Loading presentation...

Present Remotely

Send the link below via email or IM

Copy

Present to your audience

Start remote presentation

  • Invited audience members will follow you as you navigate and present
  • People invited to a presentation do not need a Prezi account
  • This link expires 10 minutes after you close the presentation
  • A maximum of 30 users can follow your presentation
  • Learn more about this feature in our knowledge base article

Do you really want to delete this prezi?

Neither you, nor the coeditors you shared it with will be able to recover it again.

DeleteCancel

Make your likes visible on Facebook?

Connect your Facebook account to Prezi and let your likes appear on your timeline.
You can change this under Settings & Account at any time.

No, thanks

AUDIT FINDINGS

No description
by

xiah wang

on 21 January 2014

Comments (0)

Please log in to add your comment.

Report abuse

Transcript of AUDIT FINDINGS

The Nature of Audit Findings
Penyimpangan-penyimpangan dari norma atau kriteria yang dapat diterima dinamakan temuan audit (audit findings).

Temuan audit bisa memiliki bermacam-macam bentuk dan ukuran.

Contoh :
Tindakan-tindakan yang seharusnya diambil
Tindakan-tindakan yang dilarang
Tindakan-tindakan tercela
Sistem yang tidak memuaskan

Degrees of Significance
Audit findings diklasifikasikan sebagai berikut:
1. Insignificant Findings
Contohnya adalah kesalahan administrasi.
Insignificant items seharusnya tidak disembunyikan atau dilebih-lebihkan.
Tindakan yang harus dilakukan adalah:
Mendiskusikan item tersebut dengan individu yang bertanggung jawab.
Melihat apakah situasinya telah diperbaiki.
Mencatat masalah tersebut pada working paper.
Tidak memasukkan pemyimpangan tersebut ke laporan audit internal.


Dalam membuat dan melaporkan temuan audit, auditor internal harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
Meninjau keputusan manajemen bisa jadi tidak adil dan realistis.

Auditor, bukan klien, yang harus bertanggung jawab untuk memberikan bukti.

Auditor internal harus tertarik pada perbaikan kinerja tetapi kinerja tersebut tidak mutlak harus dikritik hanya karena kurang dari 100%.

Auditor internal harus meninjau temuan-temuan audit.

Chapter 8
AUDIT FINDINGS

Disusun oleh:

Ratih Purnama Sari 2010130056
Anggraini Dwi Putri 2010130077
Karina Djayadi 2010130079
Rani Lukita Suseno 2010130157
Putri Haula Maulidina 2010130238
 

The Nature of Audit Findings (cont'd)
Temuan audit terkadang disebut sebagai suatu “kekurangan” (deficiencies), namun organisasi audit internal kebanyakan merasa istilah tersebut terlalu negatif.

Penggunaan kata seperti “kondisi” dianggap lebih baik dan tidak memberi ancaman serta tidak menimbulkan tanggapan defensive di pihak klien.

Apapun istilah yang digunakan, suatu temuan audit menjelaskan sesuatu yang saat ini atau pada masa lalu mengandung kesalahan, atau sesuatu yang kemungkinan akan terjadi kesalahan.

Standar untuk praktek professional internal audit dalam standard 2310 menyatakan:
"Auditor internal harus mengidentifikasikan informasi yang memadai, andal, relavan untuk mencapai tujuan perjanjian."

The Standards’ Practice Advisory 2410-1, “Communication Criteria,” memperluas arahan ini menjadi:
1. Perjanjian komunikasi terakhir mencakup latar belakang
informasi dan ringkasan.

2. Hasil harus mencakup observasi, kesimpulan (opini),
rekomendasi dan rencana-rencana tindakan.

3. Observasi adalah pernyataan yang bersangkutan dengan
fakta

4. Observasi dan rekomendasi muncul dari proses
perbandingan mengenai apa yang seharusnya dengan apa yang terjadi.

Standard
The Standards’ Practice advisory 2420-1, “Quality of of Communication Criteria”
1. Komunikasi objektif bersifat factual, tidak bias, dan bebas dari
gangguan (distorsi). Observasi, kesimpulan dan rekomendasi harus
dimasukkan tanpa prasangka.

