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Reengenharia de Processos do DAC

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by

Ubyratan Fonseca

on 16 June 2015

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Transcript of Reengenharia de Processos do DAC

Grupo de Trabalho do DAC
Apresentação da Metodologia

Metodologia
Equipe
Análise S.W.O.T
Processos-Chave
Validação de Notas Fiscais de Material
Aplicação de Penalidades
Reequilíbrio Econômico-Financeiro
Encerramento de Contrato
Aditivo Contratual
Gestão do Arquivo DEVC
Rescisão Contratual
Gestão de Contratos de Serviço
Gestão de Contratos de Material
Otimizar os processos de administração de contratos praticados no DAC.
Redesenhar os processos de administração de contratos, com foco na celeridade dos trâmites e aumento da produtividade dos administradores;
Subsidiar a elaboração de Plano de Ação Executivo destinado à implantação das propostas apresentadas e aprovadas.

Forças
Processos normatizados

Segregação de função(Administrador/Fiscal/Analista)

Cobertura legal (Lei 8.666/93)
Fraquezas
Excesso de formalismo

Excesso de contratos por administrador

Conflito ente normativos

Excesso de documentos para arquivo

Uso excessivo de comunicação impressa

Automação deficiente
Oportunidades
Eliminação das redundâncias

Digitalização e distribuição eletrônica dos arquivos

Centralização da gestão dos contratos

Reestruturação organizacional

Suporte da T.I.

Validação da nota fiscal eletrônica de serviço
Ameaças
Órgãos de controle interno e externo

Ausência de planejamento da contratação

Redução drástica do quadro de funcionários

Alterações em processos de outras áreas da Chesf
Planejamento
Sessão de Brainstorm da equipe
Identificação dos processos chave na administração de contratos
Definição das ações
Definição do reponsáveis
Definição dos cronograma
Consolidação
Divulgação do projeto entre os funcionários do DAC
Sessões de Brainstorm (até 10 pessoas por encontro)
Levantamento das propostas de melhoria por email
Matriz de pertinência e exequibilidade
Estudo dos Processos
Aplicação da metodologia Process Design "As is" and "To be"
Mapeamento do processo atual
Mapeamento do processo proposto
Análise SWOT em todos os processos
Matriz de fundamentação das mudanças

