Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

Kostnadsstyring og innkjøp i Kvam herad

Innføring til avdelinga
by

Øyvind Kjørlaug

on 5 December 2012

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of Kostnadsstyring og innkjøp i Kvam herad

Øyvind Kjørlaug, innkjøpsansvarleg Kvam herad Kostnadsstyring og innkjøp i Kvam herad Innkjøp i media Innkjøpssaker i Kvam som gjekk gal veg 2005/70: Anskaffelse av revisjonstenester
Kvam kommune har brutt kravet til likebehandling i lov om offentlige anskaffelser § 5 ved at et partsinnlegg fra en av de konkurrerende leverandørene ble lagt fram i saken.
Kvam kommune har brutt kravet i forskrift om offentlige anskaffelser § 17-2 om å foreta et saklig og forsvarlig valg basert på de oppgitte tildelingskriterier.

2009/59
Innklagede gjennomførte en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av IT-basert arbeidsplanleggingssystem. Det anføres at innklagedes tildelingsevaluering er mangelfull, og at innklagede har brutt forskriftens § 8-8 ved å ikke etterspørre HMS-egenerklæring.
Saken endte med eit forlik på 50 000 kroner.

2011/33
Innklagede har gjennomført en anbudskonkurranse vedrørende opprusting av sjøfronten ved Øysteseparken. Klager anfører at innklagede har gitt de øvrige tilbyderne en urimelig fordel ved å legge klagers tilbud fra den foregående anbudskonkurransen ut på innklagedes nettside. Klagenemnda bes ta stilling til erstatningsspørsmålet.

2011/65
Det anføres at innklagede har foretatt en ulovlig direkte anskaffelse av innhenting, transport og behandling av kommunens (og eventuelle tilhørende kommunale selskapers/foretaks) næringsavfall, forutsatt at kontraktens verdi er over terskelverdien.
Klagenemnda ila Kvam herad et gebyr på 250 000 kroner for ulovlig direkte anskaffelse av renovasjonstjenester fra BIR Bedrift AS. Gebyret utgjorde ca. 7,8 prosent av anskaffelsens verdi. Agenda Kostnadsstyring status 2009 –
Oversikt over dagens avtalar
Teori om innkjøp, regelverk
Praksis, korleis vert det arbeidd Kostnadsstyring Essensen av god kostnadsstyring Handterbart tal på leverandørar og fakturabilag
Profesjonell styring med gyldige og gode avtalar
Kjenna og følgja marknaden
Gode rutinar for oppfølgjing Kva er potensialet med kostnadsstyringa Betydelege innsparingar
Meir konkurransedyktige leverandørar
Kompetanse i organisasjonen Opprinneleg status Initiert av Innkjøpsleiar med støtte frå Økonomikontoret, Kjell Helvik og Tarjei Ytrehus Bjørkly (Odin Prosjekt)
Ressursar: 100 % innkjøpsstilling
Om lag 4-5 aktive rammeavtalar, der 2 var utgått, resten per definisjon ulovlege direkteanskaffingar

