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ESTRATEGIA Y PRESUPUESTO MAESTRO

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Nataly Giraldo

on 1 April 2014

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PRESUPUESTACIÒN
Desempeña una importante función en la asignación de recursos, la coordinación de operaciones, la identificación de las restricciones, la comunicación de las acciones y los resultados esperados, la administración de los flujos de efectivo y el hacer las veces de criterio para las evaluaciones del desempeño.
La preparación de los presupuestos le da a la administración el tiempo para resolver cualquier problema que la compañía pudiera enfrentar en los periodos futuros.
IMPORTANCIA DE LA ESTRATEGIA EN EL PROCESO DE PRESUPUESTACIÓN
ESTRATEGIA Y PRESUPUESTO MAESTRO
PRESUPUESTO
Es un plan cuantitativo que identifica los recursos y compromisos requeridos para alcanzar las metas de la organización durante el periodo del presupuesto.
El presupuesto para un periodo específico constituye tanto una pauta para las operaciones como una proyección de los resultados operativos para el periodo presupuestado
Carolina Diaz
Nataly Giraldo

Contabilidad Gerencial

Andrès Fernando Mejìa
BROADWAY
ESTRATEGIA:
La estrategia de una empresa es la ruta que elige para alcanzar sus metas y su misión a largo plazo
Varity Corporation, un fabricante líder de motores diesel y refacciones automotrices, decidió no permanecer en el negocio de la maquinaria agrícola, aun a pesar de que Massey-Ferguson, su subsidiaria en la manufactura de equipo agrícola, generaba casi 90% de los ingresos totales de la empresa. Una vez más, por razones de competitividad, la compañía tomó la decisión estratégica de abandonar el negocio de la maquinaria agrícola. En los presupuestos posteriores de estas empresas se vieron reflejadas estas decisiones estratégicas.
El proceso de determinar la estrategia de la empresa comienza por la evaluación de los factores externos que afectan las operaciones, y la evaluación de los factores internos que representan sus fortalezas y debilidades
FUENTE: ADMINISTRACIÒN DE COSTOS BLOCHER CAP:8
A finales de la década de 1990, Motorola padeció a causa de un error estratégico . La empresa, que alguna vez dominó los mercados de la comunicación inalámbrica de Estados Unidos y de casi todo el mundo, perdió su sitio predominante, cuando a principios del decenio de 1990 tomó la decisión de seguir impulsando la tecnología analógica e invertir apenas cantidades mínimas en la tecnología digital
FORMULACIÒN DE LA ESTRATEGIA
METAS ESTRATÉGICAS Y OBJETIVOS A LARGO PLAZO
La estrategia constituye el marco dentro del cual se desarrolla el plan a largo plazo.
PLAN DE LARGO PLAZO
Identifica las acciones necesarias durante un periodo de cinco a10 años para alcanzar las metas estratégicas de la empresa.
PRESUPUESTACIÒN DE CAPITAL
La planeación a largo plazo a menudo conlleva una:
Es un proceso para evaluar, seleccionar y financiar proyectos importantes, como comprar nuevo equipo, construir una nueva fábrica, o incorporar nuevos productos.
Los presupuestos de capital se preparan con la finalidad de poner las capacidades de la organización en línea con las necesidades marcadas por el plan y el pronóstico de ventas a largo plazo.
OBJETIVOS A CORTO PLAZO
Los objetivos a corto plazo consisten en las metas para el periodo que se avecina, un mes, un trimestre, un año, o para los propósitos de planeación. La empresa determina los objetivos a corto plazo para el periodo del presupuesto con base en sus metas estratégicas, objetivos y planes a largo plazo, que incluyen las condiciones económicas, Industriales y de comercialización
EL PRESUPUESTO MAESTRO
Traducciòn de la estrategia mediante el cuadro de mando integral
FUENTE: ADMISNISTRACIÒN DE COSTOS BLOCHER CAP: 8
El presupuesto maestro traduce en acciones los objetivos a corto plazo de la organización. También refleja los planes operativo y financiero de la organización para un periodo determinado, por lo general de corta duración (un año, un trimestre, un mes).
.
Los presupuestos de operación:

Consisten en planes para identificar los recursos que se requieren para llevar a cabo las actividades presupuestadas, como las ventas y los servicios, la producción, las compras, el marketing y la investigación y desarrollo, así como la manera de adquirir dichos recursos.

