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Secretaria

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by

Peterson De Santis Silva

on 15 February 2014

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Transcript of Secretaria

Secretaria
"Organização para o sucesso...
O sucesso na organização!"

Secretaria
Então você é Secretário(a)?
Ou então você será Secretário(a) na próxima gestão?
Ou ainda, futuramente, você pensa em assumir o cargo de Secretário(a)?
"Então sinto lhe dizer isso, mas você está ferrado!"
Painel de
Comentários
Reflexões que irão te ajudar, ou não...
Muito Obrigado!
Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito.
(Pitágoras)
"Organização é o princípio de tudo, mantê-la significa competência"
(Alfredo Valente Júnior)

Peterson de Santis Silva
Rotaract Club de Agudos, Distrito 4310
RDR 2013-2014

Como realizar portanto um bom trabalho de secretaria?
1º Passo
2º Passo
3º Passo
4º Passo
5º Passo
O que faz um secretário?
Quais são as responsabilidades?
Quais produções documentais deve desenvolver?
Como deve ser a participação e atuação de um bom secretário?
Considerações Finais
O Seretário

O cargo de Secretário é considerado um dos mais importantes para o funcionamento de um clube.

Considerado muitas vezes como o “braço direito” do Presidente, este deve ser eficiente, objetivo e bem informado.

Quebrando um paradigma...

As funções de um Secretário vão além de atividades meramente burocráticas e copistas.

A secretaria é a estrutura que permite a funcionalidade do clube, sendo assim, é responsabilidade do Secretário manter essa estrutura sempre organizada.
1º Passo
2º Passo
Como Secretário do clube:

• Auxiliar o Presidente a planejar o seu ano rotário com antecedência;
• Agendar os principais eventos da família rotária e ainda se atentar para as datas comemorativas;
• Agendar as festivas, tais como: visita dos Representantes Distritais, aniversário do clube, datas comemorativas (natal, páscoa, etc.).
Nas reuniões ordinárias:

• Planejar junto com o Presidente as reuniões, informando-se dos principais assuntos, assim como ler as correspondências antes da reunião para comentá-las com propriedade de seu teor.
• Chegar ao local da reunião com antecedência e de posse dos cartões de recuperação p/visitantes, correspondências expedidas e recebidas, livro ata e outros materiais pertinentes as atividades da reunião que irá acontecer.
• Rascunhar os principais assuntos discutidos durante a reunião para facilitar a confecção da ata.
Nos serviços extraordinários:

• Redigir e enviar a correspondência (cartas, e-mails, etc.) do clube para outros clubes e para o público em geral.
• Manter os arquivos do clube organizados e repassá-los ao próximo secretário.
• Confeccionar as atas das reuniões do clube, ordinárias e extraordinárias.
• Manter atualizado e arquivado o cadastro social, bem como a nominata (lista de sócios com aniversário, telefones e e-mail);
• Avisar todos os companheiros das atividades extraordinárias e reuniões, não se esquecendo dos companheiros que faltaram na última reunião.
Livro Ata

O livro o ata é destinado para registro de todas as atividades do clube. Organizado por gestão e administrado pelo Secretário vigente, o livro ata possui algumas regras básicas que padronizam seu formato:

3º Passo
1) Não deve haver espaço em branco em nenhum lugar da ata para impossibilitar acréscimos.
2) Geralmente, as atas são transcritas a mão pelo secretário em livro próprio. No Rotaract as atas podem ser digitadas ou preenchidas em um formulário-ata previamente elaborado, porém, devem conter todos os detalhes ocorridos na reunião.
3) Sintetizar de maneira clara e precisa e nunca usar abreviações, gírias, etc.
4) Na ausência do secretário e do segundo secretário, o Presidente deve convidar qualquer outro sócio para que este faça a ata da reunião, o qual deve assinar a ata juntamente com o Presidente, sendo este considerado secretário daquela reunião.
5) As ocorrências importantes e as decisões devem sempre constar na ata.
6) Como saber se a ata foi lavrada corretamente? Simples, pergunte a si mesmo: Se eu não estivesse presente na reunião e lesse o contido nesta ata, eu entenderia e estaria a par do que ocorreu na reunião? Em caso afirmativo, você redigiu corretamente.
7) Passar, preferencialmente na próxima reunião, a ata para que todos assinem.
Formulário Ata

No Rotaract de Agudos, atualmente usa-se o Formulário-Ata.

