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Gestión documental en el archivo de oficina

La gestión del archivo de oficina, previo al archivo definitivo realizado por profesionales, suele dar problemas a casi todo el mundo. En este caso, intenté animar a los compañeros a hacerlo mejor porque, sin querer, todos trabajamos para la Historia
by

Pepe Roldán

on 31 May 2016

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Transcript of Gestión documental en el archivo de oficina

Recuerdas porque guardas y encuentras
Constantemente, acudes a tu memoria para hacer cosas.
No necesitas aprenderlo todo cada día.
En tu archivo, buscas y rescatas lo que necesitas.
¿Tienes memoria?
Ella sabe dónde está todo
¿Quién mantiene la memoria de lo que haces?.
¿Lo haces tú?.
¿Tardas menos en hacer de nuevo algo que en buscarlo?.
¿Sabes lo que tienes que guardar?.
¿Dónde tienes que guardarlo?.
¿Lo guardas TODO? (por si acaso).
¿Sabes dónde buscarlo?.
¿Se puede aprender en tu trabajo?
Los archivos
¿Qué tenemos entonces en el archivo de oficina?
Expediente de adopción
Gestión documental en el archivo de oficina
Tu trabajo para la Historia
Haz trascendente tu trabajo: trabajas para la Historia
Los documentos
¿De dónde salen?
Desarrollan actividades
Tenemos un plan ;-)
¿Qué debemos mejorar?
Cantoral medieval (S. IV)
Honores y distinciones
Ficha médica de una demente
Dibujo original de Rafael Bernier
Un TC2. Tu pensión puede depender de él
Dibujo original a lápiz en expediente de obras
Nota en una reunión: "¿Dineros? NANAY"
¡Qué letra!
Que plasman en documentos
Contratar
Gestionar
Diseñar
Certificar
Contratos
Expedientes
Proyectos
Certificados
Encuentra el expediente
¿Os suena esta situación?
Sistema de búsqueda tradicional
Busca en la "C" de Caos
Acumulación de expedientes (o de ficheros electrónicos) sin orden, sin clasificar.
Cuando se amontonan, se mandan a un rincón, se meten en cajas sin relacionar (o a una carpeta fantasma).
No se sabe guardar ni recuperar la información.
No se utilizan bien las herramientas de trabajo.
Falta de formación administrativa.
¿Cómo aprenden las organizaciones?
Los documentos: definiciones
Función informativa
Los documentos: valor
Como elementos de soporte de la actuación administrativa, los documentos administrativos
prueban
e
informan
de algo.
Los documentos: ciclo vital y archivos
Lo que enseña o instruye sobre algo, independientemente de la materia en que hay sido confeccionado, y del medio utilizado para enseñar o informar sobre su contenido
Fuente de información fijada sobre un soporte material y que puede ser utilizada para consulta, estudio o prueba y también todo testimonio de la actividad humana fijado en un soporte perdurable
Ley de Archivos (Andalucía)
Ley de Patrimonio Histórico Español
Expresión en
lenguaje
oral o escrito, natural o codificado, recogida en
cualquier tipo de soporte
material, así como cualquier
expresión gráfica
que constituya
testimonio de funciones
y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos, con
exclusión de las obras de creación y de investigación editadas
, y de las que por su índole, forman parte del
patrimonio bibliográfico
, así como las expresiones aisladas de naturaleza
arqueológica, artística o etnográfica
Toda expresión en
lenguaje
natural o convencional y cualquier otra expresión
gráfica
,
sonora
o en
imagen
recogidas en
cualquier tipo de soporte
material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares de ediciones
El documento administrativo
Refleja las relaciones entre los ciudadanos y la administración
Soporta las actuaciones jurídicas, administrativas (trámite, presupuestarias y contables, contractuales…) con carácter predominantemente textual.
Válidamente emitido por los órganos de las administraciones públicas.
Constituye testimonio de la actividad administrativa.
Valor administrativo
Función administrativa/legal
Valor histórico
Valor legal
Cumple los fines de la Administración (Acta constitución Diputación 2010).
Valor primario permanente mientras tiene vigencia administrativa.
No tienen intencionalidad histórica.
Independiente de un hecho jurídico. Valor primario (Factura transfusión Hospital 1979). Justifica o prueba algo
Valor secundario (Acta constitución Diputación 1813). Utilizado para la investigación. Sin validez administrativa.
Valor legal en 2014
Valor administrativo en 1979
Valor primario: vigencia administrativa y valor legal
En oficina
Génesis del documento
Valor primario: vigencia administrativa y valor legal
En oficina
consulta esporádica
Expediente cerrado
Valor secundario: valor legal e histórico
En archivo
Caducidad administrativa
El archivo de oficina: trabajando con él
El expediente: base del archivo de oficina
El expediente como unidad de gestión y conservación.
Ligados a la "función" de la oficina y el órgano que la alberga.
Documentación en trámite.
Documentos tramitados <5 años.
Consulta frecuente.
Con vigencia administrativa.
Conjunto
ordenado
de documentos
generados orgánica y
funcionalmente por un
sujeto productor en la
resolución de un mismo asunto
Solicitudes.
Memorias.
Propuestas.
Oficios.
Notas interiores.
Informes.
Certificados.
Notificaciones.
Dictámenes.
Documentos contables.
Factura.
Órdenes.
Resoluciones, etc.
Documentos del expediente
Esenciales
Accesorios
Correspondencia.
Dossieres (ajenos a un procedimiento).
Copias no autenticadas.
Borradores.
Documentación de apoyo (legislación, manuales, artículos, copias de originales,...)
Describir para guardar/encontrar
¿Qué guardamos?
Materialización actividad administrativa.
Ejemplares únicos.
Tienen valor .
Son patrimonio.
Son conjuntos orgánicos.
Vocación perdurabilidad
¿Qué es parte del archivo de oficina?
Boletines.
Libros.
Fotocopias
.
Ficheros.
Catálogos.
Dossieres.
Folletos.
Normas de presupuestos.
Materiales de cursos de formación.
¿Qué NO es del archivo?
Impedir la dispersión o eliminación de documentos.
Distinguir entre un expediente y un dossier.
Preparar las transferencia al A.G. Y llevar un registro de las mismas.
Controlar la entrada y salida de documentos.
Solicitar y devolver los expedientes del A.G.
Facilitar información de lo que custodia.
¿Qué hacemos en el archivo de oficina?
Separar los documentos de tramitación de los de apoyo a la gestión.
¿Cómo lo organizamos?
Documentación de gestión
Apoyo
Índice de materias
El archivo de oficina
Sin vigencia administrativa
En tramitación o vigentes administrativamente
Acumulación
Cambio de personal
Diferencia de criterios
Indefinición de tareas etc
Objetivos
Organizar los documentos
Gestión y control de la información
Informatización
Organizar los documentos
Identificación de series
Clasificar. Cuadro de clasificación.
Ordenar e instalar.
Describir y recuperar.
Establecer normas.
Funciones, competencias, trámites y tipos documentales
Prácticas sobre vuestros servicios
Series
¿Tipos documentales?
Cuadro de clasificación archivos municipales de Navarra: https://www.navarra.es/NR/rdonlyres/D08C2C37-F0F6-406C-BA76-B17C8BD27D83/62254/CAL18.pdf
Gestión de información para aprender
De las competencias de la administración
Evitar pérdida de información.
Combatir la gestión lenta.
La organización de los documentos en la oficina.
Diferenciar el documento administrativo y cómo gestionarlo.
Diferenciar documento de archivo de documento de apoyo informativo.
Guardar solo la documentación necesaria.
Conocer lo que ha de ser eliminado en la oficina.
Conocer la normativa de acceso a los documentos
Definiciones
Valor
Ciclo vital
¿Competencias?
Consumo y Relaciones Sociales
Cultura
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Investigación y Desarrollo Agrícola y Ganadero
Juventud
Recursos Humanos
SAU
Servicio Central de Cooperación
Servicio de administración de Bienestar Social
IPBS
Servicio de prevención de riesgos laborales
Servicio Jurídico
Patronato de turismo
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
Deportes
Series
¿Tipos documentales?
¿Competencias?
¿...?
http://www.ambiser.es/administracion-publica/videoacta/
La sesión...
Presentación.
Objetivos.
Los materiales.
Contenido de la sesión.
Evaluación de la opinión personal.
Evaluación sobre los contenidos.

