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RECOPILACION DE LA INFORMACION EN UNA CONSULTORIA

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Vanesa Giron

on 29 October 2013

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ORGANIZACIÓN Y TABULACIÓN DE LOS DATOS
El trabajo preparatorio de la recopilación de los datos incluye decisiones sobre su organización y tabulación que se adoptan teniendo en cuenta el uso final al que se destinada.

FUENTES Y FORMAS DE OBTENER LOS DATOS
En general, los datos se pueden presentar por medio de: Registros, acontecimientos y condiciones y recuerdos; todas estas fuentes pueden Ser internas o externas.

RECUPERACIÓN DE LOS DATOS REGISTRADOS:
Los registros son una fuente prolífica de información y algunos de ellos serán objeto de examen y estudio en cualquier misión de consultoría de empresas.

LA OBSERVACIÓN
La observación es el método que el consultor emplea para obtener información que no se puede obtener de inmediato.

En este cometido, el consultor tendrá interés en información sobre:

• Experiencia , Creencias, Grado de confianza en si mismo, Ambiciones
gustos , intereses o motivos especiales, personas a las que el
entrevistado respeta y a las que no respeta, sociabilidad
buena disposición para cooperar y motivación para el cambio

RECOPILACION DE LA INFORMACION EN UNA CONSULTORIA
Recolección de Datos
la recolección de la información como todo proceso administrativo se inicia con la planificación de la recopilación de los datos
El periodo debe ser lo suficientemente largo para determinar un ritmo estable de la actividad, indicar los índices del crecimiento o disminución y revelar las fluctuaciones de las actividades debidas a variaciones estacionales o a ciclos económicos.
INFORMES ESPECIALES
Se puede pedir a individuos o equipos de la organización que ayuden en la realización del cometido reflexionando sobre aspectos particulares del problema y formulando sugerencias por medio de un informe escrito especial
Este método es selectivo se elegirán a los empleados que es probable tengan opiniones concretas sobre el problema que se trate, no obstante si alguien de la organización prepara un informe especial por propia iniciativa se debe de aceptar con satisfacción, aunque tratándola con cierta cautela

CUESTIONARIOS
En la consultoría de empresas un cuestionario es útil para obtener un número limitado de hechos sencillos de un gran número de personas, antes de preparar el cuestionario, el consultor decide exactamente qué información se desea obtener, cómo se utilizará y cómo se resumirán y clasificarán las respuestas.
Luego prepara preguntas precisas y sencillas que no se presten a confusión;
en la medida de lo posible, Se debe solicitar que se responda con un “si” o un “no” que sea
una respuesta numérica.
Cuando se soliciten respuestas más largas, quizá sea útil proporcionar una lista de las contestaciones posibles
y pedir que se marque la correcta; las preguntas se deben disponer siguiendo un orden lógico con el fin de que cada respuesta conduzca a la siguiente. Es conveniente agrupar las preguntas elaborar el cuestionario de manera que se facilite el resumen y la tabulación de las respuestas.
Son ciertamente la técnica más utilizada para la recopilación de datos en la consultoría de empresas, la entrevista es adaptable, el consultor aprende no solo de respuestas directas que recibe sino también de las deducciones, observaciones, Opiniones, anécdotas, actitudes y gestos que las acompañan, siempre y cuando este en guardia y atento al planificar las entrevistas, el consultor determina que datos desea obtener de quién, cuándo, dónde y cómo.
Contenido de datos

Todo consultor experimentado sabe que tipos aparentemente idénticos de datos pueden tener significado o contenido diferente en distintas organizaciones

• Grado del detalle
• Periodo
• Aspectos Abarcados
En lo que respecta al alcance, el consultor debe decidir si ha de reunir una información total, o únicamente una selección.
Por regla GENERAL, se recopilara información respecto de los pocos elementos vitales que representan el grueso de la actividad en el periodo actual, y con respecto a los a los elementos que es probable pasen a ser vitales en el futuro



El grado de detalle de los hechos requeridos será en general superior a que se necesita con respecto a los daos utilizados en los estudios preliminares de diagnóstico.