Los presupuestos financieros:

Identifican los recursos y las aplicaciones de los fondos destinados a las operaciones presupuestadas. Esta clase de presupuestos abarca el presupuesto de efectivo, el estado de cambios en la situación financiera presupuestado, el balance general presupuestado y el presupuesto de capital

Relación entre las metas estratégicas, los objetivos y planes a largo plazo, las metas a corto plazo, los presupuestos, las operaciones y los controles
PROCESO DE PRESUPUESTACIÒN:
Varía desde los sencillos procesos informales seguidos por las empresas pequeñas y cuya elaboración les toma sólo días o semanas, hasta los prolongados procesos que emplean tanto las grandes empresas como los gobiernos y que requieren meses desde su inicio hasta su aprobación final. El proceso por lo general incluye integrar:
El comité de presupuestos
El comité de presupuestos se encarga de supervisar todo lo relacionado con el presupuesto, y suele ser la máxima autoridad dentro de la organización en todo lo relativo al mismo. El comité establece y aprueba las metas globales del presupuesto para todas las principales unidades de la empresa, dirige y coordina la preparación del presupuesto, resuelve los conflictos y las diferencias que pudieran surgir durante su elaboración y aprueba el presupuesto final.
Periodo del presupuesto
Los presupuestos suelen prepararse para un tiempo determinado, por lo general a un año con subperiodos del presupuesto para cada trimestre o cada mes. Aunque un periodo del presupuesto puede ser independiente del año fiscal al que corresponde, en la mayoría de las organizaciones el año del presupuesto coincide con el año fiscal. Sincronizar el periodo del presupuesto con el periodo fiscal de la organización aligera el proceso de preparación del presupuesto y facilita comparar los resultados operativos reales con los montos presupuestados, y ajustarlos a éstos.
Un presupuesto continuo:
Asegura un presupuesto en todo momento por un número establecido de meses, trimestres o años
En su presupuesto continuo, Johnson & Johnson prepara cada año dos presupuestos anuales, uno para cada uno de los siguientes dos años. Cada año, el presupuesto para el segundo año es revisado y actualizado con base en la información recabada desde el último periodo de preparación del presupuesto. Luego, este presupuesto para el segundo año se convierte en el presupuesto maestro para el periodo que se aproxima, y se prepara un nuevo presupuesto para el segundo año.
Lineamientos del presupuesto
Al comité de presupuestos le corresponde proporcionar los lineamientos del presupuesto iniciales que determinen el tono de éste y rijan su preparación. El comité emite dichas pautas sólo después de hacer cuidadosas consideraciones sobre la perspectiva general de la economía y del mercado, las metas estratégicas, los planes a largo plazo y corto plazo.
Propuesta inicial del presupuesto
Cada centro de responsabilidad prepara su propuesta inicial del presupuesto con base en los lineamientos del presupuesto. Además, las unidades presupuestarias necesitan tomar en consideración varios factores internos en el momento de preparar sus propuestas de presupuestos, entre otros:
• Cambios en la disponibilidad de instalaciones o equipo
.• Adopción de nuevos procesos de manufactura
.• Cambios en el diseño del producto o la combinación de productos.
.• Cambios en las expectativas o en los procesos operativos de otras unidades presupuestarias de las que depende la unidad presupuestaria para recibir materiales u otros factores de operación.
• Cambios en otros factores operativos o en las expectativas o en los procesos operativos de unidades presupuestarias que dependan de que la unidad presupuestaria les suministre los componentes necesarios. Es inevitable que los factores externos ejerzan un efecto en las operaciones, por lo que un presupuesto no puede llevarse a buen fin sin un examen cuidadoso de importantes factores externos, tales como:
• La perspectiva de la industria para el plazo más próximo.
Las acciones de los competidores.
.• El poder de negociación (disponibilidad y precio) de los proveedores (de materia prima, componentes y mano de obra).


Negociación, revisión y aprobación
Las negociaciones son tal vez el núcleo del proceso de presupuesto, y probablemente se lleven la mayor parte del tiempo de preparación de un presupuesto. El comité revisa el presupuesto para asegurarse de que concuerde con los lineamientos del presupuesto, busque el logro de las metas a corto plazo deseadas y persiga el cumplimiento del plan estratégico. Luego de que el comité de presupuestos otorga su aprobación final , el director ejecutivo aprueba el presupuesto entero y lo transmite a la junta directiva
Modificación
Conforme se desarrollan las operaciones, los factores internos o situaciones externas podrían hacer necesaria la modificación del presupuesto; los procedimientos para corregir el presupuesto varían de una organización a otra.
Hay organizaciones que sólo permiten corregir el presupuesto en circunstancias especiales y les resulta difícil obtener la aprobación para modificar un presupuesto.
FUNCIÓN DE LOS PRESUPUESTOS
LA ESTRATEGIA, EL PLAN A LARGO PLAZO Y EL PRESUPUESTO MAESTRO
PRESUPUESTO MAESTRO
Es un presupuesto integral para un periodo específico. Es un conjunto de presupuestos identificado en las áreas de operación y financiera relacionados entre sí. Algunas firmas denominan planeación de las utilidades al proceso de preparar un presupuesto maestro
Fuente: Administración de Costos , cap: 8
Un presupuesto de ventas
Muestra las ventas esperadas en unidades a sus precios esperados de venta

