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Actividad semana 3 - Administración Documental en el entorno laboral.

Presentación criterios de archivo para la gestión de un documento, pantallazo actividad interactiva, solución actividad contextualización y aportes al foro. Rosa Sinisterra.
by

Rosa Sinis

on 18 February 2014

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Transcript of Actividad semana 3 - Administración Documental en el entorno laboral.

ACTIVIDAD CRITERIOS DE ARCHIVO PARA LA GESTIÓN DE UN DOCUMENTO
WEBGRAFÍA
http://www.slideshare.net/mabuiar46/organizacion-documental-16557855

http://www.slideshare.net/archivossenacdb/agrupaciones-documentales-2012-bosco

http://www.slideshare.net/paholandrea/documento-archivstico

http://www.slideshare.net/davidgadir/qu-es-un-documento-de-archivo
DATO
Soporte físico de la información (unidad pequeña puede referirse a un número, una letra o cualquier símbolo) no tiene sentido en sí mismo, cuando el conjunto de datos se procesa teniendo en cuenta su contexto nos permite transformarlo en información para ofrecer un significado, conocimiento, idea o conclusión.
Cada dato tiene un nombre que lo diferencia.
Determina las acciones que podemos hacer con este dato.
Es pequeño y elemental.
Características:
Tipos de dato
Numéricos:
En cadena:
Permiten que el texto tenga secuencia lógica en el contenido, puden ir encerrados en comillas, interrogación, etc.
Lógicos:
Transmiten un juicio de razon (si/no).
Pueden representar una calificación, medida, porcentaje y permiten realizar operaciones.
INFORMACIÓN
Conjunto de datos significativos debidamente organizados, describen sucesos o entidades.
Soporte donde se representa algún tipo de información (hoja de papel escrito, libro, fotografía, cinta de video, etc).
DOCUMENTO
Características / caracteres:
Internas:


Entidad productora:
autor del documento.

Orígenes funcionales:
razón que da lugar a la creación del documento (función, actividad, trámite por el que se ha realizado).

Fecha y lugar de producción:
ubicación cronológica y geográfica del documento.

Contenido sustantivo o substancial:
contenido del documento.


Externas:

Clase:
determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Textuales (escritos en papel) y No textuales (para ser interpretados).
Tipo:
motivo que genera la creación del documento.
Forma:
señala su contenido en original y copia.
Formato:
representación en físico del documento.
Cantidad:
número de ejemplares.

Carácter seriado:
El documento de archivo se produce uno a uno, con el tiempo constituyen series.
Integridad:
El documento no se debe alterar en sus caracteres internos y externos.
Unicidad:
Cada documento de archivo es único.
Objetividad:

El documento debe cumplir con el “objeto” para el cual fue diseñado, sin añadir criterios de valoración.


Interrelación:

Un único documento no tiene valor archivístico, tiene valor al estar integrado a un conjunto y por las relaciones establecidas entre sí.

Características:
Accesible.
Correcta.
Completa.
Flexible.
Relevante.
Confiable.
Segura.
Oportuna.
Verificable.

DATO, INFORMACIÓN Y DOCUMENTO
Diferencias

El dato es un elemento pequeño (único) no tiene sentido en sí mismo, la información es el conjunto de datos y el documento es el soporte donde se representa la información para trasmitirla.

Los clasificaria en:

Textuales:
notas, borradores y apuntes rápidos. Porque trasmiten la información mediante un texto escrito.
Gráficos
:
mapas, dibujos y planos. En esta clase de documentos se utilizan signos no textuales, formas, lineas colores,etc., para trasmitir la información.
Imagen:

fotografías y cuadros. Estos reflejan la información plasmada en textos o gráficos.
Cinta:
cintas magnética, videos. Estos medios audiovisuales combinan la imagen y el movimiento.
Otros soportes:
Discos Duros. Hacen uso de otro tipo de soporte para conservar la información

Cómo clasificaría los documentos según su soporte
EJERCICIO INTERACTIVO
Recolección
Transformación
Después de procesar los datos se convierten en información.
Procesamiento
En esta etapa se clasifican y organizan los datos.
Correspondencia comercial.
Son valiosos porque permiten conocer los movimientos económicos de la empresa y su estado financiero.
Documentos contables.
Fundamentales como prueba de los actos de comercio, elementales para la contabilidad y permiten controlar las operaciones practicadas.
Documentos especiales.
Vitales para dejar registro de aspectos de la vida cotidiana de una empresa, recordar las políticas y objetivos de la entidad y mostrar trasparencia en la gestión, etc. Ej. Modificación de estatutos y aprobaciones de Balance General.
Documentos legales.
Son importantes ya que son prueba de la existencia de un hecho.
Etapas del dato
Tipología documental
APORTES
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de acciones encaminadas a clasificar, ordenar y describir los documentos de una entidad o empresa.

Clasificación + ordenación + descripción = organización.

Clasificación:
establecer agrupaciones documentales diferenciadas. Comienza determinando los Fondos (agrupación documental más grande) y finaliza determinando las Series Documentales (agrupación documental más pequeña) con los tipos documentales que la conforman.
Ordenación:
determina la disposición física de los documentos dentro de las respectivas series en un orden acordado (que documento va primero y cual después).
Descripción:
análisis de los documentos de archivos o sus agrupaciones, permitiendo su identificación, localización y recuperación de su información.

AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Sección:

subdivisión del fondo, identifica la producción documental de la unidad administrativa.
Serie:
testimonio documental continuado, de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada.
Unidad documental:
elemento fundamental de una serie documental, puede ser
simple
(constituida por el mismo tipo documental, los documentos que la integran son similares y se colocan sistemáticamente unos a continuación de otros, ningún documento tiene relación con el anterior o con el siguiente) y
compleja
(compuesta por tipos documentales de diversa índole, responden a una secuencia dentro de un trámite -expediente-, cada uno está compuesto por documentos diferentes entre sí y se relacionan en razón de un trámite determinado).
Conjunto de documentos generados por una unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.
Fondo:
todos los documentos producidos y recibidos por la entidad o persona en el desarrollo de sus funciones o actividades.
Ejemplo
ENTORNO LABORAL
Cuando identificamos los tipos de documentos podemos saber el valor de estos, conocer su disposición final y las medidas que se deben tomar para la conservación evitando su deterioro.
AGRUPACIÓN DOCUMENTAL

PROCEDENCIA

Fondo .................................................Alcaldía de Boyacá
Sección...............................................Secretaria de Hacienda
Subsección.........................................Tesorería
Serie...................................................Comprobantes
Subserie.............................................Comprobantes de egreso
Subserie.............................................Comprobantes de ingreso
Tipo Documental................................Comprobantes de egreso e ingreso
Unidad Documental............................Simple

FORO
Acción de recopilar diferentes clases de datos.
Recolección
Considero que estos aportes son significativos ya que es fundamental conocer el proceso de organización documental (clasificación, ordenación y descripción) que es uno de principios de los archivos como lo dice la ley 594 del 2000, Título I, Artículo 4º, inciso a) “Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia”. Al identificar el fondo, la sección y las series documentales facilitamos la consulta de una forma eficiente y eficaz.
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