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MEMORIA PUESTOS TRABAJO

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JuandeDios Castro Molina

on 15 January 2014

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ELEMENTOS COMUNES A TODAS
PARTICULARIDADES DE CADA PLAZA
COMUNES A PLAZAS DE CENTROS
COMUNES A PLAZAS DE NIVEL 25
MEMORIA: CONCURSO MÉRITOS
RESPONSABILIDADES
Para definir una correcta política orientada hacia los usuarios de los servicios públicos es necesario un correcta identificación de los usuarios y de sus problemas.
En cada uno de los puestos tipo especificaré los usuarios y desarrollaré las propuestas en esta materia.
Asegurar la correcta atención a los clientes internos y/o externos, la búsqueda de información sobre sus problemas, las alternativas para solucionarlos y su asesoramiento


ORIENTACIÓN AL CLIENTE

GESTIÓN DE LA CALIDAD EN LA UGR
PRESENTACIÓN DE LAS MEMORIAS PARA LOS PUESTOS
INTRODUCCIÓN
COMUNES A TODAS LAS PLAZAS.
Gestión de la calidad en la UGR.
Responsabilidad.
ELEMENTOS COMUNES A LAS PLAZAS DE CENTROS.
Unidad Funcional Centros Académicos.
Contrato Programa.
Sistema ISO-9001, Procesos clave.
Carta de Servicios.
COMUNES A NIVEL 27
Funciones
Responsabilidad de liderazgo
COMUNES A NIVEL 25.
Funciones.
PARTICULARIDADES DE CADA PLAZA.
Jefe del Servicio de Contratación.
Entorno de la plaza
Servicio de Contratación y Patrimonio.
Sistema de Gestión de la Calidad en el Servicio
Conclusiones y propuestas de mejora
Administradores, para cada plaza.
Datos sobre el Centro.
Conclusiones
Adjuntos para cada plaza.
Datos sobre el Centro.
Conclusiones
Jefe de Sección de Habilitación.
Entorno de la plaza
Servicio de Habilitación y Seguridad Social.
Sistema de Gestión de la Calidad en el Servicio
Conclusiones y propuestas de mejora.
Jefe de Sección de UAD Medicina.
Entorno de la plaza
Sistema de Gestión de la Calidad de Dpto.
Conclusiones y propuestas de mejora
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACIÓN

COMUNES A NIVEL 27
PUESTOS A LOS QUE SE OPTA

ADMINISTRADOR FACULTAD DE ODONTOLOGÍA
ADMINISTRADOR FACULTAD DE FILOSOFÍA Y LETRAS
ADMINISTRADOR FACULTAD DE DERECHO
JEFE DE SERVICIO DE CONTRATACIÓN Y PATRIMONIO
JEFE DE SECCIÓN DE HABILITACIÓN
JEFE DE SECCIÓN ADJUNTO DE LA FACULTAD DE TRADUCCIÓN E INTERPRETACIÓN
JEFE DE SECCIÓN ADJUNTO DE LA FACULTAD DE TRABAJO SOCIAL
JEFE DE SECCIÓN ADJUNTO DE LA FACULTAD DE ETS ARQUITECTURA
JEFE DE SECCIÓN ADJUNTO DE LA ETSI DE INFORMÁTICA
JEFE DE SECCIÓN ADJUNTO DE LA ETSI DE INFORMÁTICA
JEFE DE SECCIÓN UAD MEDICINA




Juan de Dios Castro Molina

Resolución de 27 de noviembre de 2013 de la UGR, su apartado 1.1 de la parte específica:
Descripción de las medidas que se proponen para desarrollar la función a ejecutar descrita en el Acuerdo de Homologación del Personal de Administración y Servicios de las Universidades Públicas Andaluzas, teniendo en cuenta la competencia relacionada asignada a dicho puesto.

OBJETIVO
CONVOCATORIA DEL CONCURSO
La calidad en la gestión univertaria
Fundamentos teóricos de la Mejora de la productividad en grupos.
MARCO JURÍDICO
ESTABLECE LAS FUNCIONES Y COMPETENCIAS ASOCIADAS AL PUESTO
COMPROMISO ASUMIDO POR LA INSTITUCIÓN Y EL PAS
INTERIORIZADO POR LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
PAPEL FUNDAMENTAL DEL PAS


EEES: la Declaracion de Bolonia lo recoge entre sus objetivos.
COMUNITARIO: Recomendaciones de la Comisión de Educación Superior de las Comunidades Europeas.
NACIONAL: Ley Orgánica 6/2001 de Universidades y su modificación en la Ley Orgánica 4/2007
ANDALUZ: Ley 15/2003 Andaluza de Universidades
Políticas de austeridad ocasionan problemas de finaciación y de acceso a la educación superior.
Marco jurídico

ACUERDO SOBRE FUNCIONES DE LOS ACUERDOS DE HOMOLOGACIÓN 2003, donde se establecen puestos tipo asociados a sus responsabilidades
EL ACUERDO SOBRE CPMCS 2007
Facilitar los procesos de acreditación institucional en el marco del EEES
Impulsar la mejora continua en la administración y servicios
Vinculación de resultados a objetivos
ACUERDO SOBRE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
CATÁLOGO DE COMPETENCIAS

Incidencia directa en la gestión


El contrato programa que firma la UGR con la CEIC con una financiación vinculada a resultados, marca los compromisos de la UGR con la consejería. Cada año se establecerán los compromisos concretos para alcanzar los objetivos propuestos.
Entre otros indicadores se acuerda establecer contratos programa para Centros, Departamentos y Servicios Universitarios.
En el caso de los Servicios Universitarios estos se acuerdan ente la comisión nombrada al efecto y los responsables de las Unidades Funcionales donde se establecen los planes de mejora de las unidades.

