lleva al logro de nuestros objetivos de fidelización frente a la competencias existentes del mercado actual. Por lo tanto el evento consiste en una muestra cultural, donde se realizaran diferentes actividades, como presentaciones, exhibiciones de baile y de canto. Iniciaremos con un pequeño discurso donde resalte la importancia de recuperar las costumbres y valores culturales y autóctonos dela región. Igualmente habrá unos concursos donde el premio al ganador será un pequeño recorrido por los sitios turísticos de la ciudad de Ibagué. El evento que vamos a realizar, lo vemos como una excelente oportunidad para:

*Las relaciones con todos sus públicos de interés
*La relación con los Medios de Comunicación. Es una excelente oportunidad para proyectar:

*Los productos y/o servicios
*La imagen de la organización en Ibagué y la región. NATVENTURI TOURS Nombre del cargo: Gerente General.
Dependencia: Junta Directiva
Subordinados Inmediatos:
Gerencia administrativa
Gerencia mercadotecnia
Gerencia financiera
Coordinación de producción
Coordinación de talento humano
Coordinación de logística y eventos I. IDENTIFICACIÓN II. FUNCIONES 1.Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales tanto en el ámbito administrativo, financiero y tributario.
2.Manejar con fluidez el idioma inglés.
3.Promover inversiones hacia el sector hotelero y gastronómico.
4.Difundir proyectos de factibilidad y buscar su financiamiento.
5.Determinar y planificar los diferentes proyectos de carácter hotelero y gastronómico relacionados con el medio.
Conocimientos y habilidades:
Conocer del Turismo, habilidades interpersonales, pensamiento global, inteligencia, autonomía, creatividad, empoderamiento y liderazgo. I. IDENTIFICACIÓN NATVENTURI TOURS Nombre del cargo: Gerencia administrativa
Jefe inmediato
Dependencia: Gerente general
Subordinados inmediatos: Asistente