2. Komunikasi yang jelas mudah dipahami dan logis. Kejelasan bisa
ditingkatkan dengan menghindari bahasa teknis yang tidak perlu dan memberikan informasi pendukung yang memadai.

3. Komunikasi yang ringkas langsung ke inti (sasaran) dan menghindari
rincian (detail) yang tidak perlu. Komunikasi dilakukan dengan
mengemukakan pemikiran secara lengkap dengan menggunakan kata-
kata yang sedikit mungkin.

4. Komunikasi konstruktif adalah komunikasi yang isi dan nadanya
membantu klien dan organisasi menuju perbaikan jika diperlukan.

5. Komunikasi tepat waktu adalah komunikasi yang dilakukan tanpa
penundaan dan memungkinkan tindakan efektif segera

Suggestions for Improvement
Auditor juga menghadapi transaksi atau kondisi yang mungkin secara interinsik tidak salah, tetapi kondisi tersebut dapat diperbaiki atau ditingkatkan.

Di beberapa organisasi hal ini dilaporkan sebagai “saran-saran untuk perbaikan” (suggestions for improvement). Saran-saran tidak memerlukan rekomendasi perbaikan kesalahan dan tidak mengandung konotasi temuan kesalahan dari temuan-temuan audit.

Untuk membedakan temuan audit dari saran-saran untuk perbaikan, auditor harus menanyakan apakah kondisi tersebut bertentangan dengan beberapa criteria yang dapat diterima, atau jika bisa diterima tetapi bisa ditingkatkan karena ada pengetahuan baru mengenai subjek tersebut.

Approach to Finding Construction
Membangun sebuah fakta dan rincian menjadi temuan audit yang signifikan dan dapat dilaporkan membutuhkan keahlian.

Auditor internal harus realistis dan adil dalam pertimbangan dan kesimpulan mereka. Mereka harus memiliki naluri bisnis yang baik untuk mengembangkan temuan-temuan mereka.
Approach to Finding Construction (cont'd)
Adding Value
Fungsi-fungsi yang dianggap tidak menambah nilai berisiko untuk di-downsized, atau bahkan di eliminasi. Salah satu cara internal auditor menambah nilai adalah dengan memastikan bahwa temuan dan rekomendasi yang mereka sajikan memiliki dampak yang positif bagi organisasi.

Dalam fase audit finding, sangat penting bagi internal auditor untuk menjaga fokus dalam menyediakan aktivitas dan service yang bernilai tinggi.

2. Minor Findings
Temuan audit yang minor mengharuskan adanya pelaporan karena hal tersebut merupakan lebih dari sekedar human error yang random.

Jika tidak diperbaiki maka akan terus berkesinambungan dan akan berdampak merugikan. Temuan audit yang minor biasanya lebih baik dilaporkan pada management letter.


Degrees of Significance (cont'd)
Degrees of Significance (cont'd)
3. Major Findings
Major findings adalah salah satu yang akan mencegah suatu organisasi atau unit dalam suatu organisasi dari mencapai tujuan utama.

Contohnya adalah departemen hutang mempunyai tujuan bahwa hanya membayar pada saat jatuh tempo saja. Adanya sistem yang kurang baik menyebabkan adanya error atas pembayaran sebesar $500.000.

Hal tersebut harus dilaporkan karena merupakan major finding.

Elements of an Audit Finding
1. Background
Pembaca harus disediakan dengan informasi umum yang cukup mengenai situasi yang ada agar pembaca mengerti secara keseluruhan mengenai alasan mengapa auditor menetapkan bahwa temuan tersebut harus dilaporkan. Background juga dapat mengidentifikasi karyawan, hubungan organisasi, sasaran dan tujuan yang perlu diperhatikan.

