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LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

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by

jennifer velez

on 8 July 2014

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Transcript of LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS

LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
IMPORTANCIA
la radicación de los documentos oficiales es importante porque:

Con ella se ubica o matricula oficialmente el documento en la empresa.

Velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados.
¿ QUÉ ES LA RADICACIÓN?
Es un proceso por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibido o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos que establezca la ley.
TIPOS DE RADICACIÓN
MANUAL
MECÁNICA
DIGITAL
AÑO
DEPENDENCIA
CONSECUTIVO
TIPO DE RADICACIÓN
Al comenzar cada año, se iniciara la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.


El número de radicado se compone de 14 dígitos estructurados de la siguiente manera:
2011
999
000052
2
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS
INICIO
La unidad de correspondencia recibe los documentos externos por diferentes medios
¿ El documentos es competencia de la entidad?
la unidad de correspondencia devuelve el documento al remitente o lo redirecciona a la entidad competente dejando constancia mediante comunicación escrita.
NO
se hace la revisión de los documentos que ingresan a la entidad para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que la remite. Cuando una comunicación no esté firmada, ni presente el nombre del responsable o responsables del contenido, se considerará anónima y deberá ser remitida sin radicar, a la oficina de su competencia donde se determinara las acciones a seguir.
SI
Se analiza el documento con base en la tabla de Retención Documental para determinar su redireccionamiento e imprimir el rótulo de radicación, consigna en planilla de registro y radicación de los datos correspondientes.
La unidad de correspondencia excluye de radicación las comunicaciones de carácter informativo, al igual que los libros, revistas, folletos, periódicos, invitaciones, tarjetas, entre otros que no hayan sido remitidos con una comunicación, para estos documentos cada entidad diseñara formatos de control de entrega.
La unidad de correspondencia clasifica y organiza los documentos recibidos y los ubica en las unidades de conservación destinadas para cada dependencia.
FIN
SELLO RADICADOR
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