Problemstilling:
Fakturamengde/bilagsmengde
Kontroll på utgåtte/ulovlige kontraktar og rammeavtalar Utvikling bilagsmengde Organisering i Kvam 25 % Innkjøpsansvarleg per dd, vert oppbemanna
Einingsleiar skal ha overordna ansvar for innkjøp ved si eining
Eigaransvaret for kontraktar og oppfølgjing vert plassert hjå den som er størst brukar av avtalen
Kvar eining skal ha ein innkjøpskoordinator
Alle rammeavtalar skal gjerast lett tilgjengeleg for alle einingsleiarar/koordinatorar
Kontrollrutiner for å sikra avtalelojalitet
Tilpassa seg til elektronisk fakturering Organisering i Kvam forts. Alle kjøp over nasjonal terskelverdi skal meldast til Innkjøpsavdelinga
Alle protokollpliktige kjøp skal meldast til Innkjøpsavdelinga
Måling og registrering av oppnådde resultat skal følgjast opp
Det bør setjast i verk ulike tiltak for å auka kompetansen hjå einingsleiarar/koordinator Kontroll av lovlege kontraktar og rammeavtalar Kartlagt alle einingar i Kvam herad
Utvikla eit kontraktsarkiv- og bestillingssystem for handtering av avtalane
Denne løysinga er berre førebels. Truleg bør ein satsa på integrerte e-innkjøpsplattformar Korleis gjekk me fram i Kvam for inngåing av rammeavtalar Teknisk? Finna behov for Teknisk sektor
Utvikla seg etter kvart
Konsulent- hantverkar- og anleggssida
Tok utgangspunkt i faktura for å finna ut kva som faktisk vart kjøpt
Hadde god hjelp frå Odin Prosjekt
Vart samla som ei utlysing i TED
Parallelle rammeavtalar
Vart forhandla prosedyre på dei som ikkje leverte Korleis har det gått i Kvam? I overkant av 60 lovlege avtalar i eigenregi og samarbeid, har kartlagt kvar KH manglar avtalar, men ikkje fått inngått alle
Betydelege innsparingar
2-3 mill årleg nøkternt anslag, truleg 4-5 mill årleg
Slepp doffin stor grad, men kan bruka det om ønskeleg
Resulterer i innkorting i større prosjekt på fleire månader til i verste fall 1 år
Meir konkurransedyktige leverandørar
Kvam herad vert å sjå på som ein profesjonell aktør i marknaden
Har hatt eigne dagar med næringsdialog
Prisane har vorte pressa, stimulerer til konkurranse
Har fått inn fleire leverandørar frå utsida av Kvam på parallelle rammeavtalar
Har fått konkurransedyktige lokale leverandørar inn på lovleg vis
Har brutt opp i gamle og uformelle avtalestrukturar
Kompetanse i organisasjonen
Praksis av LOA/FOA har vorte strengare, dermed færre feilskjer
Oppvakning etter enkelte KOFA-saker
Innkjøp vert sett på som løysinga til enkelte innsparingskrav
Gode rutinar for oppfølgjing
Enklare med færre leverandørar
Treng meir tid og ressursar på å få dette på plass
Innkjøp er no ein sentral tankegang hjå rådmann og leiargruppa generelt Område me har avtale på per i dag Vidare potensial Har ikkje henta ut noko særleg vinst på faktureringskostnader
Faktureringsrutiner har monaleg vorte neglisjert noko
Skal vinstar hentast ut må truleg meir ressursar på plass
Har ikkje fått full utnytting av noverande rammeavtalar, kan truleg spara inn fleire millionar
Neste store sektorutlysing (Teknisk) vert truleg betre då me har meir erfaring
Kontraktsoppfølgjing
Har ikkje fått dekka inn alle driftsområde
Driftssida er i stor grad dekka, men investeringssida på større prosjekt har vore ein akilleshel
Kompetanseheving
Burde fått integrert innkjøpssystem med økonomisystemet Til sist om kostnadsstyring Viktig å ikkje berre tenkja innsparing, men også kvalitet
Kortsiktige vinstar gjev det lettare å oppretthalda ei avdeling for å hausta langsiktige frukter
Vinstane kjem ved god planlegging
Dårleg tid er din fiende
Utarbeid gode rutinar og malar for å ikkje gjera avdelinga altfor personavhengig Teori om innkjøp FOA/LOA
LOA § 1 Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte.

FOA § 1-2 (2) Et offentligrettslig organ er ethvert organ:
a. som tjener allmennhetens behov, og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter, og
b. som er et selvstendig rettssubjekt og
c. som i hovedsak er finansiert av myndigheter eller organer som nevnt i første ledd, eller hvis forvaltning er underlagt slike myndigheters eller organers kontroll, eller som har et administrasjons-, ledelses- eller kontrollorgan der over halvparten av medlemmene er oppnevnt av slike myndigheter eller organer.

