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Planificacion Gerencial- Administracion I

Pequeña empresa
by

Maurizio Riba

on 29 June 2014

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Transcript of Planificacion Gerencial- Administracion I

Modelo de empresa de repostería
GERENCIA EN UNA EMPRESA
Planificacion de nuestra empresa
Sector Producción
Esc.75-Turismo
Mérida, 29 de junio de 2014
Maurizio Riba
Importancia
Aspectos Generales
Planificación
Modelo para una pequeña empresa
Además los planes son la guía para que
La organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos
Los miembros de la organización desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados sobre los objetivos que generan resultados
Pueda controlarse el logro
de los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.
Pasos del proceso de planificación
Definición de los objetivos organizacionales
Determinar donde se está en relación a los objetivos
Desarrollar premisas considerando situaciones futuras
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método, plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización y define los procedimientos adecuados para alcanzarlos.
Identificar y escoger entre cursos alternativos de acción
Puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados
Tipos de planificación
Planificación Operativa o Administrativa:
se ha definido como el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo
"Planificación Económica y Social: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del país.
Planificación Física o Territorial:
podría ser definida como la adopción de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y
colonizaciones o desarrollo
regional rural.
Planificación de corto plazo:
el período que cubre es de un año
Planificación de mediano plazo:
el período que cubre
es más de un año y menos de cinco
Planificación de largo plazo:
el período que cubre es de más de cinco años"
La planificación estratégica está diseñada para satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos están vinculados a la definición de la misión de una organización, la meta general que justifica la existencia de una organización. Los planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle
La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer para que la empresa tenga éxito a corto plazo.
Misión
Hacer inolvidable las dulces celebraciones de grandes y pequeños: sabor y color de calidad que responden a las necesidades particulares de cada uno de los clientes
“Ser reconocidos como la mejor empresa de reposteria creativa y expandirnos en el mercado comprometidos a brindar un servicio oportuno con la mayor calidad orientada
a ofrecer el producto con puntualidad, honestidad, responsabilidad y confiabilidad”
Visión
Tortas, postres : productos elaborados en nuestra empresa con materia prima que esta compuesta por harina suave,maizena, huevos, azúcares, sal, leche, chocolate, chantillí, colorantes, bombones, avellana, frutas secas y frescas, gelatinas.
Descripción del producto
Administración I
Sector finanzas
PLAN económico FINANCIERO
Inversión inicial
Maquinaria y Equipos Indispensables para área de Producción
8 Hornos
8 Tempradora chocolate
1 Amasadora de 10 Kg
100 Latas de Aluminio, moldes para Hornear
4 Mesas de Acero marca
4 Refrigeradoras
8 Espátulas
1 Amasadora de azúcar para cobertura
1 Freezer+ 1 surgelador
1 Escritorio (Utilizado en Depto. de producción)
1 Computadora HP (Utilizada en Depto. de producción)
1 Silla Ejecutiva (Utilizada en Depto. de producción)

El personal por departamentos está definido de la siguiente manera: Departamento de Ventas compuesto por: un Gerente de Ventas quien tiene a su mando cuatro vendedores. Departamento de Recursos Humanos compuesto: por un gerente de recursos humanos quien tiene a su mando una secretaria que facilitara el papeleo y registro. Departamento de Finanzas que está compuesto por: un contador y un auxiliar contable. Departamento de Producción que está compuesto por: un gerente de producción quien tiene a su mando una secretaria, cuatro panaderos y tres empaquetadores.
Equipo indispensable para área de Ventas
2 Vehículos
1 Computadora HP
1 Silla ejecutiva
1 Escritorio

Equipo indispensable para el área de Recursos humanos
2 Escritorios
2 Computadora HP
2 Silla ejecutiva

Equipo indispensable para el área Financiera
2 Escritorios
2 Computadora HP
2 Silla ejecutiva
10 Sillas para clientes