Elements of an Audit Finding (cont'd)
2. Criteria
Dua elemen dari konsep criteria adalah
Goals dan objective
Kualitas dari pencapaian

Untuk menilai hal-hal tersebut internal auditor harus memiliki standar pengukuran. Mereka harus mengidentifikasi standar yang valid atau kriteria dari kinerja. Sebelum mereka dapat mengkritik sesuatu, mereka harus mengetahui hal tersebut seharusnya bagaimana.

3. Condition
Istilah “kondisi” (condition) mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulkan melalui observasi, pengajuan pertanyaan, analisis, verifikasi, dan investigasi yang dilakukan oleh auditor internal.

Kondisi merupakan jantungnya temuan, dan informasi tersebut haruslah memadai, kompeten, dan relevan. Kondisi harus mampu menghadapi serangan apapun.

Kondisi juga harus mencerminkan total populasi dan sistem yang ditelaah atau dalam kasus terpisah harus merupakan kelemahan signifikan.


Elements of an Audit Finding (cont'd)
4. Cause
Penyebab (cause) menjelaskan mengapa terjadi deviasi dari kriteria yang ada, mengapa sasaran tidak tercapai, dan mengapa tujuan tidak terpenuhi.

Menentukan penyebab merupakan latihan pemecahan masalah, dan prosesnya mengikuti langkah-langkah klasik berikut:
Kumpulkan fakta-fakta.
Identifikasi masalah, cari penyimpangan yang terjadi.
Jelaskan hal-hal utama dari masalah.
Uji penyebab-penyebab yang mungkin terjadi
Tetapkan tujuan-tujuan potensi tindakan perbaikan.
Bandingkan tindakan-tindakan alternatif dengan tujuan-tujuan dan secara tentatif pilih yang terbaik.
Pikirkan keadaan-keadaan buruk yang dipicu oleh tindakan perbaikan yang telah dipilih.
Pertimbangkan “bagaimana jika (what ifs)”.
Apakah terdapat kondisi-kondisi mitigasi?
Rekomendasikan kontrol untuk memastikan bahwa tindakan terbaik benar-benar telah dilakukan.

Elements of an Audit Finding (cont'd)
5. Effect
Dampak merupakan elemen yang dibutuhkan untuk meyakinkan klien dan manajemen pada tingkat yang lebih tinggi bahwa kondisi yang tidak diinginkan, jika dibiarkan terus terjadi, akan berakibat buruk dan memakan biaya yang lebih besar daripada tindakan yang dibutuhkan untuk memperbaiki masalah tersebut.

Untuk temuan-temuan yang ekonomis dan efisien, dampak biasanya diukur dalam satuan mata uang.

Elements of an Audit Finding (cont'd)
6. Conclusion
Kesimpulan (conclusion) harus ditunjang oleh fakta-fakta, namun harus merupakan pertimbangan profesional. Dalam membuat kesimpulan, auditor internal jelas memiliki peluang untuk memberikan kontribusi kepada organisasi.

Kesimpulan dapat menekankan pemahaman auditor atas usaha organisasi dan hubungan fungsi yang diaudit terhadap perusahaan secara keseluruhan.
Elements of an Audit Finding (cont'd)
7. Recommendation
Rekomendasi (recommendation) menggambarkan tindakan yang mungkin dipertimbangkan manajemen untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang salah, dan untuk memperkuat kelemahan dalam sistem kontrol.

Rekomendasi haruslah bersifat positif dan spesifik. Rekomendasi juga harus mengidentifikasi siapa yang akan bertindak.

Discussing Findings
Ketika auditor internal menyusun temuan audit dan merenungkan rekomendasi, mereka harus mewaspadai kekeliruan mereka sendiri. Mereka mungkin salah menginterpretasi atau mereka mungkin tidak membaca prosedur dengan layak.

Untuk mengecek pemahaman atas hal-hal yang mereka temukan, auditor internal harus berbicara dengan orang yang paling mengetahui fakta tersebut. Mereka harus mengetahui interpretasi klien dan mencatatnya dalam working papers mereka.

