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Proceso de Diagnóstico en el Desarrollo Organizacional

Presentación Cap. 3 Hernández, 26-Nov-12 FIQ
by

Rodrigo Storey

on 28 November 2012

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Transcript of Proceso de Diagnóstico en el Desarrollo Organizacional

¿Cómo funciona el Diagnóstico Organizacional para lograr el mejoramiento del desempeño organizacional? ¿Cuáles son los diferentes tipos de diagnósticos que se pueden emplear? Método General de Diagnóstico Situación de la Empresa Síntomas Diagnóstico Situacional Marco
Estratégico Planes
de Acción Incentivos Resultados Monitoreo del Plan Roles y
Responsabilidad Desarrollo
de Planes Asignación
de Recursos Nuestra
Sociedad ENTORNO Globalización Comunicación Sistemas de
Información El Cerebro Tecnificación Cambios El Diagnóstico Empresarial 4 Perspectivas Proceso de Diagnóstico en el Desarrollo Organizacional Diagnóstico Organizacional Es una actividad vivencial que involucra a un grupo de personas de una o institución interesadas en plantear soluciones a situaciones problemáticas o conflictivas, sometiéndose a un autoanálisis que debe conducir a un plan de acción concreto que permita solucionar la situación problemática. Existen 3 factores que deben tomarse en cuenta al realizar un diagnóstico organizacional, éstos son: La situación de la empresa dentro del contexto de su rama industrial.
La posición de la empresa en el ciclo de vida de las organizaciones.
El sistema social que prevalece dentro de la empresa. Permite al profesional generar valor agregado a las empresas, desarrollar opciones que produzcan mayores beneficios en la medida que se considere la viabilidad, y que se logren implementar correctamente. Para alcanzar el éxito, los dirigentes deben comprometerse con los resultados encontrados y establecer las estrategias que cumplan con las recomendaciones propuestas. Direccionamiento Áreas Funcionales Financiero Externo Pretende determinar hacia donde va la empresa. Se debe conformar un grupo con las personas mas representativas de cada uno de los departamentos. Este procese busca que los mismos empleados encuentren las soluciones y que éstas sean aceptadas por el grupo, de forma que se garantice su implementación.El consultor se enfoca en cuatro principios corporativos. Misión Visión Creencias Valores Debe establecer la razón de ser de la empresa para sus clientes, sus recursos humanos, y responde para qué existe la organización, sus prioridades, derechos y responsabilidades Representa el sueño de los líderes de la organización; tiene que ser una declaración amplia de lo que se desea alcanzar en un tiempo dado Deben establecer la importancia de las personas como individuos, la relevancia del crecimiento sostenido y sustentable de la empresa y los beneficios por alcanzar. Necesitan estar inspirados en el respeto, la ética y la solidaridad. Estos valores tendrán sus pilares en los principios de equidad, transparencia, honestidad, participación y rentabilidad, así como de responsabilidad social y empresarial. El propósito del diagnóstico de áreas funcionales es la evaluación específica de departamentos o funciones de la organización. Entre las áreas particularmente evaluadas está la de producción.
Los aspectos más evaluados son, entre otros, los siguientes:
Eficiencia y Eficacia del uso de los recursos.
Imagen ante los clientes.
Aceptación del producto.
Mejoras salariales.
Seguridad industrial.
Compromiso.
Asignación de recursos. ¿Los indicadores permiten predecir éxitos o fracasos? El propósito de este diagnóstico consiste en identificar los problemas en el manejo de los recursos financieros y validar la información.Las observaciones facilitan el conocimiento de las cuentas por su contenido y detalle. Se refiere al estudio del entorno de la empresa.Se evalúan las fuerzas competitivas, el poder de los productos sustitutos, el poder de los clientes, el poder de los proveedores, nuevos competidores, etc. Selección del Grupo de Trabajo Seleccionar a un grupo representativo de la organización con las siguientes características:
Conocimiento del sistema.
Que sea representativo de los componentes del sistema.Que incluya a la gente con poder de decisión.
Un grupo no debe ser mayor de 20 personas, ni incluir mas de tres niveles jerárquicos. Un grupo óptimo es de 10 a 12 personas. Entrenamiento del Grupo de Trabajo Es necesario que el grupo pase por un entrenamiento que lo capacite. Para lograrlo, es necesario motivar a los participantes a:
Decir lo que piensan.
Respetar las ideas de los demás.
Analizar las ideas por su propio valor Identificación de síntomas individuales Es la reunión donde se pide a los componentes del grupo elaboren una lista de los problemas que a su juicio se están produciendo en el funcionamiento de la compañía. El facilitador debe procurar que la información obtenida sea; clara, específica, concreta y controlable. Explicar al grupo la metodología de diagnóstico organizacional y los resultados esperados, enfatizando la manera en que deben expresarse los síntomas Pedir a cada miembro del grupo que escriba los síntomas relacionados con el sistema (usualmente dura 30 minutos). Algunas recomendaciones que se le puede dar al grupo antes de que empiecen a escribir:
No interrumpir la tarea de escribir síntomas.
Trabajar en silencio.
