Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Analyse van werkprocessen

IDM-4 2012/2013 Organisatiekunde
by

Leen Liefsoens

on 25 March 2013

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Analyse van werkprocessen

Analyse van werkprocessen Wat is een proces? COLLEGE 1 Opdracht Inleidende Onderwerpen Procesanalyse Definities ITO Een werkproces bestaat uit een aantal activiteiten, die elk weer uit een aantal handelingen bestaan. (Jos van Helvoort)

Een bedrijfsproces is een verzameling samenhangende activiteiten die gericht is op de klant en afgestemd zijn op organisatiedoelen.(Marc Mittelmeijer en Rob van Stratum)

Wij stellen dat het essentieel is voor een proces dat het een aantal activiteiten bevat die tezamen input omvormen tot een eindproduct.(Prof. E.O.J. Jans)

Een reeks van activiteiten die elkaar beïnvloeden, omdat de output van de ene activiteit de input voor de andere activiteit vormt. Processen voegen waarde toe door de omzetting van input naar output met behulp van middelen.(Bbest) 1. Wat is een werkproces? (Wat/Waarom/Soorten)
2. Hoe maak je een (werk)procesbeschrijving?
3. Zoek voorbeeld(en) (werk)procesbeschrijving
4. Wat is een functiestroomdiagram?
5. Wat is een Data Flow diagram?
6. Hoe werkt Microsoft Visio?
7. Wat is de RA(S)CI methode?
8. Wat is de waardeketen van Porter?

Zoek het antwoord in: boeken, Internet, sites al s http://123management.nl en http://www.12manage.com (gratis aanmelden), de digitale bibliotheek, de literatuur op Blackboard (onder Organisatiekunde), etc…

Vermeld je bronnen (bij boeken pagina’s vermelden)!

Maak het antwoord deelbaar / publiceerbaar en stuur het door naar l.w.b.liefsoens@hhs.nl Wat is een proces?
Basiselementen van een proces
Soorten processen
Procesontwerp
Procesbeheersing
Procesbeschrijving
Modellen
Processen en organisaties
Informatieverzorging
Kwaliteit
INK Model
Workflowmanagement
Waardecreatie Product: beschrijf een werkproces
Organisatieanalyse (kort)
Soort organisatie, bijvoorbeeld profit of non/profit
De markt waarin de organisatie zich bevindt
Bijzondere wetgeving die hier eventueel van toepassing is
Beïnvloeding/afhankelijkheid van de organisatie door technologie
Relatie met politiek
Etc...
Procesbeschrijving
Algemene beschrijving + motivatie
Scope
Actoren
Modellen (MS-Visio 2007/2010)
Hoofdlijn (Functiestroomschema)
Detail (Data Flow Diagram) Product inleveren:
1e oplevering (excl. detailbeschrijving)
11-03-2013
2e oplevering (incl. detailbeschrijving)
25-03-2013
Deadlines keihard!
Mailen naar: l.w.b.liefsoens@hhs.nl Schema beschrijft het proces
Informatie-input en -output
Inhoud niet beschreven
Scheiding procesgegevens van bedrijfsgegevens 5 vragen Stof:
Colleges
Informatiemanagement (Bruins & Pinkster)
Hoofdstukken 1, 2, 4, 6
Syllabus Workflowmanagement (Jos van Helvoort) Huiswerk Lezen Informatiemanagement (Bruins & Pinkster)
Hoofdstukken 1 en 2
Doornemen antwoorden inleidende opdracht college 1
Materiaal komt vandaag nog op Blackboard
Start maken met procesanalyse:
Organisatieanalyse (in ieder geval)
Procesbeschrijving (algemene beschrijving + motivatie, scope en actoren) Tot 8 maart! Processen en organisatie Analyse van werkprocessen COLLEGE 2 Georganiseerde groep mensen met een bepaald doel.
Een zelfstandig, geordend geheel van mensen en middelen dat bepaalde processen uitvoert. Een bedrijf is een organisatie die aan andere personen of rechtspersonen producten levert of diensten verleent. Een organisatie is niet altijd een bedrijf, maar een bedrijf is wel altijd een organisatie.
Een doelgerichte samenbundeling van kennis, vaardigheden en kracht tussen drie of meer personen die primair middelen en activiteiten aanwendt om te voorzien in de behoefte aan producten en/of diensten in haar omgeving.  Definitie van het begrip organisatie Kortom: een organisatie voegt waarde toe aan de omgeving en aan zichzelf! Doelen van een organisatie Bron: R.W. Starreveld e.a. Bestuurlijke Informatieverzorging Indeling van organisaties (Starreveld)
Proces:
Waardetoevoeging aan een product of dienst door activiteiten van medewerkers binnen een organisatie die op logische wijze en met de juiste informatie wordt uitgevoerd. Proces als onderdeel van de organisatie Informatie hierbij cruciaal! Bron: The Art of Management Soorten processen Primair proces: de activiteiten die direct met de waardetoevoeging in verband staan (leveren van goederen en/of diensten)