Contrato Programa 2014
Contrato Programa servicios universitarios 2014
CONTRATO PROGRAMA DE LA UGR CON LA CEIC
CONTRATO PROGRAMA DPTOS
CONTRATO PROGRAMA CENTROS
CONTRATO PROGRAMA SERVICIOS UNIVERSITARIOS
APROBACIÓN DEL PLAN DE MEJORA
ESTRUCTURA
SEGUIMIENTO
La Comisión de Mejora de cada unidad deberá presentar, ante la Comisión de Valoración, la siguiente documentación:
 ACCIONES ESTRATÉGICAS:
o Mantenimiento de la Certificación ISO. Cartas de Servicios: la Unidad deberá entregar el Informe de Indicadores
 ACCIONES ESPECÍFICAS: la unidad deberá entregar la Memoria de Seguimiento (generada con la Plataforma de Evaluación de Servicios)
ACCIONES ESTRATÉGICAS
Cumpimento de los comprois estabecidos en las cartas de servicio
Mantenimiento de la cerficacion ISO 9001
ACCIONES ESPECÍFICAS
Acciones relacionadas con Objetivos de gestión que dependan del trabajo de los integrantes de la unidad y que se ajustarán a las directrices establecidas.
Podrán proponerse mejoras relacionadas, entre otros, con los siguientes aspectos:

 Nuevos servicios, compromisos u objetivos de gestión.
 Nuevos recursos de información dirigidos a facilitar el acceso al servicio (talleres informativos, tutoriales, guías de utilización, etc…)
 Integración de las nuevas Tecnologías de la Información y Comunicación en la atención al cliente.
 Desarrollo de aplicaciones informáticas que suponga una mejora de la eficiencia del servicio.
 Tiempo de respuesta en los servicios prestados.
 Incrementar el número anual de unidades de tarea relacionadas con los procedimientos habituales de la unidad.
 Mejoras en la eficiencia del sistema de comunicación con proveedores y usuarios.
 Disminuir el número de quejas y reclamaciones.
Elaboración
Comisión de Mejora de la Unidad Funcional
Asesora
Gerencia y Vicerrectorado para la Garantía de la Calidad
Aprueba
Comisión de valoración del Contrato-Programa
Firma
Responsable de la UF, Gerencia y Vicerrectorado para la Garantía de la Calidad
JUSTIFICACIÓN
VALORACIÓN
La Comisión de Valoración del Contrato-Programa estudiará los indicadores y evidencias aportadas por la Unidad permitiendo valorar el grado de consecución. En 2013 se consiguieron
CARTAS DE SERVICIO
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA UGR
CONTRATOS PROGRAMA
CARTAS DE SERVICIO
SISTEMA ISO 9001
“La Universidad de Granada, con su Equipo de Gobierno al frente y el respaldo mayoritario del Personal de Administración y Servicios, está comprometida con la idea de potenciar unos servicios modernos, transparentes y eficientes que, en consonancia con los tiempos actuales, respondan en el menor tiempo posible a las demandas planteadas por la sociedad actual, que requiere de una administración cuya gestión esté orientada a la calidad, los resultados y la mejora continua.”

