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Academia Comercial Morelos

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Janeth Vasquez

on 21 August 2014

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Academia Comercial "Morelos"
Centro de Capacitación para el trabajo
Nos interesamos única y exclusivamente a la superación de la mujer, ofreciendo una capacitación en la especialidad de Asistente Administrativo, a jóvenes de todo el Valle de Mexicali; solicitando como único requisito de ingreso que hayan terminado su educación básica.
Transformación Profesional
*Conocimiento y dominio de la gramática, ortografía y redacción.
*Conocimiento teórico, práctico de contabilidad administrativa.
*Dominio de modismos y reglas del idioma español.
*Conocimiento general de la administración.
*Seguridad y experiencia, así como velocidad en mecanografía.
*Agilidad en el manejo de documento y archivos, así como máquinas y equipos.
*Excelente capacidad para las relaciones públicas.
*Tener definida su función y la de la empresa.
Transformación de Personalidad
*Aplicar inteligencia, poner en práctica el don de gente, cultura, capacidad de esfuerzo, talento, estimulo, actitudes y aspiraciones. A ello se suma el desarrollo de su propio yo, aspecto físico, apariencia personal en cuanto a su vestimenta y conducta.
*Autosuficiencia profesional, conocimiento cualitativo, extraversión de la interrelación profesional, inteligencia social de convivencia con los demás, sociabilidad con el personal de la empresa.
Transformación de cualidades
*Discreción en lo que hace, ve y se encarga.
*Lealtad, esto es fidelidad en su obrar y sentir.
*Seguridad en si misma y sencillez en sus opiniones.
*Calidad en la realización de su trabajo y exactitud.
*Comprensión en el trato, para evitar entrar en conflictos y malos tratos.
*Iniciativa para adelantarse a los hechos a través de la percepción clara e instantánea.
*Espíritu de equipo, para poder integrarse plenamente con los demás y trabajar en función de la empresa; dejar a un lado el individualismo.
Misión de la Escuela
Ser parte de un equipo eficaz que valora y aprecia las contribuciones de cada uno de los miembros, cuya prioridad es brindar un servicio al educando de máxima calidad, mostrando una compatibilidad entre los valores de la institución y los valores de todos los actores que la integran.

Certificar en este contexto, la preparación de la secretaria con aspectos integrales, que van desde el conocimiento operativo, equipos de oficina modernos, pasando por el conocimiento matemático, cultural y administrativo, de tal forma que a través de la planeación, organización, comunicación y control de su actitud secretarial. El cual no se limita a meras labores burocráticas, también representa la imagen de la empresa, con la asunción de responsabilidades de relaciones públicas, que deben relejar en su práctica un alto nivel de cualidades humanas y éticas, actuando con honradez, lealtad y buena fe.
Transformación en el desarrollo de Facultades Psíquicas
Atención:
La cual cuanto más consiente sea más perfecta será su retención.
Memoria:
Para aprender, retener y recordar oportunamente.
Comunicación:
De la perceptividad del mundo externo y de la buena emisión de los mensajes claros y oportunos.
Emotividad:
Equilibrada para no dejarse llevar por emociones que la hagan vulnerable.
Criterio:
Definido para buscar la verdad y emitir opiniones propias y acertadas de acuerdo con la realidad del mundo externo.
Superación:
A la timidez que se pueda traducir en complejo de inferioridad e inseguridad.
Desarrollo:
De la voluntad para seleccionar fines y medios, examinar desiciones y escoger la alternativa más convincente.

Curso de Inducción
Visión de la Escuela
Responder tratando de satisfacer las crecientes demandas del sector público, referente al servicio que requieren tanto el ejecutivo de la empresa como el usuario directo, invirtiendo en hacer crecer a la institución en lo físico, tecnológico y pedagógico; estableciendo metas más dinámicas de desempeño para la organización.

Reinventarnos de manera continua, redefinir la misión y adaptarnos al entorno de las instituciones que contratan a nuestras egresadas, evaluando de manera constante su desempeño laboral, a fin de determinar si las estrategias de capacitación actuales continúan funcionando bien.

Transformar a la joven del Valle de Mexicali, en la persona que asegure el eficaz funcionamiento de una oficina mediante su trabajo discreto, ordenado, metódico con vocación de servicio y de lealtad a la institución.
Valores de la Escuela
Transmitir sistemáticamente una herencia cultural de una generación a otra, creando una conciencia de la función adecuada que debe tener el individuo, respecto a la diversidad de las personas con las cuales puede tener contacto: amigos, gobierno, sus futuros patrones, etc.

