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Consideraciones para digitalización y gestión de documentos

Consideraciones para digitalización y gestión de documentos
by

Jose Manuel Sequera

on 31 July 2010

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Transcript of Consideraciones para digitalización y gestión de documentos

Consideraciones para digitalización y
gestión de documentos Digitalización Concepto básico: Llervar algo a formato digital Concepto amplio: Agregarle valor al objeto digital, hacerlo útil Gestión documental
Busca solucionar problemas que siempre se presentan "Pierdo tiempo buscando documentos" Frecuencia en la pérdida de documentos Espacio físico insuficiente Distribución Estadísticamente hablando 92% de la información se encuentran en papel.
Los archivos de papel se duplican cada 3.5 años Un documento puede ser copiado (en promedio) 19 veces al año.
Digitalización: Visión general Gestión electrónica de documentos Repositorio Central Herramientas de gestión documental Generación Almacenamiento Búsqueda Distribución Mantenimiento Conversión ¿Qué comprende la digitalización?
Expresar los datos en formato digital
Ingreso en una base de datos
Organización
Búsqueda y recuperación
Seguridad
Actualización y distribución

Tecnología aplicada a la
gestión electrónica de documentos Criterios para selección Hardware adecuado a la necesidad Software:
Plataforma
Costo
Resultado
Dependiente del hardware Archivos a ser digitalizados:
Tipo de papel
Tamaño
Cantidad
Estado del material
Criterios de almacenamiento "Trasladar un problema físico a uno digital NUNCA será la solución" Ventajas El original se manipula una sola vez.
Aumenta eficiencia en general
Reducción de costos
Resguardo seguro y eficiente
Posibilidad de recuperar rapidamente la información
Diversas opciones de búsqueda
Cumplimiento del ciclo de vida documental
Seguimiento a la vida del documento y a las actividades de los usuarios
Sistemas adaptables al tamaño de la organización
Si no hay preguntas, nos vemos
en la coda #chisting
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