Compromiso de la Institución y del PAS
El Complemento de Productividad para la Mejora y Calidad de los Servicios (CPMCS) que presta el Personal de Administración y Servicios (PAS) de las Universidades Públicas de Andalucía ha configurado un marco para acreditar las labores de gestión en las actividades universitarias e impulsar en la institución y en su personal una cultura de mejora continua que conduzcan a la excelencia en la administración y los servicios universitarios
CPMCS
Componentes
Política de calidad
La Universidad de Granada es una universidad pública a la que le corresponde, en el marco de sus competencias, la prestación del servicio público de la educación superior
La UGR se compromete a mejorar el servicio prestado utilizando el sistema ISO 9001, concretando los compromisos, asi como a evaluarlos para verificar su cumplimiento
Manual de Calidad
Según el Manual de Calidad la UGRtodas las unidades de la UGR han establecido, documentado, implementado y mantienen un sistema de gestión de calidad como base para mejorar continuamente la satisfacción de las personas usuarias y la eficacia de los servicios prestados, según los requisitos de la norma UNE-EN-ISO 9001. Y cada Unidad ha identificado los procesos, su secuencia y relación, reflejándolos en Mapas de Procesos.Para mantener dicho Sistema, la UGR define, aprueba y comunica una Política de Calidad común, que es revisada periódicamente.
Resultados
Según la memoria de Gestión de la UGR de 2013 se han alcanzado todos los compromisos adquiridos tanto en la carta de servicios como en el contrato programa
• Contribuir, en el ámbito de sus competencias, a que la Universidad de Granada alcance una cultura de innovación, creatividad, calidad y excelencia.
• Alcanzar resultados equilibrados, cumpliendo con la legislación vigente y con los requisitos exigidos por la norma UNE-EN-ISO 9001.
• Generar un marco de confianza y seguridad hacia las personas usuarias del servicio público, esforzándose, a través de una atención personalizada, por conocer, comprender y satisfacer sus necesidades y expectativas.
• Potenciar el factor humano, fomentando el trabajo en equipo y la participación activa en la orientación a nuestras personas usuarias.
• Establecer periódicamente objetivos de calidad.
• Divulgar y compartir esta política de calidad con todo el personal.
• Desarrollar alianzas con nuestros grupos de interés, asumiendo la responsabilidad de un futuro sostenible.
• Liderar con visión, inspiración e integridad, promoviendo en todos los niveles de la organización, una cultura de calidad, basada en la mejora continua y en la gestión por procesos.
El Rector de la Universidad de Granada aprueba y respalda esta política de calidad y realizará, de forma permanente, la evaluación de la aplicación y eficacia de estas disposiciones, garantizando la evolución y mejora del sistema de gestión de la calidad de la UGR
En la parte común de los puestos de la misma UF concretaré sus acciones específicas
Por cada Unidad Funcional existirá una carta de servicios.
Las cartas de servicios de la universidad de Granada tiene como propósito facilitar a las personas usuarias, la obtención de información, los mecanismos y la posibilidad de colaborar activamente en la mejora de los servicios proporcionados.
La carta tiene como objetivo conseguir una mejora de los servicios prestados por la universidad de Granada a las personas usuarias. como consecuencia de lo anterior, las unidades adoptarán las medidas necesarias para garantizar que el contenido de la presente carta se aplique por todas las personas a su servicio.
Sistema de sugerencia y quejas es común a todas las cartas de servicio y con él se pretende recoger las aportaciones de los usuarios sobre el servicio prestado para su mejora.
Derechos de los usarios y usuarias.
En cada uno de UF detallaré la identicación de la unidad, la misión y visión, los compromisos y sus indicadores
DESARROLLO
MISIÓN Y VISIÓN
Con ellos se describen los que servicios que se prestan y se declara el objetivo conseguir la mejora continua de los mismos. En cada UF los describiré.
Plan de Mejora
UNIDAD FUNCIONAL
SISTEMAS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS
ESTRATÉGICOS
CLAVE
DE APOYO
MAPA DE PROCESOS
Procedimientos que los desarrollan y documentan
SISTEMA ISO-9001
Es un conjunto de normas que describen distintos aspectos de cómo debe un sistema de gestión y aseguramiento de calidad, para definir documentar y unificar la multitud de procedimientos existentes de acuerdo a lo prescrito por esta norma
Plan de Mejora
Concreta el sistema de calidad de la UGR.
Cartas de servicio
Sistema ISO-9001
Contrato-programa
Evaluación y seguimiento
Se evalúa el sistema mediante las auditorias internas y externas.
En función de los resultados se proponen modificaciones
El Acuerdo sobre el CPMCS las define con las unidades organizativas básicas
Unidades funcionales de la UGR
La implantación, mantenimiento y mejora continua de un sistema de calidad tiene como objetivo central dar el mejor servicio al cliente, pero nuestro trabajo está orientado a dar un servicio público de alto valor social, como es la
educación superior
El SGC proporciona está información de forma sistemática a través de los sistemas previstos para recoger las sugerencias y reclamaciones de los usuarios, tanto en la carta de servicios como en los procedimientos del sistema ISO-9001.
Diseñar y mantener una estrategia de comunicación que permita al equipo de trabajo identificar claramente los objetivos del servicio, área o unidad bajo su dirección

Comunicación

Planificación de objetivos a medio plazo
Permanente actualización para poder comunicar cualquier novedad.
Transmisión bidireccional de la información
El personal debe disponer de la información suficiente para establecer los objetivos con claridad y su papel en la consecución de éstos
Atención a cualquier requerimiento por parte del personal
En cada uno de los puesto tipos detallaré las condiciones particulares que se den y las propuestas necesarias para mejorar.

Condiciones:
Competencia en la comunicación interpersonal
Empatía
Reconocimiento del valor del trabajo desarrollado

Trabajo en equipo/Cooperación
Desarrollar el equipo de personas, con conocimiento de aquellas herramientas que le permitan una mejor gestión de los objetivos del Servicio/Área/Unidad
Propuestas
● Rotación en los puestos del mismo área.
● Evaluar las necesidades formativas del personal y tener en cuenta sus peticiones en este sentido, aprovecharemos también la evaluación de la eficacia de la formación recogida en el informe Revisión por la Dirección del SGC de la UFE
● Vigilar los posibles problemas interpersonales que afecten al trabajo e intentar vías de solución lo antes posible, siempre dentro del respeto que merece la intimidad de cada cual. Y en casos que no puedan tener solución dentro de la propia unidad pedir el apoyo del Servicio de Prevención en este aspecto.
● Hacer partícipe al equipo de los objetivos a medio y largo plazo, atendiendo sus aportaciones y promoviendo la responsabilidad en la consecución de dichos objetivos.
● Es importante el reconocimiento profesional de logros, aunque se dan por hecho son importantes para mantener la motivación.
● Para la integración del grupo es fundamental conocerse todos los miembros, no solo a nivel profesional, para ello la otra herramienta son las reuniones informales, creando espacios para el encuentro.