Presupuesto de producción
Muestra la producción planeada para un periodo determinado. Esta producción planeada depende de las ventas presupuestadas, las unidades deseadas del inventario final de productos terminados y las unidades del inventario inicial de productos terminados.
PRODUCCIÓN
PRESUPUESTADA=
(EN UNIDADES)

Ventas presupuestadas
( en unidades) +
Inventario final deseado
( en unidades) -
Inventario inicial
( en unidades)
Presupuesto del uso de materiales directos
Muestra la cantidad y el costo de los materiales directos que se requieren para la producción.

Presupuesto de compras de materiales directos
Muestra la cantidad física y el costo de las compras planeadas de materiales directos.

Presupuesto de mano de obra directa
Para prepararlo, se usa el presupuesto de producción. Cada empresa requiere un número específico de empleados con las habilidades necesarias para llevar a cabo la actividad de producción como se ha presupuestado. El presupuesto de mano de obra directa le permite al departamento de personal planear la contratación y reubicación de los empleados.

Presupuesto de costos indirectos
En un presupuesto de costos indirectos se incluyen todos los costos de producción, excepto los de los materiales directos y la mano de obra directa.

Presupuestos del costo de artículos producidos y del costo de ventas
Luego, se preparan el presupuesto del costo de artículos producidos y el presupuesto del costo de ventas. El presupuesto del estado de resultados usa la cifra del costo de ventas para determinar el margen bruto para el periodo, mientras que el balance general incluye en los activos totales el inventario final de artículos terminados.

El presupuesto de compras de mercancía
Muestra la cantidad de mercancía que debe comprar durante el periodo

Presupuesto de desembolsos de venta y de administración generales
Después, se prepara el presupuesto de desembolsos de venta y administración generales.
Es bien conocido que las empresas reducen o eliminan desembolsos de ventas y de administración para incrementar la utilidad de operación para el periodo que les interesa.
Presupuesto de ingresos en efectivo (cobros)
El presupuesto de ingresos en efectivo ofrece detalles en relación con los cobros anticipados de efectivo (que no provienen del financiamiento ) para un periodo que se avecina
Presupuesto de efectivo
Describe los efectos de todas las actividades presupuestadas sobre el efectivo



El estado de resultados presupuestado indica la utilidad neta esperada en un periodo futuro. Si la utilidad presupuestada no alcanza la meta especificada, la administración puede estudiar acciones para mejorar los resultados de operación antes de acordarse el presupuesto maestro final.

Estado de resultados presupuestado

El último paso en el ciclo de preparación de un presupuesto por lo general consiste en preparar el balance general presupuestado. El punto de partida para preparar un balance general presupuestado es la posición financiera esperada al principio del periodo del presupuesto
El balance general presupuestado incorpora los efectos de todas las operaciones y todos los flujos de efectivo durante el periodo del presupuesto y muestra los saldos al final del periodo.

Balance general presupuestado

Las compañías de servicios, las empresas internacionales y las organizaciones no lucrativas poseen características operativas, ambientes de operación y aspectos que las distinguen de las empresas de manufactura y las comerciales.

Proceso de presupuestación en compañías de servicios, empresas internacionales y organizaciones sin fines de lucro

De manera parecida a como ocurre con las empresas de manufactura y las comerciales, la presupuestación en las empresas de servicios consiste en planear respecto a los recursos provenientes de las operaciones y los recursos requeridos en las operaciones para cumplir con las metas presupuestadas

Presupuestación en las industrias de servicios
Presupuestación en organizaciones sin fines de lucro
El objetivo de las organizaciones no lucrativas consiste en brindar servicios de un modo eficiente y eficaz según lo mandan sus estatutos, sin desembolsar más que su nivel permitido de gastos. Al no contar con un estándar contra el cual medir su desempeño en el otorgamiento de servicios, pero con la consigna precisa de no exceder los gastos presupuestados, el presupuesto maestro de una organización no lucrativa suele convertirse en un documento para autorizar los gastos y las actividades permitidos.