Fines:
tener el mayor numero posible de clientes acorde a la fuerza productiva de la empresa con mira a expansion, manteniendo calidad y puntualidad en el servicio. La ciudad es un buen sector de mercado ya que surgieron muchos locales de fiestas organizadas. Los clientes seran privados y restaurantes o locales de organizacion de fiestas.
Medios
planificar y actuar con buena politica de marketing y publicidad, alta profesionalidad, creatividad y puntualidad serán nuestro punto de fuerza. Se necesita plan de organización y control de todas areas de la empresa
Barreras:
Reposterias de la ciudad que tienen mas años de actividad. Mercado en evolucion, fuerte competitividad de otras empresas
Elaboración de los presupuestos de operación, de inversiones permanentes y financiero. Delinear los procedimientos para toma de decisiones, así como la forma de organizarlos para que el plan pueda realizarse.
Realización
Pasos y aplicación a nuestra empresa
1. Seleccione un equipo de trabajo multifuncional con personal de las áreas más importantes de la organización, de manera indispensable personal de producción y de ventas
2. Realizar en conjunto un pronóstico de las ventas, basados en información histórica y herramientas estratégicas para cada horizonte de tiempo (anual por cinco años, mensual por un año, diaria de ser necesario para el próximo mes). Si se observa gran volatilidad en la demanda, se pueden utilizar escenarios o mecanismos de determinación de inventarios de seguridad con base en modelos probabilísticos
3. Determine su capacidad de producción instalada, tomando en consideración su factor limitante, es decir, qué factor determina la capacidad máxima: ¿la capacidad de una máquina? ¿el recurso humano? ¿el acceso a dinero? ¿los insumos? ¿el almacén?
4. Compare su capacidad instalada de producción con la demanda esperada para cada mes (o día): ¿Puede cubrir la demanda de cada mes con la capacidad instalada?
5. Para la planificación más micro, determine la programación de producción diaria (por ejemplo, a qué máquinas y en qué orden se asignan los trabajos) basado en alguna regla que tenga sentido en su industria, como por ejemplo el trabajo más largo (o más corto) primero o el trabajo requerido más temprano primero. Para esta programación es importante entender los costos y tiempos de cambio de un producto a otro para poder minimizarlos. También es necesario programar los mantenimientos necesarios.
6. Por último, con base en los requerimientos de producción diaria elabore cartas de descripción de insumos para cada producto, y combinando estas cartas con la programación de la producción y los tiempos de reposición para cada insumo se pueden planificar también las ordenes de compra y los niveles de inventario de materia prima
Gerente General
Gerente de Ventas
Vendedor 1
Vendedor 2
Vendedor 3
Gerente de Finanzas
Contador Publico
Auxiliar Contable
Gerente de Recursos Humanos
Secretaria de área administrativa
Gerente de Producción
Secretaria de área de producción
Chef Repostero
Obrero Repostería 1
Obrero Repostería 2
Obrero Repostero 3
Obrero Repostero 4

El pronostico de venta se basa en un análisis de mercado observando un alza en la demanda de artículos de repostería ( tortas de cumpleaños y matrimonio en manera particular) debido al crecimiento de empresas de organización de fiestas. El obstáculo con carácter de impredecibilidad es la inflación y la politica, el alza continuo de los precios se suma a la escasez de las materias prima y la dificultad de acceder alos repuestos de las maquinaria; todo esto genera dificultad en una planeacion y politica de precios estable... la dirección y el control son vitales en este caso.
La capacidad productiva de la repostería se basa principalemente a los recursos humanos;
es un trabajo de esperiencia y creatividad, siempre en evolucion con nuevas tecnicas y sabores, el cliente es exigente y pide que se pongan en practica las ideas respecto a la forma, tamaño, sabor y color del pastel, asi para la reposteria de pequeñas dimensiones para finger-food party. El trabajo lleva tiempo, los espacios y las herramientas son suficientes. A largo plazo, si la empresa crece hay que adecuar espacios y herramientas de produccion.
Actualmente tiene la capacidad de
suficiente a tecnico y de recursos humanos; por el flujo inestable actual de la economía tenemos la capacidad de almacenar por breves periodos y reducir costos variables de uso de maquinaria en los periodos de baja. El sector producción se planea con la posibilidad de utilizo de mitad de los hornos, amasadoras etc.
Proceso para obtener la máxima Productividad
Un pastel pobre en calidad es, la mayoría de las veces resultado de procedimientos de elaboración mal aplicados. Es por ello que se ha esquematizado la elaboración de pasteles en 11 pasos necesarios para realizar dulces de calidad: 1)Diseño del pastel,Pesaje, Amasado,Separación de la masa en moldes, Horneado, Enfriamiento, Desmoldado
2)Preparación de las cremas y de los glaseados, Elaboración de las decoraciones, Corte y relleno, Montaje y detalles.
En la organización del trabajo diario la preparación de las cremas , elaboración de las decoraciones se procesara en contemporánea con las fases del grupo 1.
Disponiendo de dos linea de trabajo el mantenimiento de las maquinarias y equipos se hará de manera alterna.

