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Trabalho

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by

Tiago Renostro

on 4 November 2012

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Transcript of Trabalho

Com o passar dos anos, começou-se a perceber um grande acumulo de papéis em grandes empresas. A partir de pesquisas realizadas pela AIIM (Associação para a Informação e Imagem de Gestão Internacional), 92% das informações somente nos EUA estavam em papel.

Os outros 8% que faltam, estão distribuídos em sistemas de processamento das diversas formas. TECNOLOGIA ANTECEDENTE AO GED

Gerenciamento de documentos atravéz da microfilmagem.

A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de informações, mediante a captação de imagens de documentos por processo fotográfico.

O microfilme reduz drasticamente o volume dos arquivos, proporcionando até certo ponto: acesso eficiente, rápido, limpo, seguro e a baixo custo. Documento é uma unidade constituída por dados e informação.
No documento está a base de toda a informação registrada, armazenada ou impressa.
Com o objetivo de ser utilizada para consulta, provas e outros. O QUE SE ENTENDE POR DOCUMENTO DESVANTAGENS DE DOCUMENTO EM FORMA FÍSICA:

•difícil recuperação;
•acesso limitado;
•baixa segurança e integridade dos documentos;
•necessidade de muito espaço para alocação;
•alto custo de manutenção destas instalações;
• alto custo de produção e gerenciamento.
O GED é um sistema que converte informações de voz, texto ou imagem para a forma digital.

Funciona com softwares e hardwares específicos que permitem a captação, o armazenamento, a localização e o gerenciamento das informações.

O GED aumenta a produtividade, qualidade e agilidade nos processos de criação e armazenamento de documentos digitais e em mídias de alta capacidade. Este processo é feito com a mais alta segurança e eficiência. PRINCIPAIS VANTAGENS DO GED:

•segurança do acervo;
•redução dos custos de área utilizada e cópias;
•controle da localização dos documentos;
•proteção contra perda de documentos;
•controle de acesso aos documentos;
•conservação dos "documentos originais";
•múltipla indexação;
•padronização dos formatos;
• acesso a informação por múltiplos usuários simultaneamente. AMBIENTE DO GED

Um ambiente GED pode ter configurações totalmente variadas, dependendo da aplicação desejada.

O GED possui os seguintes componentes e etapas: documentos, digitalização, software, indexação, armazenamento, servidor, rede, impressora e estação de trabalho. (cc) image by nuonsolarteam on Flickr DOCUMENTO

Pode estar em papel ou digital. DIGITALIZAÇÃO

Mecanismo de digitalização que transforma um documento em imagem eletrônica. As imagens também podem ser inseridas quando o documento for digital. SOFTWARE

gerenciamentos dos documentos.
scanner. SERVIDOR
Os sistemas GED são instalados em um ou mais servidores, para facilitar a distribuição da informação. ARMAZENAMENTO
Dispositivos para armazenamento e disponibilizam permanentemente as imagens, que podem ser discos rígidos ou unidades de CD. REDE
Meio de comunicação para efetuar trocar de informações.

IMPRESSORA
Sempre usada quando da necessidade de obter uma cópia física do documento.

ESTAÇÃO DE TRABALHO
Computador para acesso ao servidor que pode permitir consultar, criar novos documentos, cadastrar documentos existentes, etc. ÁREAS DE ATUAÇÃO DO GED

• editoras;
•redes de televisão;
• hospitais;
•escritórios de contabilidade, advocacia;
•prefeituras;
•apoio aos processos de fiscalização;
•faculdades;
•fórum, etc. • Integração com sistemas já existentes na empresa. Atualmente, a tecnologia permite a integração com diversas bases de dados, além de proporcionar a compatibilidade com os mesmos. O sistema de indexação permite criar um modo de arquivamento organizado e eletrônico.
A indexação é feita nomeando cada documento e indexando-o através de informações obtidas do próprio documento como: títulos, nomes, datas ou outras identificações. INDEXAÇÃO • Necessidade de distribuição de documentação para diversos órgãos. Hoje, as mídias eletrônicas armazenam grandes quantidades de documentos, permitindo seu gerenciamento de forma remota; O GED é a soma de todas as tecnologias e produtos que visam o gerenciamento de informações de forma eletrônica, fechando o ciclo completo, desde sua criação até o seu arquivamento. TECNOLOGIA E FORMATOS MAIS UTILIZADOS Gerenciamento de Documentos Digitais (Document Management - DM);
Gerenciamento da Imagem dos Documentos (Document Imaging – DI);
Gerenciamento Corporativo de Relatórios (Computer Output to Laser Disk/Enterprise Report Management – COLD/ERM);
Fluxo de Trabalho (Workflow) ;
Processamento de Formulários (Forms Processing - OCR/ICR) ;
Image Enable;
FORMATOS:
TIFF (Tagged Image File Format);
JPEG (Joint Photographic Experts Group);
PDF (Portable Document Format);
BITMAP (Binary Mapping Photographic) e GIF (Graphics Interchange Format) GED X ECM
(Enterprise Content Management) GED e ECM (Gestão de Conteúdo Empresarial) não são siglas estabelecidas por entidades oficiais.
Ambas as siglas foram criadas e são difundidas principalmente pelas empresas que desenvolvem soluções nesta área.
A definição do termo ECM foi criada pela organização internacional AIIM (Association for Information and Image Management) em 2000.
E cada uma se apresenta como quer, pois não existem regras que, na prática, diferenciem GED de ECM.

ECM é a evolução do GED.
GED é direcionado apenas à gestão de documentos, enquanto ECM engloba ferramentas de workflow / BPM.
ECM é o GED que se utiliza das potencialidades da Web.
GED é voltado à gestão de documentos de departamentos, enquanto ECM trata a empresa como um todo. GED NO BRASIL

Primeiras iniciativas vieram do governo.
O CENADEM, Centro Nacional da Gestão da Informação, é pioneiro do GED no Brasil. Iniciou suas atividades em 1976, trabalhando com micrografia.
Seu objetivo era disseminar as novas tecnologias da
informação e documentação, realizando pesquisas, projetos e implantando o Gerenciamento Eletrônico de Documentos em todo o Brasil.
Foi o CENADEM quem criou o termo GED e
introduziu toda a prática no Brasil. LEGISLAÇÃO

No Brasil, as primeiras legislações vieram para regulamentar a prática da micrografia, e depois, com surgimento do GED, exigiu maiores providências normativas.

MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
SECRETARIA NACIONAL DE JUSTIÇA
PORTARIA Nº 12, DE 8 DE JUNHO DE 2009
Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008. NO FIM DESTE PROCESSO GERENCIAMENTO
ELETRÔNICO DE
DOCUMENTOS - GED REFERÊNCIAS http://www.ged.net.br/ecm.html
http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ged_gerenciamento_eletronico_de_documentos.pdf
http://smartged.com/docs/artigo.pdf
http://www.sumarios.org/sites/default/files/pdfs/66730_7554.PDF DESVANTAGENS DO GED sua implantação exige esforços financeiros;
espaços físicos;
pode ocorrer problemas na implantação quando não são consultados com profissionais especializados;
em relação aos aspectos legais do documento digital;
tecnologia mudam constantemente.
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