Desarrollar el equipo de personas, con conocimiento de aquellas herramientas que le permitan una mejor gestión de los objetivos del Servicio/Área/Unidad.
Desarrollo del equipo
Reconocimiento del trabajo desarrollado.
●Fomento de reuniones informales que permitan intercambiar puntos de vista y opiniones.
Compartir información con el equipo que a veces sólo llega a los niveles altos de la Administración y que tenga que ver con decisiones de otros estamentos de la Universidad, ya afecten al centro o no.
●Pedir opinión a quienes componen el equipo y hacer que se sientan partícipes del proyecto común.

Anticipar puntos críticos de una situación o problemas, estableciendo controles y mecanismos de coordinación y buscando información externa para asegurar la calidad de los procesos.
Competencias del puesto
Administrar simultáneamente proyectos complejos, realizando controles y coordinando la información de los procesos en curso.
Procesos previsibles e imprevisto.
Herramientas
El SGC ha concretado todos los procesos, desarrollándolos en procedimientos específicos donde se distribuyen las responsabilidades y se concretan a un nivel más profundo en instrucciones de trabajo
Condiciones para una adecuada planificación.
Conocer las condiciones y requisitos del servicio que se presta.
Condiciones del equipo de trabajo
Establecer mecanismo para pode adaptarse a nuevas situaciones.
Planificación/Organización
Análisis de problemas. Realizar análisis lógicos, identificar problemas, reconocer información significativa, buscar y coordinar datos relevantes.

Habilidad Analítica
Propuestas
Análisis del desarrollo en periodos anteriores.
Diagnosis de errores
Protocolo de revisión posterior a los procesos

Un trabajador implicado es el mejor preparado para hacer frente a los imprevistos, para ello es muy importante:
Autonomía en las tareas.
Planificación y la flexibilidad para reorganizar los recursos humanos y materiales ante imprevistos

Iniciativa/Autonomía
Anticipar acontecimientos que puedan ocurrir en el corto y medio plazo:
creando oportunidades y minimizando los problemas potenciales,
evaluando las consecuencias de las decisiones,
respondiendo con agilidad a los cambios y aplicando diferentes formas de trabajo.
Mejora continua
Actuar de forma eficaz y eficiente.
Establecer sistemas para mejorar la gestión y los resultados del Servicio/Area/Unidad, diseñando métodos de trabajo que garanticen la máxima eficacia y eficiencia.
Es uno de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad de la UGR.
Planificación.
Control y Verificación.
Modificación.

LIDERAZGO
Esta responsabilidad sólo le corresponde a los puestos de nivel 27, Administradores y Jefes de Servicio, así como al resto de puestos que son los máximos responsables de sus respectivas unidades.
Orientar la acción del equipo de personas teniendo en cuenta los valores y objetivos de la organización:
convirtiéndolos en objetivos del Servicio/Area/Unidad y
logrando la adhesión de los miembros del equipo e
integrando sus opiniones.
Concepto de liderazgo
Administración Pública: Poder vs Liderazgo
PROCESOS DE LOS CENTROS
CONTRATO PROGRAMA
CARTA DE SERVICIOS
ACCIONES ESPECÍFICAS:
Acción 1: Elaboración de una base de datos de reconocimientos de créditos en los estudios de Grado en al menos un 75% de los Centros, al objeto de mejorar la información ofrecida a los estudiantes, así como facilitar y estandarizar el tratamiento de dicha información en las Secretarías.
Acción 2: Elaboración y puesta en marcha de un proceso común para la solicitud, abono y entrega de certificaciones académicas para estudiantes egresados o que no se encuentren residiendo en Granada, en al menos un 75% de los Centros.
Acción 3: Creación de un foro de actualización y coordinación de la información académica administrativa, que permita el intercambio de información, experiencia y conocimientos en relación con la normativa académica que afecta a los Centros.
Acción 4: Creación de una utilidad en la aplicación informática de Gestión de Alumnos SIGA para la notificación automática al estudiante de los cambios producidos en la liquidación de precios públicos de matrícula.