Adiestrar a nuestras alumnas, para que tengan una participación práctica a través de las disciplinas y conocimientos técnicos, promoviendo la aceptación del cambio y la innovación, con la aplicación de valores morales y sociales, desarrollados en su capacitación; como la discreción, responsabilidad, lealtad, capacidad de trabajo y organización, sentido común, iniciativa, adaptabilidad, eficacia, dinamismo, facilidad de asimilación, tacto, dotes de psicología, tenacidad, ser merecedora de confianza y pulcritud, con el único propósito de reducir los prejuicios e incrementar la tenacidad, ser merecedora de confianza y pulcritud, con el único propósito de reducir los prejuicios e incrementar la tolerancia y comprensión entre la gente, que a lo largo de su vida profesional se relacionará con ella.
Análisis del contexto escolar
La institución se encuentra ubicada en la calle Emiliano Zapata No. 20 del Ejido Nuevo León, el cual es el ejido más importante del Valle de Mexicali, porque cuenta con un Jardín de Niños, dos primarias, una federal y otra estatal, dos secundarias, una turno matutino y otra vespertino, un COBACH, Escuela Normal y la Universidad de ciencias Agrícolas.

Las comunidades circunvecinas de las cuales esta compuesta nuestra comunidad estudiantil, proviene de los poblados, Michoacán de Ocampo, Hidalgo, Morelia, Estación Delta, Oaxaca, Cd. Guadalupe Victoria, Colonia Carranza, Ejido Nayarit, Ejido Bonfil, Ejido Veracruz, Ejido Saltillo, etc.
Análisis del contexto escolar
La mayoría de estas jóvenes son hijas de campesinos y obreros; quienes ponen en nuestras manos el futuro de sus hijas, confiados en que haremos nuestro esfuerzo, asumiendo nuestra responsabilidad como prestadores de servicio que estamos ofertando, en beneficio de la estabilidad económica y emocional de nuestras egresadas.

Una de las características que distingue a nuestras egresadas en el campo laboral, es velocidad en el dominio del teclado al tacto; es también muy satisfactorio para todos los que formamos parte de esta institución una gran satisfacción al ver a nuestras egresadas formando parte del personal que labora en instituciones como la Universidad de Ciencias Agrícolas, congreso del estado, la Primaria Federal de nuestra comunidad, en la Geotérmica; inclusive contamos con el honor de que una de nuestras egresadas sea la Secretaria particular del Secretario Gral. del SNTE, Gregorio Carranza Hernandéz.
Análisis del contexto escolar
Los ejecutivos que contratan el servicio de nuestras egresadas, manifiestan cuando han sido cuestionados sobre el servicio que se les ofrece; son disciplinadas, tienen iniciativa en el trabajo, personalidad bien definida, conocimientos varios y profundos sobre las diversas tareas por ejecutar, trato ameno, de calidad e idóneo al entorno con el fin de rodearse de un ambiente afectuoso, de consideración y simpatía; mediante su trabajo discreto, ordenado, metódico con vocación de servicio y de lealtad a la institución.




Análisis del contexto escolar
Las relaciones públicas internas, buscan una comunicación recíproca entre directivos, maestros y alumnas, que tienda a lograr que el personal de la organización colabore satisfecho con ella y por tanto sus actitudes hacia la comunidad sean positivas mediante la aportación de todo apoyo. Estas actitudes favorables del personal hacia la organización son indispensables para que esta pueda lograr sus objetivos.

Otro factor que resalta la importancia de las relaciones públicas con el personal es el hecho de que este último es un importantísimo transmisor de imagen de la organización hacia otros públicos, a quienes lógicamente transmitirá la misma imagen que él reciba.
Definición del Puesto
Profesión u oficio de una persona que se encarga de recibir y redactar correspondencia de un superior jerárquico, a quien se le lleva una agenda y se le custodian unas actividades por medio del orden de documentos en la oficina y en la empresa en general.

Es el cargo que ocupa un ser humano diligenciando también una nómina, realizando pagos y sueldos, haciendo deducciones y bonificaciones de los empleados en beneficio de la empresa. Es además un ser integro en sus tareas eficiente y eficaz en sus funciones, responsable y atenta en sus deberes, recursiva y creativa en la organización general de la empresa, en fin es una persona auxiliar administrativa y de gerencia.