Una compañía multinacional enfrenta cuestiones presupuestarias adicionales únicas, que surgen de las diferencias culturales y lingüísticas, de los ambientes políticos y legales heterogéneos, de las fluctuaciones en los tipos de cambio de divisas y de las discrepancias en las tasas de inflación existentes en distintos países, entre otras.
Presupuestación en entornos internacionales
La presupuestación base cero (ZBB)
Es un proceso de presupuestación que les exige a los administradores preparar sus presupuestos partiendo desde cero.

La presupuestación basa-da en actividades (ABB)
Es un proceso de presupuestación que se sustenta en las actividades y los generadores del costo delas operaciones
El sistema ABB procura establecer una relación clara entre el consumo de los recursos y la producción. Las relaciones claras entre las actividades, los costos y la producción permiten a los administradores examinar los efectos sobre las demandas de recursos presupuestados cuando se hacen cambios en la oferta de productos, el diseño de productos, la mezcla de productos, los procesos de fabricación, la participación de mercado, la mezcla de clientes, el tamaño del lote y los costos de los recursos de producción.

La presupuestación kaizen
Es un método de presupuestación que incorpora al presupuesto expectativas de mejoramiento continuo. Una empresa que utiliza la presupuestación kaizen prepara sus presupuestos con base en los procesos y costos de operación futuros deseados durante el periodo del presupuesto. Lo anterior representa una mejora con respecto a los procesos de operación usados actualmente, más bien que la continuación de las prácticas actuales, como es a menudo el caso con la presupuestación tradicional.

La ética en el proceso de presupuestación
Las cuestiones éticas se evidencian en todos los aspectos de la presupuestación. Los presupuestos a menudo sirven como un criterio importante para evaluar el desempeño de los empleados; no obstante, son éstos quienes proporcionan datos con los que la empresa prepara sus presupuestos.

La holgura presupuestaria
Es el “colchón” insertado de manera intencional dentro de un presupuesto con el propósito de asegurar que se cumpla con las exigencias del mismo

La congruencia de meta
Consiste en la coherencia entre las metas de la empresa, las de sus subunidades y las de sus empleados


Un objetivo del presupuesto sencillo corre el riesgo de no alentar a los empleados a dar su mejor esfuerzo. Sin embargo, uno que sea demasiado difícil de alcanzar puede desalentar a los administradores a siquiera tratar de cumplirlo.

Nivel de dificultad del objetivo del presupuesto
Los procesos de presupuestación pueden ser o de arriba abajo o de abajo hacia arriba. Cuando el procesoes de arriba abajo, es la alta administración la que prepara los presupuestos para la organización entera,incluso los de las operaciones del nivel más bajo. A esta forma del proceso suele llamársele presupuestación autoritaria.
El presupuesto participativo, por otro lado, consiste en un enfoque de abajo hacia arriba que incluye en el proceso de elaboración del presupuesto a todas las personas que serán afectadas por éste, incluidos los empleados de los niveles inferiores. El presupuesto autoritario ofrece un mejor control en la toma de decisiones que uno participativo. La alta administración establece las metas generales para el periodo del presupuesto y prepara un presupuesto para que el personal de operación alcance las metas.

¿Presupuestación autoritaria o participativa?
Las funciones del departamento de presupuestos o del contralor

El departamento de presupuestos, y en algunas organizaciones el contralor, participa de manera activa durante el proceso entero de preparación del presupuesto verificando la exactitud de los datos y asegurando que se realice de un modo congruente y en conformidad con los lineamientos y las metas del presupuesto de la organización. El departamento de presupuestos proporciona los técnicos encargados de armar el presupuesto
CASO:
HALIFAX ENGINEERING
Los ejecutivos de Halifax Engineering proyectaron las siguientes cantidades para el año 2010:
Información adicional para el año 2010:
Costos y gastos generales, en los niveles anticipados de producción para las piezas regulares y de trabajo pesado para la aviación
Presupuesto de ventas:
Presupuesto de producción:
Presupuesto del uso de materiales directos y Un presupuesto de compras de materiales directos:
Presupuesto de mano de obra directa
Presupuesto de costos de gastos generales de fabricación
Presupuesto de costos administrativos
Estado de resultados presupuestados
Balance general presupuestado
Estado de flujos de efectivo presupuestado
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