Resultado Final
Compilação dos resultados em relatório final
Implantação das propostas de melhoria
Foram mapeados todos os processos citados conforme são executados...
E mapeamos os processos com as melhorias propostas...
Serão 74 atividades que sofrerão impactos em todos os processo como veremos agora...
Aplicação de Penalidades
Validação de notas fiscais de material
Reequilíbrio econômico-financeiro
Encerramento de contrato
Aditivo Contratual
Gestão do Arquivo DEVC
Rescisão Contratual
Gestão de Contratos de Material
Administração de Contratos
Gestão de Contratos de Serviço
As is
O trabalho de recebimento de cobrança demanda tempo demasiado do analista para importar os arquivos XML para o sistema SYNCHRO
To be
A solução fiscal SYNCHRO importará automaticamente os arquivos XML recebidas na caixa postal nfe
Melhorias e resultados esperados
Redução de tempo de validação das Notas Fiscais Eletrônicas e Aumento da capacidade diária de processamento de nfe pela DEVC
Fundamentação das alterações propostas
Aplicação de penalidades
Fundamentação das alterações propostas
As is
As notificações de multa são enviadas por FAX e CE, e a solicitação de emissão de AVL é feita por CI, documentos estes que devem ser "emitidos" pela chefia imediata.
Prazos para julgamento da defesa e para a interposição de recurso administrativo não é estabelecio em normativo.
A cópia do AVL é enviada ao Administrador do Contrato em meio físico
To be
As notificações e solicitações de AVL serão emitidas pelo Administrador e enviada por email ou CE com confirmação de recebimento
Haverá prazos definidos em normativa interna para as etapas de análise do processo de punição.
Cópia da AVL enviada ao Administrador do Contrato em meio digital
Melhorias e resultados esperados
Processo menos burocrático e clareza na definição dos prazos através de mudança em normativo interno.
Fundamentação das alterações propostas
As is
Os julgamentos de reequilíbrio econômico-financeiro são realizados pela comissão de claims apenas para os casos ligados a contratos de empreendimentos de geração e transmissão
To be
Os julgamento de reequilíbrio econômico-financeiro serão realizados pela comissão de claims em todos os casos independente do tipo do contrato
Melhorias e resultados esperados
Padronização dos procedimentos, critérios e responsabilidades através de normativa interna
Fundamentação das alterações propostas
As is
Excesso de atividades documentos redundandes com baixo valor para agregar ao processo de encerramento.
To be
Extinguir o Termo de Encerramento e Quitação para eliminar etapas que tornam o processo mais longo, lento e sem valor agregado ao processo.
A avaliação do fornecedor será utilizada para emissão do atestado de desempenho.
E o encerramento do contrato será feito eletrônicamente através do GEF sem a necessidade de impressão do documento.
Melhorias e resultados esperados
Tornar mais rápido e menos burocrático o processo de encerramento através da simplificação da atividade e automatização de algumas etapas.
Fundamentação das alterações propostas
As is
O encaminhamento para autorização da emissão do aditivo e para parecer jurídico é lento e burocrático.
A publicação do aditivo no DOU é realizada pela equipe de apoio da DEAF e DEGS;
Distribuição excessiva de cópias do aditivo
To be
Simplificar as etapas de autorização da emissão do aditivo e do parecer jurídico racionalizando o processo;
O Administrador do Contrato encaminhará diretamente à CER, via email os dados para publicação do aditivo no DOU;
Disponibilização eletrônica do aditov e arquivamento apenas dos originais na pasta do Administrador do Contrato
Melhorias e resultados esperados
Maior celeridade na conclusão do processo e backup digital dos documentos referentes ao aditivo
Fundamentação das alterações propostas
As is
A pasta da licitação e outros documentos produzidos durante a gestão do contrato são armazenados no arquivo da DEVC até o encerramento do contrato
Duplo arquivamento de documentos (pasta da licitação e da administração)
To be
A pasta da licitação será arquivada no CDOC após a emissão do contrato;
Todos os documentos posteriores à assinatura do contrato serão arquivadas na pasta da administração;
O Administrador do Contrato encarregará de disponibilizar no Portal DCC/DAC, os principais documentos da gestão do contrato
Os documentos previdênciarios e trabalhistas serão arquivados eletrônicamente no sistema CONTRACT
Melhorias e resultados esperados
Centralização do arquivamento de pastas da licitação no CDOC;
Redução dos custos, do risco de perda de documentos e controle mais eficiente sobre as pastas das contratações
Aumento da produtividade dos Administradores de Contratos, com mais dedicação às atividades de gestão
Fundamentação das alterações propostas
As is
Várias etapas para realizar a rescisão do contrato;
Distriuição de cópias do termo de rescisão e arquivamento do processo nas pastas da licitação e da administração;
Publicação do termo de rescisão no DOU realizada pela equipe de apoio da DEAF e DEGS
To be
Racionalizar o processo excluindo etapas com baixo valor agregado;
Disponibilização eletrônica da documentação necessária mantendo arquivado as originais apenas na pasta da administração;
O administrador do contrato encaminhará diretamente à CER via email os dados para publicação do termo de rescisão no DOU
Melhorias e resultados esperados
Maior celeridade na conclusão do processo;
Backup digital dos documentos referentes a rescisão do contrato;
Fundamentação das alterações propostas
As is
Solicitação da indicação do Administrador é feita pela DECT durante o processo licitatório e não há checklist para envio de documentos ao Administrador;
A formalização da indicação do Fiscal ocorre após a assinatura do contrato e antes da OIS;
Documentação exigida é apresentada pela contratada em formato físico;
O Administrador faz o upload da documentação recebida em papel no Portal DAC
registro do recebimento da OIS no GEF-MOV-CPCT
Administrador cadastra e atualiza dados dos empregados da contratada no GEF;
Planilha de reajuste é enviada para arquivo na pasta da contratação;
To be
A indicação do Administrador será feita na DEGS e com a verificação de checklist prévio;
A indicação do Fiscal ocorrerá na própria Requisição;
A documentação exigida será apresentada digitalmente através do sistema CONTRACT;
A OIS original e a planilha de reajuste será arquivada apenas na pasta do Administrador;
Melhorias e resultados esperados
Maior produtividade na gestão de contratos
Fundamentação das alterações propostas
As is
Solicitação da indicação do Administrador é feita pela DECP durante o processo licitatório e não há checklist para envio de documentos ao Administrador;
Documentação exigida é apresentada pela contratada em formato físico;
O Administrador faz o upload da documentação recebida em papel no Portal DAC
Planilha de reajuste é enviada para arquivo na pasta da contratação;
To be
A indicação do Administrador será feita na DEAF e com a verificação de checklist prévio;
A documentação exigida será apresentada digitalmente através do sistema CONTRACT;
A planilha de reajuste será arquivada apenas na pasta do Administrador;
Melhorias e resultados esperados
Maior produtividade na gestão de contratos
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