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Plan de comunicación Interna : UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

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Wendy Jocelin

on 12 April 2013

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Transcript of Plan de comunicación Interna : UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

Plan comunicación Interna dirigida a la
UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS Organigrama de la Universidad ALAS PERUANAS Clientes Internos Administrativo Académico Herramientas de Comunicación : ÁREA ADMINISTRATIVA Horizontal:

•Jornada de puertas abiertas: Es aquí cuando el vicerrector y entidades por encima de los departamentos pueden comunicarse entre sí, para dar a conocer algunos puntos débiles o a mejorar.

Reuniones entre jefes de área: Presentar un informe sobre los objetivos alcanzados por cada departamento a los que están abocados; con la finalidad de que se sientan involucrados con la universidad en general, mas no solo con el departamento en el que trabajan. Unión.

Actividades sociales y deportivas: Es importante para crear un ambiente laboral confortable, se integren los trabajadores, interactúen, se conozcan los unos a los otros y convivan más que solo en el trabajo. Ascendente:

•Encuestas: Con el propósito de saber la satisfacción del trabajador en su ambiente laboral y qué cosas se deben mejorar en la universidad.

•Entrevistas: Conocer las expectativas de cada trabajador con el fin de mejorar la organización y las relaciones entre diferentes departamentos

•Círculos de calidad: reuniones para buscar soluciones a problemas en cada área a personas con capacidad y responsabilidad en la toma de decisiones Herramienta de comunicación:
Lima / DUED/UAD IV.TIC’S

-Intranet: A través del cual se comunicará acerca del concurso.

-Redes Sociales Corporativas: Serán utilizadas para dar detalles tanto del concurso como el premio y las exigencias del mismo. III.HORIZONTAL

-Actividades de Integración: Se enviará una invitación (tarjeta y video) del vicerrector invitando a todos (jefes y colaboradores), a participar de las actividades de integración de personal académico, como paseos, ginkanas, actividades deportivas. Se realizarán cada 3 meses.

-Jornada de puertas abiertas: Se realizarán durante el evento deportivo y haciendo la expansiva en forma repetitiva. Está implicados el personal, jefes de área y vicerrector. II.ASCENDENTE

-Focus group: un consultor especialista concentra un determinado grupo de personas al azar de cada área específica para hacer una medición de clima organizacional y observar las deficiencias como equipo y tratar de encontrar la mejor solución posible.

-Buzón de sugerencias: cada colaborador podrá dejar sus quejas o sugerencias acerca de las debilidades en l organización, de forma anónima junto al periódico mural. Herramienta de comunicación :
ÁREA ACADÉMICA Filiales / DUED/ UAD Herramienta de comunicación: FILIALES Descendente:

•Revista institucional: Servirá para informar sobre los acontecimientos de la organización en donde se puedan ver los valores, misión y visión de la universidad.

•Periódico Mural: Cada departamento contará con uno, con el fin de reforzar aquellas cosas que se pueden pasar al no revisar la intranet.

•Capacitaciones y talleres: Para reforzar sus puestos y el trabajo que desempeñan en la organización, dando la oportunidad para realizar la línea de carrera de la universidad.

•Radio corporativa: Con música peruana para incentivar la identidad de la Universidad Alas Peruanas, de tipo informativa y amena.

•Memoria Anual: Es la recopilación de los logros de la universidad y cuanto se ha crecido. Informar a los colaboradores y se identifiquen con la universidad y sus logros. Tics

•Intranet: Un herramienta necesaria para que exista una comunicación Nacional e Internacional con los trabajadores administrativos de la Universidad, a través de videoconferencias, informar noticias importantes que acontece nacionalmente y los otros países estén al tanto y en constante comunicación.

•Chat corporativo: Con el fin de involucrar más a los trabajadores nacionalmente e internacionalmente, puedas interactuar entre ellos.
•Redes privadas móviles: Las RPM son muy útil para la comunicación entre los jefes de áreas, para agilizar los procesos entre estos, puesto que necesitan la ayuda uno del otro para alcanzar los objetivos. Una comunicación directa es mucho más fácil y sin complicaciones. Recordemos Recordemos I.DESCENDENTE

-Memorándum: El vicerrector informa y convoca a reunión a jefes de cada área.

-Reunión: cada jefe de área presenta un informe detallado de su trabajo y para presentar dificultades e inconvenientes dentro del área, de tal manera que sea necesaria una solución. Esa reunión será una vez al mes.

