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Documentos Y Tipos

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by

geraldin gomez ortiz

on 16 October 2014

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Transcript of Documentos Y Tipos

Documentos
El documento es el soporte material del conocimiento y la memoria de la humanidad y, si bien hay otras fuentes susceptibles de ofrecer información, como demandas a personas u organismos, asistencia a conferencias, programas de radio o TV, incluso estas tendrán su origen en documentos.
Documento
.
Organización
Las empresas públicas o privadas realizan transacciones diversas, las cuales originan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos y solicitudes diversas. Muchos de estos documentos requieren ser conservados en forma ordenada.

Definición
Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivista, arqueológica, audiovisual, etc.
Documentos Y Tipos
CLASES DE DOCUMENTOS
Según su vigencia
Administrativo:Tiene valor mientras el documento le fue útil a la institución.
Histórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural.
Según la Frecuencia de Uso
Activos o dinámicos - Inactivos o no dinámico
Entre activos están:
• Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos.
• Archivos centrales o intermedios
• Archivos permanentes o históricos
ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO
• Soporte: parte material o física (papel, cinta. disco).
• Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos, etc.
• Estructura: son los componentes del documento : en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma.
CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo.
• Carácter seriado
• Carácter de unicidad
• Carácter de objetividad o ingenuidad
DOCUMENTOS DE ARCHIVO SEGÚN SUS ATRIBUTOS
Los atributos se refieren a las características que adquieren los documentos en razón de su forma y contenido, o sea sus caracteres internos y externos.
Caracteres Externos
Clase
: Definida en elementos de un documentos de archivo
Formato
: Depende de la clase:
Los documentos de imagen se presentan en fotografía, microfilm, vídeo
Los sonoros en cassettes, discos, cintas, etc.
Los textuales se presentan como formatos de documentos simples, de legajo o carpetas, de expediente o de libros.

Caracteres internos
Se refieren al contenido del documento y son:
-Entidad productora
-Origen funcional
-Formulario y cláusulas
-Contenido
LOS DOCUMENTOS SEGÚN SU CLASE
Por su naturaleza


TEXTUALES: escritura sobre papel u otro soporte. Eje. carta, informe.
CARTOGRÁFICOS Y GRÁFICOS: la técnica utilizada en el dibujo. Eje. planos, mapas.

DE IMAGEN: reproducción de imagen fija o móvil. Eje. película, fotografía. Los documentos de imagen, especialmente las fotografías,
FONOGRÁFICOS: cuando se transmite el mensaje por medio de la fijación de sonidos. Ej. cassettes, discos.
Por el origen, fuente o autor
Por el contenido los documentos.
Por su función comercial
Por el origen, fuente o autor
LA FUENTE: puede ser privada o pública, anónima o conocida, el autor puede ser una persona, un grupo de personas o una institución. De acuerdo con la institución, los documentos pueden ser:
PÚBLICOS: otorgados por entidades oficiales o del gobierno.
Eje. Escrituras de compraventa.
PRIVADOS: se originan en la empresa privada. Eje. Cartas comerciales, facturas etc.

Por el contenido los documentos pueden ser:
-DISPOSITIVOS
-TESTIMONIALES
-INFORMATIVOS
-FACILITATIVOS
-ESPECÍFICOS O SUSTANTIVOS
Por su función comercial
DOCUMENTOS CONTABLES: recibos de caja, facturas comerciales, notas de contabilidad.
DOCUMENTOS NO CONTABLES: cotizaciones, pedidos, remisiones, órdenes de pago.
TÍTULOS VALORES: cheque, pagaré, libranza, factura cambiaría.
INFORMATIVOS: balance general, estado de resultados.

VALOR DE LOS DOCUMENTOS
Valor inmediato o primario
-VALOR ADMINISTRATIVO
-VALOR LEGAL
-CONTABLE
-TÉCNICO
Valor mediato o secundario
-PREDECIBLE O EVIDENCIAL
-NO PREDECIBLE
-VALOR FISCAL
-VALOR HISTÓRICO
-VALOR JURÍDICO
INTEGRANTES
Edith Patricia Sosa
Diana Marcela Salazar
Martha Cristina Soler
Edward Fajardo
Helena Contreras
Carlos Capera
Adriana Arias
Marbel Mateus
Geraldin Gòmez


GRACIAS POR SU ATENCIÓN
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