Conocimiento en: Habilidad para negociar, saber escuchar, saber observar, motivador, comunicador y facilitador de trabajo en equipo. Buen gestor de recursos, tener conocimientos de los aspectos inherentes a la administración, capacidad operativa, debe ser un líder de tipo carismático, experto en RRHH y cuidadoso del clima organizacional. Negociador y mediador permanente con visión de futuro y capaz de incidir en forma directa en la realidad. 1.Participar en la elaboración de los planes estratégicos establecidos por la Dirección General.
2.Ejecutar y controlar la asignación de los recursos planificados y
Presupuestados para la empresa.
3.Supervisar el cumplimiento de los proyectos según lo planificado con la Dirección Ejecutiva.
4.Establecer las políticas y normas administrativas que conduzcan al fortalecimiento de los procesos.
5.Velar por la correcta distribución en la adquisición de materiales, equipos, alquileres, servicios entre otros. II. FUNCIONES NATVENTURI TOURS I. IDENTIFICACIÓN Nombre del cargo: Director de producción
Jefe inmediato
Dependencia: Gerencia general
Subordinados inmediatos: Personal de mantenimiento, operacional e inventarios Conocimiento en: Metódico y organizado en su propio trabajo, Analítico y reflexivo ante decisiones importantes, Conocimientos sobre la elaboración de nuevos proyectos con los correspondientes análisis de rendimiento de las inversiones. Conocimientos sobre sistemas de calidad, de productividad y de medio ambiente. Conocimientos de informática a nivel de usuario. Conocimientos sobre organización, gestión y conducción de equipos de personas. Conocimientos sobre dirección de personal y administración de empresas. 1.Mantener operativa la planta: producción y tecnología
2.Control de la materia prima
3.Control de la correcta programación de los equipos y programas
4.Control del mantenimiento técnico
5.Responsabilidad sobre el funcionamiento del área productiva de la empresa y sobre el cumplimiento de los objetivos y políticas establecidas por el Gerente General y/o el equipo gerencial. II. FUNCIONES NATVENTURI TOURS I. IDENTIFICACIÓN Nombre del cargo: Gerente de mercadotecnia
Jefe inmediato
Dependencia: Gerente general
Subordinados inmediatos: Personal de Publicidad, ventas, investigación de mercados, director comercial. Conocimiento en:
Amplios conocimientos de Marketing y desarrollo de planes de negocios. Conocimientos de programas de diseño. Creativo, organizado y realista. II. FUNCIONES 1.Definir un plan estratégico de Marketing, acorde con los objetivos empresariales.
2.Establecer un modelo de evaluación en coordinación con la Gerencia de Ventas, que permita conocer el avance y los resultados de las ventas.
3.Realizar análisis del sector de telecomunicaciones que incluya Clientes, Proveedores, Competencia, Servicios Sustitutos y a los posibles ingresantes al Mercado.
4.Estudiar las Tendencias Tecnológicas como Soporte a nuevos Mercados de Servicio en los que pueda participar la Empresa.
5.Analizar el Comportamiento de la Demanda de los diferentes servicios que presta la empresa. NATVENTURI TOURS I. IDENTIFICACIÓN Nombre del cargo: Coordinación de talento humano
Jefe inmediato
Dependencia: Gerente General
Subordinados inmediatos: Jefe de personal, relaciones públicas, relaciones laborales. Conocimiento en: Administración de personal: (Nomina, Seguridad Social, Contratación). Legislación Laboral Selección de Personal Entrenamiento y Capacitación, Evaluación de desempeño, Bienestar, Indicadores del área y Clima Organizacional. II. FUNCIONES 1.Dirigir y coordinar la marcha administrativa de la unidad a su cargo, para que cada uno de sus funcionarios laboren con eficacia y eficiencia, cumpliendo a cabalidad con sus funciones y con las normas legales.
2.Adelantar programas de inducción y reinducción para todo el personal de la administración dando a conocer normas, reglamento de trabajo, etc., y hacerlos cumplir.
3.Presentar informes periódicos y los que le sean solicitados por el jefe inmediato, oportunamente.
4.Coordinar programas de inducción y reinducción para todo el personal de la administración dando a conocer normas, reglamento de trabajo, etc. NATVENTURI TOURS I. IDENTIFICACIÓN Nombre del cargo: Coordinación de logística y eventos
Jefe inmediato
Dependencia: Gerente General
Subordinados inmediatos: Asistente administrativo, asistente operativo, guías turísticos y asesores. Conocimiento en: Facilidad en la toma de decisiones para crear ideas y conceptos que ayuden a la realización de los eventos satisfactoriamente. Actitud positiva, liderazgo, creatividad. 1.Dar seguimiento y verificar el cumplimiento de los Eventos del alcalde. y en donde el ayuntamiento de algún apoyo para su realización. o se vea involucrado de alguna forma.
2.Cumple la función de organizar a su gente a cargo llevar todo lo necesario para el montaje de escenarios, mamparas, audio maquinaria, equipo de sonido. Para eventos tanto en campo y en salones.
3.Recopilar toda la información de los eventos que se van a realizar.
4.Dar seguimiento para que el evento a realizar cumpla su objetivo. II. FUNCIONES NATVENTURI TOURS I. IDENTIFICACIÓN Nombre del cargo: Gerente financiero
Jefe inmediato
Dependencia: Gerente General
Subordinados inmediatos: Tesorero, contador, auditor interno. Conocimiento en: Buscar la excelencia de su sector.
Es el ideólogo de estrategias tendientes a acrecentar los activos de una empresa. Debe tener capacidad para aprender y seguir aprendiendo.
Temperamento para soportar fluctuaciones, tener éxito, producir resultados y ganar dinero. Amplitud mental. Estabilidad para actuar con objetivos frente a oportunidades y amenazas del mercado.
Capacidad para captar oportunidades de negocios, persuadir clientes y enfrentar obstáculos. Busca la más alta sinergia en sus operaciones. 1.Determinar el monto apropiado de fondos que debe manejar la organización (su tamaño y su crecimiento)
2.Definir el destino de los fondos hacia activos específicos de manera eficiente.
3.Obtener fondos en las mejores condiciones posibles, determinando la composición de los pasivos.
4.Determinar políticas de estrategia y operación del sistema financiero de la empresa
5.Análisis de resultados operacionales y de gestión de la empresa II. FUNCIONES MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ** EQUIPO DE TRABAJO ** * TANIA ALEXA RODRIGUEZ
* MARIA ALEJANDRA RAMIREZ
* ANGIE KATHERINE RODRIGUEZ
* JUAN GABRIEL PERALTA
* EDGAR GUILLERMO PULECIO
* JUAN DAVID GONZALEZ GERENTE DE PROYECTO: MARIA DEL PILAR GARCIA INVITACIÓN DETALLES CRONOGRAMA ORGANIGAMA
DEL EVENTO MANUAL DE FUNCIONES DEL EVENTO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS NATVENTURI TOURS Nombre del cargo: Coordinador general
Jefe inmediato
Dependencia: Gerente general
Subordinados inmediatos: Comité organizador, Comité de administración Conocimientos y habilidades: Exige conocimientos de administración relaciones públicas y excelentes relaciones humanas. Debe tener un pensamiento global, inteligencia, autonomía, empoderamiento y liderazgo. I. IDENTIFICACION II. FUNCIONES 1.Intervenir directamente en la conformación de los comités y asesorarlos en la definición de las actividades propias.
2.Orientar a los coordinadores de los diferentes comités en la parte de administración y ejecución.
3.Liderar la labor de coordinación en forma permanente con el comité organizador.
4.Liderar la planificación, organización, ejecución y control del evento en respuesta a las necesidades de la empresa y sociedad en general.
5.Velar por el cumplimiento de los objetivos de la organización y por supuesto del evento. NATVENTURI TOURS I. IDENTIFICACION Nombre del cargo: Comité organizador
Jefe inmediato
Dependencia: Coordinador general
Subordinados inmediatos: Subcomité de programa, Subcomité de apoyo y servicios generales, Subcomité de seguridad

