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CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y ORGANIZACION

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YESICA CORTES

on 27 August 2014

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Transcript of CLASIFICACION DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y ORGANIZACION

ARCHIVO DESCENTRALIZADO
ARCHIVO SEMIACTIVO
Se denomina también intermedio. Es el constituido por documentos que ya cumplieron su trámite pero que por razones legales, fiscales o administrativas aún siguen vigentes y son consultados con menor frecuencia. El porcentaje de información que conserva es de más o menos un60%. Su fuente es el archivo activo. Al igual que en el activo se deben realizar evaluaciones periódicas de esta información para decidir su conservación permanente o eliminación.


CLASIFICACION DE ARCHIVOS
Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. En activo, semiactivo e inactivo.


ARCHIVO ACTIVO
Se caracteriza porque la información que conserva es consultada permanentemente. Para el caso de los archivos de gestión se puede estar hablando de la información del año en vigencia, o de la vigencia anterior, cuando aún se encuentran en trámite. El archivo activo se denomina también CORRIENTE, VIGENTE o de GESTION. En este archivo se conserva el 100% dela información, la cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados al archivo semiactivos.


ARCHIVO PERMANENTE
Contiene la información vital para la compañía y laque va conformando su historia. A este archivo se le denomina erróneamente archivo inactivo, porque el índice de consulta es muy bajo. Conserva además, información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un país. Representa generalmente el 10% de la documentación de la empresa. Recibe información del archivo semiactivo o directamente del activo.

La permanencia de los expedientes (documentos) en cada uno de estos archivos depende básicamente de la vigencia del asunto que les dio origen.

Un archivo es descentralizado cuando toda la información de la empresa se haya reunida en una sola oficina. Esta organización necesariamente supone también una centralización del recibo y despacho de la correspondencia.

Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la ORGANIZACIÓN que la empresa opte (elija) para el manejo de la información que puede ser CENTRALIZADA, DESCENTRALIZADA o DESCENTRALIZADA CON CONTROL CENTRAL.

CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO SEGUN SU USO Y ORGANIZACIÓN
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