Desenvolvido na gestão 2008/2009, este modelo tem por objetivo o preenchimento da ata durante a reunião, o que facilita e diminui o trabalho extraordinário do Secretário.
Ofício

O ofício é um documento escrito, usado para comunicação dos órgãos do serviço público. Por extensão, é usado também para fins não estritamente oficiais (comunicação de autoridade eclesiástico, de clubes e associações). Compõe-se das seguintes partes:

1. Timbre com o nome e símbolo/logo do clube
2. Número/Ano do Ofício
3. Data
4. Invocação (Senhor Secretário, Excelentíssimo Senhor Governador, etc.)
5. Texto
6. Cumprimento final
7. Assinatura com identificação do(s) emissor(es). Recomenda-se a assinatura do Presidente e do Secretário.
Partes do Formulário Ata

Observação:

Atas só devem ser lavradas em reuniões oficiais. Por isso, é necessário ter “QUÓRUM” suficiente para isto.
Quórum - Reunião Ordinária: maioria dos sócios em pleno gozo dos seus direitos.
Quórum - Reunião do Conselho: quatro membros, sendo que um deles deve ser o presidente ou o vice.
Ao término da gestão, o secretário deverá fazer cálculos da frequência dos sócios e comunicar aqueles que não atingirem 60% de frequência.
Cartão de Reposição

O cartão de reposição deverá servir também como ferramenta de apoio ao Protocolo para que seja devidamente na anunciado a presença do companheiro visitante na reunião.
Outros Registros:

Certificado de Fundação do Clube – É de responsabilidade do secretário zelar pelo certificado de fundação do clube, documento importantíssimo que autoriza e comprova o funcionamento do clube junto ao Rotary Internacional (RI).

Arquivos, Fotos e Histórico do Clube – Manter, conservar e organizar a secretaria é preservar a história do seu clube. O secretário tem papel fundamental na liderança de velar e guardar, para a posterioridade, todos os registros do clube.
Cadastro Social – Ficha que o candidato a sócio deverá preencher quando entrar no clube. Contém todas as informações necessárias sobre este.

Nominata – Lista resumida que contém a data de aniversário dos sócios e seus familiares diretos, endereço, telefone e e-mail de contato (aconselha-se que o Protocolo tenha também uma cópia deste documento).

Carteirinha – Pouco utilizada, mas de grande importância, a carteirinha é um comprovante para o sócio de sua participação ativa no clube.

Relatórios – Sugere-se que cada clube elabore, periodicamente, relatórios de frequência dos sócios, projetos realizados, boletins informativos, etc.
4º Passo
Comunicação oral e escrita:

Uso formal do Português;
Clareza e objetividade no assunto tratado;
Cordialidade e uso correto das formalidades protocolares;
Identificação do clube do emissor, bem como sua assinatura quando em comunicações escritas;
Identificação do clube através de camiseta, distintivo (pin), ou outro acessório quando oral.
Importante:

O secretário é responsável por toda identificação do clube. Sendo assim, toda e qualquer atividade burocrática e/ou que envolva documentação, comunicação e relação formal entre o clube e outras partes, passa pelas mãos do secretário.

É importante que a secretaria do clube trabalhe dentro dos padrões aqui estabelecidos, mas sempre de maneira flexiva para atender as necessidades e interesses do clube.
Participação do Secretário

O Secretário, por ser braço direito do Presidente, deverá acompanhá-lo em todos os eventos da família rotária ou extra-família rotária.

Um bom secretário sempre está atualizado quanto as informações do clube e amparado por documentos que comprovem essas informações.
Material de Secretaria:

Para que a secretaria funcione corretamente é necessário materiais de apoio tais como:

Livro Ata ou Formulário-Ata;
Pastas e Caixas para arquivamento das documentações;
Carimbo do clube e/ou chancela;
Papéis e envelopes timbrados;
Materiais complementares (papéis, tesoura, canetas, lápis, fitas adesivas, etiquetas, etc.).
5º Passo
Dizem que por trás de todo grande homem, há uma grande mulher.

Aqui, podemos dizer que por trás de todo grande presidente e toda grande gestão, há um secretário que trabalhou MUITO para isso!
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