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SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO

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by

Diana Karolina Cedeño Quinde

on 19 January 2015

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Transcript of SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO

CONCEPTO
El sistema de archivo numérico es uno de los métodos más recomendables a la hora de archivar los documentos.
Es un sistema indirecto porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y es necesario establecer patrones numéricos.
USOS
Este sistema puede ser utilizado en grandes compañías, en empresas de seguros para archivar pólizas, en entidades financieras para números de cuentas corrientes, en los hospitales, en compañías dedicadas a la venta de vehículo, entre otras más.
VENTAJAS
Ofrece mayor precisión y exactitud.
Rápido visualización e identificación de la secuencia.
Los patrones numéricos facilitan la identificación de datos.
DESVENTAJAS
Si se archiva un documento en una carpeta errada se obstaculiza su localización.
Necesita personal especializado.
COMPONENTES
Los componentes del sistema numérico se componen por 4 partes básicas que son:

El archivo principal
El archivo misceláneo alfabético
El tarjetero índice
El registro de números asignados
NUMÉRICO CONSECUTIVO
Se asigna un número a cada documento y este será el que se utilice para clasificarlos y ordenarlos.
NUMÉRICO CODIFICADO
Establecido por el responsable del archivo, su ventaja es que es solamente un número y no un encabezamiento largo de nombre o tema y se registra en el documento.
SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO
Cedeño Diana
Valeriano Julio
Mero Wilson
Cedeño Gianna
INTEGRANTES
NUMÉRICO DE SERIE
Consiste en asignar un número de organización en lugar de seguir un orden consecutivo, reservando bandas de números para determinar los asuntos.
NUMÉRICO CORRIENTE O CONTINUO
Consiste en asignar a cada individuo un número en forma continua, de mayor a menor.
NUMÉRICO COMBINADO O ALFANUMÉRICO
GRACIAS
El sistema numérico en base 36 se llama sistema alfanumérico y utiliza para su representación los símbolos y para su representación concuerdan con la definición computacional tradicional de carácter alfanumérico
APLICACIONES DEL SISTEMA NUMÉRICO
PASOS PARA EL ARCHIVO DE DOCUMENTOS
Inspeccionar la correspondencia.
Leer, codificar y marcar el documento.
Codificación numérica.
Clasificación numérica.
Archivo de documentos.
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