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DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO

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Guadalupe Calderón Martínez

on 9 October 2015

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DISTRIBUCION DEL ESPACIO EN LAS AREAS DE TRABAJO
INTRODUCCIÓN
La estrecha relación que existe entre las condiciones físicas que conforman el medio en el que el personal lleva a cabo sus tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente favorable a la naturaleza del trabajo para convertirlo en un factor de productividad.
CONCEPTO
La expresión distribución del espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios al personal y a los clientes.

OBJETIVOS
• Incrementar la eficiencia y eficacia en la forma de trabajo de una organización.
• Desarrollar los criterios necesarios para planear e implementar una distribución del espacio que facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo, así como el uso de sus elementos materiales para reducir el tiempo y costo necesarios para llevarlo a cabo.
• Ayudar a crear condiciones laborales que permitan al personal de una organización realizar su trabajo en un ambiente favorable.
• Contribuir a que una organización genere productos y servicios de calidad.
• Promover una interacción ordenada entre las funciones y procesos y las instalaciones para llevarlas a cabo.
• Contribuir a que la gestión de una organización sea más competitiva
CONSIDERACIONES GENERALES PARA LA REALIZACIÓN DE UN ESTUDIO DE DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
FACTORES QUE LO ORIGINAN
a) Establecimiento de nuevos objetivos y programas.
b) Reformas en la estructura de la organización.
c) Modifi cación de los sistemas y procedimientos de trabajo.
d) Estrategia de marketing.
e) Implementación de una dinámica de trabajo basada en procesos.
f) Como respuesta a las propuestas del personal.
g) Incremento del volumen de trabajo.
h) Aumento o disminución de personal.
i) Reubicación o remodelación de las instalaciones de trabajo.
j) Renovación del mobiliario y equipo.
k) Atención de las necesidades del servicio a clientes.
l) Aprovechamiento óptimo de recursos.
m) Reformas al marco legal ambiental.
n) Cumplimiento a convenios, acuerdos o ambos, de operación a nivel nacional
e internacional.
o) Observancia de normas de higiene, seguridad y calidad ambiental.
p) Cambios en disposiciones oficiales en materia económica.

Estrategia
Para que la implementación de las estrategias fortalezca la correcta disposición del espacio en las unidades de una organización es necesario tomar en cuenta los elementos siguientes:
• Ser acordes con la misión y objetivos trazados.
• Incluir sus niveles de aplicación: corporativo, en su definición; funcional, en su relación con las funciones de las unidades administrativas; de negocio, en su conversión en estrategias de negocio y, global, en cuanto a la participación en un mercado global.
• Utilizar la cadena de mando (mandos superiores, mandos medios y nivel operativo) para fluir en la estructura orgánica.
• Establecer una clara relación estrategia/desempeño.

Cultura organizacional
En cuanto a cultura organizacional, la distribución del espacio debe fomentar el respeto a las creencias, actitudes, valores, hábitos, costumbres, supuestos y formas de hacer las cosas de los integrantes de la organización. Para ese efecto es necesario considerar las acciones siguientes:
• Fortalecer los valores medulares para la formación de una cultura fuerte.
• Promover una sana interrelación entre una cultura de alto contexto, en la que la comunicación se use para el mejoramiento de las relaciones personales, y una cultura de bajo contexto, en la que la comunicación se use para intercambiar hechos e información.
• Crear las condiciones para una adecuada alternancia de culturas adaptable, de logro, de clan y burocrática.
• Lograr un mayor compromiso del personal con la organización para que el desempeño sea más consistente.

Estructura
En función de la estructura de la organización, la distribución del espacio debe tener en cuenta los siguientes factores:
• Las relaciones de trabajo entre las unidades que la componen.
• Los sistemas de información y procesos de comunicación establecidos.
• Naturaleza, volumen, frecuencia y modo de desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad, procurando seguir una secuencia lógica.
• Que permita una adecuada supervisión del trabajo y comodidad en su realización.
• Posibles cambios en la estructura orgánica o funcional, para distribuir el espacio de manera tal que permita introducir modifi caciones fácilmente.
• Ubicación de las áreas de atención a clientes en los lugares más accesibles.
Liderazgo
El estilo de liderazgo imperante defi ne elementos clave tales como:
• La interacción positiva del personal en función de sus objetivos e infl uencia mutua.
• El manejo congruente del empuje, la motivación, la confi anza, el conocimiento y la inteligencia.
• Las dimensiones en que se manifiesta a nivel micro, enfocado en tareas específi cas, personas, conductas y procesos y, a nivel macro, enfocado en estrategias, cultura y ambiente.
• Los modelos para su ejercicio, en particular el situacional, que relaciona el estilo de comportamiento del líder con la disposición de sus subordinados para realizar el trabajo; el transaccional, que asocia el mejoramiento y elevación de la productividad y sentido de compromiso con la organización; el transformacional, encaminado a compartir una visión, articular un sistema de valores e inspirar y motivar el cambio; el estratégico, que busca el logro de la visión, misión, objetivos y estrategias para alcanzar la competitividad estratégica y, de nivel 5, orientado al nivel más alto en la jerarquía de las capacidades para administrar.

ASPECTOS ORGANIZACIONALES
La disposición efi caz de las instalaciones y el aprovechamiento racional de una organización puede efectuarse a través de:

• Unidades de mejoramiento administrativo.
• Áreas de apoyo responsables de la función de mantenimiento.
• Equipo de trabajo integrado con ese propósito.
• Consultores externos.


Responsabilidad de suejecución
TÉCNICAS AUXILIARES PARA ESTUDIAR LA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
PRINCIPIOS
Integración total
Distribución que integra y coordina personas, equipos, máquinas y materiales para que funcionen como una unidad total.

Mínima distancia recorrida
Distribución de objetos, documentos, formas, materiales y piezas para que circulen lo menos posible, reduciendo la distancia que las personas transitan para realizar una actividad, contactar con otras personas o utilizar servicios o equipos.

Circulación
Distribución de las áreas y unidades en el mismo orden o secuencia que en el proceso de trabajo.

Flexibilidad
Distribución que permite que los ajustes y las readaptaciones se realicen con un costo y molestia mínimos.

Para orientar las acciones en términos de
homogeneidad y congruencia, la disposición del espacio requiere de criterios rectores como los siguientes:
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