ACCIONES ESTRATÉGICAS:
Mantenimiento de la Certificación ISO 9001
Cumplimiento de los compromisos establecidos en las Cartas de Servicios
Responsabilidades
Responsable de la UF para promover dichos compromisos.
Personal de Secretaría para manterner el SGC.
Administradores para realizarlo e implantarlo, Adjuntos
Propósito
:
“facilitar a las personas usuarias, la obtención de información, los mecanismos y la posibilidad de colaborar activamente en la mejora de los servicios proporcionados por los Centros Académicos de la Universidad de Granada (Conserjerías y Secretarías)
Grado de cumpliento
Cumplimiento:
Todos los compromisos estratégicos se han conseguido y queda pendiente valorar los específicos de 2012 de acuerdo con la memoria de gestión del Rector de 2013
Seguimiento: Memoria de Gestión 2013
Es responsable del cumplimiento del presente procedimiento el personal de la Unidad
Funcional-03 Centros Académicos que realice atención al usuario, y especialmente el personal
que atiende a los usuarios personalmente en nuestras instalaciones.
TRAMITACIÓN DE LAS ACTAS
Este procedimiento tiene como
finalidad
la gestión de actas, entregadas para su validación, de las diferentes asignaturas en sus diversas modalidades, necesarias para la obtención del título universitario
oficial correspondiente.
Es
responsable
del cumplimiento del presente procedimiento el personal de la Unidad Funcional 03 Centros Académicos que intervenga en la realización del subproceso de Gestión Académica de Actas.
Entrega
COMPROBACIÓN
CONTROL DE ENTREGA
VALIDACIÓN
ARCHIVO
PROVISIONAL
REVISIÓN Y
COMPROBACIÓN
ENCUADERNACIÓN
CERTIFICACIONES
EQUIVALENCIA DE ESTUDIOS PARA ENSEÑANZAS DE GRADO
Este procedimiento tiene por objeto normalizar las peticiones de: Equivalencias de Estudios (Adaptación, Reconocimiento y transferencia de créditos) del alumnado matriculado en cualquier titulación de Grado de las que se imparten en esta Universidad.
Tipos de certificaciones.
Certificación académica oficial: aquellas que se realizan para remitir el extracto del expediente académico del alumno desde el centro en el que cursa estudios universitarios al centro al que se va a trasladar para iniciar otros estudios o continuar los mismos que está cursando, ya sea en la Universidad de Granada o en otra Universidad.
Certificación académica personal: son de variada naturaleza y su finalidad es que el alumno pueda acreditar cualquier dato de su expediente académico.
El proceso abarca desde que el usuario o persona autorizada entrega el impreso normalizado, debidamente cumplimentado, hasta que una vez comprobado los datos, liquidados en su caso los precios públicos preceptivos, se expide en certificado a través de la aplicación SIGA, se firme por parte del responsable (normalmente Decano o Director del centro) y se proceda a su entrega al interesado o persona autorizada.

 EQUIVALENCIA DE ESTUDIOS PARA LAS TITULACIONES ANTERIORES AL DECRETO 1393/2007.
Tiene por objeto normalizar las peticiones de convalidaciones parciales de estudios extranjeros por españoles, adaptaciones, convalidaciones y reconocimientos de créditos, de los alumnos matriculados en cualquier titulación de las que se imparten en esta Universidad
Comprende la serie de actos administrativos que permiten a una persona iniciar o continuar sus estudios en un curso académico como alumno en la titulación para la cual fue admitido por alguna de las vías legales existentes en la Universidad de Granada. Recoge los pasos desde la solicitud de matrícula hasta la grabación informática de su alta, la entrega de la carta o cartas de pago y la firma del resguardo.
Tipos de Matrícula:
Presencial
Primer curso
Traslado de expediente.
Acceso a segundo ciclo.
Automtrícula, alumnos que se matriculan por segunda vez o sucesivas..
MATRÍCULA
TÍTULOS
Consiste en normalizar la tramitación de solicitudes de títulos universitarios en lo referente a las competencias de las secretarías de los centros de la Universidad de Granada.
Alcanza a la expedición de títulos universitarios oficiales excluidos los de Doctor y Máster. Comprende desde la solicitud del interesado hasta la entrega del título y está implicado también el Servicio de Asuntos Generales de la Universidad.
Otorga a un título extranjero, desde la fecha en que sea concedida y se expida la correspondiente credencial, los mismos
efectos del título académico español
con el cual se homologa, en todo el territorio nacional, de acuerdo con la normativa vigente.
El
procedimiento
se inicia mediante la solicitud del interesado en la que se opta por la realización de la prueba de aptitud en un centro de la Universidad de Granada, en los plazos y convocatorias que se establezcan por Resolución de los respectivos Decanatos.
El Decanato o Dirección propondrá al Rectorado el nombramiento del
tribunal calificador
.
Una vez superada la prueba la facultad expedirá a favor del interesado
certificación
acreditativa de la superación.
HOMOLOGACIÓN DE TÍTULOS
Internacional
: ofrece a los estudiantes la posibilidad de realizar un periodo de sus estudios en una Universidad asociada mediante un convenio bilateral y obtener el reconocimiento académico de dichos estudios, así como determinar el procedimiento a seguir en la gestión de expedientes de estudiantes procedentes de países de la Unión Europea y otros países asociados.
Nacional
: determina el procedimiento a seguir al amparo del acuerdo Marco aprobado en el pleno de conferencias de rectores de las universidades españolas firmado el 18 de febrero de 2000, en la gestión de expedientes de movilidad SICUE. Dicho intercambio se basa en la confianza entre las instituciones, la transparencia informativa, la reciprocidad y la flexibilidad.