Misión de la Secretaria
Es brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar la vigilancia de los procesos que se siguen dentro de la empresa.


Perfil de la Secretaria
Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

1. Buena presencia.
2. Persona de buen tacto, amable, cortes y seria.
3. Excelente redacción y ortografía.
4. Facilidad de expresión verbal y escrita.
5. Persona organizada y proactiva.
6. Facilidad para interactuar en grupo.
7. Dominio de Windows, Microsoft, office e internet.
8. Brindar apoyo a todos los departamentos.
9. Desempeñarse eficientemente en el cargo.
10. Aptitud para la organización.
11. Buenas relaciones interpersonales.
12. Dinámica y entusiasta.
13. Habilidades para el planteamiento, la planeación, la motivación, el liderazgo y la toma de decisiones.
14. Capacidad para el trabajo en equipo y bajo presión.

Funciones de la Secretaria
*Ser puntual en todas sus actividades.
*Redactar las solicitudes por parte del departamento de servicio al cliente.
*Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento del servicio.
*Recibir e informar asuntos que tengan que ver con el departamento asignado y correspondiente para que todos estén informados y se pueda desarrollar bien el trabajo.
*Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
*Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier función o departamento dentro de la empresa.
*Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado al jefe de los compromisos y demás asuntos.
*Obedecer y realizar instrucciones que sean asignadas por el jefe.
*Mejorar el aprendizaje continuamente.
*Ser eficiente y eficaz en cada una de las situaciones que se presenten.
*Ser dinámica, creativa y proactiva según las situaciones que se presenten.
*Evaluar y reevaluar constantemente sus funciones.

Características Indispensables de la Secretaria
Desempeñar el rol de secretaria significa frecuentemente ser la cara en la institución hacia afuera: los clientes, el teléfono o la correspondencia. La profesión de secretaria es mucho más que un simple trampolín para acercarse a otro puesto u escalar de posición en una organización o verlo como un pasatiempo. El cargo de secretaria en una empresa es un puesto de gran importancia y responsabilidad.
Etiqueta y Protocolo de la Secretaria Moderna
Las relaciones comerciales, laborales y sociales exigen pautas de comportamiento que garanticen armonía y bienestar para las personas que participan en ella. Las personas cultas logran distinguirse, entre otras razones por su presentación personal y por cumplir las normas de cortesía y etiqueta.

Etiqueta
Estas normas facilitan la convivencia de familiares, vecinos, compañeros y la humanidad en general.


*Saludar y responder al saludo.
 *Reconocer y respetar los derechos de los demás.
 *Identificar, tomar conciencia y cumplir con los deberes.
 *Desempeñar el trabajo con gusto, orden y eficiencia.
 *Comportarse con caballerosidad o feminidad en todo momento.

Etiqueta y Protocolo de la Secretaria Moderna
En la mesa
En algunas ocasiones se realizan eventos empresariales en los cuales se comparte la mesa con compañeros y directivos sin que el comportamiento social deba ser diferente del que se utiliza cotidianamente, a continuación se presentan algunas recomendaciones:
*Cuando inviten a pasar a la mesa, no dirigirse a ninguno de los puestos, esperar a que señale el lugar que debe ocuparse.
*No tomar asiento hasta que el anfitrión o el dueño de casa lo haga o lo indique explícitamente.
*Adoptar una posición erguida.
*No apoyar los codos en la mesa, estos deben estar a los costados del cuerpo. El borde de la mesa debe coincidir con el punto que corresponde a la mitad del antebrazo.
*Empezar a comer cuando hayan servido a todos los comensales.
*No elevar los codos, cuando se utiliza los cubiertos.
*No hablar con la boca llena.

Etiqueta y Protocolo de la Secretaria Moderna
En la mesa
*No llevar la boca a los alimentos. No hay que acercar la cabeza al plato, sino que el cubierto lleve el alimento a la boca.
*No tomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena.
*No utilizar demasiado la servilleta, mantenerla sobre las piernas.
*No limpiar cubiertos, copas o vasos con la servilleta, si hace falta, pedir que los cambien.

Comunicación Secretarial
Es la herramienta esencial a través de la cual se organizan las acciones de una persona en una organización.