-Periódico Mural: Cada semana, todas las áreas se encargarán de realizarlo utilizando una temática creativa.

-Comunicado: Será ubicado en el Periódico Mural. El Vicerrector convoca a un concurso de buenas prácticas a cada área con el fin de evaluar su rendimiento académico. Para eso, se contratará un auditor externo para que evalúe democráticamente el desempeño de cada área. Se informará acerca del premio que consiste en una placa que identifique al área ganadora y un Kit de Merchandising (polos, gorros, canguros, mochilas, etc.).

-Revista Especializada: Con ella se informa acerca del trabajo realizado por cada área. Se dan a conocer en un espacio los detalles del concurso. Se especifica las metas de cada área.

-Talleres de capacitación: Dirigido a los jefes de área y personal en general, con cronograma especial dividido para cada área. Duración: 2 meses, una vez a la semana. El vicerrector comunica a los jefes de área mediante un memorándum, acerca de la implementación de estos talleres. El jefe de área se encargan de difundir la información a sus trabajadores a través de un memorándum y boletines informativos. Recordemos Lima Univ. Aulas Desentralizadas Recordemos Director Coordinadores nacionales Decanos Directores de cada escuela Coordinadores Internacionales Trabajan independientemente pero asu vez dan cuenta al vicerrectorado académico . Herramientas de comunicación : DUED / UAD Ascendente: Descendentes:
Memorándum: del Rector hacia los cuatro vicerrectores para informarles sobre una reunión.
Invitación: del vicerrector académico hacia los decanos invitándolos a un evento buffet con carácter informativo para tratar sobre el plan de comunicación.
Comunicado: De los decanos hacia los directores de cada escuela para informarle que habrá una reunión para informar lo acordado en la reunión con el vicerrectorado. Ascendentes :
Reunión: En la reunión se informara sobre armar un plan de comunicación para lograr una buena comunicación interna entre las filiales. Crear la estrategia, informar a todos directivos de cada filial acerca de este plan y finalmente ver los objetivos.

Jornada de Puertas abiertas: si los coordinadores de cada escuela tienen alguna duda, el director de cada escuela atenderá sus dudas y podrá tener una buena comunicación con los trabajadores.

Evento social: Se les enviara una invitación del rector a los vicerrectorados, decanos y directores de escuela a participar de una actividad de integración donde podrán pasar un día ameno haciendo deporte y compartiendo un almuerzo Horizontal:
Buzón de sugerencia: Como plan de estrategia, el buzón servirá para que cada miembro de la coordinación manifieste sus dudas o ideas y así poder hacer sentir al trabajador que se sienta escuchado y que puede ayudar a contribuir con la mejora de la comunicación entre las filiales.

Rueda de Preguntas: En el evento entre el vicerrector académico y los decanos se les brindara un micrófono para poder hacer cualquier pregunta al vicerrector sobre la estrategia de comunicación. Descendentes:
Talleres : capacitar a los colaboradores para mejorar la inducción de la cultural de la empresa.
Talleres de relajación: Logrará que los colaboradores trabajen.
Campeonato deportivo: Entre departamentos de administrativos y académicos.
Descuentos y benficios: Becas o algun tipo de descuento que pueda benficiara los colaboradores. como premio a su esfuerzo. Horizontales :
Reuniones : los directores y sus respectivos coordinadores (Nacional e Internacional) TIC´S
Video conferencia: Donde el rector y pueda comunicarse con los directores y coordinadores y tener mejor comunicación y estar al tanto.
Revista :Será una revista virtual , muy interactivo , donde se informe sobre las cosas que se hicieron tanto en DUED Y en UAD (Nacional e internacional) .
Chat corporativo: será utilizado entre los coordinadores para que de esa forma se pueda estar al tanto de las decisiones a tomar. Logros:

-Los colaboradores de la parte tanto administrativa como académica se sentirán identificados con la misión, visión y los valores de la Universidad Alas Peruanas.
-Se reducirán los malos acuerdos entre los trabajadores, pues al desarrollar las herramientas de comunicación se tendrá una comunicación directa y concisa.
-La universidad tendrá colaboradores con una mayor integración entre ellos.
-Los colaboradores como los alumnos estarán informados sobre los acontecimientos, logros que acontecen en la universidad.
-Los trabajadores administrativos en general estarán capacitados en su labor de trabajo por los talleres que la universidad les brindará para desarrollar un mejor desempeño.
-Cada departamento de la universidad no se concentrará solo en el departamento en el que trabaja, sino que estará enterado de los sucesos que pasan en otros departamentos y se integrará más con la organización. Vicerrectorado Administrativo Vicerrectorado
Académico Auditoria de comunicación:
Esto servirá para revisar que cada una de las áreas este funcionando correctamente y de esa forma se ve que posibles problemas podrían existir y corregirlo. (Será sugerido).
Evento social: se realizará en fechas especiales en las que todos los miembros de los dos vicerrectorados se unan.
Jornada de puertas abiertas: El rector realizará visitas a las dos áreas una vez por mes para verificar que todo este en orden y armonía. GRACIAS POR LA ATENCIÓN DESCENDENTE:
MANUAL DEL EMPLEADO
Para empezar se debería entregar un manual a cada colaborador para que establezcan informaciones relativas a la universidad que cualquier miembro de ella debe conocer. Este manual tiene que contener elementos profesionales e
instituciones. En el primero, es necesario explicitar la información sobre las políticas de personal, como el salario, vacaciones y normas de seguridad.

REUNIONES INFORMATIVAS QUINCENALES:
Que permiten a los Directores comunicarse fluidamente con sus coordinadores de cada área o escuela, y la finalidad es mejorar la interacción personal y tratar temas que en la jornada laboral de todos los días pasan de largo.

BOLETÍN INFORMATIVO:
Consiste en una pequeña publicación mensual en donde se puede encontrar información de acontecimientos importantes de un nuevo curso, de talleres y novedades de cada facultad, de acuerdo a lo que se va participando cada
escuela. en este caso cada facultad desarrollará el Boletín indicando las mejoras más importantes que se han tenido algún seminario o alguna charla estudiantil. Para que los estudiantes estén más informados
de todos los acontecimientos que su facultad

CÍRCULOS DE CALIDAD:
Se discuten el funcionamiento de el area para mejorar , y proponen soluciones a los directivos. Hacen un seguimiento cualitativo y cuantitativo de las acciones a realizar. ASCENDENTE:
BUZÓN DE SUGERENCIAS
tiene como objetivo que los colaboradores puedan expresar sus opiniones o sugerencias sobre diversos aspectos:
— Técnicos, tales como métodos de trabajo, mejoras organizativas, sustitución de materiales, tiempos de producción, mejora de la productividad.
— Humanos, referidos a seguridad e higiene en el trabajo, turnos de vacaciones, mejoras sociales, condiciones en el trabajo.
— Administrativos entre los que se encuentran nóminas, servicios en la organización, normas administrativas.

ENCUESTAS:
Para saber la satisfacción del trabajador en el área en que se desempeña ,su ambiente laboral , sus objetivos , etc.
INTRANET.

Los usuarios mas frecuentes de la Intranet son el personal de las oficinas y los mandos intermedios. En este caso el intranet también tendrá acceso a los estudiantes, no solo servirá para colocar notas si no que contará con información para el alumno, noticias, novedades, bolsa de trabajo, hasta una biblioteca virtual. HORIZONTAL
Correo electrónico :
El correo electrónico o e- mail es un sistema mediante el cual los distintos colaboradores de la universidad pueden comunicarse entre sí a través de mensajes electrónicos escritos que son enviados mediante los terminales de las computadoras personales conectados a una red. Para formular una solicitud de parte del Director de la Escuela dirigida al Decano de esa misma, proponiendo un plan para este ciclo académico, cuales son las urgencias que se tienen que resolver en el plantel, la cual se necesita para el mejoramiento de las distintas casas estudiantiles.

Jornada de puertas abiertas:
En el transcurso del ciclo académico, el decano tendrá una visita a cada escuela, para reunirse con el director y mostrarle su preocupación en cuanto al desarrollo bueno de los objetivos trazados en la primera reunión.


TIC´S
Videoconferencia. serviré para poder ahorar tiempo y de esa forma se pueden plantear puntos en cuanto al mejor funcionamiento de la Empresa "Alas Peruanas" Encuestas de satisfacción: Ayudaría a los jefes en cuanto a cómo se encuentra el clima laboral, voces de campeones es la dinámica de cada área.
Carta de renuncia: Cuando un colaborador decide dejar de laborar.
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