MOVILIDAD
CONVENIOS
MATRICULACIÓN
RECEPCIÓN DE LISTADOS DE ESTUDIANTES
VALIDACIÓN DE LAS LISTAS
INCOMING
PROCEDIMIENTO DE MATRICULACIÓN
DOCUMENTO DE ACREDITACIÓN
ACUERDO ACADÉMICO
CERTIFICACIÓN
ENVÍO DE LISTADO
DE ESTUDIANTES
ACUERDO DE ESTUDIOS
MATRICULACIÓN
RECONOCIMIENTO ACADÉMICO
INFORMACIÓN ESTUDIANTES
OUTDOING
ATENCIÓN AL USUARIO
RESPONSABILIDADES.
Es responsable del cumplimiento del presente procedimiento el personal de la Unidad
Funcional-03 Centros Académicos que realice atención al usuario, y especialmente el personal
que atiende a los usuarios personalmente en nuestras instalaciones.
Adquisición de bienes no centralizados (considerados suministros menores y servicios)
Adquisición de bienes a través del Servicio de Contratación y Gestión Patrimonial
Gastos de atenciones protocolarias y representativas
Indemnizaciones por razón del servicio
Obras de reparación, conservación y mantenimiento
Gastos estructurales, referidos al coste de uso de los edificios
Justificantes de ingresos por cesión de espacios
Gestión económica
Los escritos, comunicaciones y resoluciones susceptibles de ser registradas, se les estampa un sello en el que consta la fecha, el nombre de la unidad y el número correspondiente, sean de entrada o de salida. Se practica un asiento en un libro o programa informático en el que consta número, epígrafe expresivo de su naturaleza, fecha de entrada, identificación del interesado o destinatario y una breve descripción del contenido.
Las entradas se trasladan a sus destinatarios o responsables para su resolución y de las salidas de hace copia que se archiva adecuadamente para a continuación dar traslado del escrito para su envío al destinatario.
Registro
Gestión de llamadas telefónicas recibidas: son aquellas llamadas de teléfono que se reciben dirigidas a cualquiera de los miembros del Decanato/Dirección del Centro. Gestión administrativa de las convocatorias de reunión de órganos colegiados del Centro. Certificaciones de pertenencia a órganos de gobierno.
Gestión de la cuenta de correo electrónico institucional del Decanato o Dirección. Comunicación de las reservas de espacios y recursos.
Así como la gestión de los horarios del Centro, en su caso.
 APOYO A ÓRGANOS DE GOBIERNO DE CENTROS ACADÉMICOS.
Denominamos quejas a las manifestaciones de insatisfacción formuladas por los usuarios y sugerencias a las aportaciones destinadas a la mejora continua del sistema.
Los usuarios que quieran formular una queja o sugerencia por escrito, deberán cumplimentar la Hoja de Quejas y Sugerencias que estará a disposición de los usuarios en todos los centros y en la página web de la Unidad Funcional.
Las quejas en las que consten los datos del usuario que las formula serán respondidas por escrito (carta o correo electrónico) en un plazo máximo de 10 días hábiles a partir de la reunión de la Comisión de Quejas y Sugerencias semanal inmediata siguiente.

Quejas y sugerencias
Para medir el grado de satisfacción de nuestros usuarios disponemos de las siguientes herramientas:
Sistema de Indicadores de Calidad
Encuestas de satisfacción
Quejas y sugerencias

