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ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE BANQUETES

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Karla Caballero

on 2 September 2015

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ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE BANQUETES
La planificación, organización y ejecución de un evento o banquete, están divididos en tres áreas: área administrativa, área de producción y área de servicios.
El Contrato de Servicio especifica los términos en que se llevará a cabo la prestación del servicio e incluye la Cotización –que se deriva del Presupuesto discutido entre la Ejecutiva y el usuario– , la cual consiste en un resumen contentivo de los servicios que se van a prestar y los montos respectivos.
La secrfetaria reserva el espacio y bloquea la fecha y hora una vez que los solicitantes han depositado el treinta por ciento (30%) o más según la política del hotel y las condiciones establecidas.
Áreas involucradas:
La secretaria se encarga de elaborar las órdenes de servicio y enviar la información a las áreas de Producción y de Servicios:

-Ama de Llaves}
-Utilería (Steward)
-Mantenimiento
-Recepción
-Bares
-Caja departamental
-Recursos humanos
-Compras
La
Orden de Servicio
es el instrumento de comunicación entre el área administrativa y las áreas operativas. De igual forma, la secretaria prepara la lista de chequeo, instrumento que garantizará hacer un seguimiento minucioso de todos los servicios (internos y/o externos) contemplados para la realización del evento.
El Área de Producción
Tiene bajo su responsabilidad elaborar los alimentos que el cliente ha escogido de la extensa oferta de menús que se encuentran elaborados.
El Área Administrativa
Comercializa, controla y administra los espacios con que cuenta el hotel para la realización de eventos especiales. Para ello, cuenta con Ejecutiva(o)s de Ventas para Empresas que visitan las instituciones, tanto públicas como privadas, para ofrecer los servicios y elaboran el presupuesto que se discutirá con el cliente.
Administración de Banquetes.
De acuerdo con las necesidades de los diferentes tipos de banquetes, el servicio de alimentos puede ofrecer:
Pasapalos fríos y calientes
Hors d`Oeuvres fríos y calientes
Canapés
Estaciones (mesas de quesos, espejos y fuentes)
Menú servido (desayuno, brunch, almuerzo, cena)
Buffet
Pastelería y dulcería
Refrigerios
Coffee Breaks
La elaboración de estos alimentos está bajo la responsabilidad de la Brigada de Producción encabezada por el Sous Chef de Banquetes.
El Área de Servicio
Es la ejecutora de gran parte de lo convenido en el Contrato de Servicios. Su función principal es facilitar el consumo de toda la oferta contenida en los menús de alimentos y bebidas que puede ofrecer el Departamento, en un ambiente agradable e higiénico y con una adecuada presentación.
Maitre de Banquetes: Es el encargado de los salones para banquetes o eventos Ordena el arreglo de las áreas de acuerdo con el plano del salón y con la orden de servicio. Dirige la brigada y contrata al personal extra requerido.
Su equipo de trabajo realizará:
El montaje del salón o área que se ha alquilado para llevar a cabo el evento: Montadores.
El acondicionamiento de mesas y sillas, colocando las diferentes piezas de cubiertos, loza y la cristalería; colocando manteles y faldones a los tablones o mesas para buffet y a las mesas de las estaciones: Mesoneros.
El servicio de alimentos y bebidas podrá ser servido, en el caso de las bebidas, por trago, por medio de la bandeja, o en botella colocada directamente en la mesa; para los alimentos, se podrá emplear el servicio americano o el self service (buffet).
El Capitán de banquetes tiene la responsabilidad de:

1.-Supervisar y dirigir el personal bajo su mando.