Secundair proces: ondersteunen van de primaire processen, andere secundaire processen en managementprocessen

Managementproces: besturen van de organisatie Processen binnen de organisatie Dienstverlenend proces: voornamelijk informatiestromen
Onderdelen zijn: uitvoeren van diensten, marketing, verkoop en service Productieproces: brengt (meestal) tastbare goederen voort
Onderdelen zijn: logistiek (inkomend en uitgaand), inkoop, voorraadbeheer, planning, productie, marketing, verkoop en service Primair organisatieproces Financieel management: registreren van de kosten en opbrengsten van een organisatie en het rapporteren daarvan

Human relations management: stimuleren en optimaal benutten van medewerkerstalenten en -vaardigheden

Informatiemanagement: proces van plannen, verwerven, creëren, opslaan, beheren, verspreiden, toegang bieden tot en gebruiken van informatie

ICT-management: verzorgen van informatietechnologie Secundair organisatieproces Goede informatie
hierbij onontbeerlijk! Operationeel niveau: ondersteuning van activiteiten
Verschillende ondersteunende systemen Tactisch niveau: alternatieven voor de middellange termijn
Decision Support Systems Strategisch niveau: trends en patronen
Executive Information Systems Ongestructureerde beslissingen Semigestructureerde beslissingen Gestructureerde beslissingen Managementprocessen Organisatie Output Input Werkproces
(Vaststelling globale doelstelling) Proces schematisch Werkproces
(Vaststelling globale doelstelling) Eindresultaat Output werkproces 2
= input werkproces 3 Output werkproces 1
= input werkproces 2 Basisinput Informatie naar
stakeholders Informatie naar
stakeholders Werkproces 3
(uitgevoerd door afdeling C) Tevens overdracht van verantwoordelijkheden
en (status)informatie: zowel inhoud
als vorm zijn belangrijk! Proces als onderdeel van een keten Informatie naar
stakeholders Werkproces 2
(uitgevoerd door afdeling B) Werkproces 1
(uitgevoerd door afdeling A) Voorbeeldproces: type ontheffing Resultaten
Activiteiten
Mensen
Middelen
Kaders Bron: The Art of Management Basiselementen van een proces Stap 7: Besturing
Hoe vindt besturing plaats?
Besturings- en plancyclus afstemmen met P&C-proces Stap 6: Leverancier en resultaat
Welke input is nodig?
Welke voorgaande (primaire) processen leveren wat op? Stap 5: Mensen
Definieer rollen met RASCI.
Welke kwaliteit en kwantiteit mensen is nodig? Stap 4: Middelen
Welke kwaliteit en kwantiteit middelen is nodig? Stap 3: Procesverloop
Welke activiteiten moeten daarvoor worden verricht?
Modelleer met IDEF of Flowchart. Stap 2: Klant en resultaat
Welke klanten heeft het proces?
Wat is het resultaat van het proces?
Aan welke kwaliteitseisen moet het resultaat voldoen? Stap 1: Doel
Welke doelen heeft het proces?
Waarom vindt dit proces plaats?
Welke bijdrage levert het proces aan de strategie en de KSF’s? Bron: The Art of Management Procesontwerp Vragen? Huiswerk Lezen Informatiemanagement (Bruins & Pinkster)
Hoofdstukken 4 en 6