Entre la información que el consultor suele obtener por medio de la observación cabe mencionar la siguiente:
• Trazado de la fábrica. Los almacenes y las oficinas
• Flujo de las operaciones, los materiales y los trabajadores
• Métodos de trabajo, ritmo y disciplina del trabajo
• Condiciones de trabajo( ruido, iluminación, temperatura,
ventilación, orden y limpieza)
• Actitudes y comportamiento de los directivos superiores e intermedios, los supervisores, los especialistas del personal y los trabajadores
• Relaciones interpersonales y entre grupos

el consultor determina :
• Qué datos.
• A quien se debe entrevistar.
• Donde reunirse.
• Como actuar:

a) Antes de la entrevista.
b) Durante la entrevista.
c) Al comienzo de la reunión
d) Después de la entrevista.
REUNIONES PARA LA RECOPILACIÓN DE DATOS
Es una especie de entrevista colectiva, cuyo objetivo es obtener
datos relativos al problema.
En la recopilación de los datos deben participar todas las personas que tiene relación con el problema de alguna manera.
No obstante una reunión de recopilación de datos no debe de ser demasiado amplia esto puede impedir que los presente compartan la información necesaria, tal vez se lleven a cabo más reuniones pequeñas con el fin de crear un clima más íntimo que es esencialmente para la recopilación de datos.

Estudios de la actitud de los empleados
Las actitudes del personal de la organización desempeñan cierto papel en la mayor parte de la consultoría el consultor está atento a las actitudes al observar las operaciones y los procedimientos entre el cliente y su personal
ESTIMACIONES
Toda estimación es provisional y nunca sustituye plenamente a los datos el consultor debe considerar la conveniencia de recurrir estimaciones sólo cuando no se dispone de hechos probados, o por algún motivo éstos son difíciles de obtener. Antes de emplear estimaciones, el consultor verifica su validez; una de las formas para verificación de validez de las estimaciones consiste en compararlas con los datos registrados en otras partes y solo se validan si los datos que se comparan se refieren a circunstancias idénticas.
ANÁLISIS DE LOS HECHOS
Los datos no se pueden utilizar sin un análisis
cuyo objetivo va más allá de la investigación y evaluación, la meta última del proceso de consultoría consiste en iniciar el cambio y el análisis debe acercamos a esa meta.
Antes de someter los datos a las actividades analíticas, es preciso corregirlos y seleccionarlos, esta actividad incluye la verificación de su integridad, así como de la claridad de los registros y de la presentación, la eliminación o corrección de errores y la comprobación de que se han aplicado criterios uniformes al reunir los datos.
El análisis de los hechos se transforma gradualmente en una síntesis.

CLASIFICACIÓN
Es preciso clasificar tanto la información cuantificada como la de otro tipo; los principales criterios de clasificación empleados por los consultores son: tiempo, lugar (unidad o dependencia), estructura, factores determinantes.
La clasificación de los datos en función de:
• Tiempo
• Lugar o unidad o dependencia orgánica
• La responsabilidad por los hechos y acontecimientos es un aspecto diferente.
• Estructura de las entidades y los procedimientos es esencia y aplica varios criterios.
• La clasificación en función de los factores influyentes o determinantes es una etapa
preparatoria en el análisis funcional y causal, por ejemplo, es posible clasificar la falta de material
ausencia del trabajador, retraso en la programación, falta de piezas de repuesto, etc.
ANÁLISIS DE LOS DATOS ORGANIZADOS
Los datos que se han preparado y organizado por medio de clasificaciones se analizan para determinar relaciones, proporciones y tendencias. El ejemplo de técnicas estadísticas es común (promedios, dispersión, distribución de la secuencia, correlación y regresión), y se utilizan con frecuencia otras técnicas, entre ellas el uso de modelos matemáticos y técnicas gráficas.
COMPARACIÓN
La comparación es un instrumento analítico esencial; la comparación es de especial interés los consultores que analizan el funcionamiento, ya que ayuda establecer los niveles futuros y proporciona de ese modo orientación para la elaboración de propuestas. Existen muchas formas de comparación; pero debemos de definir parámetros de comparación, por ejemplo el tiempo, se debe tratar de comparar días con días, horas con horas en varios periodos.
entrevistas
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