Las ordenes de compra de las materia primas a larga duración( harinas, azúcar, maizena,chocolate,licores, fruta seca,gelatinas) se harán mensualmente.
Para los productos tipo los huevos y la mantequilla,se hará semanalmente mientras para las ordenes de fruta fresca se hará dos veces por semana así de asegurar producto de calidad y sin sobre costos de preparación de la fruta.
Para todo los insumos de presentación a nivel de empaque ( capacillos, cajas etc) se planea un almacén de tres meses.
Sector Ventas
Realizar una venta es un ejercicio que supone mucho que el acto de exponer u ofrecer al público los géneros o mercancías para quien las quiera comprar; se busca realizar un contrato en virtud del cual se transfiere a dominio ajeno una cosa propia por el precio pactado. Para que tal contrato se cierre, el vendedor debe, en primer lugar, planear la venta
Los objetivos de la fuerza de ventas incluyen:
Desarrollar nuevos negocios
Vender servicios
Obtener información
Proteger el territorio contra los ataques de la competencia


PASOS PARA PLANIFICAR LAS VENTAS
Recopilación de
la información
Pronostico
Fijación de objetivos
Desarrollo de estrategias
Desarrollo de politicas
Desarrollo de
programas
Procedimientos y presupuestos
Por medio de ella se pueden obtener datos útiles a partir de fuentes subjetivas y objetivas y desarrollar un marco de referencia adecuado para entender un problema es una habilidad administrativa importante.
Como las ventas futuras son básicas para toda la organización, los asesores de ventas también trabajan mucho con pronósticos. El desarrollo de cálculos precisos de las ventas futuras repercuten en:

Las necesidades de personal de una organización
En la planeación de la producción
Los requerimientos de distribución
Otros aspectos
Cuando se definen los resultados finales de una organización se fijan objetivos. Las cinco características de un objetivo pueden recordarse con facilidad mediante la palabra SMART:

Específico
Medible
Acordado
Realista
Relacionado con el tiempo
El desarrollo de estrategias consiste en decidir qué hacer, cómo y cuándo. En una organización, el término estrategia tiene un significado menos conflictivo: es el medio por el cual una organización alcanzará sus objetivos, dado un conjunto de limitaciones ambientales y políticas organizacionales.
Las políticas son las decisiones permanentes relativas a los asuntos estratégicos y restringen las clases de estrategias aceptables para lograr los objetivos.
Los programas descomponen los objetivos y estrategias en pasos manejables que pueden identificarse, delegarse e instrumentarse (cuyos resultados se puedan medir). Estos pasos de acción se conocen también como tácticas (término de guerra griego: ciencia o el arte de maniobrar soldados o barcos en presencia del enemigo).
El calendario es la parte del programa que jerarquiza la terminación de los pasos de acción y específica la secuencia que se realizarán. Es necesario para el ajuste de cronogramas.
Los procedimientos son programas de acción estandarizados que se refieren a asuntos tácticos. Constituyen la forma más eficiente de desempeñar una tarea. También proporcionan uniformidad para terminarla. El registro de un pedido puede requerir que se respeten los procedimientos estándares.
Es la asignación de recursos a programas e incluye:
Personas
Capital de trabajo
Información

Sector Recursos Humanos
Función gestión RRHH
Función empleo: Proporciona a la empresa en todo momento el personal necesario, tanto cuantitativo como cualitativo, para desarrollar óptimamente los procesos de producción con un criterio de rentabilidad económica. Pueden ser aditivos (adicionar personal a la empresa) o sustractivos (disminuir personal de la organización
Función de administración de personal: Encargada del manejo burocrático desde que una personal ingresa en la empresa hasta que la abandona
Función de retribución:
trata de conseguir una estructura de salarios que cumpla condiciones como Motivador, Internamente Equitativo, Externamente competitivo
Función de dirección y desarrollo de RRHH:
Se refiere a la necesidad de que los individuos crezcan dentro de la organización
Función de relaciones laborales:
Tiene que ver con el tratamiento de conflictos
Función de servicios sociales:
Consiste en el establecimiento de unas medidas voluntarias por parte de la empresa para la mejora del clima laboral
Eficiencia
Se le utiliza para dar cuenta del uso de los recursos o cumplimiento de actividades con dos acepciones o cumplimiento de actividades con dos acepciones: la primera, como la "relación entre la cantidad de recurso sutilizados y la cantidad de recursos estimados o programados"; la segunda,, como "grado en el que se aprovechan los recursos utilizados transformándose en productos".
Efectividad
Es la relación entre los resultados logrados y los resultados propuestos, o sea nos permite medir el grado de cumplimiento de los objetivos planificados
Eficacia
Valora el impacto de lo que hacemos, del producto o servicio que basta con producir con 100% de efectividad el servicio o producto que nos fijamos, tanto en cantidad y calidad, sino que es necesario que el mismo sea el adecuado; aquel que logrará realmente satisfacer al cliente o impactar en el mercado.
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