Denk aan deadline procesanalyse maandag 11 maart! Tot 15 maart! Organisatie Soorten processen Procesontwerp COLLEGE 3 Processen en organisatie Analyse van werkprocessen Primair proces: de activiteiten die direct met de waardetoevoeging in verband staan (leveren van goederen en/of diensten)

Secundair proces: ondersteunen van de primaire processen, andere secundaire processen en managementprocessen

Managementproces: besturen van de organisatie Processen binnen de organisatie Georganiseerde groep mensen met een bepaald doel.
Een zelfstandig, geordend geheel van mensen en middelen dat bepaalde processen uitvoert. Een bedrijf is een organisatie die aan andere personen of rechtspersonen producten levert of diensten verleent. Een organisatie is niet altijd een bedrijf, maar een bedrijf is wel altijd een organisatie.
Een doelgerichte samenbundeling van kennis, vaardigheden en kracht tussen drie of meer personen die primair middelen en activiteiten aanwendt om te voorzien in de behoefte aan producten en/of diensten in haar omgeving.  Definitie van het begrip organisatie Kortom: een organisatie voegt waarde toe aan de omgeving en aan zichzelf! Doelen van een organisatie Indeling van organisaties (Starreveld) Informatie hierbij cruciaal! Bron: The Art of Management Soorten processen Dienstverlenend proces: voornamelijk informatiestromen
Onderdelen zijn: uitvoeren van diensten, marketing, verkoop en service Productieproces: brengt (meestal) tastbare goederen voort
Onderdelen zijn: logistiek (inkomend en uitgaand), inkoop, voorraadbeheer, planning, productie, marketing, verkoop en service Primair organisatieproces Financieel management: registreren van de kosten en opbrengsten van een organisatie en het rapporteren daarvan

Human relations management: stimuleren en optimaal benutten van medewerkerstalenten en -vaardigheden

Informatiemanagement: proces van plannen, verwerven, creëren, opslaan, beheren, verspreiden, toegang bieden tot en gebruiken van informatie

ICT-management: verzorgen van informatietechnologie Secundair organisatieproces Goede informatie
hierbij onontbeerlijk! Operationeel niveau: ondersteuning van activiteiten
Verschillende ondersteunende systemen Tactisch niveau: alternatieven voor de middellange termijn
Decision Support Systems Strategisch niveau: trends en patronen
Executive Information Systems Ongestructureerde beslissingen Semigestructureerde beslissingen Gestructureerde beslissingen Managementprocessen Organisatie Output Input Werkproces
(Vaststelling globale doelstelling) Proces schematisch Werkproces
(Vaststelling globale doelstelling) Eindresultaat Output werkproces 2
= input werkproces 3 Output werkproces 1
= input werkproces 2 Basisinput Informatie naar
stakeholders Informatie naar
stakeholders Werkproces 3
(uitgevoerd door afdeling C) Tevens overdracht van verantwoordelijkheden
en (status)informatie: zowel inhoud
als vorm zijn belangrijk! Proces als onderdeel van een keten Informatie naar
stakeholders Werkproces 2
(uitgevoerd door afdeling B) Werkproces 1
(uitgevoerd door afdeling A) Voorbeeldproces: type ontheffing Resultaten
Activiteiten
Mensen
Middelen
Kaders Bron: The Art of Management Basiselementen van een proces Stap 7: Besturing
Hoe vindt besturing plaats?
Besturings- en plancyclus afstemmen met P&C-proces Stap 6: Leverancier en resultaat
Welke input is nodig?
Welke voorgaande (primaire) processen leveren wat op? Stap 5: Mensen
Definieer rollen met RASCI.
Welke kwaliteit en kwantiteit mensen is nodig? Stap 4: Middelen
Welke kwaliteit en kwantiteit middelen is nodig? Stap 3: Procesverloop
Welke activiteiten moeten daarvoor worden verricht?
Modelleer met IDEF of Flowchart. Stap 2: Klant en resultaat
Welke klanten heeft het proces?
Wat is het resultaat van het proces?
Aan welke kwaliteitseisen moet het resultaat voldoen? Stap 1: Doel
Welke doelen heeft het proces?
Waarom vindt dit proces plaats?
Welke bijdrage levert het proces aan de strategie en de KSF’s? Bron: The Art of Management Procesontwerp Vragen? Huiswerk Lezen Informatiemanagement (Bruins & Pinkster)
Hoofdstukken 4 en 6