Record of Audit Findings
Auditor internal yang ingin memastikan bahwa mereka telah sepenuhnya mempertimbangkan elemen-elemen temuan audit bisa mengandalkan pada suatu bentuk laporan atau sarana lainnya agar mereka tetap bisa menelusurinya.

Laporan tersebut juga bisa menjadi sarana penyedia audit guna menentukan apakah semua langkah yang diperlukan untuk menghasilkan temuan audit yang dikembangkan dengan baik telah diambil.

Record of Audit Findings (cont'd)
Laporan abstrak menawarkan banyak manfaat :
Manajer senior diberi cara cepat belajar tentang masalah saat ini dan tindakan yang dilakukan atau diperlukan untuk mengatasinya.

Manajer di kantor lapangan diberi informasi mengenai masalah yang mungkin dapat mempengaruhi mereka juga.

Para abstrak dianalisis secara berkala untuk mengungkapkan tren .

Disiplin mempersiapkan abstrak sebelum menulis laporan audit membantu auditor internal menentukan segala kekurangan dalam pengembangan temuan audit mereka.

Membantu untuk mempertahankan program jaminan kualitas yang dirancang untuk meningkatkan audit internal.

Communication Skill
Bahasa harus dikemas dalam nada yang positif , dan istilah yang dapat memunculkan reaksi emosional atau defensif harus dihindari.

Auditor harus sering berurusan dengan sensitif , isu-isu negatif

Masalah control serius, kecurangan , atau tindakan ilegal akan selalu dianggap sebagai berita buruk.

Supervisory Review
Setiap laporan temuan harus dikenakan untuk supervisory review secara mendalam, baik manual atau elektronik, dan tinjauan harus dibuktikan dengan tanda tangan pengawas atau indikasi elektronik persetujuan.

Sebuah temuan audit adalah definisi dari suatu kritik. Mekanisme pertahanan alami yang dikritik sering meminta serangan balasan terhadap kritikus. Oleh karena itu temuan audit harus tidak tercela.

Reporting Audit Findings
Laporan harus terakumulasi dalam urutan yang logis, yang dikelompokkan berdasarkan subjek, lokasi, atau unit yang diaudit dan kemudian diserahkan kepada manajemen melalui ringkasan eksekutif satu halaman.

Ringkasan ini menjelaskan ruang lingkup audit, menyajikan opini audit secara keseluruhan, dan menyajikan penilaian auditor atas operasi yang diaudit. Ringkasan eksekutif juga menyebutkan temuan-temuan yang dapat dilaporkan. Temuan-temuan yang didokumentasikan tercermin dalam reporting audit findings atau abstraksi.

Follow-Up
Belum ada kesepakatan mengenai tanggung jawab auditor sehubungan dengan tindak lanjut.

Beberapa penulis dan praktisi berpendapat bahwa auditor internal mengidentifikasi kondisi-kondisi kelemahan dan terserah pada manajemen untuk mengambil tindakan perbaikan, menentukan kecukupannya dan mengawasi efektivitasnya.

Argumen lain menyatakan bahwa auditor tidak harus melakukan tindak lanjut atas tindakan perbaikan karena mereka adalah staf dan bukan lini.

Adequacy of Corrective Action
Secara umum, tindakan perbaikan seharusnya:
Responsif terhadap kelemahan yang dilaporkan.
Lengkap dalam memperbaiki semua aspek material dari kelemahan yang ada.
Berkelanjutan efektivitasnya.
Diawasi untuk mencegah terulang kembali.

(Lihat contoh hal 369)
Tindakan perbaikan tersebut tidak memadai sama sekali dan ditolak oleh auditor internal karena alasan-alasan berikut ini:
Tidak responsif. Tindakan perbaikan tidak berhubungan dengan kontrol atas sertifikasi.