Medición de la satisfacción y análisis de datos
UNIDAD FUNCIONAL CENTRO ACADÉMICOS
Historia
Sistema de Gestión de la Calidad
Misión Visión de la Unidad.
Servicios.
objetivos
Certificado en ISO 9001:2008
FUNCIONES
OBJETIVO DEL PUESTO:
ADMINISTRADOR: DIRIGIR, COORDINAR Y SUPERVISAR toda la actividad económica y administrativa del Centro
JEFE DE SERVICIO: DIRIGIR, COORDINAR Y SUPERVISAR toda la actividad del Servicio.
ORGANIZACIÓN
Planificar, organizar, controlar y orientar las distintas áreas de trabajo en que se estructura el Servicio..
Supervisar la gestión del Presupuesto, en aquellos servicios que tengan naturaleza económica
ECONÓMICA
Asumir la jefatura superior del personal de Administración y Servicios adscrito al Servicio.
PERSONAL
Planificar y supervisar la gestión administrativa del Servicio
ADMINISTRATIVA
Asesorar a los Órganos de Gobierno de la Universidad en el área de su competencia.
ASESORAMIENTO:
Desarrollar cualquier otro proceso de gestión y soporte que contribuya a los fines propios de la Universidad de acuerdo con su nivel de responsabilidad.
GESTIÓN
COMUNES A NIVEL 25
FUNCIONES
OBEJTIVO DEL PUESTO: Coordinar y Ejecutar los procesos de gestión académica y administrativa del Centro.
ACADÉMICA
Distribuir, normalizar y ejecutar las tareas propias del área académica
Coordinar y colaborar en el trabajo administrativo de las distintas áreas.
ADMINISTRATIVA
Colaborar con el administrador y asumir sus funciones por sustitución temporal o por delegación
APOYO AL ADMINISTRADOR
Desarrollar cualquier otro proceso de gestión y soporte que contribuya a los fines propios de la Universidad de acuerdo con su nivel de responsabilidad.
GESTIÓN
FICHA DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
LIDERAZGO YA VISTA EN EL APARTADO COMÚN
FICHA DEL PUESTO DE TRABAJO
ADJUNTO A ADMINISTRADOR
ÁREA FUNCIONAL DE CENTRO
FUNCIONES
OBJETIVO DEL PUESTO: COORDINAR y EJECUTAR los procesos orientados al logro de objetivos sectoriales definidos en otros niveles
ORGANIZACIÓN
Distribuir, Normalizar y Supervisar los trabajos del área de su Sección.
Coordinar y colaborar en el trabajo administrativo de las distintas áreas.
ADMINISTRATIVA
Colaborar con el administrador y asumir sus funciones por sustitución temporal o por delegación
APOYO AL JEFE DE SERVICIO
Desarrollar cualquier otro proceso de gestión y soporte que contribuya a los fines propios de la Universidad de acuerdo con su nivel de responsabilidad.
GESTIÓN
FICHA DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
JEFE DE SECCIÓN
ÁREA FUNCIOINAL: Servicios y Estructuras de Gestión y Administración: Se integran en esta área los puestos cuya actividad funcional comprenda la gestión, informe, tramitación, asesoramiento, tareas auxiliares o de apoyo, de los asuntos y expedientes de la administración universitaria general o especial. Por administración universitaria especial habrá de entenderse aquella cuyas materias se encuentren reguladas por normativa sectorial dentro del régimen administrativo, pero sin llegar a constituir la correspondiente área específica.
JEFE DE SERVICIO DE CONTRATACIÓN Y PATRIMONIO
SECCIÓN DE CONTRATACIÓN
Catálogo de competencias: descripción de responsabilidad:
Catálogo de competencias: descripción de responsabilidad:
MISIÓN
MEDIOS
PROPUESTAS
SECCIÓN PATRIMONIO
CALIDAD
Tramitación de expedientes de contratación
Seguimiento de la totalidad de los contratos de
mantenimiento, cafetería y reprografía
Intermediar y gestionar los siniestros relacionados con el seguro de la Universidad
 Gestión de compras homologadas
JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD
Se define la naturaleza y extensión de las necesidades que pretenden cubrirse, la idoneidad del objeto para satisfacerlas, la ejecución de la prestación por la propia Administración o a través de un procedimiento de adjudicación
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN
PROCEDIMIENTO: INICIO Y APROBACIÓN
DOCUMENTACIÓN:
a)
Informe razonado
del servicio que promueva la contratación, exponiendo la necesidad, características e importe calculado de las prestaciones objeto del contrato.
b)
El pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP)
que regirá el contrato acompañado de informe jurídico sobre el mismo).
c) El
pliego de prescripciones técnicas (PPT)
que regirá el contrato.
Cuando el procedimiento utilizado sea el de dialogo competitivo, el PCAP y el PPT serán sustituidos por el
documento descriptivo
.
d) El
certificado de la existencia del crédito
o documento que legalmente lo sustituya, y en el caso de que la financiación del contrato se lleve a cabo con aportaciones de distinta procedencia, la acreditación de la plena disponibilidad de todas las aportaciones.
e) La
fiscalización previa
del gasto.
Además, tratándose de un
contrato de obra,
han de cumplimentarse e incorporarse al expediente:
f) El
anteproyecto y/o el proyecto, elaborado bien
por la Administración directamente, bien por aquél técnico que en su día resulto adjudicatario de un contrato de servicios con tal fin.
g) El informe de la
oficina de supervisión
(Art. 125 TRLCSP).
h) El acta de
replanteo del proyecto
(Art 126 TRLCSP) .
Tramitación:
Ordinaria.
Urgente.
Emergencia
Gastos menores
Duración de los plazos
SARA.
Número de criterios de adjudicación.
PROCEDIMIENTO DE ADJUDICACIÓN
TIPOS:
ORDINARIOS.
Abierto.
Restringidos.
EXTRAORDINARIOS.
Negociado.
Dialogo competitivo.
Concurso de proyectos.
EJECUCIÓN DEL CONTRATO
Obligación del contratista en los contratos administrativos es la prestación del objeto del contrato dentro del plazo total fijado para la realización del mismo.
Durante la ejecución del contrato se pueden dar casos de demora, cesión subcontratación, resolución del mismo, revisión de precios.
Tramitación de las facturas.
Garantías: provisional y definitiva.
TERMINACIÓN
Valoración
Acto público en el lugar, fecha y hora señalados en el que:
Partiendo de la lectura del anuncio del contrato se dará conocimiento público de todas las actuaciones realizadas hasta ese momento
Se realizará ofrecimiento a los interesados para que puedan comprobar que los sobres que contienen las ofertas se encuentran en la mesa y en idénticas condiciones en que fueron entregados.
Se invitará a los licitadores interesados a que manifiesten las dudas que se les ofrezcan o pidan las explicaciones que estimen necesarias, procediéndose por la mesa a las aclaraciones y contestaciones pertinentes.
Se abrirá el sobre correspondiente a los
criterios no cuantificables
automáticamente, entregándose al órgano encargado de su valoración la documentación contenida en el mismo.
Se dejará constancia documental de todo lo actuado.
Valoración de la documentación relativa a los criterios cuya ponderación dependa de un juicio de valo
r. ) y a las variantes y mejoras
Cuando el procedimiento de valoración se articule en varias fases, se determinará los licitadores que hayan de quedar excluidos por no superar el umbral mínimo de puntuación exigido para continuar en el proceso selectivo.
Convocatoria y celebración de acto público en el que se comunicará la valoración asignada a los criterios dependientes de un juicio de valor y se abrirán y comunicaran los datos contenidos en la documentación de ponderación automática mediante formulas.