Denk aan deadline procesanalyse maandag 11 maart! Tot 15 maart! Organisatie Procesontwerp Analyse van werkprocessen Informatie en kwaliteit Informatie Kwaliteit INK-model Informatie hierbij cruciaal! Check altijd de betrouwbaarheid van informatie! Is niet tastbaar
Is nodig voor een organisatie om waarde te kunnen toevoegen
Wordt gehaald uit verschillende bronnen
Intern: binnen de eigen organisatie
Extern: buiten de grenzen van de eigen organisatie
Heeft verschillende karakteristieken
Hard: onderbouwd door cijfers en wetenschappelijke methoden
Zacht: informeel, meer kwalitatief van aard Informatie Informatieverzorging Is niet tastbaar
Is nodig voor een organisatie om waarde te kunnen toevoegen
Wordt gehaald uit verschillende bronnen
Intern: binnen de eigen organisatie
Extern: buiten de grenzen van de eigen organisatie
Heeft verschillende karakteristieken
Hard: onderbouwd door cijfers en wetenschappelijke methoden
Zacht: informeel, meer kwalitatief van aard Check altijd de betrouwbaarheid van informatie! Kwaliteit van informatie, systemen en verzorging De mate van geschiktheid voor gebruik: producten waarvan de eigenschappen voldoen aan de verwachting van de klant en die geen mankementen kennen.
Joseph M. Juran
De mate van voldoen aan specificaties.
Philip B. Crosby
De mate van overeenkomst tussen criteria van goede zorg (wenselijke zorg) en de praktijk van die zorg (feitelijke zorg).
Avedis Donabedian
Verschil tussen verwachting en ervaring.
Bruins en Pinkster
Het geheel van kenmerken van een entiteit dat betrekking heeft op het vermogen van die entiteit om kenbaar gemaakte en vanzelfsprekende behoeften te bevredigen.
Nederlands Normalisatie instituut
Net iets meer dan voldoen aan de steeds toenemende uitgesproken en vanzelfsprekende verwachtingen van de interne en de externe klant.
Adburdias Definitie van kwaliteit