FOA § 1-3.Hvilke kontrakter som er omfattet av forskriften
(1) Denne forskrift får anvendelse på tildeling av offentlige kontrakter om levering av varer, tjenester eller utførelse av bygge- og anleggsarbeider. Terskelverdiar og typar Terskelverdiar
Nasjonale
EU/EØS
Type innkjøp
Bygg/anlegg
Vare
Teneste
Prioritert, 16 kategorier
Uprioritert, 11 kategorier + det som ikkje er prioritert Gangen i ein innkjøpsprosess – start med å definera behov Treng me eigentleg dette, eller kan det løysast utan innkjøp?
Ein behovsbeskrivelse/kravspec kan vera enkel, men også svært omfattande Verifiser og beslutt behov Verifisering innebærer at følgjande bør vurderast:
Alternative måter å dekke behovet på
Marknadsundersøking
Økonomiske analyser inkludert livssykluskostnader
Sum av anskaffinga vil avgjera kor omfattande prosessen vert
Sum av anskaffinga og kva ein skal kjøpa vil avgjera kva del av forskrifta som skal nyttast. Det vil også kunne avgjera kva prosedyrar ein kan nytta seg av
Alternativanalyser basert på annan innhenta informasjon
Beslutt behov Planlegg og organiser I praksis er det først no innkjøpar i realiteten bør koma inn. Dagens status er at innkjøper kjem inn allereie med behovsdefinisjon
Utarbeid strategi for å sikra samsvar mellom behov og resultat av anskaffinga. Strategien ved større kjøp bør innehalda (vert ikkje gjort per i dag så vidt eg veit):

Anskaffelsens gjenstand og målene for anskaffelsen
Samanheng med overordna strategi
Budsjett
Gjennomføringsmodell
Organisering av anskaffelsesprosessen
Kommunikasjonsplan
Fremdriftsplan
Krav til HMS
Miljø
Sosialt ansvar
Innovasjon Konkurranse Heile denne prosessen skal dokumenterast gjennom protokoll
Lag konkurransegrunnlag som bør innehalda:
Informasjon om det som skal skaffast
Korleis konkurransen skal gjennomførast
Kvalifikasjonskrav
Strengt ved avvik
Tildelingskriterier
Priskonkurranse eller økonomisk mest fordelaktig tilbod?
Poengsetja pris eller prissetja kvalitet?
Bør vera gjennomtenkte
Bør prøva å estimera, evaluera korleis modell slår ut før utsending
Kontraktsvilkår
Krav til tilbodsutforming for leverandørane
Tilbudsfrist, tidsplan for gjennomføring
Opning
Evaluering
Tildeling
Fristar undervegs Konkurranse Nasjonal terskelverdi: NOK 500 000
Dvs. at alle kjøp over denne verdien skal kunngjerast i doffin.
Oppdragsgiver pliktar å foreta ein forsvarleg vurdering av verdi på anskaffinga
Generelt forbud i lov om offentlige anskaffelser § 5 mot å dele opp anskaffinga i den hensikt å unngå at bestemmelser i loven eller forskriften kommer til anvendelse
Deler ein opp, må ein sjå på heile summen, inkl.
Opsjonar
Premier og betaling
Materiell stilt til leverandør sin disposisjon
Forsikringspremie
Renter og gebyr
Forprosjekt og hovudprosjekt
Tildeling av fleire enkeltkontraktar samtidig
Løpande anskaffingar vert utrekna frå 48 md
Eingongsinnkjøp vert ut frå eigenverdi med livssykluskostnader
Sjå FOA § 2-3 for utfyllande info om korleis terskelverdiane skal reknast ut EU/EØS terskelverdiar Konkurranse Utgangspunkt: Alt over NOK 500 000 skal lysast ut i doffin (database for off. innkjøp)
Ved overstiging av EU/EØS sine terskelverdiar skal det også kunngjerast i TED (Tenders Electronic Daily). Det vil sei at kunngjeringa går ut til heile EU/EØS. Dette vert gjort via doffin. Dei ulike delane av forskrifta Forskriftens del I
Ved anskaffing:
1) under 500 000 kr, og
2) mellom 500 000 kr og EØS- terskelverdiene, og
3) uprioriterte tjenester (uavhengig av verdi),
kan oppdragsgjevar velge mellom følgjande prosedyrer dersom vilkåra i § 2-1 annet ledd er oppfylt:
• Fremgangsmåten etter forskriftens del I
• Open anbodskonkurranse
• Begrensa anbodskonkurranse
• Konkurranse med forhandling

