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Caso DgM Insumos

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on 27 November 2013

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Caso DgM Insumos
Historia y descripción
Unidades de Negocio y Servicios
Procesos generales de la Empresa
Año 2002, nace DgM Insumos, con dos socios, dedicándose a la recarga de cartuchos tóner láser.
Año 2006, se produce una reestructuración de la empresa (empresa familiar). Aumenta la escala, y se incorporan nuevos empleados.
Areas de la Empresa
Roles y responsabilidades bien definidas.
Atención al Público
Administración
Comercialización y repartos
Producción (sección de cartuchos y la de impresoras)
Embalaje
Gerencia
Historia
Unidad de Negocios Principal
Recarga, remanufactura, fabricación, importación y venta de cartuchos toner remanufacturados, alternativos y originales.
Unidad de Negocios Secundaria
Servicio técnico de impresoras, reparación de impresoras a empresas y al gremio, mantenimiento preventivo, venta de repuestos y partes de impresoras al gremio, venta de impresoras usadas y nuevas.
Unidad de Negocios en formación
Comercialización directa de productos e insumos generales al gremio tales como conectividad, venta de repuestos, kit de herramientas para técnicos, resmas de papel, etc.
Mercados, Clientes y Competidores
Tandil, la provincia de Buenos Aires (excluido en norte), la provincia de Río Negro y la provincia de Neuquén.
Tandil: empresas, redistribuidores y negocios del gremio. Zona: empresas y representantes oficiales.
Sin competidores enTandil. Aunque, si en Buenos Aires, Mar del Plata y Bahía Blanca.
Proceso productivo de reparación de cartuchos o impresoras, o reciclado de cartuchos
• Retiro del cartucho o impresora en el domicilio del cliente.
• Se genera una orden de ingreso.
• Ingresa al laboratorio donde se recarga o recicla el cartucho, o se le realiza la reparación a la impresora.
• Chequeo y control de calidad.
• Se embala el cartucho y se etiqueta con un código de barras el cartucho o impresora (número de orden interno, a través del cual se accede a un historial pormenorizado del cartucho).
• Se le da salida al cartucho o a la impresora.
• Se factura el servicio.
• Se dirige a la sección de entrega (ya sea que se retire en el negocio o se tenga que entregar en domicilio).

Proceso administrativo
No se cuenta con un proceso estandarizado, aunque si se tienen ciertas pautas a seguir tales como:

• Límites de cuentas corrientes.
• Tipo y características de licitaciones.
• Sistema de cobranzas.

Procesos relacionados al vendedor zonal
Persona que viaja por toda la zona, siendo el contacto directo con el cliente y quien, principalmente, realiza las ventas directas. Trabaja de forma directa con el administrativo zonal.
Tareas relevantes
• Envío de e-mails a todos los clientes de dónde va a estar la semana siguiente.
• Seguimiento y gestiones a través de correo electrónico y/o teléfono.
• Todas las cuestiones comerciales, de stock o de precios de importancia son consultadas al gerente general.
• Se prevé que el nuevo sistema de la empresa va a estar preparado para trabajar online. El stock actual y entrante va a poder ser consultado online.

Propuesta de Mejoras al Negocio
Google Drive
Como
mejora inmediata
proponemos utilizar el concepto de trabajo colaborativo y las aplicaciones que nos ofrece Drive en la nube. Creamos dos
tablas
(hojas de calculo), una con la
información del cliente
y otras con la información que el vendedor toma de los
pedidos que realizan los clientes
. Esto permite que la empresa y el vendedor puedan acceder y modificar la misma información en tiempo real y optimizando la gestión de las ventas.
irve
La comunicación entre el vendedor viajante y la oficina central puede ser mas efectiva, al disminuir los tiempos, la redundancia de información y los errores.
Google Drive
Mas allá de que la estrategia de la empresa esta enfocada en la calidad del servicio y la efectividad en la respuesta al cliente, no se realiza ningún procedimiento que permita obtener un feedback de la operatoria con los clientes.
Utilizando la aplicación de
Formularios
de Drive podemos realizar
encuestas de satisfaccion y calidad
una vez concluida la operación con el cliente, evaluando no solo el servicio y el producto sino también la asistencia que recibió del vendedor designado.
Sistema a medida
Del diagnostico inicial surge la decision de enforcar nuestra propuesta en la mejora de los procesos que se producen entre los vendedores y la empresa, debido a:

Gran cantidad de tiempo utilizado
desde que el vendedor obtiene y genera la información de los pedidos diarios, los cuales transcribe a un correo electrónico en forma de texto; que luego deben ser interpretados por personal administrativo en la oficina central y ser agregados a los pedidos que deben confeccionarse.
Inexistencia de un formato único
en el cual se envíe y reciba la información.
Gran posibilidad de que se cometan errores
en generación, interpretación y transcripción de la información.
La
mejora principal
al proceso de negocio, consiste en desarrollar un
portal web
el cual este apoyado en una
base de datos
y que contenga toda la información necesaria para que el vendedor y la oficina central puedan disponer de información común a todos acerca de los pedidos futuros, los stocks, las pre-ventas, las ventas realizadas, los datos de los clientes, las fechas de entrega,etc.

Asimismo, se estará desarrollando una
aplicación móvil
en sistema operativo
Android
a través de la cual se pueda consultar, cargar y modificar información de la base de datos del sistema, que es reflejada prácticamente en tiempo real en el portal web el cual puede ser consultado desde las oficinas centrales u otro lugar del mundo en ese mismo momento.
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