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Planificación y Organización de Eventos

Resúmen de clases para primer parcial. UAI TN
by

Verónica Méndez

on 29 July 2013

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Transcript of Planificación y Organización de Eventos

Planificación & Organización de Eventos
Qué es un evento
Suceso planificado en un tiempo y un espacio (físico, virtual, simultáneo), que se programa entre dos o más personas con el objeto de comunicar algo.
Tipos de eventos
"En función al motivo que los convoca"
El Organizador Profesional de Eventos
3 ROLES
SOCIALES
EMPRESARIALES
CULTURALES
CORPORATIVOS
vínculo afectivo
Compromiso desde el deber
tema en sí mismo
Org. no empresas
Compromiso Soc/Pol/relig
Planificador
Organizador
Coordinador
Planificador
ANALÍTICO - METÓDICO - CREATIVO
Se reúne por primera vez con el cliente.
I
P
C
E
Investiga producto, competencia,
hábitos del público, NSE, nicho de
mercado... FODA
HERRAMIENTAS
Brief
Check List
Grilla de Imprevistos
ORGANIZADOR
PROLIJO - ORDENADO
Lleva a cabo las acciones estratégicas
Realiza el contacto con los proveedores.
I
P
C
E
HERRAMIENTAS
Check List
Brief
Presupuestos
COORDINADOR
Es la cara visible y el líder en el evento.
MESURADO - DISCRETO - CONDUCTOR
HERRAMIENTAS
Timing
Grilla anti
Imprevistos
I
P
C
E
Plan de Contingencia
Es un plan alternativo para minimizar el impacto de los imprevistos.
PREVENTIVO
PREDICTIVO
REACTIVO
ESTRUCTURA del Plan de Contingencia
OBJETIVO
ESTRATEGIA
TÁCTICA
Intención de lo que queremos alcanzar, en que porcentaje y en cuanto tiempo.
Plan para determinar que vamos a hacer
Cómo lo vamos a lograr.
Grilla anti-imprevistos
Riesgo: imprevisto
Precaución: Elemento para contrarestar el hecho.
Solución: en infinitivo, concreto
Previsión: Condiciones óptimas/necesarias para ejecutar la solución.
Idóneo: Persona físicamente
presente responsable de la ejecución.
EL MÉTODO IPCE
nvestigación
I
FODA Establecer estado de situación, conocer tendencias, despierta la parte CREATIVA
lanificación
P
Conjunto organizado, coherente e integrado de actividades o procesos coordinados entre sí.
Decisiones ESTRATÉGICAS,
TÁCTICAS Y OPERATIVAS
Planificación
EVENTO
ESTRATEGIA
TÁCTICA
CAMINO PARA ALCANZAR LAS ESTRATEGIAS
IMPREVISTOS
CONFECCIONAR
BRIEF
BRIEF
Tipo de evento
Formato (layout);
Fecha, hora, lugar (fijos, variables);
Público Objetivo (Cantidad, cargos, edad, género, necesidades especiales);
Presupuesto (cuanto piensa invertir? Evento aislado o parte de una campaña? Imprevistos 20% extra);
Contenido y Programa(completo y detallado);
Post Evento (opiniones, devolución del cliente, evaluación propia, agradecimientos, gacetillas, informes).
Además:
Efemérides, eventos simultáneos, accesibilidad, seguridad, traslados y logística
Unificar criterios
con el Cliente
C
omunicación
(Concreción del Evento)
Medición y análisis del cumplimiento de los objetivos propuestos.
E
valuación
NO TE OLVIDES
Nunca Correr
No existen los obvios
Tener siempre un plan B
SEGURIDAD
Prevenir para evitar peligros / daños / riesgos.
-Contratar seguros, verificar permisos y habilitación municipal;
-Verificar áreas de acceso y salida;
-Inspeccionar mantenimiento del lugar, limpieza, atención médica de emergencia;
-Protección a personas y bienes,
-Puesto sanitario, grupo electrógeno;
-Personal de apoyo,

Ejes de un Evento
Necesidad de realizar el evento.
Concepto.
Mensaje y Nombre del evento
Perfil del público.
¿Porque no otra estrategia?
Sustantivo. Expresado en positivo.
Identidad del evento: Slogan - Logo
Variables duras y blandas.
Recursos
Resultados Esperados
Objetivo del negocio
(Contenido y programa)
Herramientas a utilizar, detalles completos.
Evaluación de las percepciones de los asistentes a CORTO PLAZO.
Estos objetivos son a LARGO PLAZO.
ÉXITOS
PARA
TODOS
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