Todos los participantes deben escribir.
Recordar que se busca el QUÉ y no el QUIÉN.
Recordad que los síntomas deben ser claros, específicos y controlables.
Anotar síntomas y no soluciones.
Plantearse en primera persona. Elaboración de la lista colectiva Cada miembro del grupo, en forma secuenciada, mencionará un síntoma a la vez.
El facilitador escribirá los síntomas en una hoja de rotafolio.
Debe continuarse este ejercicio hasta que pasen todos los miembros del grupo. Conviene al facilitador plantear las siguientes recomendaciones:
Escuchar al compañero.
Evaluar la idea, síntoma o problema y no a la persona que lo diga.
Ser específicos.
Evitar estar a la defensiva.
Evitar discusiones en esta etapa del procedimiento.
Evitar justificaciones del síntoma. Algunas recomendaciones para el facilitador:
No intimidar al grupo.
Evitar que algún miembro del grupo intimide a los demás.
Aceptar la impresión de que parezca que no hace nada.
Evitar discusiones.
Ser democrático.
Tratar que los síntomas queden claros Una de las funciones más importantes del facilitador es la de escribir de manera clara y concisa lo dicho por los participantes: esto involucra una labor de interpretación que se convierte en una actividad clave para el éxito de este proceso. Proceso de síntesis y generación de problemas Síntesis por agrupación Con este método los síntomas se agrupan de acuerdo con lo que la experiencia señala como manifestaciones de un mismo problema. Del conjunto de síntomas es posible identificar uno o varios problemas. Síntesis por estructuración En este método se utiliza una clasificación de los síntomas por naturaleza y la del tipo de acciones que habrían de tomarse para resolverlo. 0 Síntomas fuera de control
1 Síntomas de objetivos,valores,estilo
2 Síntomas de estructura
3 Síntomas de proceso
4 Síntomas graves
5 Síntomas leves
6 Consecuencias
7 Consecuencias graves Síntesis por subsistemas Permite orientar tanto al tipo de problema como el tipo de solución necesario.Para clasificar los síntomas, se pueden utilizar las propiedades de los sistemas y sus factores más relevantes o simplemente, dividir el sistema en sus subsistemas de acuerdo con una funcionalización. Clasificación y jerarquización de problemas Una vez estructurados los síntomas en problemas, la sesión se inicia con una presentación de los problemas al grupo de planeación.El facilitador lee la definición inicial de los problemas.Después, el facilitador pide que cada miembro del grupo estructure los problemas por orden de importancia. Planteamiento de soluciones El facilitador divide al grupo en subgrupos. El número de integrantes depende del tamaño del grupo;se recomienda que en cada subgrupo no haya más de seis ni menos de tres personas. Elaboración de un plan de trabajo Se definen los responsables, el tiempo y el presupuesto necesarios para implantar las acciones usando formatos de diagnóstico organizacional.Por último se plantean reuniones periódicas para revisar el avance en la solución de problemas. Los cuatro pasos propuestos por Weisbord Evaluar el potencial de acción Ches Jansen define cuatro estados de disposición al cambio Conformidad:las personas no observan ninguna necesidad de cambio.
Negación:los clientes se resisten al cambio y no explicitan sus necesidades.
Confusión:se hace presente la ansiedad, energía que todo cambio y aprendizaje requiere.
Renovación:el cliente se siente ante un vasto escenario de posibilidades ante el cual el consultor puede ofrecer ayuda en acciones concretas. Reunir al sistema completo en una sala No sólo se obtiene una observación más real del sistema en cuestión sino que además permite aplicar prácticas de colaboración y manejo de conflictos. El enfoque en el futuro Lo que se pone en juego y se aprovecha es la capacidad de las personas de generar una visión. Tareas que las personas pueden ir haciendo ellas mismas La idea es generar un clima de aprendizaje, en donde las personas puedan reconocer qué tareas deben ir realizando para elaborar soluciones a problemas dinámicos en el tiempo. DIAGNÓSTICO ACCIÓN ADMINISTRACIÓN DEL PROGRAMA Conceptos básicos
de los programas del DO El modelo de seis cuadros AMBIENTE ENXTERNO MISIÓN Y VISIÓN ¿Cuál es el propósito de la organización?
¿Qué está tratando de alcanzar?
¿Cuáles son sus prioridades?
¿Cuáles son sus servicios? ESTRUCTURA ¿Cómo está estructurada la organización?
¿Quién es el responsable por las tareas y funciones?
¿Cuáles son las líneas de autoridad y supervisión? RECOMPENSAS ¿Cómo se motiva al personal que trabaje?
¿Cómo es recompensado?
¿Cómo es castigado? MECANISMOS DE APOYO ¿Qué (sub)sistemas apoyan las actividades de la organización (por ejemplo logística,finanzas,capacitación? RELACIONES ¿Cómo se toman y comunican las decisiones?
¿Cómo se determinan y supervisan las relaciones de trabajo? LIDERAZGO ¿Quiénes son los líderes de la organización?
¿Cómo la dirigen? En resumen, el procedimiento consta
de los siguientes pasos: 1. Selección del grupo de trabajo.
2. Entrenamiento del grupo de trabajo.
3. Identificación de síntomas individuales.
4. Elaboración de la lista colectiva.
5. Proceso de síntesis y generación de problemas.
6. Clasificación y jerarquización de problemas.
7. Planteamiento de soluciones.
8. Elaboración de un plan de trabajo.
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