Forskriftens del II
For anskaffing under EØS-terskelverdiene og uprioriterte tenester (uavhengig av verdi) kan oppdragsgiver velge mellom:
• Open anbodskonkurranse
• Begrensa anbodskonkurranse
• Konkurranse med forhandling

Forskriftens del III
For anskaffing over EØS-terskelverdiene kan oppdragsgiver velge mellom:
• Open anbodskonkurranse
• Begrensa anbodskonkurranse
• Konkurranseprega dialog dersom vilkåra i § 14-2 er oppfylt
• Konkurranse med forhandling med forutgående kunngjøring dersom vilkåra i § 14-3 er oppfylt
• Konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring dersom vilkåra i § 14-4 er oppfylt. Oppfølgjing av kontrakt Avvik undervegs
Klagehandtering
Fakturahandtering
Lojalitet Praksis Teori er vel og bra, men innkjøpsfaget kan vera vanskeleg å forstå utan praksis Vanlege utfordringar Rolle
Driva innkjøpsprosess
Få god behovsbeskrivelse
Kjenna markedet
Tidspress
Store pengesummar, høge verdiar, store konsekvensar
Prosjekt
Involvering generelt
Få avdelingane til å spela på lag med innkjøpsavdelinga
Kompetanse
Klagerisiko
Krav
Rettsak Litt om innkjøpssystemet Nylige utfordringar - enkeltkontrakt Innleigd konsulentselskap på Teknisk til å utarbeida anbod
Kva seier avtalen om kven som sit med ansvaret for sjølve prosessen frå ferdig konkurransegrunnlag til utvald tilbydar?
Kven sit med risikoen ved eventuell klage?
Kva er konsekvensane ved eventuell klage?
Viser seg etter at konkurranse er køyrd at tildeling vert vanskeleg
Kan me «triksa» det til?
Kva seier FOA om avvisingsplikt?
Kan me tolka dette laust? Middagsavtale helse og omsorg - rammeavtale Utarbeidd konkurranse for middagsavtalar helse og omsorg
Kven er aktuelle ressurspersonar?
Kva er behovet, og kva summar snakkar me om?
Kva er det som er viktig for at behovet skal verta tilfredsstilt?
Korleis vart førre konkurranse køyrt for 5 år sidan?
Korleis gjekk den førre konkurransen?
Har omkringliggande kommunar køyrt liknande konkurransar i nyare tid?
Kan me få tak i konkurransegrunnlaget deira? Nyttige lenker http://www.lovdata.no/for/sf/fa/fa-20060407-0402.html
http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/dok/veiledninger_og_brosjyrer/2012/veileder-til-reglene-om-offentlige-anska.html?id=437022
http://www.regjeringen.no/nb/dep/fad/tema/konkurransepolitikk/offentlige-anskaffelser.html?id=592102
http://www.anskaffelser.no
htpp://www.doffin.no
http://www.kofa.no
http://www3.bergen.kommune.no/innkjop_/ekstern/ekstranett/index.html Spørsmål? Takk for meg http://www.kvam.no/innkjop Spørsmål kan me ta fortløpande Ingen av desse punkta var til stades i byrjinga
Full transcript