Fundamentos de la comunicación
• Proceso
• Flujos de la comunicación
• Ascendente
• Descendente
• Lateral

Beneficios de la comunicación
• Desaparecer los rumores y la radio de pasillo
• Se comprenden mejor los problemas
• Se moviliza la capacidad colectiva de solución de problemas
• Favorece la identificación del personal
• Incrementa la participación
• Se establecen políticas basadas en la consulta y en el consenso
• Aumenta la productividad
• La participación recibe el adecuado reconocimiento

Comunicación Secretarial
Barreras en la comunicación
Clasificadas en:
• Barreras en el emisor
• Barreras en la transmisión
• Barreras en el receptor
• Barreras físicas
• Barreras semánticas
• Barreras psicológicas

Tipos de comunicación
• Escrita
• Verbal
• Corporal

Documentos Comerciales
Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.
La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones.
* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.



Documentos Comerciales
CARTA COMERCIAL
La carta comercial es la principal forma de comunicación entre las empresas o entre particulares y empresas. Las cartas comerciales se utilizan para intercambiar información concreta y con fines específicos. La carta comercial sirve como medio de comunicación entre dos empresas comerciales o bien entre una empresa y un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y en muchos casos confidencial.Laactividad comercial es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales. Los más importantes son: de oferta, de pedido, de reclamación, de solicitud de información o de publicidad.

A diferencia de las cartas personales, las cartas comerciales poseen un esquema más rígido, un tono más objetivo, y deben ir siempremecanografiadas.Las cartas comerciales siguen ciertos requisitos en cuanto a la presentación, ya que esta es tan importante como su contenido. Se utiliza generalmente papel color blanco y la distribución del texto y de los márgenes debe ser clara. Icontec es el instituto encargado de promulgar las normas que se deben tener en cuenta.



Documentos Comerciales
Márgenes que debe llevar la carta
Superior: 3 ó 4 cm Arial: 12
Lateral izquierdo: 3 ó 4 cm
Inferior: 2 ó 3 cm
Lateral derecho: 2 ó 3 cm


Estilos
Bloque extremo: Todas sus líneas parten del margen izquierdo hacia la derecha
Bloque: Número y la fecha, el asunto, el nombre y cargo del remitente
Partes de la carta
1 Número: En forma consecutiva.
2 Fecha: Medellín, 19 de Agosto de 2011
3 Datos del destinario:
3.1 Señor(a), Doctor(a), nombres y apellidos en mayúsculas sostenida o solo inicial, según el caso
3.2 Cargo que desempeña la empresa
3.3 Nombre de la empresa
3.4 Dirección
3.5 Nombre de la ciudad

Documentos Comerciales
INFORME
Un informe es algo tan simple como el texto a través del cual se da cuenta de los avances realizados en un proyecto en particular. Por lo general, un informe va dirigido a quienes se ocupan de financiar el proyecto o lo dirigen, de este modo, es posible que se le realicen correcciones y modificaciones antes de que éste lleve a su etapa final.
Un informe necesita ser claro y preciso, además debe contar con la cantidad de detalles suficientes como para que cualquier persona que lo lea por primera vez pueda comprender a cabalidad aquello que se trata a través del proyecto y el estado de avance que este ha alcanzado.
Debido a que todo informe hace alusión a un proyecto en particular y va dirigido a las más diversas personas o entidades, es usual que cada uno posea requerimientos específicos. Sin embargo, en términos generales, un buen informe debe contar con ciertos elementos básicos compuestos por una página titular, un abstracto o resumen, un índice o tabla de contenidos, la introducción, la metodología, los resultados, las conclusiones, la bibliografía y los anexos.

Documentos Comerciales
SERVICIO AL CLIENTE

El servicio al cliente ha tomado gran importancia en la administración de las empresas contemporáneas y se ha perfilado como una ventaja competitiva en los negocios modernos; actualmente es muy difícil ofrecer innovaciones permanentes y exclusivos a los clientes, siendo el servicio al cliente una herramienta que da el toque particular y personal de distinción entre uno y otro establecimiento. Para elaborar el presente material, se analizaron diferentes puntos de vista de autores reconocidos en este tema, pues en el entorno competitivo en que se desarrollan las organizaciones, se hace necesario asegurar la coordinación de esfuerzos individuales para el logro de objetivos empresariales y la excelencia en los servicios.


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