Conceptos básicos sobre archivos y procedimientos relacionados con la gestión de documentos.
"Convenceros" para que archivéis.
Sacarnos a los del archivo el sambenito de bichos raros.
Conceptos generales sobre gestión documental.
Problemas habituales en el archivo de oficina.
Documentos, competencias institucionales y ciclo vital de los documentos en relación con el archivo.
El documento administrativo.
El expediente administrativo como unidad de agrupación documental.
El trabajo en el archivo de oficina. Clasificación y descripción de los documentos. Herramientas de apoyo.
Un vistazo a la aplicación informática de apoyo a la gestión de archivos.
Costes intrínsecos a la producción documental : impresión, fotocopiado, archivadores, etc.
Un documento se copia hasta 20 veces de media, sin ningún tipo de control.
¿Evita el entorno electrónico estos problemas o los ha multiplicado?
1. Conocimiento digital: Capacidad para desenvolverse profesional y personalmente en la economía digital.
Competencias profesionales
7. Liderazgo en red: Capacidad para dirigir y coordinar equipos de trabajo distribuidos en red y en entornos digitales.
8. Orientación al cliente: Capacidad para entender, comprender, saber interactuar y satisfacer las necesidades de los nuevos clientes en contextos digitales.
6. Visión estratégica: Capacidad para comprender el fenómeno digital e incorporarlo en la orientación estratégica de los proyectos de su organización.
5. Aprendizaje continuo: Capacidad para gestionar el aprendizaje de manera autónoma, conocer y utilizar recursos digitales, mantener y participar de comunidades de aprendizaje.
4. Trabajo en red: Capacidad para trabajar, colaborar y cooperar en entornos digitales.
3. Comunicación digital: Capacidad para comunicarse, relacionarse y colaborar de forma eficiente con herramientas y en entornos digitales.
2. Gestión de la información: Capacidad para buscar, obtener, evaluar, organizar y compartir información en contextos digitales.
Tecnología.
Informática.
Herramientas.
Más sociales.
Nueva cultura de la participación.
Producción de conocimiento compartido.
Resolución de problemas de manera colaborativa.
Circulación y la abundancia de la información.
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