2.-Supervisar y dirigir las tareas de arreglo y montaje del salón.
Los mesoneros son responsables de todas las tareas inherentes a la mise en place, de surtir y atender a los invitados durante el servicio de alimentos y bebidas. Cuentan con ayudantes.
El Barman es el responsable de la preparación de las diferentes bebidas alcohólicas, así como del despacho de vinos y otras bebidas. Surte el bar y devuelve al depósito las bebidas no consumidas.
El Supervisor de montaje de salones tiene bajo su responsabilidad vigilar que la disposición del área del evento. Para ello cuenta con el Montador de Salones.
Montador de Salones se encarga de:
Transportar y colocar el mobiliario y equipo del Departamento de Banquetes.
Realizar los montajes de los salones según las órdenes de servicio.
Lavar, limpiar y cuidar el mobiliario y equipo de banquetes.
Ayudar a los utileros en los procesos de limpieza.
Notificar cualquier falla que pueda existir en los salones.
Ayudar a recoger la lencería limpia y sucia, trasladándola al Departamento de Ama de Llaves.
Utilero se encarga de:
Transportar la loza, la cristalería, cubertería, vajilla, menaje de servicio y de cocina, equipo y maquinaria menor.
Ayudar al montador de salones en transportar el mobiliario de banquetes a los lugares indicados.
Recoger y transportar la lencería limpia y sucia de los lugares indicados.
Lavar, secar y colocar la loza, cristalería, cubertería, vajilla, menaje de servicio y de cocina y equipo y maquinaria menor.
Limpiar el equipo de cocina, bares, offices y similares. Limpiar y lavar suelos, paredes y techos de las áreas de trabajo del Departamento de Alimentos y Bebidas.
Seguir las instrucciones recibidas para el manejo de la maquinaria y uso de detergentes.
Gerente de Banquetes
Tiene la responsabilidad máxima del departamento y depende en jerarquía del Gerente de Operaciones y/o del Gerente General del establecimiento de alojamiento turístico (hotel).
Planifica, organiza y oferta todos los servicios de banquetes que ofrezca el establecimiento, por lo que tiene que ser un auténtico vendedor, y con una preocupación grande por la consecución del negocio dentro de los procedimientos y normas establecidos por la Gerencia General.
Responsabilidades:
Conocer el ambiente físico o arquitectura del hotel en especial las áreas o salones para eventos, aforo, montajes y decoraciónes.
Conocer el inventario actualizado y de su mantenimiento.
Asesorarse con la Gerencia General en caso de eventos de carácter muy especial.
Manual de Banquetes contiene:
Planos arquitectónicos de las áreas y salones.
Capacidad y montaje.
Álbum fotográfico de montajes, muestrarios, emplatados, exposiciones.
Lista de costos y precios de los restaurantes y bares del hotel.
Lista de costos y precios de venta para:
a. Coffe break
b. Desayunos, almuerzos y cenas
c. Bailes
d. Cenas cocktails
e. Buffets
Costos y precios de ventas de bebidas por botellas, descorche.
Precios de alquiler de salones, material y equipos.
Lista y precios de contratación de personal extra.
Lista y precios de los proveedores
Archivo de memorandos internos relacionados con instrucciones y/o políticas del hotel.
Papelería de la Gerencia de Banquetes: modelos de cartas (agradecimientos, recordatorios, aniversarios, ofertas de servicios), formularios (ordenes de servicios, presupuestos, facturas).
Control administrativo de los eventos:
Control de los eventos.
Libro de Banquetes: “Reserva de Salones”.
Elaborar presupuestos de los eventos y el Contrato según las normas y políticas de créditos de la Gerencia,
Elaborar las órdenes de servicio del evento para los otros departamentos .
Contratación de servicios externos: personal, equipo, mobiliario, etc. 7. Supervisión general antes del inicio del evento.
Supervisa la facturación de los eventos.
Mantener relaciones públicas.
Elaborar Informe con el 1er. Maitre sobre la evaluación de los eventos.
Elaborar la carta de agradecimiento.
Seguimiento, archivo y control de eventos repetibles: institucionales – congresos, convenciones.
Organizar los eventos promovidos por el hotel: fiestas de fin de año, carnaval, empleados, aniversario del hotel, lanzamiento de un espectáculo.
Conocer los precios de la competencia.
Historial de los eventos pasados y futuros.
Proponer a la Gerencia promociones comerciales para nuevas ideas o innovaciones.
También...
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