Een kwalitatief goede organisatie heeft een grotere kans
om kwaliteit (van producten en diensten) te leveren dan een kwalitatief minder goede organisatie. Veronderstelling t.a.v. kwaliteit Gedachten achter het INK-model Organisaties zijn er met een doel, om iets te bereiken.
Een organisatie moet anticiperen op wat er in de omgeving gebeurt.
Een organisatie moet voortdurend aandacht hebben voor de eigen inrichting en sturing.
Managers zijn leidend en sturend.
Organisaties zijn open systemen in hun omgeving.
Er is een voortdurende wisselwerking tussen organisatie en omgeving. Kwaliteit: aandachtgebieden INK-model INK-model: de kapstok INK-model: menscomponent INK-model: bedrijfsvoeringsfasen PLAN DO CHECK ACT Huiswerk Lees: Meten is weten: INK = PDCA + IMWR Kwaliteitsverbetering door:
beheersen en ontwikkelen
stabiliseren en flexibiliseren
standaardiseren en innoveren Opdracht Lees 'INK in de praktijk': Blackboard > Cursusdocumenten > Organisatiekunde > Artikelen INK Geef antwoord op volgende 2 vragen: 1. In het rapport wordt het INK-model geëvalueerd.
Welke voor- en nadelen geven ze aan?
2. Wat wordt er verteld over de component informatie? Vat kort samen.
Vertel iets over welke conclusie er wordt getrokken
m.b.t de component informatie? Syllabus workflowmanagement
(Blackboard > Cursusdocumenten > Organisatiekunde)
Indien nog niet gedaan: Informatiemanagement
(Bruins & Pinkster) Hoofdstuk 6 Mail: Opdracht 'INK in de praktijk' Procesanalyse Defintief inleveren op maandag 25 maart (via mail)
Volgende week kun je nog feedback vragen (via mail, persoonlijk in bibliotheek op di/woe, of vrijdag na college) Tot 22 maart! Bron: Informatiemanagement (Bruins & Pinkster) Hoofdstuk 4 Bron: Informatiemanagement (Bruins & Pinkster) Hoofdstuk 2 Bron: http://www.ink.nl/nl/p4bd80e5bc3a81/ink-filosofie.html Bron: http://www.ink.nl/nl/p4bd81e110a03e/ink-managementmodel.html Bron: http://www.ink.nl/nl/p4bd81359b7061/pdca-imwr-fundamentele-kenmerken-en-dimensies.html COLLEGE 4 Wat is WFM? Trigger Volgorde van activiteiten Werkproces definiëren Op een rijtje... Complexiteitsfactoren WFM = beheersing Waarom WFM toepassen? Wanneer WFM toepassen? WFM tools Impact van WFM
op de organisatie Huiswerk Analyse van werkprocessen Workflowmanagement Workflowproces
Aantal activiteiten
Aantal handelingen
Werkvoorschriften/procedures
Startsignaal (trigger)
Eindproduct
Volgorde van activiteiten
Volgordelijk
Parallel
Iteratief
Beslis/keuzemoment Aantal actoren
Aantal interacties
Tussen actoren onderling
Tussen actoren en omgeving
Het aantal activiteiten in het proces
De inhoud/handelingen per activiteit
De kennis/ervaring die nodig is per activiteit
Iteraties
De omgeving van het proces Complexiteit beïnvloedt de sturingsmogelijkheden! Het vermijden van suboptimalisatie
Noodzaak tot coördinatie
Wisselende vraag naar producten
Variabele capaciteit van de resources Werk sterk informatie- of documentgeoriënteerd
Wanneer een proces regelmatig wordt doorlopen
Behoefte aan voortgangsbewaking
Onzekerheid m.b.t. bewerkings- en doorlooptijd
Complexiteit
Standaardisatie WFM en
automatisering / digitalisering DIS en WFM vaak in één adem genoemd
Efficiënte procesinrichting (BPR)
Klantvriendelijk ('status') Tools voor het inrichten van een workflowproces
Software voor het verdelen van de werkvoorraad /
aantal keer dat een proces wordt doorlopen
Genereren van managementinformatie
Generen van voorstellen ter verbetering van procesinrichting Betere coördinatie tussen betrokkenen
Aandacht voor kwaliteit
INK
Medewerker heeft minder vrijheid
Balans zoeken
Mogelijkheid tot "telewerken"
Decentralisatie verantwoordelijkheden
Organisatie kan zich goed verantwoorden
"Big-brother-is-watching-you" syndroom
Procesinrichting en -uitvoering over de organisatiegrenzen heen ITO stof doornemen ... College handouts: http://sdrv.ms/13OS6Nm
Syllabus Wat is een proces?
Syllabus Workflowmanagement (Jos van Helvoort)
Informatiemanagement (Bruins & Pinkster)
Hoofdstukken 1, 2, 4, 6 Literatuur om stof beter te kunnen duiden: Syllabus Ontwerp werkproces
Artikelen INK ... en vragen voorbereiden Tot 8 april! WMS in de praktijk?
Zie voorbeeld op p. 211 van Informatiemanagement (Bruins & Pinkster) Procesanalyse: 25 maart!
Full transcript