Proposición anormal
Calificada de anormal o desproporcionada alguna proposición
Requerir al licitador incurso justificación de la misma.
Mesa de Contratación propondrá al órgano de contratación la aceptación o rechazo de la proposición,
Comunicación al licitador.
Ordenación de ofertas
Clasificación en orden decreciente de las ofertas presentadas que no hayan sido declaradas anormales o desproporcionadas, según puntuación obtenida por cada una de ellas –varios criterios- o menor precio ofertado –criterio único-.
Formalización
Requerimiento al licitador que haya presentado la oferta económicamente más ventajosa para que presente la documentación necesaria para proceder a la adjudicación del contrato.
Notificación de la adjudicación del contrato a todos los licitadores.
Formalización del contrato.
Publicidad

Inicio
Anuncio previo y convocatoria de la licitación o selección
Invitación a presentar ofertas en los procedimientos restringidos y negociados
Información sobre pliegos y documentación complementaria
Presentación de documentación.
Calificación de ofertas y subsanación de defectos
Apertura de los sobres correspondientes a la documentación general o administrativa.
Calificación de esta documentación.
Comunicación de los defectos u omisiones subsanables que contenga dicha documentación.
Levantamiento de acta al respecto.
Subsanación de defectos u omisiones en la documentación general.
Determinación de las empresas que por cumplir los criterios de solvencia y, en su caso, haber subsanado los defectos u omisiones documentales, son admitidas en la licitación.
En el procedimiento restringido, selección de los candidatos que pueden presentar proposiciones.
Levantamiento de acta con pronunciamiento expreso sobre los admitidos en la licitación, los rechazados, y las causas de su rechazo.

Recepción (reconocimiento de deuda):
Acta de recepción.
conforme de factura
certificación de obra
Certificación final
Certificación de liquidación
Responsabilidad del contratista por vicios ocultos
SIGCO - Sistema Informático de Gestión Centralizada de Ofertas
Contratación centralizada al objeto de una mejor racionalización del gasto
Acuerdos, contratos marco.
Registro
Gestión ingresos
Gestión del Seguro de la Universidad
Dirección General de Patrimonio del Estado.
Dirección General de Patrimonio de la Junta de Andalucía.
Vinculación de los centros de gasto
Trámite a través del Servicio de Contratación:
Petición.
Retención de crédito.
Fiscalización previa
Petición al Servicio Central de Suministros.
Comunicación al Centro.
Recepción en el Centro del bien.
Acta de recepción.
Factura
Justificación del gasto
Trámite a través del Centro, se envía la factura al Servicio de Contratación
Es la encargada de elaborar y mantener con dependencia de Gerencia y coordinada por el Jefe de Servicio de Contratación y Gestión Patrimonial, un inventario actualizado y vivo de los bienes de titularidad
Obligación de la UGR de inventariar
PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DEL PATRIMONIO
Inventario General de Bienes y Derechos de la Universidad.
Cuentas inmovilizado
Sistema de gestión integral del patrimonio
AFECTACIÓN Y DESAFECTACIÓN
ADQUISICIÓN
ENAJENACIÓN
PERMUTA
CESIÓN GRATUITA DE BIENES MUEBLES
Concepto.
Competencia
Bienes inmuebles.
Modalidades:
a) Mediante negocio jurídico, a título oneroso o lucrativo. Mediante procedimiento respetando la publicidad y concurrencia.
b) Mediante expropiación, cuando sea beneficiaria de dichos bienes, en las formas previstas en la legislación específica.
c) Mediante el traspaso de la titularidad desde el Estado o la Comunidad Autónoma, y otros entes públicos, en la forma regulada al efecto.
Bienes muebles
, de acuerdo con las normas de contratación.
Arrendamiento
:
Competencia
Procedimiento mediante publicidad y libre concurrencia.

Depuración física y Jurídica
Procedimiento bajo publicidad y concurrencia.
Adjudicación directa
Concepto
Condiciones.
CONCEPTO
REQUISITOS
Criterios para inventariar:
Según naturaleza del bien.
Según valor.
Bienes informáticos
Lotes.
Gastos adicionales
Inscripción en el Registro
Responsable
Definición de inventario
Concepto
Información sobre cada bien
Introducción
PROCESOS
ALTA:
Introducción
Concepto
Datos a introducir
Cuenta contable.
Número identificativo
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