Tidak lengkap. Hanya karyawan yang diperiksa auditor yang diambil tindakan.

Tidak berkelanjutan. Tidak ada sistem yang diterapkan untuk memastikan bahwa para karyawan dan penyelia mereka diinformasikan mengenai penangguhan masa berlaku sertifikasi mereka.

Tidak diawasi. Tidak ada ketentuan, kecuali oleh audit internal periodik, untuk memastikan bahwa orang yang menangani bahan peledak telah dilatih dan diberi sertifikasi.


Authority and Audit Status
Tanggungjawab tidak bisa dilaksanakan tanpa kewenangan. Kewenangan ini harus disebutkan dengan jelas dalam akta audit internal.

Semua manajer operasi harus menyadari sepenuhnya bahwa tindakan perbaikan harus nyata dan efektif. Auditor akan selalu memilki wewenang untuk menelaah tindakan dan jika tidak sepenuhnya memperbaiki keadaan, maka akan dilaporkan.

Pada pertemuan pendahuluan, auditor harus meyakinkan klien bahwa:
Mereka akan diberitahu segera mengenai setiap temuan yang ditemukan auditor.

Baik temuan maupun dukungan atasnya akan dibahas secara mendalam.

Setiap pertanyaan menyangkut fakta-fakta akan diselesaikan sebelum masalah dilaporkan.

Klien akan diperbolehkan untuk berada pada posisi yang berlawanan dengan temuan.

Klien akan diberikan setiap peluang untuk memulai tindakan perbaikan.


Authority and Audit Status (cont'd)
Auditor internal akan yakin bahwa mereka telah melaksanakan pekerjaan mereka secara profesional jika baik manajer operasi atau manajemen senior meminta audit tambahan atau studi-studi khusus.

Flip-chart dan presentasi elektronik telah terbukti bermanfaat dalam menjelaskan masalah dan menunjukkan perlunya tindakan perbaikan.

Meskipun auditor telah melakukan upaya terbaik, beberapa manajer operasi, bisa jadi tetap keras kepala dan tidak bisa diyakinkan. Dalam keadaan ini, auditor mungkin perlu menghubungi atasan klien.
Seringkali, makin tinggi tingkat manajemen yang dihubungi, makin objektif tanggapan mereka terhadap temuan.

Reportable Audit Findings
Semua temuan audit yang bisa dilaporkan harus :
Cukup signifikan agar layak dilaporkan ke manajemen

Didokumentasikan dengan fakta, bukan opini, dan dengan bukti yang memadai, kompeten, dan relavan.

Secara objektif dibuat tanpa bias atau prasangka

Relavan dengan masalah yang ada

Cukup meyakinkan untuk memaksa dilakukannya tindakan untuk memperbaiki kondisi-kondisi yang mengandung kelemahan

Kaitan Audit Findings dengan Working Papers (chap. 9)
Semua
audit findings
yang ditemukan selama proses audit didokumentasikan dalam working papers.

(see page 387)

Kaitan Audit Findings dengan
Sampling (chap. 11)
Pada element of audit findings: condition, istilah “kondisi” (condition) mengacu pada fakta-fakta yang dikumpulkan melalui observasi, pengajuan pertanyaan, analisis, verifikasi, dan investigasi yang dilakukan oleh auditor internal.

Auditor internal menggunakan pengambilan sampel secara acak untuk pengujian fakta-fakta tersebut. Sample yang dipilih harus mencerminkan total populasi.

Kaitan Audit Findings dengan Analytical and Quantitative Methods (chap. 12)
See page 519 - Sensitivity Analysis.

Analisis sensitivitas berkaitan dengan bagaimana solusi model yang berubah sebagai akibat dari adanya perubahan dalam parameter masalah.

Dalam chapter 8, telah dibahas bahwa setiap auditor sering berurusan dengan isu-isu sensitif & negatif. Auditor dapat menggunakan analisis sensitivitas ini untuk menguji model perilaku untuk perubahan kondisi.
Full transcript