Conocimiento en:Exige conocimientos de logística, deben ser receptivos y comunicarse con efectividad. Facilidad para interactuar en grupos. Liderazgo II. FUNCIONES 1.Definir y presentar al coordinador del evento todas las acciones en detalle que conlleven a su organización y desarrollo, tanto en la etapa previa como en la ejecución, seguimiento y evaluación del evento para su visto bueno y toma decisiones.
2.Elaborar y coordinar el programa general de trabajo, debe tener a su disposición todos los recursos humanos, técnicos y financieros. NATVENTURI TOURS I. IDENTIFICACION Nombre del cargo: Comité de administración
Jefe inmediato
Dependencia: Coordinador general
Subordinados inmediatos: Subcomité de presupuesto y finanzas,Subcomité de suministros

Conocimiento en: Exige conocimientos de logística, deben ser receptivos y comunicarse con efectividad. Facilidad para interactuar en grupos. Liderazgo II. FUNCIONES 1.Administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos necesarios, facilita los medios económicos y materiales, controlando su adecuada utilización.
2.Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento.
3.Determinar e implementar los procedimientos necesarios.
4.Coordinar la obtención de los permisos y licencias. NATVENTURI TOURS I. IDENTIFICACION Nombre del cargo: Comité de relaciones publicas
Jefe inmediato
Dependencia: Comité organizador
Subordinados inmediatos: subcomité de promoción, subcomité de recepción y protocolo.

Conocimientos y habilidades: Exige conocimientos de relaciones públicas, Protocolo, etiqueta. Computación y sistemas operativos, oratoria. Comunicarse en forma clara y precisa. Organizar eventos. Dar instrucciones. II. FUNCIONES 1.Crear y mantener la imagen positiva de la organización. En las actividades de promoción, divulgación y atención directa a los participantes.
2.Fortalecer los vínculos con todos sus públicos ( internos, externos o indirectos)
3.Generar vínculo entre la organización, la comunicación y los públicos relacionados, además de convencer e integrar de manera positiva, páralo cual utiliza diferentes estrategias, técnicas e instrumentos.
4.Apoyar y reforzar la labor de los demás comités. ** EVENTO ** NATVENTURI TOURS... NATVENTURI TOURS
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